Agenda y Citas

Visión general de Agenda y Citas

Visión general La Agenda de Conversa Labs es el módulo nativo de calendario y citas. En un solo lugar creas calendarios, registras eventos y citas, conectas una o varias cuentas de Google Calendar con sincronización en ambos sentidos y publicas una página pública de reservas (estilo Calendly), donde los clientes reservan horarios por sí mismos respetando tu disponibilidad real. La Agenda está integrada con el resto de la plataforma: una reserva puede abrir una conversación, crear una tarea con recordatorio, vincularse a un negocio del CRM, generar un enlace de Google Meet y enviar un correo de confirmación con un archivo .ics. Todo aparece dentro de la conversación del contacto y puede ser accionado por el Maestro (IA) y por las automatizaciones. Requisitos previos - Una cuenta Conversa Labs activa con el módulo Agenda habilitado. Es opcional y viene desactivado por defecto — un administrador debe activarlo para la cuenta. - Permiso de acceso adecuado (normalmente un rol de administrador para configurar calendarios, integraciones y la página pública). - Para la sincronización con Google, una cuenta de Google con acceso a Google Calendar. - Para reservas con pago (opcional), el módulo Pagos activo en la cuenta. Paso a paso 1. Pide a un administrador que habilite el módulo Agenda en la cuenta. 2. Abre la Agenda desde la barra lateral izquierda. 3. Usa Calendario para la operación diaria y Reservas para revisar citas, pagos y conversaciones vinculadas. 4. Los administradores encuentran Tipos de evento, Calendarios, Conexiones, Informes y Configuración en Gestionar. 5. Crea un calendario nativo (nombre, color y zona horaria) o conecta Google Calendar. 6. Define tu disponibilidad y crea uno o varios tipos de evento para la página pública. 7. Comparte el enlace público de reservas y sigue las citas en la Agenda. Configuración y opciones - Calendarios: nativos o de Google, con zona horaria, color y asignación a agentes, equipos o bandejas de entrada. - Conexiones Google: varias cuentas de Google por cuenta Conversa Labs, cada una exponiendo varios calendarios para reflejar. - Tipos de evento: plantillas de la página pública con duración, buffers, antelación mínima y máxima y preguntas de selección. - Disponibilidad: rangos semanales recurrentes más excepciones para fechas concretas. - Efectos de la reserva: abrir una conversación, crear una tarea, vincular a un negocio del CRM y enviar una confirmación con Meet y .ics — cada uno se puede activar o desactivar. - Espacio de trabajo: usa el mini calendario, la búsqueda, los filtros de estado y la lista de calendarios para enfocar la cuadrícula. En móvil se prioriza Día/Lista y los filtros se abren en un panel. - Eventos: al seleccionar un evento se abre primero un resumen con horario, contacto, ubicación, participantes y acciones. El formulario completo sigue disponible en Editar evento; los campos menos frecuentes de creación están en Más opciones. Casos de uso - Recibir reservas de clientes sin intercambiar mensajes, con horarios siempre actualizados. - Mantener Google Calendar y Conversa Labs sincronizados sin escribir el mismo evento dos veces. - Convertir una cita confirmada en conversación, tarea y negocio del CRM automáticamente. - Enviar reuniones con enlace de Google Meet e invitación .ics ya listas. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con un calendario y un tipo de evento; amplía cuando el equipo se acostumbre. - Mantén la zona horaria correcta en cada calendario para evitar horarios cruzados. - En la versión actual, la sincronización externa es con Google Calendar (otros proveedores se planean para una fase futura). El archivo .ics generado funciona en cualquier aplicación de calendario. - La página pública no requiere autenticación: muestra solo horarios libres, nunca los detalles de otras reservas. Solución de problemas - No veo la Agenda en la barra lateral: el módulo puede no estar habilitado para la cuenta o para tu rol — habla con un administrador. - Los horarios aparecen mal: revisa la zona horaria del calendario — es la que ancla la disponibilidad. El tipo de evento no tiene zona propia; el cliente siempre ve los horarios en la zona de su navegador. - Un evento no apareció en Google (o viceversa): confirma que la conexión de Google esté activa; la sincronización ocurre casi en tiempo real, con una verificación periódica de seguridad. Ver también - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización

Visión general La Agenda de Conversa Labs sincroniza en ambos sentidos con Google Calendar: los eventos creados en la plataforma aparecen en Google, y los eventos creados en Google aparecen en la plataforma, sin duplicar y sin entrar en bucle. La conexión se hace una vez mediante autorización de Google (OAuth) y queda permanente — se renueva sola hasta que la desconectes manualmente. Puedes conectar varias cuentas de Google a la misma cuenta Conversa Labs, y cada cuenta de Google puede exponer varios calendarios para reflejar. La autorización es compartida (no necesitas crear tu propia app de Google). Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado en la cuenta (opcional, desactivado por defecto — pídelo a un administrador). - Un rol con permiso para configurar integraciones (normalmente administrador). - Una cuenta de Google con acceso a Google Calendar. - Al autorizar, concede los permisos de calendario solicitados — sin ellos la sincronización no funciona. Paso a paso 1. Abre la Agenda y ve al área de conexiones / integraciones de Google. 2. Haz clic para conectar Google Calendar. Irás a la pantalla de autorización de Google. 3. Elige la cuenta de Google y autoriza el acceso a tu calendario. 4. De vuelta en la plataforma, selecciona qué calendarios de esa cuenta quieres reflejar. 5. (Opcional) Repite el proceso para conectar otras cuentas de Google. 6. Espera la primera sincronización: los eventos existentes empiezan a aparecer en la Agenda. Configuración y opciones - Varias conexiones: cada cuenta de Google conectada aparece por separado, con sus calendarios. - Selección de calendarios: activa solo los calendarios que quieras reflejar. - Asignación: vincula cada calendario (nativo o de Google) a agentes, equipos o bandejas de entrada según la operación. - Google Meet, invitados, recordatorios y recurrencia: cuando se crean en la plataforma se envían a Google; cuando se crean en Google vuelven a la plataforma. - Desconectar: la conexión permanece activa y auto-renovable hasta que la desconectes manualmente, lo que revoca el acceso en Google y elimina la conexión. Casos de uso - Centralizar el calendario personal/del equipo de Google dentro de la operación de atención. - Hacer que las reservas de la página pública respeten los horarios ocupados de Google. - Conectar la agenda de más de una persona o departamento a la misma cuenta Conversa Labs. Consejos, límites y buenas prácticas - La sincronización es casi en tiempo real (las actualizaciones llegan rápido), con una verificación periódica de seguridad para que no falte nada. - Los eventos creados por la plataforma se marcan internamente para evitar bucles de ida y vuelta. - En la versión actual, el proveedor externo soportado es Google Calendar. Otros proveedores están previstos para una fase futura. - Tus credenciales de Google se guardan de forma segura en el servidor y nunca se muestran en el panel. Solución de problemas - La autorización falló: repite el flujo y confirma que concediste los permisos de calendario. - Conecté, pero no veo eventos: confirma que seleccionaste al menos un calendario para reflejar y espera la primera sincronización. - Un evento desapareció o se duplicó: revisa que la conexión siga activa; la verificación periódica reconcilia diferencias automáticamente. Como último recurso, vuelve a conectar la cuenta. - Dejaron de llegar actualizaciones: puede que la conexión se haya revocado en Google — vuelve a conectarla. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Sincronización con Google Calendar: importar, estado y reconectar

Visión general Después de conectar Google Calendar, la Agenda mantiene todo sincronizado en ambos sentidos. Este artículo trata del seguimiento de esa sincronización: cómo importar eventos que ya existían en Google, qué significa cada estado de sincronización, cómo forzar una actualización con Sincronizar ahora y qué hacer cuando el acceso de Google expira y hace falta reconectar. La sincronización es en tiempo casi real, con una verificación periódica que reconcilia diferencias. No necesitas sincronizar manualmente en el día a día — las opciones de abajo sirven para inspección y casos puntuales. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y una conexión Google ya creada (ver el artículo de conexión/OAuth). - Un perfil con permiso para gestionar integraciones. - Al menos un calendario de Google seleccionado para espejar. Paso a paso Importar eventos existentes: 1. Abre la Agenda y ve a la conexión de Google. 2. Selecciona los calendarios que quieres espejar. 3. Espera la primera sincronización: los eventos que ya existían en Google empiezan a aparecer en la Agenda. Ver el estado y forzar una actualización: 1. En la conexión de Google, revisa el estado de sincronización (ver la tabla abajo). 2. Si quieres actualizar al instante, usa Sincronizar ahora. Reconectar cuando el acceso expira: 1. Si el estado indica acceso expirado/revocado, haz clic en Reconectar. 2. Rehaz la autorización de Google y concede los permisos de calendario. 3. La sincronización vuelve a funcionar y la verificación periódica reconcilia lo que quedó pendiente. Configuración y opciones - Importar eventos existentes: la primera sincronización trae a la Agenda los eventos que ya estaban en Google. - Estado de sincronización: | Estado | Qué significa | |---|---| | Conectado / Sincronizado | Todo al día; las actualizaciones fluyen en ambos sentidos. | | Sincronizando | Una sincronización está en curso (primera carga o actualización). | | Acceso expirado / revocado | Google revocó el acceso — hay que reconectar. | | Error | Un fallo temporal; la verificación periódica reintenta. | - Sincronizar ahora: fuerza una actualización inmediata, sin esperar la verificación periódica. También destraba una conexión atascada en "Sincronizando". - Reconectar: rehace la autorización de Google cuando el acceso expira o se revoca. - Último error / errores recientes: el panel muestra el último fallo devuelto por Google incluso mientras el estado sigue en "Sincronizando", para que no esperes por un proceso que ya falló. Qué pasa cuando cambias algo directamente en Google Un cambio hecho en Google vale exactamente igual que uno hecho en la plataforma. Al arrastrar, editar o cancelar una cita en Google Calendar: - Se avisa al cliente. Una reprogramación o una cancelación envía el mismo aviso (WhatsApp/correo y el archivo .ics) que uno hecho desde el panel — respetando los mismos interruptores de notificación que ya configuraste. Si desactivaste el aviso de reprogramación, sigue desactivado. - Tus automatizaciones se ejecutan. Las reglas y los flujos con disparador de cita creada, reprogramada o cancelada ahora también se activan con cambios que vienen de Google. - La pantalla se actualiza sola. La grilla de la Agenda refleja el cambio sin recargar la página. - Los recordatorios del nuevo horario vuelven a valer. Al arrastrar una cita a otra fecha en Google, sus recordatorios se reprograman al nuevo horario. - La reserva acompaña. Cancelar en Google también cierra la reserva correspondiente, así que la página pública del cliente deja de ofrecer "reprogramar" para una cita que ya no existe. La primera importación es silenciosa. Al espejar un calendario que ya tenía cientos de citas, esa carga inicial no dispara avisos, automatizaciones ni notificaciones — solo trae lo que ya existía. Solo los cambios a partir de ahí se anuncian. Importar una cita nunca es una confirmación de agendamiento. La plataforma no envía "tu horario está confirmado" a alguien solo porque la cita apareció en Google. Integración de Google por tipo de evento Cada tipo de evento decide de forma independiente cómo habla con Google. La configuración está en el editor del tipo de evento, en la sección Integración de Google: - Bloquear horarios ya ocupados en estos calendarios: marca todos los calendarios que quieras. Ningún horario ya ocupado en cualquiera de ellos se ofrece en la página pública. Así evitas que te reserven encima de un compromiso personal que está en otra agenda. - Crear los eventos en: elige un calendario de Google para recibir las reservas confirmadas. Ahí se crean la invitación y el enlace de Meet. Si no configuras nada, el comportamiento sigue siendo el de antes: el tipo usa su propia agenda y solo habla con Google cuando esa agenda está espejada. Casos de uso - Traer a la Agenda el calendario que ya existía en Google, sin reescribir eventos. - Comprobar rápido si la conexión está al día antes de una jornada cargada. - Forzar Sincronizar ahora tras cambiar varios eventos en Google. - Restablecer la sincronización con Reconectar después de que la contraseña/permiso de Google cambió. Consejos, límites y buenas prácticas - En el día a día no hace falta sincronizar manualmente — la sincronización es automática y casi en tiempo real. - Usa Sincronizar ahora solo para inspección o tras grandes cambios en Google. - Si el estado queda en acceso expirado, reconecta cuanto antes para no perder actualizaciones. - Selecciona solo los calendarios que realmente quieres espejar — menos ruido en la Agenda. - Los eventos creados por la plataforma se marcan internamente para evitar bucles de ida y vuelta. - Editar una cita en la plataforma ya no cambia lo que configuraste solo en Google: los eventos marcados como "Libre", la visibilidad (privado/confidencial) y los permisos de los invitados se preservan. Solución de problemas - Conecté, pero los eventos antiguos no vinieron: confirma que seleccionaste al menos un calendario para espejar y espera la primera sincronización; usa Sincronizar ahora para forzarla. - Dejé de recibir actualizaciones: el acceso pudo expirar/ser revocado en Google — usa Reconectar. - Un evento desapareció o se duplicó: la verificación periódica reconcilia diferencias; si persiste, usa Sincronizar ahora y, como último recurso, reconecta la cuenta. - El estado queda en "Sincronizando" mucho tiempo: la primera carga de un calendario grande tarda unos minutos, pero no más que eso. Si sigue en "Sincronizando", no te quedes esperando — abre el panel de la conexión y mira el último error y el recuento de errores recientes, que ahora se muestran incluso mientras el estado sigue en "Sincronizando". Usa Sincronizar ahora: destraba un estado atascado y reinicia la carga. Si el error persiste, reconecta la cuenta. - El estado queda en "Error": el panel muestra el mensaje que devolvió Google. Un error de acceso (expirado/revocado) solo se resuelve con Reconectar. - Deja de sincronizar solo después de unos días: si la app OAuth de Google sigue en modo Testing (sin verificar), Google revoca el acceso cada 7 días — la conexión se romperá semanalmente hasta que la app se verifique en Google Cloud. Recibes un aviso por correo cuando ocurre; la solución definitiva es publicar/verificar la app. - Eventos marcados como "Libre" en Google: aparecen en la agenda pero no bloquean horarios de tu página de reservas — el mismo comportamiento que Google. - Eventos recurrentes: cada ocurrencia se importa individualmente, así que la serie aparece en todas las fechas, no solo en la primera. Ver también - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Eliminar o cancelar un evento: cuál usar - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics - Visión general de Agenda y Citas

