Visión general
El área de Contratos reúne todos los documentos de tu cuenta en una lista que puedes filtrar y en la que sigues el ciclo de vida de cada contrato en tiempo real. Cada contrato pasa por estados bien definidos:
- Borrador — el contrato se generó a partir de una plantilla y aún se puede editar.
- Enviado / en firma — el enlace de firma fue entregado y el documento espera a las partes.
- Parcialmente firmado — al menos un firmante ya firmó; faltan otros.
- Concluido — se recogieron todas las firmas y se generó el PDF final firmado.
- Anulado — el contrato se canceló de forma irreversible después de enviarlo.
- Expirado — pasó la fecha límite de firma sin concluirse.
- Rechazado / cancelado — un firmante se negó o el contrato se cerró sin efecto.
Desde la lista y la pantalla de un contrato ejecutas todas las acciones de gestión (enviar, recordar, anular, duplicar, descargar, compartir enlaces) y consultas la pista de auditoría inmutable.
Requisitos previos
- El módulo de Contratos debe estar habilitado para tu cuenta. Si no encuentras el área de Contratos, habla con un administrador.
- Tu usuario necesita permiso para acceder y gestionar Contratos. Anular un contrato es una acción restringida a administradores.
- El contrato ya debe haberse generado a partir de una plantilla (con firmantes definidos) para poder enviarse a firma.
Paso a paso
- Enviar para firma — en un contrato en borrador, usa Enviar para firma. La plataforma congela el documento, genera el PDF para firma (sin la marca "Borrador", con el nombre de archivo derivado del título del contrato), firma automáticamente el lado de la empresa contratada y entrega el enlace a los firmantes externos como una tarjeta con botón en la conversación vinculada. Se requiere al menos un firmante externo (la otra parte): con solo la empresa emisora, el botón queda desactivado y la pantalla explica el motivo.
- Reenviar un recordatorio — usa Recordar para volver a publicar la tarjeta con el botón de firma en la conversación y avisar a los firmantes externos pendientes. Si no hay conversación vinculada, la acción no tiene efecto.
- Anular / cancelar — usa Anular para cancelar de forma irreversible un contrato ya enviado. El estado cambia a anulado y el documento ya no puede firmarse. Acción restringida a administradores.
- Duplicar — usa Duplicar para clonar el contrato en un nuevo borrador. Se copian los firmantes y los ítems, se genera un nuevo código de verificación y no se traslada ninguna firma.
- Descargar el PDF firmado — usa Descargar para obtener la URL firmada del documento final más reciente (en su ausencia, el PDF enviado para firma). La descarga incluye el hash SHA-256 para verificar la integridad.
- Copiar / compartir los enlaces de firma — usa Enlaces de firma para obtener la URL pública de cada firmante externo, por si necesitas reenviar el enlace manualmente por otro canal. Las partes que firman automáticamente no tienen enlace público, y el token de firma nunca se expone en el listado.
Seguimiento y auditoría
- Pista de auditoría (eventos): cada contrato tiene una línea de tiempo forense, de solo lectura, con los eventos del ciclo de firma — creado, enviado, visto, OTP enviado, OTP verificado, firmado, rechazado, expirado, descargado y anulado. Cada evento registra la IP, el dispositivo, el consentimiento, el método de autenticación y el hash del documento en el momento del evento. La pista es inmutable (solo adición): ningún registro puede modificarse después de creado.
- Filtrar la lista: puedes filtrar los contratos por estado, nivel de firma y, sobre todo, por los vínculos de la atención — conversación, contacto y negocio del CRM — además de la empresa emisora. Así encuentras rápidamente todos los contratos de un cliente o de un negocio específico.
Archivar y restaurar contratos
- Archivar retira el contrato de la lista predeterminada sin borrarlo — útil para organizar documentos antiguos o cerrados.
- Restaurar devuelve el contrato archivado a la lista activa.
- Un contrato con firma real (parcialmente firmado o concluido) es un registro legal y nunca se elimina — solo se archiva. La eliminación definitiva solo se permite para un borrador que ya esté archivado.
Integraciones con Tareas y Follow-up
Desde el propio contrato puedes activar otros módulos de la plataforma (cuando estén habilitados):
- Crear una Tarea de seguimiento — genera una Tarea ya vinculada a la conversación, al contacto y al negocio del CRM del contrato. Requiere el módulo de Tareas habilitado.
- Inscribir en una secuencia de Follow-up — inscribe al contacto del contrato en una secuencia de follow-up (de forma idempotente, sin duplicar). Requiere el módulo de Follow-up habilitado y un contacto vinculado al contrato.
