Contratos y Firma Electrónica
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Empresas emisoras, certificado A1, plantillas, variables, autocompletado, firma interna/externa, página pública y validador.
Visión general de Contratos y Firma Electrónica
Visión general El módulo Contratos y Firma Electrónica de ConversaLabs permite crear, enviar, firmar y validar contratos sin salir de la plataforma. Armas documentos a partir de plantillas con variables, completas los datos automáticamente con la información que ya existe en tu atención (contacto, conversación, negocio del CRM, catálogo y cuenta), envías el enlace de firma por los canales nativos (WhatsApp y correo electrónico) y sigues el estado en tiempo real. El proceso de firma es totalmente electrónico y ofrece distintos niveles legales: desde la firma simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo) hasta la calificada con certificado digital ICP-Brasil A1. Cada contrato genera una pista de auditoría inmutable, un PDF final firmado y una página pública de validación para que cualquier persona compruebe la autenticidad del documento. Requisitos previos - El módulo de Contratos es opcional y debe estar habilitado para tu cuenta. Si no encuentras el área de Contratos, habla con un administrador. - Tu usuario necesita permiso para acceder y gestionar Contratos. - Para emitir contratos debes registrar al menos una empresa emisora (la parte "contratada"). Para la firma calificada, esa empresa necesita un certificado digital A1. - Para enviar el enlace de firma por los canales, ten una Bandeja de entrada de WhatsApp o correo configurada. Paso a paso 1. Abre el área de Contratos desde la barra lateral (sección comercial, junto a Pagos). 2. Registra tu empresa emisora y, si vas a usar firma calificada, sube su certificado A1. 3. Crea una plantilla de contrato en el editor o sube un modelo listo, usando variables {{ }} en los puntos que cambian de un contrato a otro. 4. Genera un contrato a partir de la plantilla: las variables se completan automáticamente con los datos del contacto/conversación/negocio; ajusta lo que falte. 5. Define los firmantes y el nivel de firma deseado. 6. Envía el enlace por los canales nativos. La parte contratada puede firmar automáticamente; los demás firmantes firman en la página pública. 7. Sigue el estado hasta la finalización y descarga el PDF firmado. Comparte la página de validación cuando necesites probar la autenticidad. Configuración y opciones - Empresas emisoras: registra cuantas necesites, cada una con sus datos, identidad visual y certificado A1 propio. - Plantillas y cláusulas: una biblioteca reutilizable de modelos y cláusulas. - Niveles de firma: simple, avanzado (con OTP) y calificado (A1). - Configuración del módulo: retención de documentos, sello de tiempo (TSA) y otros ajustes. - Automatización: los contratos pueden crearse/enviarse mediante Automatizaciones, Macros y el Flow Builder. Casos de uso - Cerrar una venta en el CRM y enviar el contrato para firma en la misma conversación. - Emitir contratos de prestación de servicios, propuestas y términos de adhesión con un modelo estandarizado. - Recoger una firma por WhatsApp con OTP para mayor seguridad jurídica. - Generar un cobro en el módulo de Pagos justo después de que el contrato esté firmado. Consejos, límites y buenas prácticas - Estandariza tus contratos en plantillas para ganar velocidad y reducir errores. - Elige el nivel de firma según el riesgo del documento: cuanto mayor sea el valor, más fuerte la firma recomendada. - Para la validez jurídica plena de la firma calificada, mantén el certificado A1 vigente y, cuando corresponda, configura un sello de tiempo (TSA) acreditado. - Verifica siempre que los datos autocompletados sean correctos antes de enviar para firma. Solución de problemas - No veo el módulo de Contratos: puede no estar habilitado para la cuenta o para tu perfil; habla con un administrador. - No puedo emitir un contrato calificado: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia. - El firmante no recibió el enlace: confirma el canal (WhatsApp/correo) y los datos de contacto del firmante. Ver también - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Empresas emisoras y certificado digital A1