Tipos de evento, disponibilidad y buffers

Visión general El tipo de evento es la plantilla que aparece en tu página pública de reservas — por ejemplo "Reunión de 30 min" o "Demostración de 1 h". Cada tipo de evento define la duración, las reglas de cuándo se puede reservar y qué ocurre cuando alguien reserva. La disponibilidad define los rangos de horario en los que aceptas citas, y los buffers garantizan margen entre una reserva y la siguiente. Los horarios ofrecidos al cliente son siempre la intersección de tres cosas: tu disponibilidad, tus horarios ya ocupados (nativos y de Google) y los buffers configurados. Así, la página pública nunca ofrece un horario que entre en conflicto con algo ya reservado. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado y al menos un calendario creado o conectado. - Un rol con permiso para configurar tipos de evento y disponibilidad. - (Opcional, para distribuir entre varios agentes) los agentes que recibirán las reservas. Paso a paso 1. En la Agenda, abre el área de tipos de evento y crea uno nuevo. 2. Define nombre, duración y ubicación (presencial, enlace o Google Meet automático). 3. (Opcional) Justo debajo de la ubicación, marca Dejar que el cliente elija la ubicación y selecciona dos o más opciones (Google Meet, teléfono, presencial o personalizada). 4. Ajusta las reglas de tiempo: antelación mínima, antelación máxima y los buffers antes y después. 5. Define tu disponibilidad: los rangos de horario semanales en los que aceptas citas. 6. Añade excepciones para fechas concretas (festivos, días libres u horarios extra). 7. (Opcional) Añade preguntas de selección que el cliente responde al reservar. 8. (Opcional) Define los agentes asignados y cómo se distribuyen las reservas entre ellos. 9. Guarda y usa el enlace generado en la página pública de reservas. Configuración y opciones - Límites de agendamiento (buffers, antelaciones y horizonte): cada uno puede quedar vacío, y entonces sigue el valor predeterminado de la cuenta (la pista dentro del campo muestra cuál es), o llevar un número — incluido 0 — y entonces aplica solo a este tipo. Usa Usar el valor de la cuenta, justo debajo del campo, para volver a heredar. Detalles en Valores de agendamiento de la cuenta y herencia. - Antelación mínima para cancelar: con cuánto aviso el cliente puede aún cancelar — la misma ventana aplica a reprogramar. - Límite de reprogramaciones: cuántas veces se puede mover la misma reserva. Vacío = sin límite. - Marcar inasistencia después de: minutos tras el inicio en que una cita no atendida se marca como inasistencia. Vacío = nunca automáticamente. - Duración: cuánto dura cada cita de ese tipo. - Qué ocupa una reserva en la agenda: solo el horario elegido (predeterminado) o el turno entero — para quien vende turno y no horario. Consulta Ocupación por turno. - Buffers: un margen automático antes y después de cada reserva. - Antelación mínima: cuánto tiempo de aviso previo se exige antes del horario. - Antelación máxima: hasta cuántos días en el futuro se puede reservar. - Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o generación automática de enlace de Meet. - Dejar que el cliente elija la ubicación: está justo debajo del campo Ubicación, en el editor del tipo de evento. Marca dos o más opciones (Google Meet, teléfono, presencial o personalizada) para que la página pública muestre el selector a quien reserva. Con ninguna o solo una opción marcada nada cambia: vale la Ubicación fija definida arriba. Cuando el cliente elige Google Meet, el enlace de la videollamada se genera automáticamente — eso exige una conexión de Google activa. - Distribución entre agentes, cuando hay más de un anfitrión: - Rotación: cada reserva va al anfitrión libre desde hace más tiempo. Es el valor por defecto. - Colectiva: todos los anfitriones elegidos participan de la misma cita y reciben la invitación. - Fijo: siempre el primer anfitrión de la lista. Úsalo cuando el tipo de evento es de una sola persona. - Preguntas de selección: campos personalizados respondidos en el momento de la reserva. - Efectos por tipo: activa o desactiva, por tipo de evento, la creación de conversación, tarea, vínculo con negocio del CRM y el envío de la confirmación. Casos de uso - Ofrecer "Reunión de 30 min" y "Demostración de 1 h" con reglas distintas. - Bloquear reservas de última hora con una antelación mínima (por ejemplo, 2 horas). - Garantizar 10 minutos de margen entre reuniones usando buffers. - Liberar horarios extra en una fecha concreta sin tocar la disponibilidad semanal. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa la antelación mínima para que no te sorprendan las reservas inmediatas. - Usa buffers para desplazamiento, notas o una pausa entre citas. - Mantén la disponibilidad sencilla y usa excepciones para casos puntuales. - Al dejar que el cliente elija la ubicación, marca solo las opciones que realmente puedes atender: todas aparecen en la página pública. Si ofreces Google Meet, mantén activa la conexión de Google para que el enlace se genere. - Revisa siempre la zona horaria — afecta directamente a los horarios ofrecidos al cliente. - En la distribución entre agentes, asegúrate de que cada uno tenga su propia disponibilidad y calendario para que la rotación funcione bien. Solución de problemas - No aparecen horarios libres: revisa la disponibilidad, las reglas de antelación y si hay muchos horarios ya ocupados — los buffers también reducen las opciones. - Aparecen horarios que no quería: revisa los rangos de disponibilidad y las excepciones de la fecha. - No se generó el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento tiene Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa. - El cliente no puede elegir la ubicación: el selector solo aparece con dos o más opciones marcadas en Dejar que el cliente elija la ubicación — con ninguna o una, vale la ubicación fija. - Los horarios están desfasados: revisa la zona horaria del calendario — el tipo de evento no tiene campo de zona horaria propio; usa la del calendario al que pertenece. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Impedir citas solapadas

Visión general Impedir citas solapadas hace que la plataforma rechace la creación o la reprogramación de una cita cuando se solapa con otra en el mismo calendario. Hasta que existió esta opción, la única verificación de conflicto del módulo vivía en la página pública de reservas — que siempre ofreció solo horarios libres. El camino directo (el panel, la API y las herramientas de agenda del robot) no tenía ninguna verificación: nada impedía dos citas a las 08:00 y 08:30 en el mismo calendario. Es opcional y viene apagada. Y por una buena razón: en muchas operaciones varios agentes comparten un calendario y reservan a la misma hora a propósito. Activarla por defecto rompería esas cuentas. Actívala solo donde el solapamiento sea realmente un error. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado en la cuenta. - Permiso de administrador para cambiar la configuración de la Agenda y los calendarios. - Al menos un calendario creado. Paso a paso Definir el valor por defecto de la cuenta 1. Abre la Agenda y ve a Configuración. 2. En la sección Valores por defecto de agendamiento, activa Impedir citas solapadas. 3. Guarda. A partir de ahí, todo calendario que no tenga una decisión propia sigue ese valor por defecto. Definir la excepción de un calendario 1. Abre la lista de calendarios de la Agenda y edita el calendario que quieras. 2. En el campo Citas solapadas, elige una de las tres opciones: - Usar el valor por defecto de la Agenda — hereda la configuración de la cuenta (así empieza todo calendario); - Bloquear solapamientos — siempre lo impide, aun con el valor por defecto de la cuenta apagado; - Permitir solapamientos — siempre lo permite, aun con el valor por defecto de la cuenta activado. 3. Guarda. Configuración y opciones Cómo se resuelve la decisión La regla se lee de arriba abajo, y gana la primera decisión explícita: opción del calendario → valor por defecto de la Agenda (cuenta) → apagado Un calendario en Usar el valor por defecto de la Agenda simplemente sigue a la cuenta — y vuelve a seguirla si cambias el valor por defecto después. Qué se bloquea exactamente | Camino | Comportamiento con la opción activada | |---|---| | Crear una cita desde el panel, la API o una herramienta del robot | falla si hay solapamiento en el mismo calendario | | Reprogramar (cambiar la fecha/hora) | falla si el nuevo horario se solapa con otra cita | | Editar una cita sin tocar el horario | no se verifica — la comprobación solo corre cuando la fecha/hora cambia | | Reservar desde la página pública | no cambia: esa página siempre tuvo su propia verificación de conflicto y solo ofrece horarios libres | La comparación es siempre dentro del mismo calendario. Dos calendarios distintos nunca entran en conflicto entre sí, aunque sean del mismo agente. Qué cuenta como ocupado No toda cita bloquea el horario. Quedan fuera de la verificación: - las citas canceladas — una cancelación devuelve el horario; - las citas marcadas como Libre (transparentes, en el vocabulario de Google Calendar) — aparecen en la grilla, pero no ocupan al anfitrión. Es la misma definición de "ocupado" que ya usaba la página pública de reservas, a propósito: los dos lados del módulo coinciden sobre qué es un horario tomado. Una cita marcada como Libre tampoco se bloquea al reprogramarla — nunca ocupó nada. Qué ve el usuario Cuando la opción está activada y hay choque, la operación falla con un mensaje que nombra la cita en conflicto: Este horario se solapa con la cita "Reunión con el cliente" en el mismo calendario. Elige otro horario. Nada queda guardado a medias: la cita simplemente no se crea (o no se reprograma). Casos de uso - Agenda de una sola persona (consultorio, abogado, consultor): activarla en el valor por defecto de la cuenta evita la doble reserva clásica. - Equipo con un calendario por agente: activarla en el valor por defecto de la cuenta protege a todos, ya que cada calendario es de una persona. - Calendario compartido a propósito (una sala, un curso, una guardia con varios agentes): deja ese calendario en Permitir solapamientos, aun con el valor por defecto de la cuenta activado. - Agenda operada por el robot: con la opción activada, el robot no puede reservar sobre un horario ya ocupado — la herramienta falla y tiene que ofrecer otro horario. - Migración de agenda: déjala apagada mientras importas citas antiguas; actívala después de ordenar la base. Consejos, límites y buenas prácticas - Activarla no arregla lo que ya existe. La opción vale para lo que se cree o se reprograme de ahora en adelante. Los solapamientos ya guardados siguen ahí — revísalos a mano. - Es por calendario, no por agente. Si la misma persona atiende en dos calendarios, una cita en cada uno no se considera conflicto. - Las citas que vienen de Google entran por la sincronización y pasan a contar como ocupadas (si están activas y no marcadas como Libre) — pero la sincronización en sí no se rechaza; la opción actúa en el camino directo. - La página pública nunca dependió de esta opción. Evitaba conflictos antes y los sigue evitando después — incluso con la opción apagada. - Marca como Libre lo que realmente no ocupa (un recordatorio personal, un bloque informativo). Eso mantiene la verificación útil en vez de ruidosa. - Si el equipo se queja de "no puedo guardar", el primer lugar que hay que mirar es la opción del calendario, no la de la cuenta: una excepción en Bloquear solapamientos le gana al valor por defecto apagado. Solución de problemas - "No puedo guardar una cita": hay solapamiento en el mismo calendario. El mensaje nombra la cita en conflicto — ábrela, confirma si sigue vigente y elige otro horario, o cancela la anterior. - "La apagué en la configuración de la Agenda y sigue bloqueando": ese calendario tiene su propia excepción en Bloquear solapamientos. Cámbiala a Usar el valor por defecto de la Agenda o a Permitir solapamientos. - "La activé y sigue dejando reservar encima": o ese calendario está en Permitir solapamientos, o la cita existente está cancelada o marcada como Libre — ninguna de las dos ocupa horario. Verifica también que ambas citas estén realmente en el mismo calendario. - "Edité el título y dio error de solapamiento": la verificación solo corre cuando la fecha/hora cambia. Si dio error, el horario también se cambió — revisa los campos de inicio y fin. - "El robot dijo que no pudo agendar": con la opción activada, ese es el comportamiento esperado en un horario ocupado. Pídele al contacto otro horario, o libera el horario en el calendario. - "Dos agentes necesitan el mismo horario": usa un calendario por agente, o deja ese calendario en Permitir solapamientos. Ver también - Tipos de evento, disponibilidad e intervalos - Disponibilidad en cascada - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Meet y .ics - Visión general de la Agenda

