Medios
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Biblioteca de medios, carpetas, papelera, medidor de almacenamiento y reutilización de archivos en cualquier canal.
Visión general de la Biblioteca de Medios
Visión general La Biblioteca de Medios es el repositorio central de archivos de tu cuenta ConversaLabs. En un solo lugar guardas, organizas y reutilizas imágenes, videos, audios y documentos — sin depender de carpetas en tu computadora ni reenviar el mismo archivo una y otra vez. La biblioteca es global de la cuenta: lo que está en ella queda disponible para todo el equipo y para todos los canales habilitados. Reúne tanto los archivos que subes manualmente como los que la plataforma captura automáticamente de las conversaciones, el CRM, las tareas y el catálogo, organizándolo todo en carpetas. Desde ahí, cualquier archivo guardado puede reenviarse a cualquier canal sin una nueva subida, reutilizando el archivo que ya existe en la plataforma. Requisitos previos - Una cuenta ConversaLabs activa y un usuario con acceso. - El módulo Biblioteca de Medios habilitado para tu cuenta (opcional, controlado por flag). Si no ves la biblioteca en la navegación, habla con un administrador. - Permisos adecuados: los agentes pueden ver, enviar, subir, mover y archivar archivos; las acciones destructivas (eliminar definitivamente, vaciar la papelera, borrar carpetas) están limitadas a administradores. - El límite de almacenamiento de la cuenta lo define el operador de la plataforma y la propia cuenta no puede ampliarlo. Paso a paso 1. Abre la Biblioteca de Medios desde la navegación lateral. 2. Conoce las tres áreas principales: el árbol de carpetas (a la izquierda), la cuadrícula de archivos (al centro) y el panel de detalles del elemento seleccionado. 3. Sube un archivo o selecciona un elemento ya capturado automáticamente. 4. Organiza los archivos en carpetas para encontrarlos con facilidad más adelante. 5. Al responder una conversación (o en otros puntos de la plataforma), usa el selector de la biblioteca para adjuntar un archivo ya guardado, sin necesidad de enviarlo de nuevo. 6. Observa el medidor de almacenamiento para saber cuánto espacio ha consumido la cuenta. Configuración y opciones - Captura automática: la plataforma puede guardar en la biblioteca, de forma automática, los archivos que pasan por las conversaciones y los demás módulos, organizándolos por origen. - Importación/backfill: puedes traer a la biblioteca los archivos que ya existen en conversaciones, CRM, tareas y catálogo anteriores, reutilizando el mismo archivo (sin duplicarlo). - Carpetas: jerárquicas y con color, ayudan a separar materiales por canal, equipo, campaña o tema. - Papelera: los elementos eliminados van a la papelera antes de borrarse en definitiva, con limpieza automática tras un periodo configurado por el operador. - Almacenamiento: el límite (cuota) lo define el operador de la plataforma y se muestra en el medidor. Casos de uso - Mantener un acervo único de logotipos, catálogos en PDF, listas de precios y videos listos para usar. - Reutilizar un material aprobado en varios canales (WhatsApp, sitio web, correo) sin reenviar. - Estandarizar las respuestas del equipo con archivos oficiales, evitando versiones erróneas o desactualizadas. - Recuperar rápidamente un archivo enviado por un cliente, ya organizado por origen. Consejos, límites y buenas prácticas - Organiza con carpetas desde el inicio — es más fácil mantener el orden que arreglarlo después. - Usa nombres claros en las carpetas (por canal, campaña o cliente) para acelerar la búsqueda. - Vigila el medidor de almacenamiento; al acercarte al límite, archiva o elimina lo que ya no uses. - Hay un tamaño máximo por archivo; los archivos muy grandes pueden ser rechazados al subirse. - Recuerda que la biblioteca es compartida por la cuenta: lo que guardas es visible para el equipo. Solución de problemas - No veo la Biblioteca de Medios: el módulo puede no estar habilitado para tu cuenta o tu rol — habla con un administrador. - No puedo eliminar un archivo o una carpeta: las acciones destructivas están limitadas a administradores. - Mi subida falló: revisa el tamaño y el formato del archivo y si la cuenta aún tiene espacio en el medidor de almacenamiento. - No encuentro un archivo: revisa la papelera y usa la búsqueda por carpeta; los archivos capturados quedan organizados por su origen. Ver también - Biblioteca: carpetas, papelera y medidor de almacenamiento - Reutilizar archivos guardados en cualquier canal
