Visión general
La entrega de confirmaciones y recordatorios de la Agenda es consciente del canal: Conversa Labs elige la mejor forma de hablar con el cliente según dónde esté y las reglas de cada canal.
- Correo: se envía siempre que el contacto tenga correo y SMTP esté configurado — lleva los detalles de la cita, el archivo .ics y los enlaces de gestión (reprogramar/cancelar).
- WhatsApp Web: el cliente recibe un evento nativo de WhatsApp (con el enlace de Meet en la descripción). No hay ventana de 24 h en este canal, así que no hace falta plantilla aprobada.
- WhatsApp Cloud dentro de la ventana de 24h: si el cliente te escribió en las últimas 24 horas, el aviso sale como mensaje de sesión (texto libre, sin costo de plantilla).
- WhatsApp Cloud fuera de la ventana de 24h: cuando la ventana se cierra, el mensaje solo sale como plantilla aprobada (HSM) de la API oficial — por eso eliges qué plantilla usar.
Un único interruptor de WhatsApp. En el panel, WhatsApp se activa en Entrega → Enviar por WhatsApp; no hay un segundo botón de WhatsApp en los Efectos. Ese interruptor controla el aviso de texto (mensaje de sesión en Web/Cloud y la plantilla aprobada fuera de la ventana) y es opt-in, porque fuera de la ventana de 24 h envía una plantilla de pago.
El evento nativo de WhatsApp Web es un objeto aparte: es gratuito, tiene su propio interruptor en Agenda › Configuración › Efectos de la cita y viene desactivado. Esta sección de Entrega no lo activa — Entrega gobierna el texto de confirmación y los recordatorios. Son controles independientes. Activar la Entrega lo mantiene activo, pero no necesitas activar nada para seguir recibiendo el evento: quien ya usaba la Agenda antes de esta versión no pierde nada.
Requisitos previos
- Módulo Agenda habilitado y la cita confirmada.
- Para correo: SMTP configurado y correo en el contacto.
- Para WhatsApp: una bandeja de WhatsApp (Web o Cloud) y una conversación con el contacto.
- Para WhatsApp Cloud fuera de la ventana: una plantilla aprobada de recordatorio/confirmación.
Paso a paso
- Abre la configuración de la Agenda y ve a Entrega.
- Activa los canales que quieras: Enviar por correo y Enviar por WhatsApp.
- En Bandeja de WhatsApp, elige la bandeja (Web o Cloud) usada para los avisos.
- (WhatsApp Cloud) En Plantillas de WhatsApp Cloud, selecciona la plantilla aprobada de cada aviso (Recordatorio, Confirmación, Reprogramación, Cancelación) y asigna sus variables (nombre del contacto, título, fecha/hora).
- Guarda. En cada aviso Conversa Labs decide sola: evento nativo (Web), sesión (Cloud dentro de 24 h) o plantilla (Cloud fuera de la ventana) — y envía el correo cuando corresponda.
- Haz una cita de prueba y comprueba la recepción en cada canal.
Por tipo de evento. La Entrega también se puede personalizar por tipo: en el tipo de evento, la sección Entrega viene como Hereda el valor predeterminado de la cuenta; activa Personalizar para usar otra bandeja u otras plantillas solo en ese tipo, y Volver a heredar para deshacerlo.
Crear una plantilla de agenda (WhatsApp Cloud)
Si aún no tienes una plantilla aprobada, usa + Crear plantilla junto a cada aviso (disponible en bandejas WhatsApp Cloud con el paquete de funciones de WhatsApp activo).
- Elige el idioma (pt_BR, inglés o español) y confirma.
- Conversa Labs crea una plantilla de UTILIDAD con el texto del aviso y un botón "Gestionar cita" que lleva el enlace — y la envía a Meta para aprobación.
- La aprobación es asíncrona: puede tardar de unos minutos a algunas horas.
- Sigue el estado en la pestaña Plantillas de la bandeja. Mientras esté Pendiente, no aparece para seleccionar.
- Cuando esté Aprobada, haz clic en Sincronizar desde WhatsApp y selecciónala aquí.
¿Por qué el enlace va en un botón? Meta rechaza las plantillas cuyo cuerpo termina en una variable, y los enlaces sueltos en el cuerpo tienen más probabilidad de ser rechazados. Por eso el enlace de gestión va en un botón de URL, completado automáticamente al enviar.
Configuración y opciones
| Canal / situación | Cómo se entrega |
|---|---|
| Correo | Siempre que haya correo + SMTP. Incluye el .ics y los enlaces de gestión. |
| WhatsApp Web | Evento nativo de WhatsApp (Meet en la descripción). Sin ventana ni plantilla. |
| WhatsApp Cloud — dentro de 24h | Mensaje de sesión (texto libre), la ventana está abierta. |
| WhatsApp Cloud — fuera de 24h | Plantilla aprobada (HSM) con las variables asignadas. |
- Enviar por WhatsApp: activa los avisos por WhatsApp. El evento nativo del Web tiene su propio interruptor en Efectos de la cita.
- Bandeja de WhatsApp: define qué bandeja envía los avisos del calendario.
- Plantillas (Cloud): una plantilla aprobada por tipo de aviso, con sus variables asignadas.
- Botón de URL: el enlace de gestión se completa automáticamente al enviar.
Casos de uso
- Confirmar por WhatsApp justo tras la reserva y reforzar por correo con el .ics.
- Recordar 24 h antes con plantilla aprobada, aunque el cliente lleve días sin escribir (Cloud).
- Enviar el evento nativo en WhatsApp Web, que entra directo en la agenda del cliente.
- Usar plantillas distintas en un tipo de evento concreto sin tocar el valor de la cuenta.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Mantén el correo activo como red de seguridad: siempre sale y lleva el .ics.
- Para WhatsApp Cloud, ten una plantilla aprobada lista — sin ella, el envío fuera de la ventana de 24 h no ocurre (el correo aún cubre el aviso).
- La ventana de 24h cuenta desde el último mensaje del cliente; dentro de ella el texto es libre.
- Las plantillas de UTILIDAD son las adecuadas para recordatorio/confirmación — evita marketing.
- Revisa la zona horaria para que la fecha y la hora del aviso coincidan con lo acordado.
Solución de problemas
- La plantilla quedó como "Error al enviar": Meta rechazó el formato. Las causas más comunes son que el texto termine en una variable o un enlace suelto en el cuerpo — usa + Crear plantilla, que ya arma el formato aceptado (texto + botón de URL).
- Creé la plantilla y no aparece en la lista: solo aparece después de aprobada. Revisa el estado en la pestaña Plantillas y haz clic en Sincronizar desde WhatsApp.
- El recordatorio no llegó por WhatsApp Cloud: probablemente estaba fuera de la ventana de 24h y faltaba una plantilla aprobada seleccionada/asignada.
- Solo llegó el correo: puede que la bandeja de WhatsApp no esté definida o no haya conversación.
- Las variables de la plantilla salieron vacías: revisa la asignación (nombre, título, fecha/hora).