Ocupación por turno: una reserva ocupa la mañana o la tarde entera

Visión general Algunos servicios no se venden por hora, sino por turno. Un equipo de limpieza de tapicería que llega a las 10:30 no queda libre a las 11:30: ocupa toda la mañana. El cliente necesita poder elegir la hora de llegada, pero el resto de ese turno tiene que salir de la agenda en el mismo instante. Eso es lo que hace la opción "El turno entero". Está en el tipo de evento, en Qué ocupa una reserva en la agenda: - Solo el horario elegido (predeterminado): la cita más sus buffers. Es como la Agenda funcionó siempre, y nada cambia para los tipos de evento que ya existen. - El turno entero: reservar cualquier horario ocupa todo el intervalo de disponibilidad en el que cae. ¿Reservó las 10:30 dentro de 08:00–12:00? La mañana entera desaparece de la página pública y solo el turno de tarde sigue a la venta. El turno ES el intervalo de disponibilidad. No hay un campo "turno" aparte: la Agenda usa los intervalos que ya configuras en Disponibilidad. Un día con dos turnos es un día con dos intervalos separados por un hueco. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y un tipo de evento creado. - La disponibilidad del día dividida en intervalos separados — eso define los turnos. - Un rol con permiso para editar tipos de evento. Paso a paso 1. Abre Disponibilidad (del calendario o del propio tipo de evento) y divide cada día en los turnos que atiendes. La forma clásica: - 08:00 – 12:00 (mañana) - 14:00 – 18:00 (tarde) Usa Añadir intervalo para crear el segundo. Deja un hueco entre ellos. 2. Guarda la disponibilidad. 3. Abre el tipo de evento y, en Qué ocupa una reserva en la agenda, elige El turno entero. 4. Ajusta la duración al tiempo real del servicio (es lo que ve el cliente y lo que llega a Google y al archivo .ics) y el intervalo entre horarios a cada cuánto quieres ofrecer llegadas: cada 30 minutos, cada hora… 5. Guarda y pruébalo en la página pública: elige un horario de la mañana y comprueba que la mañana entera desapareció, quedando solo la tarde. Configuración y opciones - Qué ocupa una reserva en la agenda: Solo el horario elegido o El turno entero. - Duración: el tiempo real del servicio. No tiene que coincidir con el turno — el cliente ve esta duración, y es la que aparece en su calendario. - Intervalo entre horarios (en Configuración de la agenda → Valores de agendamiento): cada cuánto se ofrecen las llegadas dentro del turno. - Buffers: con ocupación por turno protegen los bordes del turno — el buffer antes empuja su inicio, el buffer después extiende su fin. - Disponibilidad: los intervalos de cada día. Son ellos los que definen los turnos. Casos de uso - Limpieza de tapicería: llegada entre 08:00 y 10:00, pero el equipo se queda toda la mañana. - Mudanzas y transportes: un servicio por turno, dos al día. - Instalación técnica a domicilio: el cliente elige "mañana" y el técnico define el orden de la ruta. - Alquiler de espacio por período: mañana, tarde o ambos. Consejos, límites y buenas prácticas - Deja un hueco entre los turnos. Dos intervalos que se tocan (12:00–14:00 justo después de 08:00–12:00) se fusionan en uno solo de 08:00 a 14:00, y entonces una reserva ocupa los dos. La pausa de la comida no es solo un descanso: es lo que separa un turno del siguiente. - Un día con un único intervalo es un solo turno. Si el día es solo 08:00–18:00, una reserva ocupa el día entero. Puede ser justo lo que quieres (un servicio al día) — solo tiene que ser intencional. - Un turno que pasa de la medianoche funciona. Un intervalo no cruza la medianoche, así que un turno de 22:00 a 02:00 se escribe en dos días: lunes 22:00–24:00 y martes 00:00–02:00. Como se tocan en la medianoche cuentan como un solo turno — la reserva de las 23:00 se lleva la madrugada, y el cliente puede elegir un horario que termina después de medianoche. - Cualquier cita dentro del turno lo tumba, no solo las reservas de la página pública: un evento creado directamente en la agenda o importado de Google a las 09:00 también saca la mañana de la venta. - Reprogramar dentro del mismo turno está permitido — el turno ya es del cliente, así que mover de 10:30 a 11:00 funciona con normalidad. - En la grilla del panel la reserva aparece en su horario real, y el turno ocupado se dibuja como una banda atenuada detrás de ella. No es una segunda cita: es la misma reserva, dibujada. - En Google: el técnico recibe la cita en su horario real (10:30–11:30), no el turno entero. La reserva del turno vive en la Agenda de Conversa Labs — quien agende directamente en Google también tiene que mirar la Agenda. Solución de problemas - Reservé un horario y desapareció el día entero: probablemente el día tiene un solo intervalo, o dos intervalos que se tocan. Abre Disponibilidad y separa los turnos con un hueco. - La tarde desapareció junto con la mañana: los dos intervalos están pegados (por ejemplo 08:00–12:00 y 12:00–18:00) y se fusionaron. Deja un hueco real entre ellos. - La página no ofrece ningún horario: la duración puede ser mayor que el turno. Un servicio de 4 h no cabe en un intervalo de 3 h. - Solo aparece un horario por turno: sube el intervalo entre horarios — es lo que decide cuántas llegadas se ofrecen dentro del turno. - El cliente dice que su cita está mal en el calendario: no lo está. Su invitación es el horario real que eligió; la reserva del turno entero es interna, por eso no aparece en la invitación. Ver también - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Valores de agendamiento de la cuenta y herencia - Disponibilidad en cascada: cuenta, agenda y tipo de evento - Impedir citas superpuestas

Valores de agendamiento de la cuenta y herencia

Visión general Casi toda regla de tiempo de la Agenda existe en dos lugares: un valor predeterminado de la cuenta y, si quieres, un valor propio de cada tipo de evento. El valor de la cuenta es el que aplica a todos; el campo del tipo de evento solo entra en juego cuando lo rellenas. La regla es simple y vale para todos los campos de esta página: Campo vacío en el tipo de evento = sigue el valor de la cuenta. Campo relleno = ese tipo de evento tiene su propia regla — incluido 0. El 0 es una respuesta, no un campo vacío. Buffer después = 0 significa "este tipo no necesita margen", y eso gana al valor de la cuenta. Un campo vacío significa "usa lo que diga la cuenta" — si mañana cambias el valor de la cuenta, este tipo cambia con ella. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado. - Un rol con permiso para abrir Configuración de la agenda. Paso a paso 1. En Agenda, abre Configuración. 2. Ve al bloque Valores de agendamiento. 3. Ajusta los campos de abajo — aplican a toda la cuenta. 4. Guarda. 5. Para ver la herencia, abre un tipo de evento: cada campo de límite muestra, como pista dentro del campo, el número que heredaría si lo dejaras vacío. Configuración y opciones - Intervalo entre horarios: cada cuánto se ofrecen los horarios en la página pública. Es independiente de la duración: una consulta de 60 minutos con intervalo de 30 aparece a las 09:00, 09:30, 10:00… Es el campo que decide cuántas opciones ve el cliente. - Primer día de la semana: si el calendario público (y la grilla de disponibilidad) empieza en domingo, lunes o cualquier otro día. Solo cambia el encuadre, nunca la disponibilidad. - Buffer antes / Buffer después: minutos reservados automáticamente antes y después de cada cita. - Antelación mínima: con cuánto aviso se puede reservar todavía un horario. - Antelación máxima: hasta cuántos días en el futuro la página ofrece horarios. - Antelación mínima para cancelar: con cuánto aviso el cliente puede aún cancelar — o reprogramar, que sigue la misma ventana. - Impedir citas superpuestas: la protección de solapamiento para citas creadas directamente en la agenda (no por la página pública, que siempre tuvo su propia verificación). Los cinco campos de límite (buffers, antelaciones y horizonte) también existen dentro de cada tipo de evento, y ahí es donde ocurre la herencia. Casos de uso - Pasar el intervalo entre horarios de 15 a 30 minutos para todos los tipos de una vez. - Dar 10 minutos de margen entre citas en toda la cuenta, sin tocar cada tipo. - Mantener un único tipo "Hueco urgente" con antelación mínima 0 mientras todo lo demás sigue las 2 horas de la cuenta. - Empezar la semana en lunes para una operación que no atiende los domingos. Consejos, límites y buenas prácticas - Déjalo vacío por defecto. Escribir el mismo número que ya usa la cuenta parece inofensivo, pero congela ese tipo: cuando la cuenta cambie, él se queda atrás. - Si un tipo ya tiene un número y quieres que vuelva a seguir a la cuenta, borra el valor o usa Usar el valor de la cuenta, justo debajo del campo. - El intervalo entre horarios es el campo que más nota el cliente: intervalo corto = más opciones en pantalla; intervalo largo = agenda más ordenada. - La antelación mínima para cancelar también aplica a las reprogramaciones. Sin eso, reprogramar sería una forma fácil de esquivar la ventana de cancelación. Solución de problemas - Cambié el valor de la cuenta y un tipo de evento no cambió: su campo está relleno. Abre el tipo y borra el valor (o pulsa Usar el valor de la cuenta) para volver a heredar. - Puse 0 y volvió al valor de la cuenta: no debería — 0 es un valor válido y gana a la cuenta. Si el campo quedó vacío tras guardar, es que se guardó vacío; escribe 0 de nuevo. - La página pública muestra menos horarios de los que esperaba: sube el intervalo entre horarios o baja los buffers — cada minuto de buffer también consume opciones. - La página pública muestra demasiados días: baja la antelación máxima. Ver también - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Disponibilidad en cascada: cuenta, agenda y tipo de evento - Página pública de agendamiento - Impedir citas superpuestas

