Visión general
Los recordatorios avisan al cliente (y pueden avisar al agente) antes del horario de la cita. Tú controlas dos cosas:
- Cuándo sale el recordatorio — los tiempos de antelación (por ejemplo, 24 horas y 1 hora antes del inicio). Puedes definir cuantos quieras.
- Qué dice el recordatorio — el mensaje (plantilla), escrito con variables que Conversa Labs sustituye por los datos reales de la cita al momento del envío.
La configuración es en cascada: defines un valor predeterminado en la cuenta, puedes sobrescribirlo por tipo de evento y, si hace falta, ajustarlo directamente en un evento específico.
Requisitos previos
- Módulo Agenda habilitado y una cita que llegue al estado confirmada.
- Para el envío por correo, SMTP configurado en la cuenta. Para el envío por WhatsApp, una bandeja de WhatsApp con una conversación del contacto (ver el artículo de entrega por canal).
- Un perfil con permiso para configurar la Agenda.
Paso a paso
- Abre la configuración de la Agenda y ve a Recordatorios.
- En Tiempos de antelación, indica los minutos antes del inicio — por ejemplo 1440 (24 h) y 60 (1 h). Añade o quita cuantos necesites.
- En Mensaje, escribe el texto del recordatorio usando las variables disponibles (ver la tabla
abajo). Ej.:
Hola {{contact_name}}, tu {{title}} es el {{date}} a las {{time}}. Enlace: {{link}}. - (Opcional) Para reglas distintas por servicio, abre el tipo de evento y define ahí los tiempos y el mensaje — sobrescriben el valor de la cuenta.
- (Opcional) En un evento específico, ajusta los recordatorios solo para esa cita.
- Guarda y crea una cita de prueba para revisar el texto final y el horario del envío.
Configuración y opciones
- Tiempos de antelación: una lista de minutos antes del inicio. Valor de referencia: 1440 y 60 (24 h y 1 h). Cada tiempo se dispara una sola vez por cita.
- Mensaje (plantilla): el cuerpo del recordatorio, con variables sustituidas al enviar.
- Por idioma (opcional): los cuerpos de recordatorio, confirmación, reprogramación y cancelación — y las plantillas aprobadas de WhatsApp correspondientes — pueden definirse por idioma. La configuración antigua de texto único sigue funcionando sin ningún cambio: completa por idioma solo si atiendes a públicos en lenguas distintas.
- Ámbito (cascada): cuenta (predeterminado) → tipo de evento (sobrescribe) → evento (ajuste puntual).
- Variables disponibles:
| Variable | Se sustituye por |
|---|---|
{{title}} |
Título de la cita / tipo de evento |
{{date}} |
Fecha de la cita (en la zona horaria correcta) |
{{time}} |
Hora de inicio |
{{link}} |
Enlace de gestión/reunión (ej.: Google Meet o reprogramar/cancelar) |
{{location}} |
Lugar de la cita (presencial o enlace) |
{{contact_name}} |
Nombre del contacto/cliente |
{{host}} |
Nombre del responsable/agente |
{{datetime}} |
Fecha y hora juntas (ej.: 12/05/2026 10:00) |
- Selector
{x}: cada campo de mensaje tiene un selector que inserta la variable en el cursor — la lista es la misma que resuelve el envío, así que no hay variables "escondidas". - Etiqueta "Predeterminado" y "Restaurar predeterminado": un campo vacío muestra, encima, el texto incorporado que realmente se enviará. Tras escribir el tuyo, Restaurar predeterminado borra tu versión de ese idioma (no solo en pantalla: la eliminación llega al servidor).
- Botón nativo "Gestionar cita": por defecto el enlace de gestión sale como botón en WhatsApp en lugar de una URL suelta en el texto — dentro y fuera de la ventana de 24 h. Puedes desactivarlo por tipo en Entrega → Botones nativos. En WhatsApp Cloud, Meta entrega un único botón.
- Etiquetas auxiliares: el texto del botón y la línea encima también son editables, por idioma.
- Vista previa y prueba: la vista previa muestra el mensaje renderizado por canal (el mismo renderizador del envío) y la plantilla aprobada que sale fuera de la ventana de 24 h. La prueba envía de verdad a una conversación que elijas, respetando la ventana.
Casos de uso
- Enviar un recordatorio 24 horas antes y otro 1 hora antes para reducir ausencias.
- Personalizar el texto con el nombre del cliente y el enlace de la reunión ya listos.
- Un tipo de evento "Consulta" con mensaje y tiempos distintos de "Demostración".
- En una cita importante, añadir un recordatorio extra sin cambiar el predeterminado.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Escribe lo mínimo necesario e incluye siempre
{{date}},{{time}}y{{link}}— es lo que el cliente más necesita. - Escribe las variables exactamente como en la tabla (con las llaves dobles). Un nombre fuera de la lista queda como texto literal.
- Evita tiempos repetidos (dos recordatorios de 60 min) — cada tiempo se dispara una vez.
- Un tiempo cuyo horario ya pasó al momento de la reserva no se reenvía: los recordatorios solo miran hacia el futuro.
- Prefiere ajustar en el nivel correcto: cambia la cuenta para valer en todo, el tipo de evento para un servicio, el evento solo para un caso puntual.
Solución de problemas
- El recordatorio salió con
{{contact_name}}en el texto: la variable se escribió mal (espacio de más, llave faltante) o no existe — compárala con la tabla. - No recibí el recordatorio: la cita debe estar confirmada y el tiempo de antelación no puede haber pasado ya al reservar; confirma también el canal (SMTP para correo).
- Cambié el mensaje y no tuvo efecto: revisa el ámbito — un tipo de evento o un evento pueden tener un texto propio que sobrescribe el valor de la cuenta.
- El horario del recordatorio vino desplazado: revisa la zona horaria del calendario y del tipo de evento.