Visión general
Tres ajustes sencillos que hacen la operación mucho más organizada:
- Horarios de atención (business hours): definen cuándo tu equipo está disponible por bandeja de entrada, lo que permite mensajes automáticos fuera del horario.
- Etiquetas (labels): etiquetas de colores para clasificar conversaciones (y contactos) por asunto, prioridad o estado.
- Atributos personalizados: campos a medida para guardar información específica de tu negocio en conversaciones y contactos.
Requisitos previos
- Rol de Administrador para crear/editar estos ajustes.
- La zona horaria de la cuenta definida correctamente (afecta los horarios de atención).
- Una idea de la taxonomía que tenga sentido para el equipo (qué etiquetas y qué campos).
Paso a paso
- Horarios: en la configuración de la bandeja de entrada, activa los horarios de atención, elige los días y franjas horarias y define el mensaje para fuera del horario.
- Etiquetas: en el área de etiquetas, crea cada una con nombre, descripción y color; aplícalas en las conversaciones desde el panel lateral de la conversación.
- Atributos personalizados: en el área de atributos, crea un campo indicando nombre, tipo (texto, número, lista, fecha, etc.) y si se aplica a conversación o contacto.
- Usa etiquetas y atributos en filtros, vistas y automatizaciones para ganar productividad.
Configuración y opciones
- Horarios por bandeja de entrada: cada canal puede tener su propio horario.
- Mensaje fuera de horario: respuesta automática cuando nadie está disponible.
- Colores de etiqueta: ayudan a identificar visualmente el tipo de conversación.
- Tipos de atributo: texto, número, enlace, lista desplegable, fecha, casilla de verificación, entre otros.
Casos de uso
- Responder automáticamente fuera de horario y fijar una expectativa de respuesta.
- Marcar conversaciones como
urgente,reembolsooleady filtrar por ellas. - Guardar un
número de pedidooplan contratadocomo atributo del contacto.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Mantén un conjunto reducido y estandarizado de etiquetas — el exceso de tags se vuelve un caos.
- Combina etiquetas con automatizaciones para etiquetar conversaciones automáticamente.
- Usa atributos para lo que realmente vas a filtrar o usar en informes.
Solución de problemas
- El mensaje fuera de horario no se dispara: verifica que los horarios estén activados en la bandeja y que la zona horaria de la cuenta sea correcta.
- La etiqueta no aparece para el equipo: confirma que se guardó y que el agente tiene acceso a la bandeja.
- Un atributo no aparece en la conversación/contacto: verifica que se creó para el tipo correcto (conversación vs. contacto).