Contratos y Firma Electrónica
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Empresas emisoras, certificado A1, plantillas, variables, autocompletado, firma interna/externa, página pública y validador.
Visión general de Contratos y Firma Electrónica
Visión general El módulo Contratos y Firma Electrónica de Conversa Labs permite crear, enviar, firmar y validar contratos sin salir de la plataforma. Armas documentos a partir de plantillas con variables, completas los datos automáticamente con la información que ya existe en tu atención (contacto, conversación, negocio del CRM, catálogo y cuenta), envías el enlace de firma por los canales nativos (WhatsApp y correo electrónico) y sigues el estado en tiempo real. El proceso de firma es totalmente electrónico y ofrece distintos niveles legales: desde la firma simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo) hasta la calificada con certificado digital ICP-Brasil A1. Cada contrato genera una pista de auditoría inmutable, un PDF final firmado y una página pública de validación para que cualquier persona compruebe la autenticidad del documento. Requisitos previos - El módulo de Contratos es opcional y debe estar habilitado para tu cuenta. Si no encuentras el área de Contratos, habla con un administrador. - Tu usuario necesita permiso para acceder y gestionar Contratos. - Para emitir contratos debes registrar al menos una empresa emisora (la parte "contratada"). Para la firma calificada, esa empresa necesita un certificado digital A1. - Para enviar el enlace de firma por los canales, ten una Bandeja de entrada de WhatsApp o correo configurada. Paso a paso 1. Abre el área de Contratos desde la barra lateral (sección comercial, junto a Pagos). 2. Registra tu empresa emisora y, si vas a usar firma calificada, sube su certificado A1. 3. Crea una plantilla de contrato en el editor o sube un modelo listo, usando variables {{ }} en los puntos que cambian de un contrato a otro. 4. Genera un contrato a partir de la plantilla: las variables se completan automáticamente con los datos del contacto/conversación/negocio; ajusta lo que falte. 5. Define los firmantes y el nivel de firma deseado. 6. Envía el enlace por los canales nativos. La parte contratada puede firmar automáticamente; los demás firmantes firman en la página pública. 7. Sigue el estado hasta la finalización y descarga el PDF firmado. Comparte la página de validación cuando necesites probar la autenticidad. Configuración y opciones - Empresas emisoras: registra cuantas necesites, cada una con sus datos, identidad visual y certificado A1 propio. - Plantillas y cláusulas: una biblioteca reutilizable de modelos y cláusulas. - Niveles de firma: simple, avanzado (con OTP) y calificado (A1). - Configuración del módulo: retención de documentos, sello de tiempo (TSA) y otros ajustes. - Automatización: los contratos pueden crearse/enviarse mediante Automatizaciones, Macros y el Flow Builder. Casos de uso - Cerrar una venta en el CRM y enviar el contrato para firma en la misma conversación. - Emitir contratos de prestación de servicios, propuestas y términos de adhesión con un modelo estandarizado. - Recoger una firma por WhatsApp con OTP para mayor seguridad jurídica. - Generar un cobro en el módulo de Pagos justo después de que el contrato esté firmado. Consejos, límites y buenas prácticas - Estandariza tus contratos en plantillas para ganar velocidad y reducir errores. - Elige el nivel de firma según el riesgo del documento: cuanto mayor sea el valor, más fuerte la firma recomendada. - Para la validez jurídica plena de la firma calificada, mantén el certificado A1 vigente y, cuando corresponda, configura un sello de tiempo (TSA) acreditado. - Verifica siempre que los datos autocompletados sean correctos antes de enviar para firma. Solución de problemas - No veo el módulo de Contratos: puede no estar habilitado para la cuenta o para tu perfil; habla con un administrador. - No puedo emitir un contrato calificado: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia. - El firmante no recibió el enlace: confirma el canal (WhatsApp/correo) y los datos de contacto del firmante. Ver también - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Empresas emisoras y certificado digital A1
Visión general La empresa emisora es la parte "contratada" de tus contratos: quien emite y, cuando corresponde, firma automáticamente el documento de tu lado. Puedes registrar cuantas empresas emisoras necesites (por ejemplo, una por marca, sucursal o identificación fiscal), cada una con sus propios datos, identidad visual y certificado digital. Para usar la firma calificada (ICP-Brasil), la empresa emisora necesita un certificado digital A1: un archivo .pfx/.p12 protegido por contraseña. Ese certificado se sube a la plataforma y se usa para firmar los contratos con validez jurídica reforzada. Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado para la cuenta y un usuario con permiso para administrar Contratos. - Los datos de registro de la empresa (razón social, identificación fiscal, dirección, contacto). - Para la firma calificada: un certificado A1 vigente en formato .pfx/.p12 y su contraseña. - El certificado A3 (token/tarjeta en hardware) no es compatible en esta versión: solo el A1, que es un archivo. Paso a paso 1. En el área de Contratos, abre la sección de empresas emisoras. 2. Crea una nueva empresa emisora y completa sus datos de registro. 3. Agrega la identidad visual (logo y colores), que aparecerá en el contrato y en las páginas públicas. 4. Para habilitar la firma calificada, sube el certificado A1 (.pfx/.p12) e ingresa su contraseña. 5. La plataforma valida el certificado: si la contraseña es incorrecta o el archivo es inválido, la subida se rechaza con un mensaje de error. 6. Cuando es válido, se muestran el titular del certificado y la fecha de vencimiento. 