Visión general
Uno de los principales beneficios de la Biblioteca de Medios es la reutilización de archivos: una vez que un elemento está guardado en la biblioteca, puedes reenviarlo a cualquier canal (WhatsApp, sitio web, correo y otros habilitados) y usarlo en otros módulos sin volver a subirlo.
La plataforma reutiliza el mismo archivo ya existente — no crea una copia nueva en cada envío. Eso hace el envío más rápido, mantiene la consistencia (todos usan la misma versión) y ayuda a controlar el espacio de almacenamiento de la cuenta.
Requisitos previos
- El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él.
- Al menos un archivo ya guardado en la biblioteca (por subida manual o por captura automática).
- El canal de destino correctamente conectado. Cada canal tiene sus propios formatos y límites de medios admitidos.
Paso a paso
- Abre la conversación (o el módulo) donde quieres adjuntar el archivo.
- En la barra de respuesta, abre el selector de la Biblioteca de Medios (el botón "Biblioteca").
- Navega por las carpetas o haz una búsqueda y selecciona el archivo que quieras.
- Confirma para adjuntar el archivo a la respuesta — sin una nueva subida.
- Revisa el adjunto y envía normalmente por el canal.
Configuración y opciones
- Selector reutilizable: el mismo selector de la biblioteca aparece en varios puntos de la plataforma, permitiéndote adjuntar un archivo guardado de forma consistente.
- Reutilización sin copia: al reenviar, la plataforma usa el archivo ya existente en lugar de duplicarlo.
- Captura automática: muchos archivos ya estarán disponibles para reutilizar porque la plataforma los captura automáticamente de las conversaciones y de otros módulos.
- Dónde reutilizar: además de las conversaciones, reutilizar archivos de la biblioteca está disponible en lugares como el CRM y otros módulos compatibles. En algunos flujos la integración aún se está expandiendo — si no encuentras el selector en un punto específico, adjunta el archivo de la forma tradicional.
Casos de uso
- Enviar el mismo catálogo en PDF o lista de precios a varios clientes en distintos canales.
- Reutilizar un video de presentación aprobado, siempre en su versión oficial.
- Adjuntar un logotipo o material de campaña estandarizado en respuestas y en otros módulos.
- Reenviar rápidamente un archivo recibido de un cliente, ya organizado en la biblioteca.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Respeta los formatos y tamaños aceptados por cada canal — un archivo válido en un canal puede no ser aceptado en otro.
- Mantén una carpeta de archivos oficiales para que el equipo reutilice siempre la versión correcta.
- Como la reutilización apunta al mismo archivo, actualizar el original beneficia los próximos envíos; los elementos ya enviados en conversaciones anteriores no cambian de forma retroactiva.
- Evita reenviar el mismo material en exceso al mismo contacto — sigue las buenas prácticas anti-spam y anti-ban de cada canal.
Solución de problemas
- No veo el botón de la biblioteca en la conversación: el módulo puede no estar habilitado, o ese punto no admite el selector — adjunta el archivo de la forma tradicional o habla con un administrador.
- El canal rechazó el archivo: revisa el formato y el tamaño aceptados por ese canal.
- El archivo no aparece en el selector: confirma que no esté en la papelera y usa la búsqueda por carpeta.
- El envío falló: revisa la conexión del canal de destino e inténtalo de nuevo; si persiste, habla con un administrador.