Visión general
Este artículo cubre el flujo diario de la Biblioteca de Medios: colocar archivos dentro de ella y encontrarlos después. Es el complemento práctico de la organización en carpetas — aquí el foco está en la subida, la búsqueda y las acciones en lote, y no en la estructura de carpetas en sí.
En la práctica haces tres cosas: subes archivos nuevos (de forma manual o aprovechando la captura automática), localizas lo que necesitas con búsqueda y filtros, y organizas en masa varios elementos a la vez (mover, archivar, restaurar).
Requisitos previos
- El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él.
- Los agentes pueden subir, mover y archivar archivos. Eliminar definitivamente (vaciar la papelera) es una acción de administrador.
- Límite de tamaño por archivo: 100 MB. Los archivos por encima de ese límite se rechazan al subir. Ese tope lo define el operador de la plataforma.
Paso a paso
Subir archivos
- En la Biblioteca de Medios, abre la ventana de subida.
- Arrastra y suelta los archivos en el área indicada, o haz clic para seleccionarlos desde tu computadora (varios a la vez).
- La plataforma detecta el tipo automáticamente — imagen, audio, video o documento — y aplica refinamientos cuando corresponde (GIF, sticker, nota de voz, grabación).
- Elige el destino (carpeta) y la conexión (bandeja de entrada) que el archivo debe referenciar.
- Revisa la vista previa de los elementos (imagen, video y audio se abren en el visor) y confirma la subida. La plataforma deriva los metadatos (tipo, dimensiones, duración, formato) en el servidor.
Encontrar archivos
- Usa la búsqueda por nombre para filtrar rápidamente por el título del archivo.
- Refina con los filtros:
- Tipo de archivo (imagen, audio, video, documento).
- Conexión / bandeja (a qué conexión está asociado el archivo).
- Origen (cómo entró el archivo: subido, capturado de una conversación, grabación, importado).
- Módulo (dónde se usa el archivo: conversación, CRM, tarea, catálogo).
- Tipo de medio (refinamientos como GIF, sticker, nota de voz, grabación).
- Alterna entre cuadrícula (tarjetas) y lista (filas) según tu preferencia de visualización.
- Haz clic en un elemento para abrir el panel de detalles a la derecha, con metadatos y acciones.
- Para verlo a tamaño completo, abre la vista previa (lightbox) de imágenes, videos y audios.
Acciones en masa
- Selecciona varios archivos marcándolos, o usa seleccionar todo lo que coincide con el filtro para actuar sobre todo el conjunto filtrado (en todas las páginas).
- Con la selección lista, hazlo en una sola acción:
- Mover a una carpeta (dejarlo en blanco lo mueve a la raíz de la biblioteca).
- Archivar (enviar a la papelera).
- Restaurar (sacar de la papelera) los elementos archivados.
- La plataforma aplica la acción a todos los seleccionados a la vez, sin tener que repetir uno por uno.
Configuración y opciones
- Ordenación: ordena por nombre (A–Z), tamaño (mayores primero), más antiguos o más recientes (predeterminado).
- Cuadrícula vs lista: la misma área de medios en dos formatos — tarjetas para lo visual, filas para un barrido rápido.
- Filtro persistente: la búsqueda y los filtros aplican a la cuadrícula y al conteo, y "seleccionar todo lo que coincide" respeta exactamente lo que está filtrado.
- Panel y selector reutilizados: el mismo panel de detalles y el selector de archivos aparecen en otros puntos de la plataforma, manteniendo la experiencia consistente al adjuntar un archivo guardado.
Casos de uso
- Localizar rápido un archivo recibido de un cliente, filtrando por el origen "capturado de conversación".
- Mover en lote los archivos de una campaña entera a una sola carpeta con una acción.
- Revisar un video en la vista previa antes de reenviarlo a un contacto.
- Archivar en masa materiales antiguos de una conexión para despejar la cuadrícula sin borrar de inmediato.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Nombra bien los archivos al subir: los nombres claros hacen que la búsqueda por nombre sea mucho más efectiva.
- Al reenviar, respeta los formatos y tamaños aceptados por cada canal — un archivo válido aquí puede no ser aceptado por un canal específico.
- "Seleccionar todo lo que coincide" actúa sobre todas las páginas del filtro actual, no solo sobre los elementos visibles — revisa el filtro antes de aplicar una acción en masa.
- Prefiere archivar (papelera) en vez de eliminar definitivamente cuando no estés seguro: podrás restaurar después.
Solución de problemas
- La subida falló: revisa el tamaño (máx. 100 MB por archivo), el formato aceptado y si la cuenta todavía tiene espacio en el medidor de almacenamiento.
- El archivo no aparece: verifica que no esté en la papelera y revisa los filtros activos (un término de búsqueda o un filtro de tipo/origen puede estar ocultando el elemento).
- La vista previa no abre: solo imagen, video y audio se abren en el visor; los documentos solo muestran el ícono — usa descargar para verlos.
- La acción en masa no abarcó todo: confirma que usaste seleccionar todo lo que coincide con el filtro; la selección manual actúa solo sobre los elementos marcados (hasta un límite por solicitud).