7. Guarda. La empresa emisora ya está lista para usarse al generar contratos. Configuración y opciones - Múltiples emisores: mantén tantas empresas emisoras como tu negocio requiera. - Identidad visual por empresa: logo y colores propios, reflejados en el documento y el validador. - Estado del certificado: la plataforma muestra titular, archivo y vencimiento; reemplaza el archivo cuando lo renueves. - Sello de tiempo (TSA): en la configuración del módulo puedes apuntar a un servidor de sello de tiempo acreditado para reforzar la validez (la autenticación del TSA se mantiene en el entorno, no en pantalla). Casos de uso - Una empresa con varias marcas/identificaciones fiscales que emite contratos bajo identidades distintas. - Una operación que necesita validez jurídica reforzada mediante un certificado A1. - Estandarizar el aspecto de los contratos (logo y colores) por empresa emisora. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén el certificado A1 siempre vigente: un certificado vencido impide nuevas firmas calificadas. - Trata la contraseña del certificado como un secreto: es necesaria para firmar. - El certificado es un dato sensible: solo usuarios con permiso de administración deben gestionarlo. - Para validez plena en Brasil, combina el A1 con un sello de tiempo (TSA) acreditado. Solución de problemas - La subida del certificado fue rechazada: comprueba que la contraseña sea correcta y que el archivo sea un .pfx/.p12 válido y no corrupto. - El vencimiento aparece como expirado: el certificado caducó; genera/renueva un nuevo A1 y súbelo. - No puedo firmar en modo calificado: asegúrate de que la empresa emisora seleccionada tenga un A1 válido cargado. - Necesito A3 (token/tarjeta): aún no es compatible en esta versión; usa el A1 (archivo). Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Plantillas, variables y autocompletado
Visión general Las plantillas son modelos reutilizables de tus contratos. Creas una plantilla una vez, defines las partes variables con {{ }} (por ejemplo, nombre del cliente, identificación, importe, fechas) y generas a partir de ella tantos contratos como quieras. Al generar, las variables se completan automáticamente con los datos que ya existen en tu atención —contacto, conversación, negocio del CRM, catálogo y cuenta—, dejándote solo revisar y ajustar lo que falte. Puedes armar la plantilla en el editor de la plataforma o subir un modelo listo. También hay una biblioteca de cláusulas reutilizables para estandarizar pasajes comunes entre varias plantillas. Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado y un usuario con permiso para gestionar plantillas. - El contenido del contrato (texto base) y la lista de campos que cambian de un contrato a otro. - Para que el autocompletado funcione bien, los datos de origen (contacto, negocio, etc.) deben estar completos. Paso a paso 1. En el área de Contratos, abre Plantillas y crea una nueva. 2. Escribe el contenido en el editor o sube un modelo listo. 3. Donde el texto cambia de un contrato a otro, inserta una variable con el formato {{ variable }}. 4. Reutiliza pasajes comunes desde la biblioteca de cláusulas. 5. Guarda la plantilla. 6. Para emitir, genera un contrato a partir de la plantilla: las variables se completan automáticamente con los datos de origen (contacto/conversación/negocio/catálogo/cuenta). 7. Revisa los valores completados, ajusta manualmente lo que falte y continúa hacia la firma. Configuración y opciones - Origen de los datos: las variables pueden completarse desde el contacto, la conversación, el negocio del CRM, el catálogo y los datos de la cuenta. - Carga manual: cualquier variable puede editarse a mano antes de enviar. - Generación agéntica: Maestro puede ayudar a redactar/completar el contrato a partir del contexto de la conversación. - Biblioteca de cláusulas: estandariza cláusulas y reutilízalas en varias plantillas. - Subida de modelos: importa un documento ya formateado y conviértelo en plantilla. Casos de uso - Un contrato de prestación de servicios estándar con nombre, identificación, alcance e importe variables. - Propuestas y términos de adhesión que cambian solo algunos campos por cliente. - Reutilización de cláusulas jurídicas (confidencialidad, rescisión, jurisdicción) entre distintas plantillas. Consejos, límites y buenas prácticas - Da nombres claros a las variables para que el llenado automático y manual sea evidente. - Comprueba que cada {{ variable }} haya sido reemplazada antes de enviar: las variables vacías pueden dejar huecos en el documento. - Centraliza las cláusulas comunes en la biblioteca para mantener consistencia y facilitar actualizaciones. - Siempre revisa el contrato generado: el autocompletado agiliza, pero la verificación es tu responsabilidad. Solución de problemas - Una variable no se completó: el dato de origen puede estar vacío (p. ej., un contacto sin identificación). Completa el origen o edítalo manualmente. - El texto salió con {{ }} literal: revisa la ortografía de la variable en la plantilla. - El modelo subido perdió el formato: ajusta el formato en el editor después de la subida. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Firma interna y externa