Visión general La empresa emisora es la parte "contratada" de tus contratos: quien emite y, cuando corresponde, firma automáticamente el documento de tu lado. Puedes registrar cuantas empresas emisoras necesites (por ejemplo, una por marca, sucursal o identificación fiscal), cada una con sus propios datos, identidad visual y certificado digital. Para usar la firma calificada (ICP-Brasil), la empresa emisora necesita un certificado digital A1: un archivo .pfx/.p12 protegido por contraseña. Ese certificado se sube a la plataforma y se usa para firmar los contratos con validez jurídica reforzada. Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado para la cuenta y un usuario con permiso para administrar Contratos. - Los datos de registro de la empresa (razón social, identificación fiscal, dirección, contacto). - Para la firma calificada: un certificado A1 vigente en formato .pfx/.p12 y su contraseña. - El certificado A3 (token/tarjeta en hardware) no es compatible en esta versión: solo el A1, que es un archivo. Paso a paso 1. En el área de Contratos, abre la sección de empresas emisoras. 2. Crea una nueva empresa emisora y completa sus datos de registro. 3. Agrega la identidad visual (logo y colores), que aparecerá en el contrato y en las páginas públicas. 4. Para habilitar la firma calificada, sube el certificado A1 (.pfx/.p12) e ingresa su contraseña. 5. La plataforma valida el certificado: si la contraseña es incorrecta o el archivo es inválido, la subida se rechaza con un mensaje de error. 6. Cuando es válido, se muestran el titular del certificado y la fecha de vencimiento. 7. Guarda. La empresa emisora ya está lista para usarse al generar contratos. Configuración y opciones - Múltiples emisores: mantén tantas empresas emisoras como tu negocio requiera. - Identidad visual por empresa: logo y colores propios, reflejados en el documento y el validador. - Estado del certificado: la plataforma muestra titular, archivo y vencimiento; reemplaza el archivo cuando lo renueves. - Sello de tiempo (TSA): en la configuración del módulo puedes apuntar a un servidor de sello de tiempo acreditado para reforzar la validez (la autenticación del TSA se mantiene en el entorno, no en pantalla). Casos de uso - Una empresa con varias marcas/identificaciones fiscales que emite contratos bajo identidades distintas. - Una operación que necesita validez jurídica reforzada mediante un certificado A1. - Estandarizar el aspecto de los contratos (logo y colores) por empresa emisora. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén el certificado A1 siempre vigente: un certificado vencido impide nuevas firmas calificadas. - Trata la contraseña del certificado como un secreto: es necesaria para firmar. - El certificado es un dato sensible: solo usuarios con permiso de administración deben gestionarlo. - Para validez plena en Brasil, combina el A1 con un sello de tiempo (TSA) acreditado. Solución de problemas - La subida del certificado fue rechazada: comprueba que la contraseña sea correcta y que el archivo sea un .pfx/.p12 válido y no corrupto. - El vencimiento aparece como expirado: el certificado caducó; genera/renueva un nuevo A1 y súbelo. - No puedo firmar en modo calificado: asegúrate de que la empresa emisora seleccionada tenga un A1 válido cargado. - Necesito A3 (token/tarjeta): aún no es compatible en esta versión; usa el A1 (archivo). Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Plantillas, variables y autocompletado - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Plantillas, variables y autocompletado
Visión general Las plantillas son modelos reutilizables de tus contratos. Creas una plantilla una vez, defines las partes variables con {{ }} (por ejemplo, nombre del cliente, identificación, importe, fechas) y generas a partir de ella tantos contratos como quieras. Al generar, las variables se completan automáticamente con los datos que ya existen en tu atención —contacto, conversación, negocio del CRM, catálogo y cuenta—, dejándote solo revisar y ajustar lo que falte. Puedes armar la plantilla en el editor de la plataforma o subir un modelo listo. También hay una biblioteca de cláusulas reutilizables para estandarizar pasajes comunes entre varias plantillas. Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado y un usuario con permiso para gestionar plantillas. - El contenido del contrato (texto base) y la lista de campos que cambian de un contrato a otro. - Para que el autocompletado funcione bien, los datos de origen (contacto, negocio, etc.) deben estar completos. Paso a paso 1. En el área de Contratos, abre Plantillas y crea una nueva. 2. Escribe el contenido en el editor o sube un modelo listo. 3. Donde el texto cambia de un contrato a otro, inserta una variable con el formato {{ variable }}. 4. Reutiliza pasajes comunes desde la biblioteca de cláusulas. 5. Guarda la plantilla. 6. Para emitir, genera un contrato a partir de la plantilla: las variables se completan automáticamente con los datos de origen (contacto/conversación/negocio/catálogo/cuenta). 