Agenda y Citas
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Conectar Google Calendar, tipos de evento, disponibilidad, página pública de reservas, reprogramar/cancelar, Meet y .ics.
Visión general de Agenda y Citas
Visión general La Agenda de ConversaLabs es el módulo nativo de calendario y citas. En un solo lugar creas calendarios, registras eventos y citas, conectas una o varias cuentas de Google Calendar con sincronización en ambos sentidos y publicas una página pública de reservas (estilo Calendly), donde los clientes reservan horarios por sí mismos respetando tu disponibilidad real. La Agenda está integrada con el resto de la plataforma: una reserva puede abrir una conversación, crear una tarea con recordatorio, vincularse a un negocio del CRM, generar un enlace de Google Meet y enviar un correo de confirmación con un archivo .ics. Todo aparece dentro de la conversación del contacto y puede ser accionado por el Maestro (IA) y por las automatizaciones. Requisitos previos - Una cuenta ConversaLabs activa con el módulo Agenda habilitado. Es opcional y viene desactivado por defecto — un administrador debe activarlo para la cuenta. - Permiso de acceso adecuado (normalmente un rol de administrador para configurar calendarios, integraciones y la página pública). - Para la sincronización con Google, una cuenta de Google con acceso a Google Calendar. - Para reservas con pago (opcional), el módulo Pagos activo en la cuenta. Paso a paso 1. Pide a un administrador que habilite el módulo Agenda en la cuenta. 2. Abre la Agenda desde la barra lateral izquierda. 3. Crea un calendario nativo (nombre, color y zona horaria) o conecta Google Calendar. 4. Define tu disponibilidad (los rangos de horario en los que aceptas citas). 5. Crea uno o varios tipos de evento para la página pública (duración, márgenes/buffers y reglas). 6. Comparte el enlace público de reservas con tus clientes. 7. Sigue las citas en la Agenda y dentro de cada conversación. Configuración y opciones - Calendarios: nativos o de Google, con zona horaria, color y asignación a agentes, equipos o bandejas de entrada. - Conexiones Google: varias cuentas de Google por cuenta ConversaLabs, cada una exponiendo varios calendarios para reflejar. - Tipos de evento: plantillas de la página pública con duración, buffers, antelación mínima y máxima y preguntas de selección. - Disponibilidad: rangos semanales recurrentes más excepciones para fechas concretas. - Efectos de la reserva: abrir una conversación, crear una tarea, vincular a un negocio del CRM y enviar una confirmación con Meet y .ics — cada uno se puede activar o desactivar. Casos de uso - Recibir reservas de clientes sin intercambiar mensajes, con horarios siempre actualizados. - Mantener Google Calendar y ConversaLabs sincronizados sin escribir el mismo evento dos veces. - Convertir una cita confirmada en conversación, tarea y negocio del CRM automáticamente. - Enviar reuniones con enlace de Google Meet e invitación .ics ya listas. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con un calendario y un tipo de evento; amplía cuando el equipo se acostumbre. - Mantén la zona horaria correcta en cada calendario para evitar horarios cruzados. - En la versión actual, la sincronización externa es con Google Calendar (otros proveedores se planean para una fase futura). El archivo .ics generado funciona en cualquier aplicación de calendario. - La página pública no requiere autenticación: muestra solo horarios libres, nunca los detalles de otras reservas. Solución de problemas - No veo la Agenda en la barra lateral: el módulo puede no estar habilitado para la cuenta o para tu rol — habla con un administrador. - Los horarios aparecen mal: revisa la zona horaria del calendario y del tipo de evento. - Un evento no apareció en Google (o viceversa): confirma que la conexión de Google esté activa; la sincronización ocurre casi en tiempo real, con una verificación periódica de seguridad. Ver también - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización
Visión general La Agenda de ConversaLabs sincroniza en ambos sentidos con Google Calendar: los eventos creados en la plataforma aparecen en Google, y los eventos creados en Google aparecen en la plataforma, sin duplicar y sin entrar en bucle. La conexión se hace una vez mediante autorización de Google (OAuth) y queda permanente — se renueva sola hasta que la desconectes manualmente. Puedes conectar varias cuentas de Google a la misma cuenta ConversaLabs, y cada cuenta de Google puede exponer varios calendarios para reflejar. La autorización es compartida (no necesitas crear tu propia app de Google). Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado en la cuenta (opcional, desactivado por defecto — pídelo a un administrador). - Un rol con permiso para configurar integraciones (normalmente administrador). - Una cuenta de Google con acceso a Google Calendar. - Al autorizar, concede los permisos de calendario solicitados — sin ellos la sincronización no funciona. Paso a paso 1. Abre la Agenda y ve al área de conexiones / integraciones de Google. 2. Haz clic para conectar Google Calendar. Irás a la pantalla de autorización de Google. 3. Elige la cuenta de Google y autoriza el acceso a tu calendario. 4. De vuelta en la plataforma, selecciona qué calendarios de esa cuenta quieres reflejar. 5. (Opcional) Repite el proceso para conectar otras cuentas de Google. 6. Espera la primera sincronización: los eventos existentes empiezan a aparecer en la Agenda. Configuración y opciones - Varias conexiones: cada cuenta de Google conectada aparece por separado, con sus calendarios. - Selección de calendarios: activa solo los calendarios que quieras reflejar. - Asignación: vincula cada calendario (nativo o de Google) a agentes, equipos o bandejas de entrada según la operación. - Google Meet, invitados, recordatorios y recurrencia: cuando se crean en la plataforma se envían a Google; cuando se crean en Google vuelven a la plataforma. - Desconectar: la conexión permanece activa y auto-renovable hasta que la desconectes manualmente, lo que revoca el acceso en Google y elimina la conexión. Casos de uso - Centralizar el calendario personal/del equipo de Google dentro de la operación de atención. - Hacer que las reservas de la página pública respeten los horarios ocupados de Google. - Conectar la agenda de más de una persona o departamento a la misma cuenta ConversaLabs. Consejos, límites y buenas prácticas - La sincronización es casi en tiempo real (las actualizaciones llegan rápido), con una verificación periódica de seguridad para que no falte nada. - Los eventos creados por la plataforma se marcan internamente para evitar bucles de ida y vuelta. - En la versión actual, el proveedor externo soportado es Google Calendar. Otros proveedores están previstos para una fase futura. - Tus credenciales de Google se guardan de forma segura en el servidor y nunca se muestran en el panel. Solución de problemas - La autorización falló: repite el flujo y confirma que concediste los permisos de calendario. - Conecté, pero no veo eventos: confirma que seleccionaste al menos un calendario para reflejar y espera la primera sincronización. - Un evento desapareció o se duplicó: revisa que la conexión siga activa; la verificación periódica reconcilia diferencias automáticamente. Como último recurso, vuelve a conectar la cuenta. - Dejaron de llegar actualizaciones: puede que la conexión se haya revocado en Google — vuelve a conectarla. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
Tipos de evento, disponibilidad y buffers
Visión general El tipo de evento es la plantilla que aparece en tu página pública de reservas — por ejemplo "Reunión de 30 min" o "Demostración de 1 h". Cada tipo de evento define la duración, las reglas de cuándo se puede reservar y qué ocurre cuando alguien reserva. La disponibilidad define los rangos de horario en los que aceptas citas, y los buffers garantizan margen entre una reserva y la siguiente. Los horarios ofrecidos al cliente son siempre la intersección de tres cosas: tu disponibilidad, tus horarios ya ocupados (nativos y de Google) y los buffers configurados. Así, la página pública nunca ofrece un horario que entre en conflicto con algo ya reservado. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado y al menos un calendario creado o conectado. - Un rol con permiso para configurar tipos de evento y disponibilidad. - (Opcional, para distribuir entre varios agentes) los agentes que recibirán las reservas. Paso a paso 1. En la Agenda, abre el área de tipos de evento y crea uno nuevo. 2. Define nombre, duración y ubicación (presencial, enlace o Google Meet automático). 3. Ajusta las reglas de tiempo: antelación mínima, antelación máxima y los buffers antes y después. 4. Define tu disponibilidad: los rangos de horario semanales en los que aceptas citas. 5. Añade excepciones para fechas concretas (festivos, días libres u horarios extra). 6. (Opcional) Añade preguntas de selección que el cliente responde al reservar. 7. (Opcional) Define los agentes asignados y cómo se distribuyen las reservas entre ellos. 