Visión general Un contrato suele tener dos lados: la parte contratada (tu empresa emisora) y los firmantes externos (el cliente y las demás partes). En Conversa Labs: - La firma interna es la autofirma de la parte contratada, realizada del lado del servidor, con los datos (y, en la firma calificada, el certificado A1) de la empresa emisora. - La firma externa la realizan los firmantes a través de una página pública segura, sin necesidad de registro ni inicio de sesión. Eliges el nivel legal de la firma según el riesgo del documento: simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo), avanzado (con OTP por correo/WhatsApp y firma visual) o calificado (certificado digital ICP-Brasil A1, estándar PAdES). Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado y un contrato generado a partir de una plantilla. - Una empresa emisora registrada (para la autofirma). Para el nivel calificado, necesita un certificado A1 válido. - Para enviar el enlace a los firmantes externos, un canal nativo (WhatsApp o correo) y los datos de contacto de los firmantes. Paso a paso 1. En el contrato, define los firmantes (la parte contratada y los firmantes externos). 2. Elige el nivel de firma (simple, avanzado o calificado). 3. Envía para firma: cada firmante externo recibe, en su propia conversación, una tarjeta con el resumen del contrato, el enlace de firma dentro del texto del mensaje y el PDF adjunto. En los canales que lo permiten, el enlace también aparece como botón. Cuando un firmante solo tiene correo, la invitación va por correo con el mismo enlace y el mismo PDF. 4. La parte contratada firma automáticamente (autofirma del lado del servidor). 5. Cada firmante externo abre la página pública, revisa el documento y firma. 6. En el nivel avanzado, el firmante valida un código OTP y registra su firma visual (dibujada, escrita o subida como imagen). 7. Una vez completadas todas las firmas, se genera el PDF final firmado y el estado pasa a finalizado. Configuración y opciones - Niveles de firma: - Simple — consentimiento con captura de IP, fecha/hora y dispositivo. - Avanzado — OTP por correo/WhatsApp + firma visual (dibujada, escrita o por subida). - Calificado — certificado digital A1 (ICP-Brasil), estándar PAdES. - Canal del código OTP: se define por firmante. Quien está configurado con OTP por correo recibe el código en su dirección registrada; quien está con OTP por WhatsApp lo recibe en su propia conversación. Si el canal configurado no está disponible, el sistema intenta el otro antes de rendirse — y si no existe ninguno, lo avisa en vez de dar el envío por hecho. - Enlace individual: cada firmante tiene su propio enlace, válido solo para él. Un firmante nunca recibe el enlace de otro. - Autofirma: la parte contratada firma automáticamente con la empresa emisora. - Orden y múltiples firmantes: define quién debe firmar. - Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, refuerza la validez jurídica de la firma. - Pista de auditoría: cada firma registra IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo (SHA-256). Casos de uso - Un cliente firma por WhatsApp con OTP en pocos toques, sin instalar nada. - Un contrato de mayor valor exige una firma calificada con certificado A1. - La parte contratada firma automáticamente y solo espera a la contraparte. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa el nivel avanzado (OTP) o calificado para documentos de mayor valor o riesgo. - Asegúrate de que los datos de contacto de los firmantes sean correctos para la entrega del enlace. - Para el nivel calificado, mantén el certificado A1 vigente y, si corresponde, un TSA acreditado configurado. - Sigue el estado del contrato: indica quién ya firmó y qué falta. Solución de problemas - El firmante no recibió el enlace: confirma el canal y los datos de contacto; reenvía si es necesario. - El envío fue rechazado: cuando algún firmante no tiene ni teléfono ni correo, el contrato no se envía y el error nombra a quien está sin destino. Completa los datos y envía de nuevo — el contrato sigue como borrador hasta que el envío ocurra de verdad. - El código OTP no llega: revisa el correo/WhatsApp de ese firmante (el código va al canal configurado en él, no a la conversación del contrato) y reenvía. - La autofirma calificada falló: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia. - El contrato no se finaliza: comprueba que todos los firmantes hayan firmado. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Plantillas, variables y autocompletado - Página pública del contrato y validador
Página pública del contrato y validador
Visión general Cada contrato tiene una página pública segura, accesible por un enlace, donde los firmantes externos revisan el documento y firman, sin necesidad de registro ni inicio de sesión. Esta página muestra el contenido del contrato con la identidad visual de la empresa emisora y guía al firmante por el flujo de firma (incluido OTP y firma visual, cuando el nivel lo requiera). Después de firmado, también existe un validador público: una página de verificación que permite a cualquier persona comprobar la autenticidad del contrato y del PDF final firmado. El validador muestra la información de verificación de forma enmascarada (sin exponer datos sensibles), respaldada por la pista de auditoría inmutable (SHA-256, IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo). Requisitos previos - Un contrato enviado para firma (para la página pública de firma) o ya firmado (para el validador). - El enlace correspondiente, entregado al firmante por los canales nativos o compartido para validación. - No se requiere inicio de sesión ni para el firmante externo ni para quien valida. Paso a paso 1. Envía el contrato para firma: el firmante recibe el enlace de la página pública. 2. En la página pública, el firmante revisa el documento y sigue el flujo de firma. 3. Según el nivel, confirma un OTP y registra la firma visual. 4. Completadas las firmas, la plataforma genera el PDF final firmado con el manifiesto/certificado. 5. Para probar la autenticidad, abre (o comparte) la página del validador público. 