Revisar y editar un borrador antes de enviar
- Abra el título del contrato o Revisar documento. La sección Documento del contrato muestra el cuerpo completo con los campos rellenados, incluidas cláusulas largas; Ver PDF del borrador utiliza el diseño nativo con marca de borrador. Abrir la vista previa no crea una firma ni un documento final.
- Si el cuerpo está vacío o un campo no tiene valor, use Editar borrador para completar el acuerdo y los campos. Cancelar descarta solo el formulario sin guardar. Guardar borrador actualiza este borrador y la vista previa sin cambiar la plantilla original.
- Enviar para firma abre una revisión del documento y sus partes. Confirme la revisión antes de enviar. Cerrar la revisión no envía nada. Se conservan el destino, la autenticación y el nivel de firma originales.
- En una conversación, el panel Contratos conserva el contacto y la conversación. Cada tarjeta ofrece Revisar documento, Enviar para firma en borradores y Más acciones para editar, recordar, descargar, archivar o anular cuando el estado y el permiso lo permitan. Abrir el área completa conserva el filtro contextual en la URL.
En contratos enviados o firmados, Abrir PDF original abre el archivo almacenado sin regenerarlo. La vista previa de un borrador y su enlace de verificación no certifican una firma completada ni validez ICP-Brasil. Si el navegador no muestra el PDF integrado, use el enlace visible para abrirlo en una pestaña nueva. Un error de vista previa se informa explícitamente; no se sustituye por un aviso de una página presentado como el acuerdo completo.
Vínculos e inscripción de seguimiento
Las tareas creadas desde un contrato heredan su conversación, contacto y negocio vinculados. Los contratos generados por automatización o Flow conservan la conversación que originó la acción. Revise estos vínculos antes de enviar para firma.
La inscripción en Follow-up y su vínculo con el contrato se guardan juntos. Si el vínculo no puede guardarse, la nueva inscripción se revierte y no inicia seguimiento. Repetir la misma secuencia reutiliza la inscripción vinculada, incluso si ya terminó. El contrato mantiene una única secuencia vinculada: elegir otra se rechaza con una orientación para seleccionar la secuencia existente o gestionar la inscripción en Follow-up. La inscripción existente y el vínculo se conservan.
Configuración y opciones
- Usa filtros de responsable, estado y plazo para seguir solo los contratos que requieren acción del equipo.
Casos de uso
- Cerrar una venta en el CRM, enviar el contrato en la misma conversación y crear una tarea para hacer seguimiento de la firma.
- Reenviar el recordatorio a un cliente que abrió pero aún no firmó el documento.
- Anular un contrato enviado por error y duplicarlo para corregir los datos en un nuevo borrador.
- Descargar el PDF firmado y archivar el contrato concluido para mantener la lista limpia.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa la pista de auditoría para saber exactamente quién vio y quién firmó antes de reclamar una firma pendiente.
- Anular es irreversible — confirma antes de usarlo. Para solo corregir datos, prefiere duplicar y enviar la nueva versión.
- Verifica siempre el hash SHA-256 al descargar el documento final cuando necesites comprobar la integridad.
- Mantén la lista ordenada archivando los contratos concluidos y antiguos.
Solución de problemas
- El botón Enviar para firma está desactivado: el contrato solo tiene a la empresa emisora como firmante. Agrega a la otra parte en Partes y firmantes y vuelve a enviar.
- El estado quedó parado en "parcialmente firmado": aún falta alguien por firmar. Revisa en la pista de auditoría quién ya firmó y usa Recordar o Enlaces de firma para reclamar a los pendientes.
- El firmante no recibió / no firmó el enlace: confirma el canal (WhatsApp/correo) y los datos de contacto; reenvía con el botón Recordar o copia la URL de firma del firmante y envíala por otro medio.
- El contrato expiró: pasó la fecha límite de firma. Duplica el contrato para generar un nuevo borrador y reenvíalo.
- No puedo anular el contrato: la anulación está restringida a administradores y solo vale para contratos ya enviados.
- No puedo eliminar el contrato: los contratos con firma real nunca se eliminan — archívalo; la eliminación definitiva solo se permite para un borrador que ya esté archivado.
Si un borrador antiguo tiene campos guardados en un formato inválido, el editor explica el problema y solicita restaurar los campos del documento. El texto se conserva. Revisa e introduce los valores antes de guardar; cancelar conserva el borrador original.