Biblioteca: carpetas, papelera y medidor de almacenamiento
Visión general Este artículo muestra cómo mantener la Biblioteca de Medios organizada en el día a día: crear y usar carpetas, trabajar con la papelera (eliminar, restaurar y borrar en definitiva) y controlar cuánto espacio usa la cuenta con el medidor de almacenamiento. Las carpetas dan estructura al acervo; la papelera protege ante eliminaciones accidentales; y el medidor ayuda a controlar la cuota de almacenamiento de la cuenta antes de que llegue al límite. Requisitos previos - El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él. - Para eliminar en definitiva, vaciar la papelera o borrar carpetas: un rol de administrador. Los agentes pueden crear carpetas, mover, archivar y enviar archivos a la papelera, pero no borrarlos en definitiva. - La cuota de almacenamiento de la cuenta la define el operador de la plataforma. Paso a paso Carpetas 1. En la Biblioteca de Medios, ubica el árbol de carpetas a la izquierda. 2. Crea una nueva carpeta y dale un nombre claro (por ejemplo, por canal, campaña o cliente). 3. Crea subcarpetas dentro de otra carpeta para organizar por niveles cuando lo necesites. 4. Mueve archivos a la carpeta deseada seleccionando el elemento y eligiendo la carpeta de destino. 5. Usa la búsqueda de carpetas y la expansión del árbol para navegar rápido en acervos grandes. Papelera 1. Para eliminar un archivo, envíalo a la papelera — sale de la cuadrícula principal, pero no desaparece de inmediato. 2. Para recuperarlo, abre la papelera y restaura el elemento a su carpeta. 3. Para borrarlo en definitiva, usa eliminar definitivamente (acción de administrador). 4. Los elementos en la papelera se limpian automáticamente tras un periodo definido por el operador. Medidor de almacenamiento 1. Observa el medidor para ver cuánto de la cuota de la cuenta ya está en uso. 2. Al acercarte al límite, archiva o elimina archivos que ya no necesites. 3. Recuerda: vaciar la papelera es lo que realmente libera espacio. Configuración y opciones - Jerarquía de carpetas: las carpetas pueden tener varios niveles; hay un límite máximo de profundidad. - Carpetas por origen: la captura automática organiza los archivos en carpetas según el origen (conversación, CRM, tareas, catálogo). Puedes renombrar esas carpetas según tu operación. - Retención de la papelera: el tiempo hasta la limpieza automática lo configura el operador de la plataforma. - Cuota de almacenamiento: el límite total lo define el operador y se muestra en el medidor; la cuenta no amplía ese límite por su cuenta. Casos de uso - Separar materiales por canal (p. ej., WhatsApp, sitio web) o por campaña para encontrar todo rápido. - Mantener una carpeta de archivos oficiales (logos, catálogos, listas) siempre actualizada. - Recuperar desde la papelera un archivo borrado por error, sin perder el trabajo. - Hacer una limpieza periódica guiada por el medidor para liberar espacio. Consejos, límites y buenas prácticas - Estandariza la nomenclatura de las carpetas para que todo el equipo siga el mismo criterio. - Antes de eliminar en definitiva, confirma que el archivo no esté en uso en conversaciones o campañas. - Evita crear demasiada profundidad de subcarpetas: las estructuras muy largas dificultan la navegación. - Revisa el medidor con regularidad — es más fácil prevenir que resolver en el límite. - Eliminar un archivo lo envía a la papelera; solo la eliminación definitiva (o la limpieza automática) libera la cuota. Solución de problemas - No puedo eliminar en definitiva / vaciar la papelera: esas acciones están limitadas a administradores. - El espacio no bajó tras eliminar: el archivo probablemente sigue en la papelera — bórralo en definitiva o espera la limpieza automática. - No encuentro una carpeta: usa la búsqueda de carpetas y revisa si está anidada dentro de otra (subcarpeta). - Estoy cerca del límite de almacenamiento: archiva/elimina lo que no uses y vacía la papelera; si necesitas más espacio, contacta al operador de la plataforma. Ver también - Visión general de la Biblioteca de Medios - Reutilizar archivos guardados en cualquier canal
Reutilizar archivos guardados en cualquier canal
Visión general Uno de los principales beneficios de la Biblioteca de Medios es la reutilización de archivos: una vez que un elemento está guardado en la biblioteca, puedes reenviarlo a cualquier canal (WhatsApp, sitio web, correo y otros habilitados) y usarlo en otros módulos sin volver a subirlo. La plataforma reutiliza el mismo archivo ya existente — no crea una copia nueva en cada envío. Eso hace el envío más rápido, mantiene la consistencia (todos usan la misma versión) y ayuda a controlar el espacio de almacenamiento de la cuenta. Requisitos previos - El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él. - Al menos un archivo ya guardado en la biblioteca (por subida manual o por captura automática). - El canal de destino correctamente conectado. Cada canal tiene sus propios formatos y límites de medios admitidos. Paso a paso 1. Abre la conversación (o el módulo) donde quieres adjuntar el archivo. 2. En la barra de respuesta, abre el selector de la Biblioteca de Medios (el botón "Biblioteca"). 3. Navega por las carpetas o haz una búsqueda y selecciona el archivo que quieras. 4. Confirma para adjuntar el archivo a la respuesta — sin una nueva subida. 5. Revisa el adjunto y envía normalmente por el canal. Configuración y opciones - Selector reutilizable: el mismo selector de la biblioteca aparece en varios puntos de la plataforma, permitiéndote adjuntar un archivo guardado de forma consistente. - Reutilización sin copia: al reenviar, la plataforma usa el archivo ya existente en lugar de duplicarlo. - Captura automática: muchos archivos ya estarán disponibles para reutilizar porque la plataforma los captura automáticamente de las conversaciones y de otros módulos. - Dónde reutilizar: además de las conversaciones, reutilizar archivos de la biblioteca está disponible en lugares como el CRM y otros módulos compatibles. En algunos flujos la integración aún se está expandiendo — si no encuentras el selector en un punto específico, adjunta el archivo de la forma tradicional. Casos de uso - Enviar el mismo catálogo en PDF o lista de precios a varios clientes en distintos canales. - Reutilizar un video de presentación aprobado, siempre en su versión oficial. - Adjuntar un logotipo o material de campaña estandarizado en respuestas y en otros módulos. - Reenviar rápidamente un archivo recibido de un cliente, ya organizado en la biblioteca. Consejos, límites y buenas prácticas - Respeta los formatos y tamaños aceptados por cada canal — un archivo válido en un canal puede no ser aceptado en otro. - Mantén una carpeta de archivos oficiales para que el equipo reutilice siempre la versión correcta. - Como la reutilización apunta al mismo archivo, actualizar el original beneficia los próximos envíos; los elementos ya enviados en conversaciones anteriores no cambian de forma retroactiva. - Evita reenviar el mismo material en exceso al mismo contacto — sigue las buenas prácticas anti-spam y anti-ban de cada canal. Solución de problemas - No veo el botón de la biblioteca en la conversación: el módulo puede no estar habilitado, o ese punto no admite el selector — adjunta el archivo de la forma tradicional o habla con un administrador. - El canal rechazó el archivo: revisa el formato y el tamaño aceptados por ese canal. - El archivo no aparece en el selector: confirma que no esté en la papelera y usa la búsqueda por carpeta. - El envío falló: revisa la conexión del canal de destino e inténtalo de nuevo; si persiste, habla con un administrador. Ver también - Visión general de la Biblioteca de Medios - Biblioteca: carpetas, papelera y medidor de almacenamiento