8. Guarda y usa el enlace generado en la página pública de reservas. Configuración y opciones - Duración: cuánto dura cada cita de ese tipo. - Buffers: un margen automático antes y después de cada reserva. - Antelación mínima: cuánto tiempo de aviso previo se exige antes del horario. - Antelación máxima: hasta cuántos días en el futuro se puede reservar. - Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o generación automática de enlace de Meet. - Distribución entre agentes: rotación (round-robin) o colectiva cuando hay más de un anfitrión. - Preguntas de selección: campos personalizados respondidos en el momento de la reserva. - Efectos por tipo: activa o desactiva, por tipo de evento, la creación de conversación, tarea, vínculo con negocio del CRM y el envío de la confirmación. Casos de uso - Ofrecer "Reunión de 30 min" y "Demostración de 1 h" con reglas distintas. - Bloquear reservas de última hora con una antelación mínima (por ejemplo, 2 horas). - Garantizar 10 minutos de margen entre reuniones usando buffers. - Liberar horarios extra en una fecha concreta sin tocar la disponibilidad semanal. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa la antelación mínima para que no te sorprendan las reservas inmediatas. - Usa buffers para desplazamiento, notas o una pausa entre citas. - Mantén la disponibilidad sencilla y usa excepciones para casos puntuales. - Revisa siempre la zona horaria — afecta directamente a los horarios ofrecidos al cliente. - En la distribución entre agentes, asegúrate de que cada uno tenga su propia disponibilidad y calendario para que la rotación funcione bien. Solución de problemas - No aparecen horarios libres: revisa la disponibilidad, las reglas de antelación y si hay muchos horarios ya ocupados — los buffers también reducen las opciones. - Aparecen horarios que no quería: revisa los rangos de disponibilidad y las excepciones de la fecha. - No se generó el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento tiene Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa. - Los horarios están desfasados: revisa la zona horaria del calendario y del tipo de evento. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
Página pública de reservas (booking)
Visión general La página pública de reservas es el enlace que envías para que los clientes reserven horario por sí mismos, sin intercambiar mensajes. Muestra solo los horarios libres del tipo de evento elegido — calculados a partir de tu disponibilidad, tus horarios ocupados (nativos y de Google) y los buffers. El cliente elige un horario, responde las preguntas de selección y confirma. Al confirmar, ConversaLabs puede automáticamente abrir una conversación, crear una tarea con recordatorio, vincular a un negocio del CRM y enviar un correo de confirmación con enlace de Google Meet y archivo .ics — cada efecto se puede activar o desactivar por tipo de evento. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado, con al menos un tipo de evento y disponibilidad configurados. - Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa. - Para reservas con pago (opcional), el módulo Pagos activo — en ese caso el horario queda reservado y solo se confirma tras el pago. Paso a paso 1. En la Agenda, abre el tipo de evento que quieres publicar y copia el enlace público. 2. Comparte el enlace con el cliente (mensaje, correo, sitio web, bio de redes, etc.). 3. El cliente abre la página y elige fecha y hora entre las opciones libres. 4. Rellena sus datos de contacto y responde las preguntas de selección, si las hay. 5. (Si el tipo de evento exige pago) el cliente completa el pago para confirmar. 6. El cliente confirma y recibe la confirmación por correo con los detalles y la invitación. 7. Ves la nueva reserva en la Agenda y dentro de la conversación del contacto. Configuración y opciones - Enlace por tipo de evento: cada tipo de evento tiene su propio enlace, con sus reglas. - Preguntas de selección: campos personalizados que el cliente responde al reservar. - Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o Meet generado automáticamente. - Efectos de la reserva: conversación, tarea, negocio del CRM y correo de confirmación — por tipo. - Distribución entre agentes: rotación o colectiva cuando hay más de un anfitrión. - Pago (opcional): exige pago para confirmar, o solo reserva el horario hasta el pago (depende del módulo Pagos). Casos de uso - Poner el enlace de reservas en la bio de Instagram o en la firma del correo. - Enviar el enlace en medio de una conversación de WhatsApp para que el cliente reserve una demo. - Recibir reservas con pago (consultas, mentorías) confirmadas solo tras el pago. - Distribuir automáticamente las reservas entre los agentes de un equipo. Consejos, límites y buenas prácticas - La página no requiere autenticación y es segura: muestra solo horarios libres, nunca los detalles de otras reservas. - Mantén las preguntas de selección breves para reducir el abandono. - Revisa la zona horaria — la página muestra los horarios en la zona correcta para el cliente. - Cada reserva confirmada se convierte en un registro completo: aprovecha los efectos (conversación, tarea, negocio) para no perder el seguimiento. Solución de problemas - La página no muestra horarios: confirma la disponibilidad, las reglas de antelación y los buffers del tipo de evento — puede que no haya ventanas libres en el periodo. - El cliente no recibió la confirmación: revisa el correo indicado y si el envío de confirmación está activado para ese tipo de evento. - La reserva no creó conversación/tarea/negocio: revisa que esos efectos estén habilitados en el tipo de evento. - El pago no confirmó el horario: confirma que el módulo Pagos está activo y que el pago se completó — el horario queda reservado hasta la confirmación. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
Visión general Una vez confirmada una reserva, no queda bloqueada: el cliente puede reprogramar o cancelar con los enlaces que recibe en la confirmación, y tú puedes gestionar la cita desde la Agenda. Cuando el tipo de evento usa Google Meet, el enlace de la videollamada se crea automáticamente y se incluye en la invitación. El correo de confirmación también incluye un archivo .ics, que añade la cita a cualquier aplicación de calendario. Las reprogramaciones y cancelaciones se reflejan en la plataforma y en Google Calendar (cuando hay conexión), manteniendo todo sincronizado. Requisitos previos - Una reserva ya confirmada (por la página pública o creada por un agente). - Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa y el tipo de evento configurado con Google Meet. - El correo de confirmación activado en el tipo de evento (para que el cliente reciba los enlaces y el .ics). Paso a paso Reprogramar (cliente): 1. En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de reprogramar. 2. Elige un nuevo horario libre dentro de las reglas del tipo de evento. 3. Confirma — la cita se mueve y se envía una nueva confirmación. Cancelar (cliente): 1. En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de cancelar. 2. Confirma la cancelación — el horario se libera y se avisa a las partes. Gestionar (agente): 1. Abre la cita en la Agenda (o desde el panel del contacto en la conversación). 2. Edita el horario, reprograma o cancela según necesites. Configuración y opciones - Enlaces de gestión: cada confirmación incluye enlaces seguros para reprogramar y cancelar. - Google Meet automático: actívalo en el tipo de evento para generar el enlace de la videollamada en cada reserva. - Archivo .ics: adjunto en la confirmación; al abrirlo, la cita se añade al calendario del cliente. - Sincronización: los cambios de horario y las cancelaciones se reflejan en Google Calendar cuando hay una conexión activa. - Efectos vinculados: conversación, tarea y negocio del CRM siguen el ciclo de vida de la reserva. Casos de uso - Permitir que el cliente reprograme por sí mismo, sin abrir un ticket ni intercambiar mensajes. - Enviar reuniones con el enlace de Meet ya listo, sin crear la sala manualmente. - Asegurar que la cita entre en el calendario del cliente (Outlook, Apple, Google) vía .ics. - Liberar automáticamente el horario cuando un cliente cancela, dejándolo disponible para otros. Consejos, límites y buenas prácticas - El archivo .ics es un formato universal y funciona en casi cualquier aplicación de calendario. - Anima a los clientes a usar los enlaces de reprogramar/cancelar en lugar de simplemente no presentarse. - Reprogramar respeta las mismas reglas del tipo de evento (disponibilidad, buffers, antelación). - Si el tipo de evento no tiene Google Meet automático, define una ubicación o un enlace manual para no enviar invitaciones sin dirección de reunión. Solución de problemas - No recibí el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento usa Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa. - El .ics no abrió la cita: intenta abrir el adjunto en la aplicación de calendario del dispositivo; algunos clientes de correo exigen guardar el archivo primero. - Reprogramé, pero Google no se actualizó: revisa que la conexión de Google siga activa; la verificación periódica reconcilia las diferencias. - El enlace de cancelar/reprogramar no funciona: puede que la reserva ya haya sido cancelada o modificada — revisa su estado en la Agenda. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Página pública de reservas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización