Tareas
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Listas, tablero y calendario, subtareas, dependencias, recurrencia, recordatorios, SLA, plantillas y panel en la conversación.
Visión general de Tareas
Visión general El módulo de Tareas de ConversaLabs es un gestor de trabajo completo —al estilo de Asana/ClickUp/Linear— integrado a tu atención. Permite crear tareas con título, descripción, responsables, fecha de vencimiento, prioridad y estado, organizarlas en listas, seguirlas en un tablero (kanban) o en un calendario, dividirlas en subtareas, conectarlas con dependencias, repetirlas con recurrencia y no perder ningún plazo con recordatorios. Además de lo básico, Tareas ofrece funciones avanzadas: SLA (metas de tiempo de respuesta y de finalización), plantillas (modelos reutilizables), checklists, comentarios, observadores (watchers), adjuntos, etiquetas y atributos personalizados. También puedes abrir y seguir tareas dentro de una conversación, conectando la atención con lo que hay que hacer. Requisitos previos - El módulo de Tareas es opcional y debe estar habilitado para tu cuenta. Si no ves Tareas en la barra lateral, pídele a un administrador que lo active. - Un usuario con acceso a la cuenta. Algunas acciones (como crear políticas de SLA y plantillas) están reservadas a los administradores. - Para usar tareas dentro de conversaciones necesitas al menos una Bandeja de Entrada con conversaciones activas. Paso a paso 1. Abre Tareas en la barra lateral izquierda. 2. Crea tu primera tarea indicando, como mínimo, un título. 3. Define responsable(s), vencimiento, prioridad y la lista donde vive la tarea. 4. Sigue el avance cambiando el estado (backlog, por hacer, en progreso, en revisión, finalizada, cancelada). 5. Alterna entre las vistas de lista, tablero y calendario según tu rutina. 6. Marca la tarea como finalizada cuando termine el trabajo — el sistema registra la fecha de finalización. Configuración y opciones - Listas: agrupan tareas por proyecto, equipo o flujo de trabajo. - Estado y prioridad: el estado describe la etapa del trabajo; la prioridad ayuda a ordenar lo más urgente. - Responsables y observadores: quién ejecuta la tarea y quién debe seguir las actualizaciones. - Vencimientos: fecha/hora de vencimiento y una fecha de inicio, usadas en el calendario y en los avisos de atraso. - Etiquetas y atributos personalizados: clasificación libre y campos propios de tu negocio. Casos de uso - Distribuir y seguir el trabajo operativo del equipo de atención. - Convertir una solicitud recibida en una conversación en una tarea con responsable y plazo. - Planificar rutinas recurrentes (informes semanales, conciliaciones mensuales) con recurrencia. - Garantizar tiempos de respuesta/finalización con políticas de SLA. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con pocas listas claras y adopta tablero, SLA y plantillas después. - Usa la prioridad con criterio: si todo es urgente, nada lo es. - Los vencimientos pasados en tareas sin finalizar se marcan como atrasados — revísalos con frecuencia. - Las tareas y subtareas sobreviven a la eliminación de su tarea padre (quedan huérfanas, no desaparecen) — organiza antes de eliminar. Solución de problemas - No veo Tareas en el menú: el módulo puede no estar habilitado para tu cuenta — habla con un administrador. - No puedo crear una política de SLA o una plantilla: esas acciones requieren perfil de administrador. - Mi tarea no aparece en la lista esperada: revisa el filtro de la vista y si fue archivada. Ver también - Vistas: listas, tablero y calendario - Subtareas, dependencias, recurrencia y recordatorios - SLA de tareas y plantillas - Panel de tareas dentro de la conversación
Vistas: listas, tablero y calendario
