Visión general
Un contrato suele tener dos lados: la parte contratada (tu empresa emisora) y los firmantes externos (el cliente y las demás partes). En ConversaLabs:
- La firma interna es la autofirma de la parte contratada, realizada del lado del servidor, con los datos (y, en la firma calificada, el certificado A1) de la empresa emisora.
- La firma externa la realizan los firmantes a través de una página pública segura, sin necesidad de registro ni inicio de sesión.
Eliges el nivel legal de la firma según el riesgo del documento: simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo), avanzado (con OTP por correo/WhatsApp y firma visual) o calificado (certificado digital ICP-Brasil A1, estándar PAdES).
Requisitos previos
- Módulo de Contratos habilitado y un contrato generado a partir de una plantilla.
- Una empresa emisora registrada (para la autofirma). Para el nivel calificado, necesita un certificado A1 válido.
- Para enviar el enlace a los firmantes externos, un canal nativo (WhatsApp o correo) y los datos de contacto de los firmantes.
Paso a paso
- En el contrato, define los firmantes (la parte contratada y los firmantes externos).
- Elige el nivel de firma (simple, avanzado o calificado).
- Envía para firma: cada firmante externo recibe, en su propia conversación, una tarjeta con el resumen del contrato, el enlace de firma dentro del texto del mensaje y el PDF adjunto. En los canales que lo permiten, el enlace también aparece como botón. Cuando un firmante solo tiene correo, la invitación va por correo con el mismo enlace y el mismo PDF.
- La parte contratada firma automáticamente (autofirma del lado del servidor).
- Cada firmante externo abre la página pública, revisa el documento y firma.
- En el nivel avanzado, el firmante valida un código OTP y registra su firma visual (dibujada, escrita o subida como imagen).
- Una vez completadas todas las firmas, se genera el PDF final firmado y el estado pasa a finalizado.
Configuración y opciones
- Niveles de firma:
- Simple — consentimiento con captura de IP, fecha/hora y dispositivo.
- Avanzado — OTP por correo/WhatsApp + firma visual (dibujada, escrita o por subida).
- Calificado — certificado digital A1 (ICP-Brasil), estándar PAdES.
- Canal del código OTP: se define por firmante. Quien está configurado con OTP por correo recibe el código en su dirección registrada; quien está con OTP por WhatsApp lo recibe en su propia conversación. Si el canal configurado no está disponible, el sistema intenta el otro antes de rendirse — y si no existe ninguno, lo avisa en vez de dar el envío por hecho.
- Enlace individual: cada firmante tiene su propio enlace, válido solo para él. Un firmante nunca recibe el enlace de otro.
- Autofirma: la parte contratada firma automáticamente con la empresa emisora.
- Orden y múltiples firmantes: define quién debe firmar.
- Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, refuerza la validez jurídica de la firma.
- Pista de auditoría: cada firma registra IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo (SHA-256).
Cuando el agente de IA envía el contrato
Cuando una persona envía un contrato, la empresa contratada firma en el mismo paso. Cuando quien envía es el agente de IA, el comportamiento depende de las opciones en Contratos > Configuración > Agente de IA:
- El bot solo envía si la cuenta lo permite, y solo al contacto de la conversación que está atendiendo. Nunca envía por correo, en otra conversación ni abriendo una conversación nueva: en esos casos una persona debe enviar.
- Por defecto, el bot no firma por la empresa. El contrato llega al cliente y aparece como esperando la firma de la empresa. Para completarlo, abre el contrato, haz clic en Firmar por la empresa y confirma. Puede ser antes o después de que el cliente firme.
- Si la cuenta activa la firma automática de la empresa, el envío del bot también firma por la empresa. La pista de auditoría registra que el envío lo hizo el agente de IA y que la firma fue autorizada por la configuración de la cuenta.
Casos de uso
- Un cliente firma por WhatsApp con OTP en pocos toques, sin instalar nada.
- Un contrato de mayor valor exige una firma calificada con certificado A1.
- La parte contratada firma automáticamente y solo espera a la contraparte.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa el nivel avanzado (OTP) o calificado para documentos de mayor valor o riesgo.
- Asegúrate de que los datos de contacto de los firmantes sean correctos para la entrega del enlace.
- Para el nivel calificado, mantén el certificado A1 vigente y, si corresponde, un TSA acreditado configurado.
- Sigue el estado del contrato: indica quién ya firmó y qué falta.
Solución de problemas
- El firmante no recibió el enlace: confirma el canal y los datos de contacto; reenvía si es necesario.
- El envío fue rechazado: cuando algún firmante no tiene ni teléfono ni correo, el contrato no se envía y el error nombra a quien está sin destino. Completa los datos y envía de nuevo — el contrato sigue como borrador hasta que el envío ocurra de verdad.
- El código OTP no llega: revisa el correo/WhatsApp de ese firmante (el código va al canal configurado en él, no a la conversación del contrato) y reenvía.
- La autofirma calificada falló: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia.
- El contrato no se finaliza: comprueba que todos los firmantes hayan firmado.