6. El validador confirma si el documento es auténtico y muestra los datos de verificación de forma enmascarada. Configuración y opciones - Identidad visual: la página pública usa el logo y los colores de la empresa emisora. - Flujo por nivel: simple, avanzado (OTP + firma visual) o calificado (A1). - PDF final firmado: generado al finalizar, con la pista de auditoría y el manifiesto/certificado. - Validador enmascarado: muestra la verificación sin exponer datos sensibles (privacidad/LGPD). - Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, aparece en la verificación reforzando la validez. Casos de uso - Enviar al cliente un enlace de firma que se abre directo en el móvil, sin instalación. - Facilitar a un tercero (banco, registro, auditoría) un enlace de validación del contrato. - Comprobar la integridad del PDF firmado en cualquier momento, incluso tras el cierre. Consejos, límites y buenas prácticas - Comparte el validador cuando necesites probar la autenticidad sin enviar datos sensibles. - Indica al firmante que abra la página pública en un navegador actualizado. - Guarda el PDF final firmado: lleva la pista de auditoría y el manifiesto de verificación. - Recuerda que el validador está enmascarado por defecto para proteger los datos personales. Solución de problemas - El enlace de la página pública no abre: confirma que el enlace esté completo y que el contrato siga activo (no cancelado/vencido). - El validador dice que no encontró el documento: comprueba que el contrato se haya finalizado y que el enlace de validación sea correcto. - El PDF no coincide con la verificación: el archivo puede haber sido alterado; usa siempre el PDF final firmado generado por la plataforma. - El firmante no puede firmar: revisa el nivel requerido (p. ej., OTP) y los datos de contacto para el envío del código. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Firma interna y externa - Plantillas, variables y autocompletado - Empresas emisoras y certificado digital A1
Gestionar y hacer seguimiento de contratos
Visión general El área de Contratos reúne todos los documentos de tu cuenta en una lista que puedes filtrar y en la que sigues el ciclo de vida de cada contrato en tiempo real. Cada contrato pasa por estados bien definidos: - Borrador — el contrato se generó a partir de una plantilla y aún se puede editar. - Enviado / en firma — el enlace de firma fue entregado y el documento espera a las partes. - Parcialmente firmado — al menos un firmante ya firmó; faltan otros. - Concluido — se recogieron todas las firmas y se generó el PDF final firmado. - Anulado — el contrato se canceló de forma irreversible después de enviarlo. - Expirado — pasó la fecha límite de firma sin concluirse. - Rechazado / cancelado — un firmante se negó o el contrato se cerró sin efecto. Desde la lista y la pantalla de un contrato ejecutas todas las acciones de gestión (enviar, recordar, anular, duplicar, descargar, compartir enlaces) y consultas la pista de auditoría inmutable. Requisitos previos - El módulo de Contratos debe estar habilitado para tu cuenta. Si no encuentras el área de Contratos, habla con un administrador. - Tu usuario necesita permiso para acceder y gestionar Contratos. Anular un contrato es una acción restringida a administradores. - El contrato ya debe haberse generado a partir de una plantilla (con firmantes definidos) para poder enviarse a firma. Paso a paso 1. Enviar para firma — en un contrato en borrador, usa Enviar para firma. La plataforma congela el documento, genera un PDF de borrador, firma automáticamente el lado de la empresa contratada y entrega el enlace a los firmantes externos como una tarjeta con botón en la conversación vinculada. Se requiere al menos un firmante. 2. Reenviar un recordatorio — usa Recordar para volver a publicar la tarjeta con el botón de firma en la conversación y avisar a los firmantes externos pendientes. Si no hay conversación vinculada, la acción no tiene efecto. 3. Anular / cancelar — usa Anular para cancelar de forma irreversible un contrato ya enviado. El estado cambia a anulado y el documento ya no puede firmarse. Acción restringida a administradores. 4. Duplicar — usa Duplicar para clonar el contrato en un nuevo borrador. Se copian los firmantes y los ítems, se genera un nuevo código de verificación y no se traslada ninguna firma. 5. Descargar el PDF firmado — usa Descargar para obtener la URL firmada del documento final más reciente (en su ausencia, el borrador). La descarga incluye el hash SHA-256 para verificar la integridad. 6. Copiar / compartir los enlaces de firma — usa Enlaces de firma para obtener la URL pública de cada firmante externo, por si necesitas reenviar el enlace manualmente por otro canal. Las partes que firman automáticamente no tienen enlace público, y el token de firma nunca se expone en el listado. Seguimiento y auditoría - Pista de auditoría (eventos): cada contrato tiene una línea de tiempo forense, de solo lectura, con los eventos del ciclo de firma — creado, enviado, visto, OTP enviado, OTP verificado, firmado, rechazado, expirado, descargado y anulado. Cada evento registra la IP, el dispositivo, el consentimiento, el método de autenticación y el hash del documento en el momento del evento. La pista es inmutable (solo adición): ningún registro puede modificarse después de creado. - Filtrar la lista: puedes filtrar los contratos por estado, nivel de firma y, sobre todo, por los vínculos de la atención — conversación, contacto y negocio del CRM — además de la empresa emisora. Así encuentras rápidamente todos los contratos de un cliente o de un negocio específico. Archivar y restaurar contratos - Archivar retira el contrato de la lista predeterminada sin borrarlo — útil para organizar documentos antiguos o cerrados. - Restaurar devuelve el contrato archivado a la lista activa. - Un contrato con firma real (parcialmente firmado o concluido) es un registro legal y nunca se elimina — solo se archiva. La eliminación definitiva solo se permite para un borrador que ya esté archivado. Integraciones con Tareas y Follow-up Desde el propio contrato puedes activar otros módulos de la plataforma (cuando estén habilitados): - Crear una Tarea de seguimiento — genera una Tarea ya vinculada a la conversación, al contacto y al negocio del CRM del contrato. Requiere el módulo de Tareas habilitado. - Inscribir en una secuencia de Follow-up — inscribe al contacto del contrato en una secuencia de follow-up (de forma idempotente, sin duplicar). Requiere el módulo de Follow-up habilitado y un contacto vinculado al contrato. Casos de uso - Cerrar una venta en el CRM, enviar el contrato en la misma conversación y crear una tarea para hacer seguimiento de la firma. - Reenviar el recordatorio a un cliente que abrió pero aún no firmó el documento. - Anular un contrato enviado por error y duplicarlo para corregir los datos en un nuevo borrador. - Descargar el PDF firmado y archivar el contrato concluido para mantener la lista limpia. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa la pista de auditoría para saber exactamente quién vio y quién firmó antes de reclamar una firma pendiente. - Anular es irreversible — confirma antes de usarlo. Para solo corregir datos, prefiere duplicar y enviar la nueva versión. - Verifica siempre el hash SHA-256 al descargar el documento final cuando necesites comprobar la integridad. - Mantén la lista ordenada archivando los contratos concluidos y antiguos. Solución de problemas - El estado quedó parado en "parcialmente firmado": aún falta alguien por firmar. Revisa en la pista de auditoría quién ya firmó y usa Recordar o Enlaces de firma para reclamar a los pendientes. - El firmante no recibió / no firmó el enlace: confirma el canal (WhatsApp/correo) y los datos de contacto; reenvía con el botón Recordar o copia la URL de firma del firmante y envíala por otro medio. - El contrato expiró: pasó la fecha límite de firma. Duplica el contrato para generar un nuevo borrador y reenvíalo. - No puedo anular el contrato: la anulación está restringida a administradores y solo vale para contratos ya enviados. - No puedo eliminar el contrato: los contratos con firma real nunca se eliminan — archívalo; la eliminación definitiva solo se permite para un borrador que ya esté archivado. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Firma interna y externa - Plantillas, variables y autocompletado - Página pública del contrato y validador
Automatizar contratos con Automatizaciones, Macros y Flow Builder
Visión general El módulo de Contratos se integra a los motores de automatización de la plataforma para que generes y envíes contratos sin intervención manual, en lugar de hacer clic en cada conversación. Las mismas dos acciones están disponibles en tres lugares: - Automatizaciones de conversación — se disparan por evento/condición (p. ej., cambió la etapa del negocio). - Macros — ejecutas la acción manualmente, con un clic, sobre una conversación. - Flow Builder — el nodo Enviar contrato dentro de un flujo visual. En todos ellos, la plataforma resuelve la plantilla, el contacto y la conversación a partir del contexto, autocompleta las variables, autofirma la empresa emisora (la parte contratada) y entrega el enlace de firma al contacto cuando hay una conversación vinculada. Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado y un usuario con permiso para gestionar contratos. - Al menos una plantilla de contrato ya creada. - Un contacto (y, preferiblemente, una conversación) en el disparador — de ahí sale el firmante. - Una empresa emisora registrada (se usa como contratada predeterminada y para la autofirma). - Para entregar el enlace por los canales, una Bandeja de entrada de WhatsApp o correo. Paso a paso Automatizaciones de conversación 1. Ve a Configuración → Automatización y crea o edita una regla. 2. Define el evento y las condiciones que disparan la regla. 3. En Acciones, elige una de las acciones de contrato: - Enviar contrato desde plantilla (send_contract_from_template): crea el contrato a partir de la plantilla y lo envía para firma de inmediato. - Crear contrato desde plantilla (create_contract_from_template): solo crea el contrato como borrador para que el agente lo revise antes de enviar. 4. Indica la plantilla en la acción. Guarda la regla. Macros 1. Ve a Configuración → Macros y crea una macro. 2. Agrega la misma acción de contrato (Enviar o Crear desde plantilla) y elige la plantilla. 3. En la conversación, ejecuta la macro desde el menú de Macros para generar/enviar el contrato manualmente. Flow Builder 1. En el editor de flujo, agrega el nodo Enviar contrato. 2. Selecciona la plantilla (y, opcionalmente, un título). 3. Conecta la salida de éxito al siguiente paso y la salida de fallo a una alternativa (p. ej., avisar a un agente). 4. Publica el flujo. Al ejecutarse, el nodo crea el contrato (autocompleta variables, arma firmantes/ítems y elige la emisora predeterminada) y lo envía. Configuración y opciones - Parámetros de la acción: template_id es obligatorio. Opcionalmente, company_id (empresa emisora), crm_item_id (negocio del CRM) y title (título del contrato). Cuando omites la empresa, la plataforma usa la emisora predeterminada; el contacto y la conversación vienen del disparador. - Misma ejecución en todas partes: Automatizaciones y Macros comparten exactamente el mismo conjunto de acciones, así que el comportamiento es idéntico — solo cambia el disparo (automático, manual o por flujo). - Condiciones basadas en el contrato: las reglas que responden a eventos de contrato pueden filtrar por contract_status (situación), contract_tier (nivel de firma), contract_company (empresa emisora) y contract_total (suma de los ítems, en unidades enteras de moneda). Operadores disponibles: igual a, distinto de, contiene, no contiene, está presente, no está presente, mayor que, menor que. Una regla sin condiciones siempre se ejecuta; una condición mal configurada falla de forma segura (no se dispara con todo). - Salidas del nodo de flujo: el éxito avanza (llevando el contract_id generado); el fallo sale por un camino aparte, identificado por contracts_not_enabled, contracts_template_missing, contracts_no_contact o send_contract_failed. Casos de uso - Negocio ganado en el CRM → enviar automáticamente el contrato de prestación de servicio en la misma conversación. - Cambio de etapa (p. ej., "En negociación" → "Cierre") → crear el contrato como borrador para que el agente lo revise antes de enviar. - Atención por flujo: al final de un Flow Builder de calificación, el nodo Enviar contrato emite el documento y pasa a una etapa de cobro cuando hay éxito. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa Crear cuando quieras revisión humana antes del envío; usa Enviar cuando el flujo ya esté validado y pueda ir directo a la firma. - En Automatizaciones y Macros, las acciones degradan en silencio: si el módulo está deshabilitado, falta la plantilla o no hay contacto en el disparador, la acción simplemente no hace nada y registra una línea de log [CONTRACTS_AUTOMATION] — nunca rompe el resto de la regla/macro. - En el Flow Builder, el mismo problema no interrumpe el flujo: sale por la salida de fallo, así que conecta siempre ese camino a un manejo alternativo. - Asegúrate de que los datos de origen (contacto, documento, negocio) estén completos para que el autocompletado de variables funcione bien. - Para la autofirma de la contratada, mantén la empresa emisora correcta (y un certificado A1 vigente, en el caso de firma cualificada). Solución de problemas - La regla se ejecutó pero no apareció el contrato: lo más probable es que falte la plantilla, falte el contacto en la conversación o el módulo esté deshabilitado. Revisa la línea [CONTRACTS_AUTOMATION] en el log. - El contrato se creó pero no se envió: la acción usada fue Crear desde plantilla (queda como borrador). Usa Enviar desde plantilla para emitir y enviar de una vez. - El flujo salió por la salida de fallo: lee el motivo — contracts_not_enabled (módulo apagado), contracts_template_missing (plantilla sin definir), contracts_no_contact (sin contacto) o send_contract_failed (error en el envío). - El firmante no recibió el enlace: confirma que hay una conversación vinculada y que el canal (WhatsApp/correo) y los datos del contacto son correctos. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Empresas emisoras y certificado digital A1
Configuración del módulo y tema del documento
Visión general El área de Configuración de Contratos reúne dos grupos de ajustes de la cuenta: los valores predeterminados del módulo — aplicados a los contratos nuevos (nivel de firma, idioma, validez del enlace, retención y región) — y la identidad visual de tus documentos, definida en el diseñador de tema. En el mismo lugar cargas el certificado A1 de la cuenta (para la firma cualificada) y el logo del encabezado de los contratos. La configuración es única por cuenta (un conjunto por cuenta): lo que defines aquí se vuelve el valor predeterminado de todos los contratos, y cada contrato aún puede ajustar puntos específicos caso por caso. Requisitos previos - El módulo de Contratos habilitado para la cuenta. - Para editar la configuración necesitas permiso de administrador. Los agentes tienen acceso de solo lectura (pueden ver, pero no cambiar). - Para usar el nivel cualificado, ten un certificado A1 (.pfx/.p12) vigente y su contraseña — en la cuenta y/o en la empresa emisora. - Para el logo, un archivo PNG o JPEG (son los formatos que se renderizan en el PDF). Paso a paso 1. En Contratos, abre la sección de Configuración. 2. Ajusta los valores predeterminados del módulo (nivel de firma, idioma, validez del enlace, retención, región y política de recordatorios). 3. (Opcional) Carga el certificado A1 de la cuenta para habilitar la firma cualificada por defecto. 4. Define la identidad visual: sube el logo del encabezado o reutiliza un logo existente (de una empresa emisora o de la Biblioteca de Medios). 5. Abre el diseñador de tema y ajusta colores, fuentes, página, pie de página y firmas. 6. Usa la vista previa en vivo: la plataforma genera un PDF de muestra con el tema actual, sin guardar nada. 7. Guarda. Los ajustes pasan a aplicarse a los próximos contratos. Configuración y opciones Valores predeterminados del módulo | Configuración | Qué hace | Predeterminado | |---|---|---| | Nivel de firma predeterminado | Nivel aplicado a los contratos nuevos: simple, avanzado (con OTP) o cualificado (A1). | Simple | | Idioma predeterminado | Idioma del documento generado. | Inglés | | Validez predeterminada del enlace | Días hasta que el enlace de firma caduca. | 30 días | | Retención de documentos | Cuántos años se conservan los documentos firmados. | 5 años | | Región / marco legal | Región que define el marco legal y la retención aplicada. | BR | | Política de recordatorios | Habilita recordatorios automáticos para firmantes pendientes y, opcionalmente, vincula una secuencia de seguimiento. | Habilitada | Estos son solo los valores predeterminados: la plataforma parte de la configuración de código y aplica encima lo que definiste en la cuenta. Al generar un contrato, aún puedes ajustar el nivel y los demás puntos individualmente. Certificado A1 de la cuenta Para la firma cualificada (ICP-Brasil) se necesita un certificado digital A1 — un archivo .pfx/.p12 protegido por contraseña. Puedes cargar un certificado A1 en la cuenta, que funciona como valor predeterminado para la operación. Cada empresa emisora también puede tener su propio A1, que prevalece para los contratos que ella emite. - El certificado es un dato sensible: se almacena de forma protegida y nunca se muestra de vuelta en pantalla. - El certificado A3 (token/tarjeta en hardware) no es compatible en esta versión — solo el A1 (un archivo). Identidad visual y logo del encabezado El logo que aparece en el encabezado del contrato sigue una cascada, de arriba hacia abajo: 1. Logo de la empresa emisora (si la empresa del contrato tiene su propio logo). 2. Logo predeterminado de la cuenta (el que defines aquí en Configuración). 