Disponibilidad en cascada: cuenta, agenda y tipo de evento

Visión general La disponibilidad de la Agenda funciona en cascada, en tres niveles, del más general al más específico: 1. Cuenta — la disponibilidad predeterminada de toda la operación. Defínela una vez aquí y vale para todo. 2. Agenda (calendario) — puede heredar el valor de la cuenta o definir horarios propios para ese calendario/agente. 3. Tipo de evento — puede heredar lo que viene de la agenda (o de la cuenta) o tener horarios propios solo para ese servicio (por ejemplo, "Demostración" solo los martes por la mañana). Cada nivel hereda el de arriba hasta que decides sobrescribirlo. Así no repites la misma grilla en todas partes: ajustas el valor predeterminado una vez y solo creas excepciones donde realmente hacen falta. Los horarios ofrecidos al cliente son siempre el cruce entre la disponibilidad efectiva (tras la cascada), los horarios ya ocupados y los buffers. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y al menos un calendario creado o conectado. - Un perfil con permiso para configurar disponibilidad. - (Opcional) Una bandeja de entrada con horario de atención definido, si quieres copiarlo. Paso a paso 1) Definir el valor predeterminado de la cuenta: 1. Abre la configuración de la Agenda y ve a Disponibilidad. 2. Define las franjas horarias semanales predeterminadas y la zona horaria. 3. (Opcional) Añade festivos y fechas de excepción que valen para toda la cuenta. 2) Refinar por agenda: 1. Abre el calendario/agenda deseado. 2. Déjalo en Heredar de la cuenta o elige Personalizar y ajusta las franjas solo de esa agenda. 3) Refinar por tipo de evento: 1. Abre el tipo de evento. 2. Déjalo en Heredar (de la agenda/cuenta) o define horarios propios para ese servicio. Copiar el horario de la bandeja de entrada (atajo): 1. En la pantalla de disponibilidad, usa Copiar horario de la bandeja de entrada. 2. Las franjas del horario de atención de la bandeja entran como punto de partida — ajústalas si hace falta. Copiar sustituye la grilla entera. Una bandeja guarda una sola franja por día, así que un día que tenía dos (mañana y tarde separadas por la comida) vuelve con una. Si ya separaste los turnos, arma las franjas a mano en vez de copiar — o copia primero y recrea los huecos después. Configuración y opciones - Herencia (cascada): cada nivel hereda el de arriba (cuenta → agenda → tipo de evento) hasta sobrescribirse. - Franjas semanales: los intervalos recurrentes por día de la semana en que aceptas citas. - Zona horaria: definida por nivel; afecta directamente los horarios ofrecidos al cliente. - Festivos / excepciones: fechas específicas que bloquean (o abren) horarios, sin tocar la grilla semanal. - Copiar horario de la bandeja de entrada: importa las franjas del horario de atención de una bandeja como base de la disponibilidad. Casos de uso - Definir un horario predeterminado para toda la cuenta y no repetirlo en cada agenda. - La agenda de un agente específico con horarios distintos del predeterminado. - Un tipo de evento "Demostración" solo en horarios reducidos, aunque la agenda acepte más. - Bloquear un festivo para toda la cuenta de una vez. - Aprovechar el horario de atención ya configurado en la bandeja como punto de partida. Consejos, límites y buenas prácticas - Configura primero el valor predeterminado de la cuenta y personaliza solo donde haya una diferencia real — menos grillas que mantener. - Deja los niveles en Heredar siempre que puedas: si cambias el valor de la cuenta, cambia para todos los que heredan. - Revisa la zona horaria de cada calendario; una zona equivocada desplaza todos los horarios ofrecidos. (Los tipos de evento no tienen zona propia — usan la del calendario.) - Usa festivos/excepciones en lugar de borrar franjas de la grilla semanal — es reversible y más claro. - Tras copiar el horario de la bandeja, revísalo: el horario de atención no siempre es igual al de agendamiento. Solución de problemas - Cambié el valor de la cuenta y una agenda no cambió: probablemente esté Personalizada (no hereda). Vuelve a Heredar o ajústala directamente. - No aparecen horarios libres: la cascada pudo reducir demasiado la disponibilidad efectiva; revisa cuenta, agenda y tipo de evento. Revisa también buffers y antelaciones: tienen su propio valor predeterminado de cuenta en Configuración de la agenda → Valores de agendamiento, y un tipo de evento solo se aparta de él cuando rellenas su campo. Dejar el campo del tipo vacío es lo que hace que siga a la cuenta. Consulta Valores de agendamiento de la cuenta y herencia. - Un festivo no bloqueó: confirma en qué nivel lo añadiste — los festivos de la cuenta valen para todo; los de una agenda, solo para ella. - El horario de la bandeja no vino: la bandeja necesita un horario de atención definido para poder copiarlo. Ver también - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Visión general de Agenda y Citas - Sincronización con Google Calendar: importar, estado y reconectar

Agendar con la IA en la conversación

Visión general El agente de IA puede encargarse del agendamiento dentro de la propia conversación: consultar los horarios libres de un tipo de evento, enviar el enlace para que el cliente elija, o reservar directamente el horario acordado. Usa exactamente las mismas reglas que la página pública — disponibilidad, buffers, antelaciones, protección de solapamiento y cobro — así que nada de lo que reserva la IA se escapa de tu configuración. Tú decides qué acciones puede usar el agente; ninguna está activada por defecto. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado, con al menos un tipo de evento publicado. - Un agente de IA configurado en la cuenta. - Las herramientas de agenda habilitadas en ese agente (aparecen en su lista de herramientas). Paso a paso 1. Abre la configuración del agente de IA y habilita las herramientas de agenda que quieras: listar tipos de evento, consultar horarios libres, enviar enlace de agendamiento, reservar cita, reprogramar, cancelar y ver las citas del contacto. 2. Elige el modo de aprobación. Las acciones que tocan la agenda del cliente o envían un mensaje — reservar, reprogramar, cancelar, añadir invitado y enviar el enlace — piden aprobación humana antes de ejecutarse mientras el agente está en modo híbrido. 3. En la conversación el agente pregunta lo que necesita (día, franja, datos del cliente) y usa las herramientas. 4. Tú apruebas la acción en la propia conversación; solo entonces ocurre. Configuración y opciones - Consultar horarios libres: el agente lee los horarios de un tipo de evento por ventana de fechas. Debe pedir siempre un día (o pocos días) por vez — la respuesta está acotada a propósito, para que el agente vea el día correcto en lugar de una lista enorme e imprecisa. - Enviar enlace de agendamiento: publica el enlace público en la conversación para que el cliente elija solo. Es la opción más segura mientras el cliente aún decide. Como envía un mensaje visible al cliente, pasa por aprobación. - Reservar cita: reserva un horario por el cliente, usando uno de los horarios libres leídos en el paso anterior. Si el tipo de evento es de pago, la reserva entra como pendiente de pago y se inicia el cobro — el cliente todavía debe pagar para confirmarla. - Reprogramar / cancelar: respetan la antelación mínima para cancelar y el límite de reprogramaciones del tipo de evento, igual que el cliente en la página pública. - Ver las citas del contacto: muestra solo las citas del contacto de esa conversación. Casos de uso - El cliente pregunta "¿hay hueco el jueves por la tarde?" y el agente responde con los horarios reales de ese día. - El cliente pide mover la cita y el agente propone las opciones de la semana siguiente. - El agente envía el enlace y deja que el cliente elija, sin ocupar a un agente humano. - Antes de reservar, el agente comprueba si el contacto ya tiene una cita. Consejos, límites y buenas prácticas - Pide al agente que confirme el día antes de consultar horarios. Una consulta amplia devuelve pocos horarios de muchos días; una consulta de un día devuelve ese día entero. - Prefiere enviar el enlace mientras el cliente no ha decidido, y reservar cuando el horario ya quedó acordado por escrito en la conversación. - Mantén la aprobación humana activada para reservar, reprogramar y cancelar mientras ganas confianza en el agente: al otro lado hay la agenda de un cliente real. - Un tipo de evento archivado no acepta nuevas reservas, tampoco desde la IA. Solución de problemas - El agente dice que no hay horarios: revisa la disponibilidad, los buffers y las antelaciones del tipo de evento — la IA lee los mismos horarios que la página pública. - El agente solo muestra los próximos horarios y no avanza de día: pide la fecha explícitamente ("12 de septiembre"); la consulta es por ventana y sin fecha solo cubre los próximos días. - La reserva no se confirmó: si el tipo es de pago, queda pendiente de pago hasta que se pague el cobro. - "Horario no disponible": alguien tomó el horario entre la lectura y la confirmación. Consulta los horarios de nuevo y elige otro. - La acción no ocurrió: comprueba si quedó esperando aprobación en la conversación. Ver también - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Valores de agendamiento de la cuenta y herencia - Página pública de agendamiento - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Página pública de reservas (booking)

Visión general La página pública de reservas es el enlace que envías para que los clientes reserven horario por sí mismos, sin intercambiar mensajes. Muestra solo los horarios libres del tipo de evento elegido — calculados a partir de tu disponibilidad, tus horarios ocupados (nativos y de Google) y los buffers. El cliente elige un horario, responde las preguntas de selección y confirma. Al confirmar, Conversa Labs puede automáticamente abrir una conversación, crear una tarea con recordatorio, vincular a un negocio del CRM y enviar un correo de confirmación con enlace de Google Meet y archivo .ics — cada efecto se puede activar o desactivar por tipo de evento. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado, con al menos un tipo de evento y disponibilidad configurados. - Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa. - Para reservas con pago (opcional), el módulo Pagos activo — en ese caso el horario queda reservado y solo se confirma tras el pago. Paso a paso 1. En la Agenda, abre el tipo de evento que quieres publicar y copia el enlace público. 2. Comparte el enlace con el cliente (mensaje, correo, sitio web, bio de redes, etc.). 3. El cliente abre la página y elige fecha y hora entre las opciones libres. 4. Si el tipo de evento ofrece más de una opción, elige la ubicación de la cita — por ejemplo Google Meet, teléfono, presencial o una ubicación personalizada. 5. Rellena sus datos de contacto — incluido el teléfono (opcional) — y responde las preguntas de selección, si las hay. 6. (Si el tipo de evento exige pago) el cliente completa el pago para confirmar. 7. El cliente confirma y recibe la confirmación por correo con los detalles y la invitación. 8. Ves la nueva reserva en la Agenda y dentro de la conversación del contacto. Configuración y opciones - Enlace por tipo de evento: cada tipo de evento tiene su propio enlace, con sus reglas. - Preguntas de selección: campos personalizados que el cliente responde al reservar. Cada pregunta tiene un tipo — texto corto, texto largo, lista desplegable, opción múltiple, casillas, número, correo, teléfono o fecha — y el formulario público muestra exactamente ese campo (las listas y opciones usan las opciones que configures). En el editor puedes renombrar, cambiar el tipo, reordenar y eliminar cualquier pregunta. - Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o Meet generado automáticamente. - Dirección / instrucciones del lugar: para ubicación presencial, telefónica o personalizada, completa la dirección (o el enlace/instrucciones). Va a la invitación, al mensaje de confirmación, al archivo .ics y al evento de Google. Meet no lo necesita — el enlace se genera solo. - El cliente elige la ubicación: cuando el tipo de evento ofrece dos o más opciones de ubicación, la página muestra un selector a quien reserva. Si el cliente elige Google Meet, el enlace de la videollamada se genera automáticamente. Con una sola opción, vale la ubicación fija del tipo de evento. - Teléfono / WhatsApp: campo del formulario público. Si se rellena, el cliente también recibe la confirmación y los recordatorios por WhatsApp; en blanco, todo sigue llegando por correo. Puedes marcar "exigir teléfono" en el tipo de evento — entonces la reserva solo se acepta con un número válido, incluso para quien llame a la API directamente. - El número nunca se pierde: el WhatsApp indicado se guarda en el contacto incluso cuando este ya existe. Si el contacto ya tiene otro número, el antiguo se mantiene como identidad y el nuevo queda registrado en la ficha — nada de lo que escribe el cliente se descarta. - Invitados adicionales: actívalo para que el cliente pueda sumar a otras personas a la cita. Tú defines el límite de invitados; cada uno entra como participante y recibe la invitación de Google. - Efectos de la reserva: conversación, tarea, negocio del CRM y correo de confirmación — por tipo. - Distribución entre agentes: rotación o colectiva cuando hay más de un anfitrión. - Pago (opcional): exige pago para confirmar, o solo reserva el horario hasta el pago (depende del módulo Pagos). Casos de uso - Poner el enlace de reservas en la bio de Instagram o en la firma del correo. - Enviar el enlace en medio de una conversación de WhatsApp para que el cliente reserve una demo. - Recibir reservas con pago (consultas, mentorías) confirmadas solo tras el pago. - Distribuir automáticamente las reservas entre los agentes de un equipo. Consejos, límites y buenas prácticas - La página no requiere autenticación y es segura: muestra solo horarios libres, nunca los detalles de otras reservas. - Mantén las preguntas de selección breves para reducir el abandono. - El teléfono es opcional, pero vale la pena: con él el cliente recibe la confirmación y los recordatorios por WhatsApp, lo que reduce las ausencias. Sin teléfono no se pierde nada — el correo se sigue enviando. - Ofrece la elección de ubicación solo con las opciones que realmente puedes atender: todo lo que esté marcado en el tipo de evento aparece para el cliente. - Revisa la zona horaria — la página muestra los horarios en la zona correcta para el cliente. - Cada reserva confirmada se convierte en un registro completo: aprovecha los efectos (conversación, tarea, negocio) para no perder el seguimiento. Solución de problemas - La página no muestra horarios: confirma la disponibilidad, las reglas de antelación y los buffers del tipo de evento — puede que no haya ventanas libres en el periodo. - El cliente no recibió la confirmación: revisa el correo indicado y si el envío de confirmación está activado para ese tipo de evento. - La reserva no creó conversación/tarea/negocio: revisa que esos efectos estén habilitados en el tipo de evento. - El pago no confirmó el horario: confirma que el módulo Pagos está activo y que el pago se completó — el horario queda reservado hasta la confirmación. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Marca de la página pública de reservas (logo, color y nombre)

