Empresas & Relaciones: organizaciones, roles y jerarquía

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Conversa Labs

Última actualización el Aug 12, 2026

Visión general

El módulo de Empresas & Relaciones convierte a las organizaciones en entidades de primera clase en la plataforma. Cada empresa reúne identidad fiscal (CPF/CNPJ, EIN, VAT), múltiples dominios, dirección, responsable y etapa del ciclo de vida — y conecta todo lo que ocurre a su alrededor: contactos con roles (Responsable financiero, Alumno, Corredor…), conversaciones, negocios del CRM y una vista 360 con indicadores agregados.

La Vista general cuenta solo los registros vinculados directamente a la empresa: contactos, conversaciones, negocios, tareas, contratos, pedidos, cobros, suscripciones, reuniones y seguimientos. Así no se mezclan datos sin relación. Matriz y sucursales siguen siendo navegables en la pestaña Jerarquía, cada una con sus propios totales.

Está diseñado para cualquier nicho: escuelas (responsable ⟷ alumno), contadurías (contador ⟷ cliente), inmobiliarias (fiador ⟷ afianzado), clínicas (responsable ⟷ paciente), agencias y operaciones B2B con estructura matriz/sucursal.

Requisitos previos

El módulo es opcional y llega desactivado; un administrador debe habilitarlo para la cuenta.
Permiso de administración para configurar tipos de relación y las opciones del módulo.
Contactos ya registrados para vincularlos a las empresas (la importación de contactos ayuda).

Paso a paso

Con el módulo habilitado, abre Empresas en el menú lateral.
Haz clic en Nueva empresa e ingresa al menos el nombre. Elige el tipo (persona física o jurídica), el país y el documento fiscal — CPF y CNPJ se validan con dígitos verificadores, y el valor queda visible para tu equipo (enmascarado solo si un rol de acceso lo indica).
Completa las inscripciones fiscales (estatal y municipal) cuando la empresa emita facturas — los campos están justo debajo del documento.
Registra los dominios de la empresa (el primero es el principal). Con la asociación automática activa, los contactos nuevos con correo corporativo de ese dominio se vinculan solos.
Elige el responsable (el agente dueño de la cuenta), el tamaño y la zona horaria — los tres son listas cerradas, así los filtros y segmentos encuentran exactamente el mismo valor que elegiste aquí.
Completa la dirección entera: escribe el código postal y el resto se autocompleta; ajusta número y complemento. La dirección completa (calle, número, complemento, barrio, ciudad, estado y código postal) aparece en la Vista general y es la misma que usan los cobros a empresas.
En la pestaña Contactos de la empresa, vincula personas con rol y cargo; marca una empresa como principal de cada contacto.
En la pestaña Relaciones, conecta contactos y empresas con tipos que tienen etiqueta e inverso (ej.: "Responsable" ⟷ "Dependiente"). Aplica un preset de nicho en Configuración para empezar con el vocabulario correcto.
Para grupos empresariales, define la matriz en el campo de jerarquía de la sucursal — el árbol aparece en la pestaña Jerarquía.
Usa Cargar demostración en Configuración para crear 10 empresas variadas y conectadas, 20 contactos y ejemplos nativos de negocios, tareas, pedidos, pagos, contratos, reuniones, conversaciones y seguimientos. Al quitarla solo se borran esos registros marcados.