3. Logo del tema (una URL externa de logo configurada en el diseñador de tema). El logo predeterminado de la cuenta se puede agregar por carga (un archivo) o reutilizar desde un logo existente — por ejemplo el logo de una empresa emisora o un archivo de la Biblioteca de Medios — sin volver a subir los bytes. Al quitar el logo de la cuenta, el encabezado vuelve a usar el logo de la empresa o la URL del tema. El logo se mantiene separado del tema en JSON. Diseñador de tema del documento El diseñador de tema controla toda la apariencia del PDF. El tema efectivo se resuelve como una cascada: predeterminado del sistema ← cuenta ← empresa emisora ← plantilla ← ajustes no guardados del diseñador. Cuando un contrato se envía, el tema se congela en el documento, de modo que un contrato firmado nunca cambia de apariencia después. Entre otros, ajustas: - Encabezado: posición del logo y mostrar/ocultar el nombre, el documento (CNPJ/CPF) y la dirección de la empresa. - Marca y colores: color primario, secundario, de acento, de títulos y de texto; fuente (Helvetica, Times o Courier) y los tamaños del cuerpo y del título. - Página: tamaño (A4 o Carta), orientación, márgenes, borde y marca de agua. - Pie de página: numeración de página (posición y formato) y aviso legal. - Firmas: diseño, orden de los roles, mostrar testigos y mostrar el sello A1. La vista previa en vivo renderiza un PDF de muestra (con empresa de ejemplo, cláusulas con estilo, una tabla de ítems y un conjunto completo de firmas) sin guardar nada. Si indicas una empresa y/o una plantilla, la vista previa refleja la cascada completa, tal como saldría en un envío real. Si la generación falla, la vista previa degrada a un aviso de una página — nunca deja de responder. Casos de uso - Estandarizar la apariencia de todos los contratos con tu marca (colores, fuente y logo). - Habilitar el nivel cualificado por defecto en una operación que siempre exige A1. - Ajustar la validez del enlace y la política de recordatorios para acelerar el cierre. - Mantener logos distintos por empresa emisora, con el logo de la cuenta como respaldo. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén el certificado A1 vigente — un certificado caducado impide nuevas firmas cualificadas. - Revisa la apariencia en la vista previa antes de enviar: el tema de un contrato enviado queda congelado y no cambia después. - Usa colores en hexadecimal y mantén la fuente entre Helvetica, Times o Courier (siempre seguras en el PDF). Logos en PNG o JPEG. - Solo los administradores cambian esta configuración; los agentes tienen acceso de solo lectura. Solución de problemas - No puedo editar la configuración: necesitas permiso de administrador; los agentes solo visualizan. - La vista previa aparece como un aviso de "no disponible": la generación de la muestra falló; inténtalo de nuevo y revisa los ajustes del tema. - El logo no aparece en el contrato: revisa la cascada (empresa → cuenta → URL del tema) y usa un archivo PNG/JPEG válido. - La firma cualificada no está disponible: confirma que haya un A1 válido en la cuenta o en la empresa emisora seleccionada. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Configurar los mensajes de contratos
Visión general Los contratos envían al cliente dos mensajes: la solicitud de firma y la confirmación de firmado. Aquí personalizas el cuerpo de cada uno por idioma, sin IA. Lo que no personalices sigue usando el mensaje incluido de Conversa Labs. Además del cuerpo, editas las etiquetas auxiliares del mensaje y configuras, por tipo de mensaje y por idioma, la plantilla aprobada de WhatsApp que se usa cuando la ventana de 24 h está cerrada. Requisitos previos - Contratos habilitado en la cuenta y permiso de administrador. - Para configurar el envío fuera de la ventana: una bandeja de WhatsApp Cloud con plantillas aprobadas por Meta. Paso a paso 1. Abre Contratos → Configuración → Mensajes. 2. Elige el idioma en el selector superior. Se abre en el idioma de la cuenta y lista todos los idiomas habilitados en la instalación (hasta 40), indicando cuántos ya tienen texto tuyo ("N de M idiomas con contenido"). 3. Escribe los cuerpos de solicitud de firma y confirmación en Markdown. Vacío = mensaje incluido del idioma (etiqueta Predeterminado). 4. Usa las variables ({x}) para insertar datos del contacto, la cuenta y el propio contrato. El selector ofrece solo las variables que realmente se resuelven en ese mensaje. 5. Abre el bloque Etiquetas auxiliares para ajustar las 3 etiquetas (leyendas y el texto del botón). 6. El bloque Fuera de la ventana de 24 h (WhatsApp Cloud) aparece abierto, justo debajo de cada tipo de mensaje. Elige la plantilla aprobada de ese tipo en ese idioma, mapea los parámetros {{1}}, {{2}}… y completa el botón de enlace, si lo hay. Si aún no existe una plantilla, usa Crear a partir de mi texto para generarla desde el cuerpo que escribiste. 7. Revisa la vista previa por canal, usa Enviar prueba para validarlo en una conversación real y haz clic en Guardar mensajes — también después de crear una plantilla, porque crear la plantilla no guarda la configuración. Restaurar predeterminado elimina la personalización en el servidor, no solo en la pantalla. Configuración y opciones Idiomas y respaldo El idioma es un selector con todos los idiomas habilitados en la instalación. Al enviar, Conversa Labs busca el texto en este orden: idioma del contacto → mismo idioma base (pt_BR ↔ pt) → idioma de la cuenta → mensaje predeterminado incluido. Etiquetas auxiliares Son 3 etiquetas (leyendas y el texto del botón), en un bloque plegable debajo del cuerpo. Siguen las mismas reglas de idioma y de restauración. Fuera de la ventana de 24 h (WhatsApp Cloud) El bloque aparece abierto e integrado justo debajo de cada tipo de mensaje — no es una sección que tengas que expandir. La plantilla es por tipo de mensaje y por idioma — solicitud y confirmación tienen la suya, en lugar de una única plantilla para todo el módulo. Ahí tienes: - Elegir la plantilla aprobada del catálogo. - Sincronizar desde Meta y Crear a partir de mi texto están siempre visibles. Cuando la acción no está disponible, el botón aparece deshabilitado con el motivo escrito al lado: la bandeja no es WhatsApp Cloud, la cuenta no tiene el WhatsApp Inbox Suite, o tu perfil no gestiona bandejas de entrada. - Sincronizar desde Meta actualiza la lista de plantillas aprobadas. - Crear a partir de mi texto genera la plantilla desde el texto de ese tipo en ese idioma, enviándola a Meta como plantilla UTILITY, convirtiendo cada {{ variable }} en {{1}}, {{2}}… y dejando el mapeo listo. Sin texto del que generar, el botón queda deshabilitado y la pantalla pide escribir el texto primero. - Tras el envío, la plantilla todavía no está aprobada: aparece en el selector marcada como esperando aprobación y solo empieza a entregar cuando Meta la aprueba y tú sincronizas. Enviar de nuevo con el mismo nombre reemplaza el borrador pendiente, en lugar de fallar. - Crear la plantilla no guarda la configuración — haz clic en Guardar mensajes para almacenar el mapeo. - El mapeo de los parámetros {{n}} y el campo del botón de enlace — ideal para llevar al cliente directo al enlace de firma. - Botón nativo "Firmar": la solicitud de firma sale con un botón de verdad en WhatsApp (Cloud y Web). Antes el enlace salía como una segunda línea de texto suelta: el botón que la pantalla prometía nunca llegaba al cliente. Puedes desactivarlo en Entrega → Botones nativos; el texto del botón y la línea encima siguen siendo editables en Etiquetas auxiliares, por idioma. - Entrega: elige de qué bandeja de WhatsApp se consulta el catálogo de plantillas aprobadas. Todo lo que depende de esa bandeja — por qué sincronizar/crear no está disponible, cuántas plantillas se filtraron, el enlace para gestionarlas y el botón Sincronizar desde Meta — se indica una vez ahí, no repetido bajo cada mensaje. El envío sigue saliendo por la bandeja de la propia conversación. Las plantillas cuyo encabezado exige medios o una variable no se listan aquí — este envío no puede completar ese encabezado — y la pantalla indica cuántas quedaron fuera. Siguen disponibles desde la pestaña Plantillas de la propia bandeja, con enlace directo desde esta pantalla. Notas: WhatsApp Web (WazMeow) no tiene ventana de 24 h (el bloque ni aparece); 360dialog puede seleccionar una plantilla, pero no crearla; Meta empareja nombre + idioma + aprobada, así que una plantilla en el idioma equivocado se señala en pantalla y sería rechazada al enviar. Vista previa y envío de prueba La vista previa se renderiza en el servidor, por canal, y muestra solo los canales que la cuenta realmente tiene. También exhibe la plantilla resuelta para fuera de la ventana, con los valores que cargará cada parámetro. Enviar prueba manda el mensaje a la conversación elegida respetando la ventana de 24 h: con la ventana cerrada y sin plantilla configurada, la prueba se omite con el motivo escrito en pantalla. Variables de contrato Además de contacto, cuenta, conversación, bandeja, agente, CRM y organización — que ahora se renderizan de verdad —, estos mensajes ofrecen los datos del contrato: | Variable | Se sustituye por | |---|---| | {{ contract.title }} | Título del contrato | | {{ contract.status }} | Estado actual | | {{ contract.signature_tier }} | Nivel de firma exigido | | {{ contract.expires_at }} | Plazo para firmar | | {{ contract.counterparty }} | Contraparte | | {{ contract.sign_url }} | Enlace para firmar | | {{ contract.verification_url }} | Enlace de verificación del documento | Relación con la configuración del módulo Estos mensajes son distintos de la configuración del módulo (firma predeterminada, retención, certificado A1) — aquí solo cambias el texto al cliente. Consejos, límites y buenas prácticas - Markdown por canal: los adjuntos se descartan en LINE/TikTok/X; el HTML sin procesar desaparece en el correo/widget; *negrita* en WhatsApp aparece como un par de asteriscos. - Configura la plantilla fuera de la ventana en el mismo idioma del cuerpo — son pares, no una configuración única. - En la solicitud de firma, incluye siempre {{ contract.sign_url }} (o úsalo en el botón de enlace de la plantilla) y el plazo con {{ contract.expires_at }}. - Después de "Crear a partir de mi texto", la plantilla queda esperando aprobación en Meta — usa Sincronizar desde Meta para ver cuándo se aprueba y empieza a entregar. Solución de problemas - Salió como el predeterminado: el tipo estaba vacío (etiqueta Predeterminado) en ese idioma, o el idioma del contacto no tiene texto y el respaldo llegó al predeterminado incluido. - Fuera de la ventana no se envió: confirma la plantilla aprobada de ese tipo en ese idioma. - La plantilla aparece señalada: está en un idioma distinto del mensaje — cámbiala por una aprobada en el idioma correcto. - "Crear a partir de mi texto" está deshabilitado: el motivo aparece escrito al lado del botón — la bandeja no es WhatsApp Cloud (en 360dialog eliges una plantilla ya aprobada), la cuenta no tiene el WhatsApp Inbox Suite, tu perfil no gestiona bandejas de entrada, o no hay texto en ese tipo e idioma para generar la plantilla. - Creé la plantilla, pero no aparece / no se usa: justo tras el envío queda esperando aprobación — solo entrega cuando Meta la aprueba y usas Sincronizar desde Meta. Y confirma que hiciste clic en Guardar mensajes: crear la plantilla no guarda la configuración. - No encuentro una plantilla en la lista: las plantillas con encabezado de medios o con variable en el encabezado no se listan aquí; úsalas desde la pestaña Plantillas de la propia bandeja. - El envío de prueba se omitió: la conversación estaba fuera de la ventana de 24 h y el mensaje no tenía plantilla configurada — la pantalla informa el motivo. Ver también - Configuración del módulo de Contratos - WhatsApp Inbox Suite: plantillas, flows y llamadas