Visión general Las Tareas se pueden ver de tres formas, y puedes alternar entre ellas en cualquier momento: - Lista: una tabla densa, ideal para revisar muchas tareas, ordenar y aplicar acciones masivas. - Tablero (kanban): columnas por estado (backlog, por hacer, en progreso, en revisión, finalizada, cancelada). Arrastra tarjetas entre columnas para avanzar el trabajo. - Calendario: tareas ubicadas por su fecha de vencimiento, ideal para ver la carga por día/semana y evitar la acumulación de plazos. Todas las vistas muestran los mismos datos — solo cambia la forma de leerlos y operarlos. Requisitos previos - El módulo de Tareas habilitado para la cuenta (consulta la visión general de Tareas). - Al menos una lista y algunas tareas creadas para que las vistas tengan contenido. Paso a paso 1. Abre Tareas en la barra lateral. 2. Usa el selector de vista para elegir entre lista, tablero y calendario. 3. En el tablero, arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar el estado de la tarea. 4. En el calendario, ubica la tarea por su fecha de vencimiento; reprograma ajustando el plazo. 5. En la lista, selecciona varias tareas para aplicar acciones masivas (cambiar estado, responsable, etiqueta, etc.). 6. Usa los filtros para enfocarte en lo importante (por responsable, estado, prioridad, lista, vencimiento). Configuración y opciones - Selector de vista: alterna lista / tablero / calendario sin perder los filtros aplicados. - Filtros: combina responsable, estado, prioridad, lista, etiquetas y vencimiento. - Acciones masivas: en la vista de lista, actúa sobre varias tareas a la vez. - Indicadores en las tarjetas: prioridad, vencimiento, contadores de checklist, adjuntos y los distintivos de bloqueada y de SLA aparecen directamente en las tarjetas. Casos de uso - Tablero para la reunión diaria del equipo: ve qué está en progreso y qué se trabó. - Calendario para planificar la semana y equilibrar la carga de plazos. - Lista para limpiezas periódicas: filtrar atrasadas y reasignar en masa. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén el tablero ligero: las tareas finalizadas/canceladas salen del foco de quien ejecuta. - En el calendario, define fechas de vencimiento realistas para no sobrecargar un solo día. - Los filtros son tus aliados — reutiliza las combinaciones de filtro que usas todos los días. - Las tarjetas con el distintivo bloqueada dependen de otra tarea: resuelve el bloqueo antes de exigir avance. Solución de problemas - Una tarea no aparece en el calendario: probablemente no tiene fecha de vencimiento. - Al tablero le falta una columna: un filtro activo puede estar ocultando ese estado. - No encuentro una tarea: revisa si está archivada u oculta por un filtro. Ver también - Visión general de Tareas - Subtareas, dependencias, recurrencia y recordatorios - Panel de tareas dentro de la conversación
Subtareas, dependencias, recurrencia y recordatorios
Visión general Cuatro funciones ayudan a estructurar trabajos más grandes y a no olvidar nada: - Subtareas: dividen una tarea grande en pasos menores, cada uno con su responsable y plazo. - Dependencias: encadenan tareas — una tarea puede bloquear a otra (o estar bloqueada por ella). Mientras el bloqueo siga abierto, la tarea dependiente muestra el distintivo bloqueada. - Recurrencia: repite una tarea automáticamente con una cadencia (diaria, semanal, mensual o anual). La próxima ocurrencia se crea cuando se finaliza la actual. - Recordatorios: avisos programados (en la app o por correo) para ti o para los responsables, en una fecha/hora elegida. Requisitos previos - El módulo de Tareas habilitado para la cuenta. - Una tarea a la que añadirás subtareas, dependencias, recurrencia o recordatorios. - Para recordatorios por correo, los usuarios necesitan un email válido en la cuenta. Paso a paso 1. Subtareas: abre una tarea y añade subtareas en el panel correspondiente; cada subtarea puede tener su propio responsable, plazo y estado. 2. Dependencias: en la tarea, define qué tareas bloquea y cuáles la bloquean. El distintivo bloqueada aparece mientras algún bloqueador no esté finalizado o cancelado. 3. Recurrencia: configura la cadencia (frecuencia, intervalo y, si quieres, días de la semana, una fecha de término o un número de ocurrencias). Al finalizar la tarea, se genera la próxima ocurrencia. 4. Recordatorios: añade uno o más recordatorios con fecha/hora y canal (en la app o correo), apuntando a ti, a otro usuario o a los responsables. 