Visión general La página pública de reservas de Conversa Labs puede usar tu marca en lugar de una apariencia genérica. Defines tres elementos que ve el cliente antes de elegir un horario: - Logo — la imagen que identifica tu negocio en la parte superior de la página. - Color — el color de la marca aplicado a los botones y destaques de la página. - Nombre para mostrar — el nombre que ve el cliente (del negocio, del servicio o del responsable). La personalización vale tanto para el portal de reservas (la página que lista tus tipos de evento) como para la página de un tipo de evento único (el enlace directo de un servicio específico). Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado, con al menos un tipo de evento publicado. - Un perfil con permiso para configurar la Agenda y la página pública. - Un archivo de logo adecuado (imagen nítida, de preferencia con fondo transparente). Paso a paso 1. Abre la configuración de la Agenda y ve a Marca / Apariencia de la página pública. 2. Sube el logo de tu negocio. 3. Elige el color de la marca (aplicado a botones y destaques). 4. Define el nombre para mostrar que verá el cliente. 5. (Opcional) Ajusta la marca también en la página de un tipo de evento único, si quieres algo distinto del portal. 6. Guarda y abre el enlace público para revisar cómo quedó para el cliente. Configuración y opciones - Logo: imagen mostrada en la parte superior de la página pública (portal y tipo único). - Color de la marca: define botones y destaques de la página de reservas. - Nombre para mostrar: el nombre mostrado al cliente (negocio, servicio o responsable). - Ámbito: portal de reservas (lista de tipos de evento) y tipo de evento único (enlace directo de un servicio). Casos de uso - Enviar un enlace de reserva con la cara de tu empresa, y no genérico. - Usar un logo y color consistentes con el sitio y las redes sociales. - Dar a un servicio específico (ej.: "Mentoría VIP") un nombre para mostrar propio en el enlace directo. - Reforzar la confianza del cliente al ver la marca reconocible antes de reservar. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa un logo nítido y, de preferencia, con fondo transparente para combinar con la página. - Elige un color con buen contraste para que los botones sigan legibles. - Mantén el nombre para mostrar corto y claro — es lo primero que lee el cliente. - Tras guardar, prueba el enlace público en un móvil y en una computadora para ver el resultado real. - La marca es apariencia: no cambia la disponibilidad, las reglas ni los efectos de la cita. Solución de problemas - El logo no aparece: confirma que la subida terminó y que el archivo es una imagen válida; prueba un archivo más pequeño o en otro formato. - El color no cambió en la página: guarda de nuevo y recarga el enlace público; limpia la caché del navegador si hace falta. - El nombre para mostrar está equivocado: revisa que lo editaste en el ámbito correcto (portal o tipo de evento único). - La página sigue pareciendo genérica: confirma que la marca se guardó para la página que estás abriendo (el portal y un tipo único se configuran por separado). Ver también - Página pública de reservas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Pago y señal en la cita - Visión general de Agenda y Citas

Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics

Visión general Una vez confirmada una reserva, no queda bloqueada: el cliente puede reprogramar o cancelar con los enlaces que recibe en la confirmación, y tú puedes gestionar la cita desde la Agenda. Cuando el tipo de evento usa Google Meet, el enlace de la videollamada se crea automáticamente y se incluye en la invitación. El correo de confirmación también incluye un archivo .ics, que añade la cita a cualquier aplicación de calendario. Las reprogramaciones y cancelaciones se reflejan en la plataforma y en Google Calendar (cuando hay conexión), manteniendo todo sincronizado. Requisitos previos - Una reserva ya confirmada (por la página pública o creada por un agente). - Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa y el tipo de evento configurado con Google Meet. - El correo de confirmación activado en el tipo de evento (para que el cliente reciba los enlaces y el .ics). Paso a paso Reprogramar (cliente): 1. En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de reprogramar. 2. Elige un nuevo horario libre dentro de las reglas del tipo de evento. 3. Confirma — la cita se mueve y se envía una nueva confirmación. Cancelar (cliente): 1. En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de cancelar. 2. Confirma la cancelación — el horario se libera y se avisa a las partes. Gestionar (agente): 1. Abre la cita en la Agenda (o desde el panel del contacto en la conversación). 2. Edita el horario, reprograma o cancela según necesites. No importa cómo lo hagas: arrastrando la cita en la cuadrícula, editando la fecha en el formulario del evento o desde la pestaña Agendar dentro de la conversación — en todos los casos el cliente recibe el mensaje estándar de reprogramación (o de cancelación), Google Calendar se actualiza y las automatizaciones de agenda se activan. Solo las ediciones que no tocan el horario (por ejemplo, cambiar el título) no avisan al cliente. 3. Para ver todas las reservas y copiar el enlace de gestión de cada una, abre la lista Reservas en la parte superior de la Agenda. El mismo enlace también aparece al abrir el evento, en el campo Enlace de gestión. Configuración y opciones - Enlaces de gestión: cada confirmación incluye enlaces seguros para reprogramar y cancelar. - Lista de Reservas: en la parte superior de la Agenda, consulta todas las reservas filtrando por estado y período, y copia el enlace de gestión de cualquiera para reenviarlo al cliente. - Google Meet automático: actívalo en el tipo de evento para generar el enlace de la videollamada en cada reserva. - Archivo .ics: adjunto en la confirmación; al abrirlo, la cita se añade al calendario del cliente. - Sincronización: los cambios de horario y las cancelaciones se reflejan en Google Calendar cuando hay una conexión activa. - Efectos vinculados: conversación, tarea y negocio del CRM siguen el ciclo de vida de la reserva. Casos de uso - Permitir que el cliente reprograme por sí mismo, sin abrir un ticket ni intercambiar mensajes. - Enviar reuniones con el enlace de Meet ya listo, sin crear la sala manualmente. - Asegurar que la cita entre en el calendario del cliente (Outlook, Apple, Google) vía .ics. - Liberar automáticamente el horario cuando un cliente cancela, dejándolo disponible para otros. Consejos, límites y buenas prácticas - El archivo .ics es un formato universal y funciona en casi cualquier aplicación de calendario. - Anima a los clientes a usar los enlaces de reprogramar/cancelar en lugar de simplemente no presentarse. - Reprogramar respeta las mismas reglas del tipo de evento (disponibilidad, buffers, antelación). - Si el tipo de evento no tiene Google Meet automático, define una ubicación o un enlace manual para no enviar invitaciones sin dirección de reunión. Solución de problemas - No recibí el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento usa Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa. - El .ics no abrió la cita: intenta abrir el adjunto en la aplicación de calendario del dispositivo; algunos clientes de correo exigen guardar el archivo primero. - Reprogramé, pero Google no se actualizó: revisa que la conexión de Google siga activa; la verificación periódica reconcilia las diferencias. - El enlace de cancelar/reprogramar no funciona: puede que la reserva ya haya sido cancelada o modificada — revisa su estado en la Agenda. Ver también - Visión general de Agenda y Citas - Página pública de reservas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización

Eliminar o cancelar un evento: cuál usar

Visión general En la Agenda de Conversa Labs una cita puede salir de tu lista de dos maneras distintas, y la elección importa: cancelar y eliminar no son lo mismo. - Cancelar conserva el registro de la cita en la plataforma y solo cambia su estado a cancelada. El historial sigue en la Agenda, el horario se libera, se avisa a las partes y —cuando hay conexión Google— el evento se quita de Google Calendar (el registro cancelado permanece en la plataforma para el historial). - Eliminar quita la cita del todo: deja de existir en la plataforma y se borra de Google Calendar. No hay historial después de eliminar. Regla práctica: usa cancelar cuando quieras mantener un rastro (informes, no-show, seguimiento) y eliminar solo cuando el evento se creó por error o no debe dejar ningún registro. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado en la cuenta y una cita existente. - Un perfil con permiso para editar/quitar citas. - Para que la cancelación o la eliminación se refleje en Google, una conexión Google activa en el calendario del evento. Paso a paso Cancelar una cita: 1. Abre la cita en la Agenda (o desde el panel del contacto en la conversación). 2. En el formulario del evento, haz clic en Cancelar. 3. Confirma. El estado cambia a cancelada, el horario se libera y —cuando hay conexión Google— el evento se quita de Google Calendar (el registro cancelado permanece en la plataforma). Eliminar una cita: 1. Abre la cita en la Agenda. 2. En el formulario del evento, haz clic en Eliminar. 3. Confirma la eliminación. El evento se quita de la plataforma y de Google Calendar, sin dejar historial. Reactivar una cita cancelada: 1. Abre la cita cancelada (usa el filtro Canceladas para encontrarla). 2. En el formulario del evento, haz clic en Reactivar. 3. El estado vuelve a confirmada y la cita reaparece en la vista por defecto. Ver lo que se canceló: 1. En la lista de citas de la Agenda, usa el filtro Canceladas para revisar todo lo cancelado (sin mezclarlo con las activas). Configuración y opciones - Cancelar: estado cancelada, conserva el registro en la plataforma, libera el horario, avisa a las partes y quita el evento de Google Calendar (el registro cancelado permanece en la plataforma). - Eliminar: quita definitivamente el evento nativo y llama a la eliminación en Google Calendar (el evento se borra en ambos lados). Sin historial. - Filtro "Canceladas": separa las citas canceladas de las activas en la lista de la Agenda. - Botones: Cancelar y Eliminar están en el formulario del evento (al abrir/editar la cita). Casos de uso - Cancelar: el cliente desmarcó, pero quieres mantener el registro para informe y seguimiento. - Cancelar: registrar oficialmente una cancelación y liberar el horario para otra persona. - Eliminar: un evento se creó por error (horario equivocado, duplicado) y no debe constar en ningún lado. - Eliminar: limpiar una prueba que tú mismo creaste y no quieres en el historial ni en Google. Consejos, límites y buenas prácticas - Prefiere cancelar en la mayoría de los casos: conservar el historial ayuda en informes, no-show y análisis de ausencias. Eliminar es irreversible y no deja rastro. - Al eliminar, el evento también desaparece de Google Calendar — confirma que es eso lo que quieres antes de borrarlo en ambos lados. - Si la cita ya tenía una confirmación enviada al cliente, cancelar dispara el aviso de cancelación adecuado; eliminar simplemente quita el evento. - Usa el filtro Canceladas para auditar cancelaciones sin ensuciar la vista de las citas activas. Solución de problemas - Cancelé, pero Google aún muestra el evento: cancelar quita el evento de Google Calendar. Si aún aparece, confirma que la conexión Google sigue activa; la verificación periódica reconcilia diferencias. - Eliminé, pero el evento volvió: revisa la conexión Google y si fue recreado por una nueva sincronización de un evento aún presente en Google — elimínalo también en Google si hace falta. - No encuentro una cita cancelada: usa el filtro Canceladas en la lista de la Agenda. - No veo los botones Cancelar/Eliminar: tu perfil quizá no tenga permiso para quitar citas — habla con un administrador. Ver también - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics - Sincronización con Google Calendar: importar, estado y reconectar - Visión general de Agenda y Citas - Efectos de la cita, recordatorios y notificaciones

Citas con pago: pagar para confirmar, señal y suscripción

Visión general La cita con pago conecta el módulo Agenda con el módulo Pagos: cuando un tipo de evento exige pago, el horario elegido no queda confirmado de inmediato. Pasa a un estado de esperando pago y solo queda confirmado después de que Conversa Labs recibe la aprobación del pago por parte de la pasarela. Así solo bloqueas tu agenda para quien realmente pagó. Cada tipo de evento define cómo funciona el pago: un cobro único para confirmar, una señal (depósito) menor que el valor total, o una suscripción — exigir que el cliente ya sea suscriptor, o crear la suscripción en el momento de la reserva. Requisitos previos - Módulo Agenda activo, con al menos un tipo de evento y disponibilidad configurados. - Módulo Pagos activo, con una conexión de pasarela (Asaas o Mercado Pago). - Para suscripción, un plan de pago creado. - Un perfil con permiso para editar tipos de evento y cobros. Paso a paso 1. En Agenda, abre el tipo de evento que deseas cobrar. 2. Elige el modo de pago (ver la tabla abajo): ninguno, cobro único, exigir suscripción o suscribirse al reservar. 3. Define el valor y la moneda. Si el tipo está vinculado a un producto del Catálogo o a un plan, el precio puede venir de allí. 4. (Cobro único, opcional) define una señal (depósito) menor que el valor total — solo se cobra la señal para confirmar; el resto lo recibes manualmente o en el lugar. 5. Elige las formas de pago aceptadas: PIX, boleto o tarjeta (enlace alojado). 6. Selecciona la conexión de pasarela y, para suscripción, el plan. 7. Define el modo de reserva del horario y el tiempo de reserva (ver "Reserva y expiración"). 8. Guarda. Desde entonces, cualquier cita de ese tipo exige pago. Modos de pago | Modo | Qué hace | |---|---| | Ninguno (none) | Sin pago — el horario se confirma de inmediato. | | Cobro único (one_off) | Genera un cobro único; el horario se confirma cuando se paga. | | Exigir suscripción (subscription_gate) | Quien ya tiene suscripción activa en el plan reserva gratis; el resto es dirigido a pagar o suscribirse. | | Suscribirse al reservar (recurring) | Crea una suscripción en la pasarela al reservar; el primer cobro confirma el horario. | Configuración y opciones - Valor y moneda: el precio cobrado para confirmar. El orden de resolución es: valor definido en el tipo de evento → precio del producto del Catálogo vinculado → valor del plan. Si nada se resuelve, la cita no se crea (ver "Solución de problemas"). - Señal (depósito): válida solo en el cobro único; debe ser mayor que cero y menor que el valor total. Solo se cobra la señal para confirmar — el saldo se recibe después. - Formas de pago: un subconjunto de PIX, boleto y tarjeta. Sin selección, usa los valores por defecto de la cuenta o de la conexión; por último, PIX. - Conexión y plan: la conexión de pasarela que procesa el cobro; el plan define el ciclo de la suscripción. - Tiempo de reserva: cuántos minutos se mantiene el horario mientras espera el pago (por defecto 15). Reserva y expiración El modo de reserva decide qué pasa con el horario mientras el pago no llega: - Reservar y mantener (reserve_and_hold): el horario se mantiene en cuanto el cliente inicia el pago y queda no disponible para otros hasta un plazo (hold_expires_at). Un barrido automático se ejecuta cada minuto: si el plazo vence sin pago, cancela el cobro impago en la pasarela, libera el horario y marca la cita como expirada. - Pagar primero (pay_first): el horario no se mantiene durante el pago. Cuando el pago es aprobado, el horario se revalida: si sigue libre, la cita se confirma; si alguien tomó el horario mientras tanto, la cita pasa a fallo de pago y el cobro (ya pagado) debe reembolsarse manualmente en Pagos. Ciclo de la cita | Estado | Cuándo ocurre | Qué ven el cliente y el agente | |---|---|---| | Esperando pago | Cobro creado; horario reservado (en "reservar y mantener"). | El cliente recibe el enlace/PIX; el agente ve la cita pendiente, aún no confirmada. | | Confirmada | Pago aprobado. | Dispara los efectos de la cita (conversación, tarea, negocio, correo) y genera el enlace de Google Meet. | | Fallo de pago | En "pagar primero", el horario fue tomado antes de la aprobación. | El horario no se mantiene; hay que reembolsar y reagendar. | | Expirada | El plazo de reserva venció sin pago. | El cobro impago se cancela y el horario vuelve a estar libre. | Casos de uso Dónde funciona El pago para confirmar vale en todos los puntos donde se crea una cita: - La página pública de reservas (booking). - Un agente reservando directo en la conversación. - Automatización y macros. - FlowBuilder (incluidos los Flows nativos de WhatsApp). - Maestro (el asistente de IA). Ejemplos: - Consultas y mentorías que solo se confirman tras el pago. - Cobrar una señal para reducir ausencias, recibiendo el resto en la atención. - Sesiones recurrentes vendidas como suscripción. - Atenciones exclusivas para suscriptores (los miembros reservan sin volver a pagar). Consejos, límites y buenas prácticas - Usa PIX para confirmar más rápido; el boleto puede tardar días y superar el tiempo de reserva. - Ajusta el tiempo de reserva a tu escenario: demasiado corto expira pagos lentos; demasiado largo mantiene horarios ociosos. - Prefiere reservar y mantener cuando el horario es disputado; pagar primero cuando no quieres bloquear la agenda antes de cobrar. Cancelación y reembolso - Cancelar una cita pagada libera el horario y elimina el evento de Google, pero no reembolsa automáticamente. El reembolso es una acción manual en el módulo Pagos. - Reembolsar o cancelar el cobro de una cita ya confirmada no cancela la cita por sí solo — decide el agente. Solo una cita aún esperando pago se libera automáticamente cuando su cobro falla, se cancela o se reembolsa. Solución de problemas - El pago no confirmó el horario: confirma que la conexión de pasarela está activa y recibiendo notificaciones (webhook). El horario solo se confirma cuando la pasarela informa que el cobro fue pagado — la página de éxito del pago, por sí sola, no lo confirma. - El horario expiró antes de pagar: el tiempo de reserva se acabó. El cobro impago se cancela y el horario vuelve a estar libre — basta con reservar de nuevo. Aumenta el tiempo de reserva si esto es frecuente. - El valor no se resolvió (error 422): el tipo de evento no tiene un precio calculable — sin valor definido, sin producto del Catálogo con precio y sin plan. Define un valor (o vincula un producto o plan) para que la cita se cree. - En "pagar primero", el cliente pagó pero perdió el horario: otra persona reservó el mismo horario antes de la aprobación. Reembolsa el cobro en Pagos y ofrece un nuevo horario, o usa reservar y mantener para evitar la disputa. Ver también - Página pública de reservas (booking) - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar una pasarela de pago - Suscripciones y planes - Reembolsos, webhooks e informes

Pago y señal (depósito) en la cita

Visión general En la Agenda de Conversa Labs, un tipo de evento puede exigir pago para confirmar el horario. Eliges entre dos formas: - Valor total — el cliente paga el servicio completo para confirmar. - Señal (depósito) — el cliente paga solo una parte ahora para asegurar el lugar, y el saldo restante queda acordado para después (por ejemplo, "señal ahora, resto en el lugar"). Mientras el pago no se completa, el horario queda reservado (no confirmado) y expira si el pago no llega dentro del plazo — liberando el lugar para otra persona. La cita solo dispara los efectos (conversación, tarea, negocio, confirmación) cuando el pago necesario se confirma. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y módulo Pagos activo, con una pasarela conectada (Asaas o Mercado Pago). - Un tipo de evento configurado para exigir pago (total o señal). - Un perfil con permiso para configurar la Agenda y los Pagos. Paso a paso Configurar (tú): 1. Abre el tipo de evento y activa Exigir pago. 2. Elige valor total o señal (depósito) e indica el valor de la señal, cuando corresponda. 3. (Opcional) Define el plazo de expiración de la reserva mientras el pago no se completa. 4. Guarda y publica el enlace. Reservar y pagar (cliente): 1. El cliente elige un horario en la página pública y completa sus datos. 2. En el paso de pago, ve el cobro — PIX, boleto o enlace/tarjeta, según la pasarela. 3. El horario queda reservado mientras el pago no se completa. 4. Al confirmar el pago, la cita pasa a confirmada y dispara los efectos. 5. En el caso de señal, el cliente ve el saldo restante a pagar después. Configuración y opciones - Modo de cobro: valor total o señal (depósito) con un valor parcial. - Saldo restante: en modo señal, la diferencia entre el total y la señal queda registrada (ej.: pagar en el lugar). - Medios de pago: PIX, boleto o enlace/tarjeta, según la pasarela conectada. - Estado del pago: pendiente/reservado → pagado/confirmado (o expirado, si pasa el plazo). - Expiración de la reserva: el plazo para que llegue el pago; sin pago, el horario se libera. Casos de uso - Cobrar una consulta o mentoría completa antes de confirmar el horario. - Cobrar solo una señal para reducir ausencias, dejando el resto para el día de la atención. - Reservar el lugar por un tiempo limitado mientras el cliente completa el PIX. - Confirmar automáticamente la cita en cuanto el pago se aprueba, sin revisión manual. Consejos, límites y buenas prácticas - Deja claro en el nombre/descripción del tipo de evento si es valor total o señal, para que el cliente no se sorprenda. - Un plazo de expiración corto libera lugares más rápido; uno más largo da margen para que el PIX/boleto se acredite. - En modo señal, comunica bien el saldo restante y dónde/cómo se pagará. - La cita solo se confirma y dispara los efectos tras el pago necesario — un horario reservado aún no es un compromiso garantizado. - Los detalles de pasarelas, medios y reembolsos están en el módulo Pagos (ver "Ver también"). Solución de problemas - El pago no confirmó el horario: confirma que el módulo Pagos está activo, la pasarela conectada y que el pago se completó — el horario queda reservado hasta la confirmación. - La reserva expiró: el pago no llegó dentro del plazo; el cliente debe reservar de nuevo. - El cliente no vio la opción de pagar: revisa que el tipo de evento tenga Exigir pago activo y una pasarela conectada. - El saldo restante no apareció: confirma que el tipo de evento está en modo señal (depósito), no en valor total. Ver también - Citas pagas - Página pública de reservas - Marca de la página pública de reservas (logo, color y nombre) - Visión general de Agenda y Citas

Efectos de la cita, recordatorios y notificaciones

Visión general Cuando una cita se confirma (desde la página pública o creada por un agente), la Agenda de Conversa Labs puede disparar una serie de acciones automáticas — los efectos de la cita. Cada uno es independiente y se puede activar o desactivar por cuenta o por tipo de evento: abrir una conversación con el contacto, crear una tarea con recordatorio, vincular o crear un negocio del CRM, enviar un correo de confirmación con archivo .ics y enviar un evento nativo de WhatsApp. Además, la Agenda envía recordatorios antes del horario, puede marcar inasistencia (no-show) automáticamente y genera notificaciones distintas: el cliente recibe la confirmación con el .ics, y el agente recibe un aviso (correo e in-app) de nueva cita o de no-show, con un enlace directo al negocio o al contacto. Requisitos previos - El módulo Agenda habilitado y una cita que llegue al estado confirmado. - Para el correo de confirmación (.ics) y las notificaciones del agente, SMTP configurado en la cuenta. - Para el efecto conversación, al menos una bandeja de entrada (la Agenda usa la bandeja asignada al calendario o la primera disponible). - Para el efecto negocio del CRM, el módulo CRM activo y un pipeline/etapa por defecto definido cuando quieras crear negocios automáticamente. - Para el efecto evento de WhatsApp, el contacto debe tener una conversación de WhatsApp Web. - Para el enlace de Google Meet en la invitación, una conexión Google activa y el tipo de evento con Meet. Paso a paso 1. Abre la configuración de la Agenda (engranaje del módulo). 2. En la sección Efectos de la cita, activa o desactiva cada efecto: conversación, tarea, negocio del CRM, correo con .ics y evento de WhatsApp. 3. En la sección Recordatorios, define los tiempos de antelación (en minutos antes del inicio) y los canales (correo e in-app). Predeterminado: 60 y 1440 minutos (1 hora y 24 horas). 4. También en Recordatorios, define (si quieres) el auto-no-show: minutos después del inicio para marcar inasistencia. Viene desactivado por defecto. 5. Para reglas distintas por servicio, repite el ajuste en el tipo de evento (alcance) — sobrescribe el valor por defecto de la cuenta. 6. Crea una cita de prueba y confirma que los efectos y recordatorios esperados ocurrieron. Configuración y opciones Efectos de la cita (cada uno se activa/desactiva, independiente): | Efecto | Qué hace | Predeterminado | |---|---|---| | Conversación | Encuentra o abre una conversación para el contacto en la bandeja del calendario y vincula la cita a ella. | Activado | | Tarea | Crea una tarea Cita: <título> con vencimiento en el horario de inicio y un recordatorio in-app, vinculada al contacto y a la conversación. | Desactivado | | Negocio del CRM | Vincula un negocio abierto existente del contacto; si no hay, crea uno en el pipeline/etapa por defecto (solo si "crear si no existe" está activo). | Desactivado | | Correo + .ics | Envía la confirmación al cliente con el adjunto .ics (lo agrega al calendario) y el enlace de Meet en el cuerpo. | Activado | | Evento de WhatsApp | Envía un evento nativo de WhatsApp (solo WhatsApp Web) a la conversación del contacto, con el enlace de Meet en la descripción. Es gratuito: no usa plantilla ni ventana de 24 h. Tiene su propio interruptor aquí en Efectos de la cita y es opt-in: viene desactivado, y Entrega no lo activa (son controles independientes). Actívalo cuando quieras que la cita entre en el calendario del móvil del cliente, además del texto de confirmación. | Desactivado | | Google Meet | Genera el enlace de la videollamada para la invitación. | Activado | Recordatorios: - Tiempos de antelación (lead_times): una lista de minutos antes del inicio — predeterminado 60 y 1440. Puedes definir cuantos quieras. - Canales: correo e in-app (ambos por defecto). - Idempotencia: cada recordatorio se dispara exactamente una vez por cita — las relecturas de la cola nunca reenvían el mismo recordatorio. - Alcance: por cuenta o por tipo de evento (el tipo de evento sobrescribe el valor de la cuenta). Auto-no-show: - Minutos después del inicio para marcar inasistencia automáticamente, si la cita sigue confirmada. Desactivado por defecto (define un valor para activarlo). - Marca la cita una sola vez y emite el evento de no-show (automatizaciones/webhooks + aviso al agente). Notificaciones: - Cliente: correo de confirmación con .ics (método REQUEST en la confirmación/reprogramación, CANCEL en la cancelación) y el enlace de Meet. - Agente: aviso de nueva cita y de no-show por correo e in-app, con enlace directo al negocio del CRM (cuando exista), de lo contrario el contacto, de lo contrario la Agenda. Casos de uso - Convertir cada cita confirmada en conversación + tarea + negocio sin trabajo manual. - Enviar la confirmación con .ics para que la cita entre en el calendario del cliente. - Avisar al cliente por WhatsApp con un evento nativo que ya lleva fecha, hora y enlace de Meet. - Recordar al cliente 24 horas y 1 hora antes para reducir ausencias. - Marcar no-show automáticamente y abrir un seguimiento cuando nadie asiste. Consejos, límites y buenas prácticas - Los efectos se ejecutan cuando la cita queda confirmada — un borrador o una cita pendiente de pago aún no dispara los efectos. - Los recordatorios y el auto-no-show se ejecutan mediante una verificación periódica en segundo plano (casi en tiempo real). Los recordatorios se evalúan para eventos que comienzan en las próximas ~48 horas; el no-show, para eventos iniciados en las últimas ~24 horas. - Si defines un recordatorio cuyo horario ya pasó al momento de reservar, no se reenvía — los recordatorios solo miran hacia el futuro. - El efecto negocio del CRM solo crea un negocio cuando "crear si no existe" está activo y hay un pipeline/etapa por defecto; de lo contrario, solo vincula un negocio abierto existente. - Mantén el SMTP configurado: sin él, el correo con .ics y las notificaciones del agente no salen. Solución de problemas - Un efecto no se disparó: confirma que está activado en el alcance correcto (cuenta o tipo de evento) y que el contacto existe. La conversación necesita una bandeja de entrada; el evento de WhatsApp necesita una conversación de WhatsApp Web. - El negocio del CRM no se creó: solo se crea con "crear si no existe" activo y un pipeline/etapa por defecto definido; de lo contrario, solo se vincula un negocio abierto existente. - La tarea no apareció: verifica que el efecto tarea esté activado y que la cita tenga un horario de inicio válido. - Recordatorio ausente: la cita debe estar confirmada y comenzar dentro de la ventana de verificación; confirma el SMTP y que el tiempo de antelación aún no había pasado al reservar. - Recordatorio duplicado: no debería ocurrir — cada recordatorio es idempotente (una vez por tiempo de antelación). Si ves repetición, verifica que no haya dos tiempos de antelación iguales configurados. - El agente no recibió la notificación: confirma el SMTP y que el agente tenga un correo válido; el enlace apunta al negocio, de lo contrario al contacto, de lo contrario a la Agenda. Ver también - Visión general de Agenda y citas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics - Página pública de reservas - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización

Recordatorios: tiempos y mensaje (plantilla con variables)

Visión general Los recordatorios avisan al cliente (y pueden avisar al agente) antes del horario de la cita. Tú controlas dos cosas: - Cuándo sale el recordatorio — los tiempos de antelación (por ejemplo, 24 horas y 1 hora antes del inicio). Puedes definir cuantos quieras. - Qué dice el recordatorio — el mensaje (plantilla), escrito con variables que Conversa Labs sustituye por los datos reales de la cita al momento del envío. La configuración es en cascada: defines un valor predeterminado en la cuenta, puedes sobrescribirlo por tipo de evento y, si hace falta, ajustarlo directamente en un evento específico. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y una cita que llegue al estado confirmada. - Para el envío por correo, SMTP configurado en la cuenta. Para el envío por WhatsApp, una bandeja de WhatsApp con una conversación del contacto (ver el artículo de entrega por canal). - Un perfil con permiso para configurar la Agenda. Paso a paso 1. Abre la configuración de la Agenda y ve a Recordatorios. 2. En Tiempos de antelación, indica los minutos antes del inicio — por ejemplo 1440 (24 h) y 60 (1 h). Añade o quita cuantos necesites. 3. En Mensaje, escribe el texto del recordatorio usando las variables disponibles (ver la tabla abajo). Ej.: Hola {{contact_name}}, tu {{title}} es el {{date}} a las {{time}}. Enlace: {{link}}. 4. (Opcional) Para reglas distintas por servicio, abre el tipo de evento y define ahí los tiempos y el mensaje — sobrescriben el valor de la cuenta. 5. (Opcional) En un evento específico, ajusta los recordatorios solo para esa cita. 6. Guarda y crea una cita de prueba para revisar el texto final y el horario del envío. Configuración y opciones - Tiempos de antelación: una lista de minutos antes del inicio. Valor de referencia: 1440 y 60 (24 h y 1 h). Cada tiempo se dispara una sola vez por cita. - Mensaje (plantilla): el cuerpo del recordatorio, con variables sustituidas al enviar. - Por idioma (opcional): los cuerpos de recordatorio, confirmación, reprogramación y cancelación — y las plantillas aprobadas de WhatsApp correspondientes — pueden definirse por idioma. La configuración antigua de texto único sigue funcionando sin ningún cambio: completa por idioma solo si atiendes a públicos en lenguas distintas. - Ámbito (cascada): cuenta (predeterminado) → tipo de evento (sobrescribe) → evento (ajuste puntual). - Variables disponibles: | Variable | Se sustituye por | |---|---| | {{title}} | Título de la cita / tipo de evento | | {{date}} | Fecha de la cita (en la zona horaria correcta) | | {{time}} | Hora de inicio | | {{link}} | Enlace de gestión/reunión (ej.: Google Meet o reprogramar/cancelar) | | {{location}} | Lugar de la cita (presencial o enlace) | | {{contact_name}} | Nombre del contacto/cliente | | {{host}} | Nombre del responsable/agente | | {{datetime}} | Fecha y hora juntas (ej.: 12/05/2026 10:00) | - Selector {x}: cada campo de mensaje tiene un selector que inserta la variable en el cursor — la lista es la misma que resuelve el envío, así que no hay variables "escondidas". - Etiqueta "Predeterminado" y "Restaurar predeterminado": un campo vacío muestra, encima, el texto incorporado que realmente se enviará. Tras escribir el tuyo, Restaurar predeterminado borra tu versión de ese idioma (no solo en pantalla: la eliminación llega al servidor). - Botón nativo "Gestionar cita": por defecto el enlace de gestión sale como botón en WhatsApp en lugar de una URL suelta en el texto — dentro y fuera de la ventana de 24 h. Puedes desactivarlo por tipo en Entrega → Botones nativos. En WhatsApp Cloud, Meta entrega un único botón. - Etiquetas auxiliares: el texto del botón y la línea encima también son editables, por idioma. - Vista previa y prueba: la vista previa muestra el mensaje renderizado por canal (el mismo renderizador del envío) y la plantilla aprobada que sale fuera de la ventana de 24 h. La prueba envía de verdad a una conversación que elijas, respetando la ventana. Casos de uso - Enviar un recordatorio 24 horas antes y otro 1 hora antes para reducir ausencias. - Personalizar el texto con el nombre del cliente y el enlace de la reunión ya listos. - Un tipo de evento "Consulta" con mensaje y tiempos distintos de "Demostración". - En una cita importante, añadir un recordatorio extra sin cambiar el predeterminado. Consejos, límites y buenas prácticas - Escribe lo mínimo necesario e incluye siempre {{date}}, {{time}} y {{link}} — es lo que el cliente más necesita. - Escribe las variables exactamente como en la tabla (con las llaves dobles). Un nombre fuera de la lista queda como texto literal. - Evita tiempos repetidos (dos recordatorios de 60 min) — cada tiempo se dispara una vez. - Un tiempo cuyo horario ya pasó al momento de la reserva no se reenvía: los recordatorios solo miran hacia el futuro. - Prefiere ajustar en el nivel correcto: cambia la cuenta para valer en todo, el tipo de evento para un servicio, el evento solo para un caso puntual. Solución de problemas - El recordatorio salió con {{contact_name}} en el texto: la variable se escribió mal (espacio de más, llave faltante) o no existe — compárala con la tabla. - No recibí el recordatorio: la cita debe estar confirmada y el tiempo de antelación no puede haber pasado ya al reservar; confirma también el canal (SMTP para correo). - Cambié el mensaje y no tuvo efecto: revisa el ámbito — un tipo de evento o un evento pueden tener un texto propio que sobrescribe el valor de la cuenta. - El horario del recordatorio vino desplazado: revisa la zona horaria del calendario y del tipo de evento. Ver también - Entrega de recordatorios por WhatsApp y correo (por canal) - Efectos de la cita, recordatorios y notificaciones - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Visión general de Agenda y Citas

Informes y métricas de la Agenda

Visión general Los Informes de la Agenda son el panel analítico del módulo de programación de Conversa Labs. En una sola pantalla, un administrador sigue el volumen de reservas, las tasas de no-show y cancelación, el desempeño por tipo de evento y por agente, el lead time (con cuánta antelación reservan las personas), la ocupación (horas reservadas) y la salud de la sincronización con Google Calendar. Son números agregados sobre una cuenta entera (o un calendario específico) dentro de un período que tú eliges. Es la vista gerencial de la Agenda, no una lista evento por evento. Requisitos previos - Perfil de administrador de la cuenta. Los Informes son una superficie administrativa: los agentes sin privilegios de administrador no pueden abrirlos. - El módulo Agenda habilitado en la cuenta (es opcional y viene desactivado por defecto). - Al menos algunas reservas en el período para que los números no queden en cero. Paso a paso 1. Abre la Agenda desde la barra lateral izquierda. 2. Entra en la sección Informes de la Agenda (visible solo para administradores). 3. Elige el período (intervalo de fechas) que deseas analizar. 4. Opcionalmente, filtra por un calendario específico. Sin filtro, el informe cubre toda la cuenta. 5. Lee cada sección del panel para entender volumen, tasas, desempeño y sincronización. Configuración y opciones Los Informes incluyen las secciones de abajo. Cada una se calcula sobre el período y el calendario seleccionados. | Sección | Qué muestra | | --- | --- | | Visión general | Total de reservas y la división entre confirmadas, canceladas, no-show y reprogramadas, con la tasa de cancelación y la tasa de no-show. | | Por tipo de evento | Reservas por tipo de evento (p. ej., "Demostración", "Soporte"), con total, no-show y canceladas de cada tipo, ordenadas de la más solicitada a la menos. | | Por agente | Reservas por anfitrión (el agente responsable), con total y no-show de cada uno — útil para comparar al equipo. Muestra los principales agentes del período. | | Tasa de no-show | Cantidad de no-show y su proporción sobre el total de reservas. | | Tasa de cancelación | Cantidad de cancelaciones y su proporción sobre el total. | | Lead time promedio | Tiempo promedio entre la creación de la reserva y el inicio de la cita — con cuánta antelación reservan las personas. | | Ocupación | Horas reservadas y número de eventos activos en el período — señal de utilización de la agenda. | | Salud de la sincronización | Eventos de sincronización clasificados en ok, error y conflicto, más la fecha de la última sincronización con Google Calendar. | - Filtro por calendario: limita todas las secciones a un calendario; sin él, el informe abarca toda la cuenta. - Período: define la ventana de fechas usada en los conteos y las tasas. - Embudo de pagos (opcional): cuando el módulo Pagos está activo y el tipo de evento es de pago, el informe también muestra ingresos liquidados, la conversión de pendiente a pagado y los casos vencidos, fallidos y reembolsados. Casos de uso - Medir el ausentismo: seguir la tasa de no-show y actuar (recordatorios, confirmación previa, pago anticipado). - Comparar agentes: ver quién recibe más reservas y quién tiene más ausencias, por anfitrión. - Seguir la utilización: usar las horas reservadas y el número de eventos para evaluar la carga de la agenda. - Monitorear la integración: revisar la salud de la sincronización y la última sincronización con Google. Consejos, límites y buenas prácticas - Los números respetan el alcance elegido: la cuenta entera o un calendario, dentro de la ventana de fechas. - Los valores son agregados (conteos, promedios y tasas), no una lista de cada reserva. - Las tasas (no-show y cancelación) son proporciones sobre el total de reservas del período. - El lead time considera solo reservas cuyo inicio es posterior a su creación (la antelación real). - La ocupación suma la duración de los eventos activos; los eventos cancelados/archivados no entran en ese cálculo. Solución de problemas - No veo los Informes: la sección es solo para administradores. Si eres un agente común, pide acceso a un administrador de la cuenta. - Los números aparecen en cero: amplía el período o quita el filtro de calendario — puede que no haya reservas en la ventana seleccionada. - Aparecen conflictos en la salud de la sincronización: un conflicto indica una divergencia entre Conversa Labs y Google que la verificación periódica reconcilia. Confirma que la conexión Google siga activa y revisa la última sincronización; los errores recurrentes pueden requerir reconectar la cuenta de Google. Ver también - Visión general de Agenda y reservas - Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización - Tipos de evento, disponibilidad y buffers - Página pública de reservas - Reprogramar, cancelar, Google Meet y el archivo .ics

