Visión general
La entrega de confirmaciones y recordatorios de la Agenda es consciente del canal: ConversaLabs elige la mejor forma de hablar con el cliente según dónde esté y las reglas de cada canal.
- Correo: se envía siempre que el contacto tenga correo y SMTP esté configurado — lleva los detalles de la cita, el archivo .ics y los enlaces de gestión (reprogramar/cancelar).
- WhatsApp Web: el cliente recibe un evento nativo de WhatsApp (con el enlace de Meet en la descripción). No hay ventana de 24 h en este canal, así que no hace falta plantilla aprobada.
- WhatsApp Cloud dentro de la ventana de 24h: si el cliente te escribió en las últimas 24 horas, el aviso sale como mensaje de sesión (texto libre, sin plantilla). Desde el 01/10/2026 cuenta como mensaje de servicio de Meta. La plataforma estima gratuidad dentro de la franquicia de 1.000 mensajes de servicio por mes del número y costo después de ella. Franquicia mensual estimada; Meta no publica este límite en la documentación que seguimos.
- WhatsApp Cloud fuera de la ventana de 24h: cuando la ventana se cierra, el mensaje solo sale como plantilla aprobada (HSM) de la API oficial — por eso eliges qué plantilla usar.
Un único interruptor de WhatsApp. En el panel, WhatsApp se activa en Entrega → Enviar por WhatsApp; no hay un segundo botón de WhatsApp en los Efectos. Ese interruptor controla el aviso de texto (mensaje de sesión en Web/Cloud y la plantilla aprobada fuera de la ventana) y es opt-in, porque fuera de la ventana de 24 h envía una plantilla de pago y, en Cloud, el mensaje de sesión también tiene costo proyectado después de la franquicia mensual estimada de mensajes de servicio. El cobro efectivo depende del aviso de Meta.
El evento nativo de WhatsApp Web es un objeto aparte: es gratuito, tiene su propio interruptor en Agenda › Configuración › Efectos de la cita y viene desactivado. Esta sección de Entrega no lo activa — Entrega gobierna el texto de confirmación y los recordatorios. Son controles independientes. Activar la Entrega lo mantiene activo, pero no necesitas activar nada para seguir recibiendo el evento: quien ya usaba la Agenda antes de esta versión no pierde nada.
Requisitos previos
- Módulo Agenda habilitado y la cita confirmada.
- Para correo: SMTP configurado y correo en el contacto.
- Para WhatsApp: una bandeja de WhatsApp (Web o Cloud) y una conversación con el contacto.
- Para WhatsApp Cloud fuera de la ventana: una plantilla aprobada de recordatorio/confirmación.
Paso a paso
- Abre la configuración de la Agenda y ve a Entrega.
- Activa los canales que quieras: Enviar por correo y Enviar por WhatsApp.
- En Bandeja de WhatsApp, elige la bandeja (Web o Cloud) usada para los avisos.
- (WhatsApp Cloud) En Plantillas de WhatsApp Cloud, selecciona la plantilla aprobada de cada aviso (Recordatorio, Confirmación, Reprogramación, Cancelación) y asigna sus variables (nombre del contacto, título, fecha/hora).
- Guarda. En cada aviso ConversaLabs decide sola: evento nativo (Web), sesión (Cloud dentro de 24 h) o plantilla (Cloud fuera de la ventana) — y envía el correo cuando corresponda.
- Haz una cita de prueba y comprueba la recepción en cada canal.
Por tipo de evento. La Entrega también se puede personalizar por tipo: en el tipo de evento, la sección Entrega viene como Hereda el valor predeterminado de la cuenta; activa Personalizar para usar otra bandeja u otras plantillas solo en ese tipo, y Volver a heredar para deshacerlo.
Crear una plantilla de agenda (WhatsApp Cloud)
Si aún no tienes una plantilla aprobada, usa + Crear plantilla junto a cada aviso (disponible en bandejas WhatsApp Cloud con el paquete de funciones de WhatsApp activo).
- Elige el idioma (pt_BR, inglés o español) y confirma.
- ConversaLabs crea una plantilla de UTILIDAD con el texto del aviso y un botón "Gestionar cita" que lleva el enlace — y la envía a Meta para aprobación.
- La aprobación es asíncrona: puede tardar de unos minutos a algunas horas.
- Sigue el estado en la pestaña Plantillas de la bandeja. Mientras esté Pendiente, no aparece para seleccionar.
- Cuando esté Aprobada, haz clic en Sincronizar desde WhatsApp y selecciónala aquí.
¿Por qué el enlace va en un botón? Meta rechaza las plantillas cuyo cuerpo termina en una variable, y los enlaces sueltos en el cuerpo tienen más probabilidad de ser rechazados. Por eso el enlace de gestión va en un botón de URL, completado automáticamente al enviar.