Configuración y opciones

Tipos de relación: catálogo propio de la cuenta, con etiqueta, inverso y categoría; presets idempotentes para escuela, contaduría, inmobiliaria, clínica, agencia y B2B.
Asociación automática por dominio: activa/desactiva la vinculación de contactos por correo corporativo (dominios gratuitos como gmail.com se ignoran; los vínculos manuales nunca se sobrescriben).
Atributos personalizados: crea campos propios de empresa en Configuración → Atributos Personalizados, en la pestaña Empresas. Aparecen y se editan en la tarjeta Atributos personalizados de la Vista general de la empresa.
Etapas del ciclo de vida: usa el campo de etapa (lead, cliente…) para filtrar la lista y armar segmentos.
Importación y exportación: la exportación trae la dirección en columnas separadas (address_zip_code, address_street_name, …), las inscripciones y los dominios — el mismo formato que lee la importación. Un archivo exportado vuelve por la importación sin perder campos. La única excepción deliberada es el documento fiscal: sale siempre enmascarado y la importación rechaza valores enmascarados, para que el CPF/CNPJ nunca viaje en claro en una planilla.
Relaciones: Agregar relación acepta otra empresa o un contacto; cada fila abre el registro correspondiente para continuar el análisis.
Vista 360: las tarjetas resumen cada módulo y conservan la navegación al registro de origen sin duplicar información.

Casos de uso

Escuela: la organización es el colegio; los padres entran como "Responsable financiero" de los alumnos y la recepción ve a toda la familia antes de responder.
Contaduría: cada cliente PJ es una empresa con CNPJ validado; el contador sigue conversaciones y cobros por empresa.
Grupo empresarial: matriz y sucursales en jerarquía, con la vista 360 consolidando las conversaciones y negocios de cada unidad.

Consejos, límites y buenas prácticas

El documento fiscal queda precargado en el formulario después de guardar, listo para corregir. Solo aparece enmascarado si la regla de campo tax_id del rol de acceso lo indica.
La jerarquía rechaza ciclos (una sucursal no puede ser matriz de su propia matriz).
Cada contacto tiene una empresa principal; los demás vínculos siguen valiendo para búsqueda y relaciones.
Las automatizaciones, macros y flujos funcionan con empresas: además de Definir la empresa del contacto y Definir etapa de la empresa, existen Definir campo de la empresa (documento, dirección, correo, teléfono, zona horaria, inscripciones…) y Definir atributo personalizado de la empresa. Así, un flujo que capturó el CNPJ o el código postal lo guarda directo en la ficha.
Las condiciones y los segmentos ahora alcanzan correo, teléfono, sitio web, zona horaria, esquema del documento y los campos de dirección (ciudad, estado, barrio, calle, código postal) — ya se puede preguntar "empresas de SP sin correo registrado".
En los mensajes, campañas, seguimientos y flujos, usa las variables de empresa: {{organization.address}} (dirección completa), {{organization.address_city}}, {{organization.state_registration}} y las demás. En los contratos esas variables aún no existen: la plantilla de contrato resuelve contact.*, crm_item.*, conversation.*, account.* y company.* (tu empresa emisora) — usa una variable manual para los datos de la empresa contratante.

Solución de problemas

No veo el menú Empresas: el módulo está desactivado para la cuenta — pide ayuda a un administrador.
Documento rechazado: el valor no pasó la validación (dígitos verificadores de CPF/CNPJ o formato de EIN/VAT). Revisa el número y el país seleccionado.
El contacto no se asoció solo: verifica que la asociación automática esté activa, que el dominio del correo sea corporativo y que el contacto no tuviera ya un vínculo manual.
No puedo eliminar un tipo de relación: está en uso por relaciones existentes; elimínalas primero.
El código postal, la calle, el número o el estado aparecían vacíos al editar: era una falla ya corregida — el formulario no leía esas cuatro claves y, al guardar, escribía los campos en blanco encima de lo almacenado. Hoy el formulario carga la dirección entera y una escritura parcial nunca borra un campo que no se envió. Si se perdió alguna dirección antes de la corrección, basta con completarla de nuevo.
Veo CPF/CNPJ, Código postal, Calle, Ciudad… entre los atributos del contacto: son los siete campos antiguos de pago, hoy reemplazados por los campos fiscales y de dirección nativos del contacto. Un administrador puede retirarlos con rake "organizations:cleanup_legacy_payment_attributes[<id_de_cuenta>,apply]" — la tarea migra los valores a los campos nativos y elimina solo las definiciones; ningún dato se borra.