5. Sigue todo en las vistas de lista/tablero/calendario. Configuración y opciones - Subtareas: heredan el contexto de la tarea padre, pero tienen vida propia; sobreviven si la tarea padre se elimina (quedan huérfanas). - Dependencias: el cálculo de "bloqueada" considera los bloqueadores que aún no están finalizados ni cancelados. - Recurrencia: la nueva ocurrencia clona responsables, lista, etiquetas y atributos, con fechas desplazadas, y nace en el estado por hacer. La generación es idempotente — nunca duplica ocurrencias. - Recordatorios: se disparan una sola vez; un reprocesamiento del sistema no reenvía el mismo recordatorio. Casos de uso - Dividir el onboarding de un cliente en subtareas (contrato, configuración, capacitación). - Imponer un orden de ejecución con dependencias (publicar solo después de revisar). - Automatizar rutinas recurrentes: informe semanal, cierre mensual, backup anual. - Programar un recordatorio para retomar una negociación en una fecha acordada. Consejos, límites y buenas prácticas - Evita cadenas de dependencia muy profundas — dificultan ver el camino crítico. - Una tarea no puede ser su propio ancestro; los ciclos de subtarea están bloqueados. - En tareas recurrentes, define una fecha de vencimiento en la tarea modelo para anclar correctamente la próxima ocurrencia. - Programa los recordatorios con suficiente antelación para poder actuar. Solución de problemas - El distintivo "bloqueada" no desaparece: verifica que el bloqueador esté realmente finalizado o cancelado. - No se creó la próxima ocurrencia: confirma que la recurrencia está configurada y que la tarea se marcó como finalizada (la ocurrencia nace al finalizar). - No recibí el recordatorio: revisa el canal elegido (app/correo), la fecha/hora y si el recordatorio ya se disparó. Ver también - Visión general de Tareas - Vistas: listas, tablero y calendario - SLA de tareas y plantillas
SLA de tareas y plantillas
Visión general Dos funciones elevan la madurez de tu operación de Tareas: - SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio): define metas de tiempo para las tareas — por ejemplo, tiempo máximo hasta la primera acción y tiempo máximo hasta la finalización. El sistema sigue cada tarea y muestra el estado del SLA (activo, en riesgo, cumplido o incumplido) mediante un distintivo. - Plantillas (modelos): blueprints reutilizables que rellenan previamente la creación de una tarea (título, descripción, prioridad, lista, etiquetas, atributos e incluso subtareas). Estandarizan procesos repetitivos y ahorran tiempo. Requisitos previos - El módulo de Tareas habilitado para la cuenta. - Perfil de administrador para crear y gestionar políticas de SLA y plantillas. - Listas y prioridades ya en uso, si quieres dirigir el SLA por lista o por prioridad. Paso a paso Configurar una política de SLA 1. Entra en el área de SLA dentro de la configuración de Tareas. 2. Dale un nombre a la política y define las metas en minutos: tiempo hasta la primera acción y/o tiempo hasta la finalización. 3. Opcionalmente, dirige la política por prioridad y/o por lista (en blanco = aplica a cualquiera). 4. Activa la política. A partir de ahí, las tareas correspondientes se monitorean y muestran el distintivo de SLA. Crear y usar una plantilla 1. Entra en el área de Plantillas de Tareas. 2. Crea un modelo con los campos que quieras rellenar previamente (título, descripción, prioridad, lista, etiquetas, atributos, subtareas). 3. Al crear una nueva tarea, elige la plantilla para sembrar el formulario; ajusta lo que necesites y guarda. Configuración y opciones - Bases del SLA: las metas son en minutos y pueden combinar primera acción y finalización. - Direccionamiento del SLA: por prioridad y/o por lista; dejarlo en blanco aplica a todas. - Estado del SLA: el distintivo refleja el peor estado entre las políticas aplicadas (incumplido es el más crítico). - Plantillas: nada se guarda como tarea hasta que envíes el formulario — la plantilla solo precarga los campos. - Activar/desactivar: tanto las políticas como las plantillas pueden estar activas o inactivas. Casos de uso - Asegurar que toda solicitud de soporte tenga primera acción dentro de X minutos. - Definir una finalización más rápida para tareas de prioridad urgente. - Estandarizar el onboarding de clientes con una plantilla que ya trae subtareas y etiquetas. - Acelerar tareas rutinarias (apertura de ticket, checklist de calidad) con modelos listos. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con una o dos políticas de SLA simples y ajusta según los datos de cumplimiento. - Dirige los SLA más agresivos a las prioridades altas, no a todas las tareas. - Mantén un conjunto pequeño de plantillas bien nombradas — demasiadas confunden más que ayudan. - Revisa las plantillas periódicamente para que reflejen el proceso actual. Solución de problemas - La tarea no muestra distintivo de SLA: revisa que exista una política activa que coincida con la prioridad/lista de la tarea. - El SLA aparece como "en riesgo/incumplido" inesperadamente: revisa las metas en minutos — pueden ser demasiado cortas. - No puedo crear SLA/plantilla: esas áreas requieren perfil de administrador. Ver también - Visión general de Tareas - Subtareas, dependencias, recurrencia y recordatorios - Panel de tareas dentro de la conversación
Panel de tareas dentro de la conversación
Visión general El panel de tareas es un bloque integrado que aparece junto a una conversación, en la ficha de un contacto o en el detalle de un negocio del CRM. Desde él creas y sigues tareas vinculadas a ese registro — sin salir de la atención. Así, lo que hay que hacer a partir de una conversación se convierte en una tarea rastreable, con responsable, vencimiento y prioridad. El vínculo es flexible: una tarea puede estar ligada a una conversación, a un contacto y/o a un negocio. Si el registro vinculado deja de existir, la tarea no desaparece ni se rompe — solo pierde el vínculo. Requisitos previos - El módulo de Tareas habilitado para la cuenta. Con el módulo desactivado, el panel simplemente no aparece (sin impacto en el resto de la pantalla). - Una conversación, contacto o negocio del CRM abierto, donde se mostrará el panel. - Acceso de usuario a la cuenta. Paso a paso 1. Abre una conversación (o la ficha de un contacto, o un negocio en el CRM). 2. Ubica el panel de tareas en la barra lateral/área de detalles del registro. 3. Haz clic para crear una tarea — nace ya vinculada a ese registro. 4. Define responsable, vencimiento, prioridad y demás campos como en cualquier tarea. 5. Sigue ahí mismo las tareas vinculadas y su estado; abre la tarea para ver detalles, subtareas, comentarios y adjuntos. Configuración y opciones - Contexto único de vínculo: el panel muestra las tareas de ese registro específico (conversación, contacto o negocio). - Creación en contexto: las tareas creadas desde el panel llevan el vínculo automáticamente. - Vínculo resiliente: si la conversación/contacto/negocio se elimina, la tarea permanece (solo pierde el enlace). - Automatización: las tareas también pueden crearse automáticamente mediante reglas de automatización a partir de eventos de las conversaciones — combínalo con el panel para una visión completa. Casos de uso - Durante una atención, abrir una tarea de "enviar propuesta" ya ligada a la conversación y al contacto. - En el detalle de un negocio del CRM, listar todo lo que falta para cerrar la venta. - Seguir los pendientes de un contacto recurrente directamente en su ficha. - Estandarizar el posventa creando tareas de follow-up vinculadas a la conversación. Consejos, límites y buenas prácticas - Crea la tarea en contexto (desde el panel) para garantizar el vínculo correcto desde el inicio. - Usa vencimientos y responsables claros — la tarea también aparecerá en las vistas de lista/tablero/calendario. - Combina con recordatorios para retomar la conversación en el momento adecuado. - No dependas del panel para ver TODAS tus tareas: el área de Tareas muestra el panorama completo. Solución de problemas - El panel no aparece: el módulo de Tareas puede estar desactivado para la cuenta — habla con un administrador. - La tarea no está vinculada a la conversación: probablemente se creó fuera del panel; créala desde el panel o revisa el vínculo. - El registro vinculado desapareció: la tarea sigue existiendo en el área de Tareas, solo sin el enlace. Ver también - Visión general de Tareas - Vistas: listas, tablero y calendario - SLA de tareas y plantillas