Configuración y opciones
| Canal / situación | Cómo se entrega |
|---|---|
| Correo | Siempre que haya correo + SMTP. Incluye el .ics y los enlaces de gestión. |
| WhatsApp Web | Evento nativo de WhatsApp (Meet en la descripción). Sin ventana ni plantilla. |
| WhatsApp Cloud — dentro de 24h | Mensaje de sesión (texto libre), la ventana está abierta. Desde el 01/10/2026 es un mensaje de servicio: la estimación considera gratuidad dentro de la franquicia mensual estimada del número y costo después de ella; el cobro efectivo depende de Meta. |
| WhatsApp Cloud — fuera de 24h | Plantilla aprobada (HSM) con las variables asignadas. |
- Enviar por WhatsApp: activa los avisos por WhatsApp. El evento nativo del Web tiene su propio interruptor en Efectos de la cita.
- Bandeja de WhatsApp: define qué bandeja envía los avisos del calendario.
- Plantillas (Cloud): una plantilla aprobada por tipo de aviso, con sus variables asignadas.
- Botón de URL: el enlace de gestión se completa automáticamente al enviar.
Casos de uso
- Confirmar por WhatsApp justo tras la reserva y reforzar por correo con el .ics.
- Recordar 24 h antes con plantilla aprobada, aunque el cliente lleve días sin escribir (Cloud).
- Enviar el evento nativo en WhatsApp Web, que entra directo en la agenda del cliente.
- Usar plantillas distintas en un tipo de evento concreto sin tocar el valor de la cuenta.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Mantén el correo activo como red de seguridad: siempre sale y lleva el .ics.
- Para WhatsApp Cloud, ten una plantilla aprobada lista — sin ella, el envío fuera de la ventana de 24 h no ocurre (el correo aún cubre el aviso).
- La ventana de 24h cuenta desde el último mensaje del cliente; dentro de ella el texto es libre. En WhatsApp Cloud ese mensaje no usa plantilla, pero desde el 01/10/2026 es mensaje de servicio: la estimación considera gratuidad hasta los 1.000 del mes y costo después, sin confirmar ese límite como regla de Meta. Síguelo en la Central de costos de WhatsApp.
- La plantilla de utilidad enviada con la ventana abierta también se cobra desde el 01/10/2026.
- Las plantillas de UTILIDAD son las adecuadas para recordatorio/confirmación — evita marketing.
- Revisa la zona horaria para que la fecha y la hora del aviso coincidan con lo acordado.
Sesión Web desconectada y recuperación segura
En una bandeja híbrida, una desconexión Web confirmada recientemente hace que los avisos de texto de la Agenda usen el formato Cloud: botón de URL dentro de la ventana de 24 horas o la plantilla aprobada configurada fuera de ella. Sin una plantilla disponible fuera de la ventana, no se envía el aviso por WhatsApp; el correo sigue su configuración. Un estado desconocido no se considera una desconexión confirmada.
Al reconectar, la plataforma puede reintentar el mismo mensaje de aviso rechazado definitivamente por falta de sesión Web, como máximo una vez. La recuperación se limita a 24 horas, antes del inicio de la cita, mientras el evento y la reserva siguen activos y sin cambios de horario. Los avisos de cancelación no entran en esta recuperación.
El intento, la aceptación del proveedor y la entrega al cliente son hechos separados. Un resultado de envío desconocido o una confirmación posterior que identifique un mensaje ya enviado nunca autorizan un reenvío automático. Así se evitan avisos duplicados.
Con WhatsApp Web desconectado, el recordatorio sale por WhatsApp Cloud cuando está configurado; la invitación de evento espera la reconexión. La invitación tiene su propia autorización y no se sustituye por un segundo aviso Cloud ni por una nueva plantilla de pago. Solo puede recuperarse el mismo mensaje rechazado definitivamente, bajo los límites de seguridad anteriores.
Solución de problemas
- La plantilla quedó como "Error al enviar": Meta rechazó el formato. Las causas más comunes son que el texto termine en una variable o un enlace suelto en el cuerpo — usa + Crear plantilla, que ya arma el formato aceptado (texto + botón de URL).
- Creé la plantilla y no aparece en la lista: solo aparece después de aprobada. Revisa el estado en la pestaña Plantillas y haz clic en Sincronizar desde WhatsApp.
- El recordatorio no llegó por WhatsApp Cloud: probablemente estaba fuera de la ventana de 24h y faltaba una plantilla aprobada seleccionada/asignada.
- Solo llegó el correo: puede que la bandeja de WhatsApp no esté definida o no haya conversación.
- Las variables de la plantilla salieron vacías: revisa la asignación (nombre, título, fecha/hora).