Entrega de recordatorios y confirmaciones por WhatsApp y correo

Visión general La entrega de confirmaciones y recordatorios de la Agenda es consciente del canal: Conversa Labs elige la mejor forma de hablar con el cliente según dónde esté y las reglas de cada canal. - Correo: se envía siempre que el contacto tenga correo y SMTP esté configurado — lleva los detalles de la cita, el archivo .ics y los enlaces de gestión (reprogramar/cancelar). - WhatsApp Web: el cliente recibe un evento nativo de WhatsApp (con el enlace de Meet en la descripción). No hay ventana de 24 h en este canal, así que no hace falta plantilla aprobada. - WhatsApp Cloud dentro de la ventana de 24h: si el cliente te escribió en las últimas 24 horas, el aviso sale como mensaje de sesión (texto libre, sin costo de plantilla). - WhatsApp Cloud fuera de la ventana de 24h: cuando la ventana se cierra, el mensaje solo sale como plantilla aprobada (HSM) de la API oficial — por eso eliges qué plantilla usar. Un único interruptor de WhatsApp. En el panel, WhatsApp se activa en Entrega → Enviar por WhatsApp; no hay un segundo botón de WhatsApp en los Efectos. Ese interruptor controla el aviso de texto (mensaje de sesión en Web/Cloud y la plantilla aprobada fuera de la ventana) y es opt-in, porque fuera de la ventana de 24 h envía una plantilla de pago. El evento nativo de WhatsApp Web es un objeto aparte: es gratuito, tiene su propio interruptor en Agenda › Configuración › Efectos de la cita y viene desactivado. Esta sección de Entrega no lo activa — Entrega gobierna el texto de confirmación y los recordatorios. Son controles independientes. Activar la Entrega lo mantiene activo, pero no necesitas activar nada para seguir recibiendo el evento: quien ya usaba la Agenda antes de esta versión no pierde nada. Requisitos previos - Módulo Agenda habilitado y la cita confirmada. - Para correo: SMTP configurado y correo en el contacto. - Para WhatsApp: una bandeja de WhatsApp (Web o Cloud) y una conversación con el contacto. - Para WhatsApp Cloud fuera de la ventana: una plantilla aprobada de recordatorio/confirmación. Paso a paso 1. Abre la configuración de la Agenda y ve a Entrega. 2. Activa los canales que quieras: Enviar por correo y Enviar por WhatsApp. 3. En Bandeja de WhatsApp, elige la bandeja (Web o Cloud) usada para los avisos. 4. (WhatsApp Cloud) En Plantillas de WhatsApp Cloud, selecciona la plantilla aprobada de cada aviso (Recordatorio, Confirmación, Reprogramación, Cancelación) y asigna sus variables (nombre del contacto, título, fecha/hora). 5. Guarda. En cada aviso Conversa Labs decide sola: evento nativo (Web), sesión (Cloud dentro de 24 h) o plantilla (Cloud fuera de la ventana) — y envía el correo cuando corresponda. 6. Haz una cita de prueba y comprueba la recepción en cada canal. Por tipo de evento. La Entrega también se puede personalizar por tipo: en el tipo de evento, la sección Entrega viene como Hereda el valor predeterminado de la cuenta; activa Personalizar para usar otra bandeja u otras plantillas solo en ese tipo, y Volver a heredar para deshacerlo. Crear una plantilla de agenda (WhatsApp Cloud) Si aún no tienes una plantilla aprobada, usa + Crear plantilla junto a cada aviso (disponible en bandejas WhatsApp Cloud con el paquete de funciones de WhatsApp activo). 1. Elige el idioma (pt_BR, inglés o español) y confirma. 2. Conversa Labs crea una plantilla de UTILIDAD con el texto del aviso y un botón "Gestionar cita" que lleva el enlace — y la envía a Meta para aprobación. 3. La aprobación es asíncrona: puede tardar de unos minutos a algunas horas. 4. Sigue el estado en la pestaña Plantillas de la bandeja. Mientras esté Pendiente, no aparece para seleccionar. 5. Cuando esté Aprobada, haz clic en Sincronizar desde WhatsApp y selecciónala aquí. ¿Por qué el enlace va en un botón? Meta rechaza las plantillas cuyo cuerpo termina en una variable, y los enlaces sueltos en el cuerpo tienen más probabilidad de ser rechazados. Por eso el enlace de gestión va en un botón de URL, completado automáticamente al enviar. Configuración y opciones | Canal / situación | Cómo se entrega | |---|---| | Correo | Siempre que haya correo + SMTP. Incluye el .ics y los enlaces de gestión. | | WhatsApp Web | Evento nativo de WhatsApp (Meet en la descripción). Sin ventana ni plantilla. | | WhatsApp Cloud — dentro de 24h | Mensaje de sesión (texto libre), la ventana está abierta. | | WhatsApp Cloud — fuera de 24h | Plantilla aprobada (HSM) con las variables asignadas. | - Enviar por WhatsApp: activa los avisos por WhatsApp. El evento nativo del Web tiene su propio interruptor en Efectos de la cita. - Bandeja de WhatsApp: define qué bandeja envía los avisos del calendario. - Plantillas (Cloud): una plantilla aprobada por tipo de aviso, con sus variables asignadas. - Botón de URL: el enlace de gestión se completa automáticamente al enviar. Casos de uso - Confirmar por WhatsApp justo tras la reserva y reforzar por correo con el .ics. - Recordar 24 h antes con plantilla aprobada, aunque el cliente lleve días sin escribir (Cloud). - Enviar el evento nativo en WhatsApp Web, que entra directo en la agenda del cliente. - Usar plantillas distintas en un tipo de evento concreto sin tocar el valor de la cuenta. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén el correo activo como red de seguridad: siempre sale y lleva el .ics. - Para WhatsApp Cloud, ten una plantilla aprobada lista — sin ella, el envío fuera de la ventana de 24 h no ocurre (el correo aún cubre el aviso). - La ventana de 24h cuenta desde el último mensaje del cliente; dentro de ella el texto es libre. - Las plantillas de UTILIDAD son las adecuadas para recordatorio/confirmación — evita marketing. - Revisa la zona horaria para que la fecha y la hora del aviso coincidan con lo acordado. Solución de problemas - La plantilla quedó como "Error al enviar": Meta rechazó el formato. Las causas más comunes son que el texto termine en una variable o un enlace suelto en el cuerpo — usa + Crear plantilla, que ya arma el formato aceptado (texto + botón de URL). - Creé la plantilla y no aparece en la lista: solo aparece después de aprobada. Revisa el estado en la pestaña Plantillas y haz clic en Sincronizar desde WhatsApp. - El recordatorio no llegó por WhatsApp Cloud: probablemente estaba fuera de la ventana de 24h y faltaba una plantilla aprobada seleccionada/asignada. - Solo llegó el correo: puede que la bandeja de WhatsApp no esté definida o no haya conversación. - Las variables de la plantilla salieron vacías: revisa la asignación (nombre, título, fecha/hora). Ver también - Recordatorios: tiempos y mensaje (plantilla con variables) - Efectos de la cita, recordatorios y notificaciones - Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics - Visión general de Agenda y Citas

Mensajes programados: crear, administrar y configurar

Visión general Los mensajes programados permiten preparar ahora un envío que ocurrirá después en la misma conversación. El módulo admite un mensaje, secuencias y recurrencias en la zona horaria elegida. Usa el mismo contrato de contenido y las mismas validaciones de canal que el envío inmediato. Esta función es diferente de: - Campañas, que distribuyen contenido a una audiencia o a varios contactos. - Follow-up, que automatiza una cadencia de seguimiento y sus condiciones. - Agenda, que administra citas. Un mensaje programado no crea ni cambia una cita. Requisitos previos - La función Mensajes programados habilitada en la cuenta. - Una conversación existente y un canal capaz de transportar el contenido. - Los agentes crean y administran sus propias programaciones. Para administrar las de otra persona o cambiar políticas de cuenta/inbox se necesita ser administrador o tener el permiso Administrar mensajes programados. - Un administrador debe completar las políticas de la cuenta antes de la primera publicación. Paso a paso 1. Abre una conversación y redacta el mensaje normalmente. 2. Junto a Enviar, en el encabezado de la conversación o en el panel lateral derecho, abre el icono de calendario y elige Programar una vez, Programar una secuencia o Programar mensajes recurrentes. El clic principal de Enviar sigue enviando inmediatamente. 3. Indica nombre y fecha, y busca la zona horaria por ciudad. En cada mensaje, escribe texto, arrastra medios/archivos o abre el compositor de interactivos y plantillas disponible para el canal. En una secuencia, ordena los elementos y define cada intervalo. 4. En una recurrencia, elige la frecuencia y el final: nunca, hasta una fecha o por cantidad. Para un patrón especial, abre Configuración avanzada y comienza con uno de los ejemplos explicados antes de editar la regla. 5. Revisa la vista previa. Muestra bloqueos, políticas efectivas, capacidad del canal y las próximas cinco ocurrencias. 6. Confirma. El borrador de la conversación solo se limpia cuando la creación tiene éxito. 7. Abre Mensajes programados en la navegación principal para administrar todo. Para la conversación actual, usa la bandeja Mensajes programados del panel lateral. Captura sugerida: botón dividido de envío, diálogo de vista previa y módulo global con el detalle abierto. Configuración y opciones En Mensajes programados → Configuración, selecciona Valores de la cuenta o Una bandeja específica. En una cuenta nueva, usa Aplicar configuración recomendada para completar una base segura y revisa solo las excepciones. Las políticas están agrupadas por objetivo y se pueden buscar por nombre. En cada política de la bandeja, elige Usar valor de la cuenta o Personalizar en esta bandeja. Los contadores muestran políticas personalizadas, heredadas y pendientes antes de guardar. Las políticas controlan respuestas entrantes, conversación resuelta, atrasos, reintentos, reanudación, horario silencioso, superposición, cambio de Inbox, remitente, variables, horario de verano y límites de materialización/recuperación. El origen de cada valor permanece visible. Si otra persona guarda primero, recarga la versión actual antes de repetir el cambio. En el detalle puedes pausar, reanudar, cancelar, archivar, reintentar o reconciliar un resultado incierto. En una ocurrencia puedes reprogramar, omitir, enviar ahora o reintentar. Confirma siempre el alcance: esta ocurrencia, esta y las siguientes, o todas las futuras. Medios y contenido interactivo En el diálogo de programación, usa Elegir de la biblioteca para reutilizar medios de la cuenta, Subir desde el dispositivo para un archivo nuevo, o arrastra imágenes, vídeos, audios y documentos al mensaje. Las opciones dependen de la conversación: WhatsApp Cloud muestra Plantillas e interactivos Cloud; WhatsApp Web muestra Interactivo de WhatsApp Web; una conversación de Coexistencia muestra ambos compositores, claramente separados. Los demás canales no reciben acciones incompatibles. Las plantillas de contenido también abren su compositor nativo cuando el canal las admite. Después de aplicar el contenido, la vista previa mantiene visibles su tipo y cuerpo y ofrece Editar o Reemplazar en el compositor nativo, sin perder nombre, fecha, zona horaria, recurrencia ni políticas. En una secuencia, Duplicar mensaje copia el contenido completo; los detalles técnicos quedan plegados. Casos de uso - Confirmar para mañana un retorno acordado con el cliente. - Enviar una secuencia breve de instrucciones en la misma conversación. - Repetir un recordatorio semanal sin crear una campaña. - Programar una plantilla aprobada para WhatsApp fuera de la ventana de sesión. Consejos, límites y buenas prácticas - El destino siempre es una conversación existente; se rechazan audiencia, segmento y varios contactos. - Se materializan hasta 500 ocurrencias por programación dentro de un horizonte de 30 días. Las posteriores se crean progresivamente. - Los adjuntos permanecen vinculados. No elimines el archivo mientras existan envíos futuros. - El canal se valida en la vista previa y otra vez al vencer. Desconexión, opt-out, ventana cerrada, plantilla no aprobada o acceso retirado pueden bloquear el envío. - Las notificaciones son solo de excepción: fallo o Requiere atención. Las ocurrencias normales no generan una alerta cada vez. - Un efecto externo incierto nunca se reintenta a ciegas. Usa Reconciliar después de verificar el proveedor. Solución de problemas - No aparece la opción de programar: revisa la función de la cuenta y tu permiso. - La vista previa informa una política incompleta: un administrador debe completar la cuenta o el valor ausente en el alcance indicado. - El canal está bloqueado: abre el detalle y corrige conexión, ventana, plantilla, adjunto, opt-out o acceso del remitente. - Guardar o ejecutar una acción devuelve conflicto: otra persona o un job cambió el registro. Recarga el detalle y repite la intención sobre la versión actual. - La ocurrencia Requiere atención: verifica el resultado en el proveedor y elige Reconciliar → Enviado, Falló o Cancelado. Ver también - API y MCP de mensajes programados - Entrega de recordatorios por WhatsApp y correo - Referencia de API (Swagger/OpenAPI)