Visión general
Un contrato suele tener dos lados: la parte contratada (tu empresa emisora) y los firmantes externos (el cliente y las demás partes). En Conversa Labs:
- La firma interna es la autofirma de la parte contratada, realizada del lado del servidor, con los datos (y, en la firma calificada, el certificado A1) de la empresa emisora.
- La firma externa la realizan los firmantes a través de una página pública segura, sin necesidad de registro ni inicio de sesión.
Eliges el nivel legal de la firma según el riesgo del documento: simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo), avanzado (con OTP por correo/WhatsApp y firma visual) o calificado (certificado digital ICP-Brasil A1, estándar PAdES).
Requisitos previos
- Módulo de Contratos habilitado y un contrato generado a partir de una plantilla.
- Una empresa emisora registrada (para la autofirma). Para el nivel calificado, necesita un certificado A1 válido.
- Para enviar el enlace a los firmantes externos, un canal nativo (WhatsApp o correo) y los datos de contacto de los firmantes.
Paso a paso
- En el contrato, define los firmantes (la parte contratada y los firmantes externos).
- Elige el nivel de firma (simple, avanzado o calificado).
- Envía para firma: cada firmante externo recibe, en su propia conversación, una tarjeta con el resumen del contrato, el enlace de firma dentro del texto del mensaje y el PDF adjunto. En los canales que lo permiten, el enlace también aparece como botón. Cuando un firmante solo tiene correo, la invitación va por correo con el mismo enlace y el mismo PDF.
- La parte contratada firma automáticamente (autofirma del lado del servidor).
- Cada firmante externo abre la página pública, revisa el documento y firma.
- En el nivel avanzado, el firmante valida un código OTP y registra su firma visual (dibujada, escrita o subida como imagen).
- Una vez completadas todas las firmas, se genera el PDF final firmado y el estado pasa a finalizado.
Configuración y opciones
- Niveles de firma:
- Simple — consentimiento con captura de IP, fecha/hora y dispositivo.
- Avanzado — OTP por correo/WhatsApp + firma visual (dibujada, escrita o por subida).
- Calificado — certificado digital A1 (ICP-Brasil), estándar PAdES.
- Canal del código OTP: se define por firmante. Quien está configurado con OTP por correo recibe el código en su dirección registrada; quien está con OTP por WhatsApp lo recibe en su propia conversación. Si el canal configurado no está disponible, el sistema intenta el otro antes de rendirse — y si no existe ninguno, lo avisa en vez de dar el envío por hecho.
- Enlace individual: cada firmante tiene su propio enlace, válido solo para él. Un firmante nunca recibe el enlace de otro.
- Autofirma: la parte contratada firma automáticamente con la empresa emisora.
- Orden y múltiples firmantes: define quién debe firmar.
- Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, refuerza la validez jurídica de la firma.
- Pista de auditoría: cada firma registra IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo (SHA-256).
Casos de uso
- Un cliente firma por WhatsApp con OTP en pocos toques, sin instalar nada.
- Un contrato de mayor valor exige una firma calificada con certificado A1.
- La parte contratada firma automáticamente y solo espera a la contraparte.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa el nivel avanzado (OTP) o calificado para documentos de mayor valor o riesgo.
- Asegúrate de que los datos de contacto de los firmantes sean correctos para la entrega del enlace.
- Para el nivel calificado, mantén el certificado A1 vigente y, si corresponde, un TSA acreditado configurado.
- Sigue el estado del contrato: indica quién ya firmó y qué falta.
Solución de problemas
- El firmante no recibió el enlace: confirma el canal y los datos de contacto; reenvía si es necesario.
- El envío fue rechazado: cuando algún firmante no tiene ni teléfono ni correo, el contrato no se envía y el error nombra a quien está sin destino. Completa los datos y envía de nuevo — el contrato sigue como borrador hasta que el envío ocurra de verdad.
- El código OTP no llega: revisa el correo/WhatsApp de ese firmante (el código va al canal configurado en él, no a la conversación del contrato) y reenvía.
- La autofirma calificada falló: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia.
- El contrato no se finaliza: comprueba que todos los firmantes hayan firmado.