7. Revisa los valores completados, ajusta manualmente lo que falte y continúa hacia la firma. Configuración y opciones - Origen de los datos: las variables pueden completarse desde el contacto, la conversación, el negocio del CRM, el catálogo y los datos de la cuenta. - Carga manual: cualquier variable puede editarse a mano antes de enviar. - Generación agéntica: Maestro puede ayudar a redactar/completar el contrato a partir del contexto de la conversación. - Biblioteca de cláusulas: estandariza cláusulas y reutilízalas en varias plantillas. - Subida de modelos: importa un documento ya formateado y conviértelo en plantilla. Casos de uso - Un contrato de prestación de servicios estándar con nombre, identificación, alcance e importe variables. - Propuestas y términos de adhesión que cambian solo algunos campos por cliente. - Reutilización de cláusulas jurídicas (confidencialidad, rescisión, jurisdicción) entre distintas plantillas. Consejos, límites y buenas prácticas - Da nombres claros a las variables para que el llenado automático y manual sea evidente. - Comprueba que cada {{ variable }} haya sido reemplazada antes de enviar: las variables vacías pueden dejar huecos en el documento. - Centraliza las cláusulas comunes en la biblioteca para mantener consistencia y facilitar actualizaciones. - Siempre revisa el contrato generado: el autocompletado agiliza, pero la verificación es tu responsabilidad. Solución de problemas - Una variable no se completó: el dato de origen puede estar vacío (p. ej., un contacto sin identificación). Completa el origen o edítalo manualmente. - El texto salió con {{ }} literal: revisa la ortografía de la variable en la plantilla. - El modelo subido perdió el formato: ajusta el formato en el editor después de la subida. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Firma interna y externa - Página pública del contrato y validador
Firma interna y externa
Visión general Un contrato suele tener dos lados: la parte contratada (tu empresa emisora) y los firmantes externos (el cliente y las demás partes). En ConversaLabs: - La firma interna es la autofirma de la parte contratada, realizada del lado del servidor, con los datos (y, en la firma calificada, el certificado A1) de la empresa emisora. - La firma externa la realizan los firmantes a través de una página pública segura, sin necesidad de registro ni inicio de sesión. Eliges el nivel legal de la firma según el riesgo del documento: simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo), avanzado (con OTP por correo/WhatsApp y firma visual) o calificado (certificado digital ICP-Brasil A1, estándar PAdES). Requisitos previos - Módulo de Contratos habilitado y un contrato generado a partir de una plantilla. - Una empresa emisora registrada (para la autofirma). Para el nivel calificado, necesita un certificado A1 válido. - Para enviar el enlace a los firmantes externos, un canal nativo (WhatsApp o correo) y los datos de contacto de los firmantes. Paso a paso 1. En el contrato, define los firmantes (la parte contratada y los firmantes externos). 2. Elige el nivel de firma (simple, avanzado o calificado). 3. Envía para firma: el enlace se entrega por los canales nativos como una tarjeta con botón en la conversación. 4. La parte contratada firma automáticamente (autofirma del lado del servidor). 5. Cada firmante externo abre la página pública, revisa el documento y firma. 6. En el nivel avanzado, el firmante valida un código OTP y registra su firma visual (dibujada, escrita o subida como imagen). 7. Una vez completadas todas las firmas, se genera el PDF final firmado y el estado pasa a finalizado. Configuración y opciones - Niveles de firma: - Simple — consentimiento con captura de IP, fecha/hora y dispositivo. - Avanzado — OTP por correo/WhatsApp + firma visual (dibujada, escrita o por subida). - Calificado — certificado digital A1 (ICP-Brasil), estándar PAdES. - Autofirma: la parte contratada firma automáticamente con la empresa emisora. - Orden y múltiples firmantes: define quién debe firmar. - Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, refuerza la validez jurídica de la firma. - Pista de auditoría: cada firma registra IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo (SHA-256). Casos de uso - Un cliente firma por WhatsApp con OTP en pocos toques, sin instalar nada. - Un contrato de mayor valor exige una firma calificada con certificado A1. - La parte contratada firma automáticamente y solo espera a la contraparte. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa el nivel avanzado (OTP) o calificado para documentos de mayor valor o riesgo. - Asegúrate de que los datos de contacto de los firmantes sean correctos para la entrega del enlace. - Para el nivel calificado, mantén el certificado A1 vigente y, si corresponde, un TSA acreditado configurado. - Sigue el estado del contrato: indica quién ya firmó y qué falta. Solución de problemas - El firmante no recibió el enlace: confirma el canal y los datos de contacto; reenvía si es necesario. - El código OTP no llega: revisa el correo/WhatsApp del firmante e intenta reenviar el código. - La autofirma calificada falló: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia. - El contrato no se finaliza: comprueba que todos los firmantes hayan firmado. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Empresas emisoras y certificado digital A1 - Plantillas, variables y autocompletado - Página pública del contrato y validador
Página pública del contrato y validador
Visión general Cada contrato tiene una página pública segura, accesible por un enlace, donde los firmantes externos revisan el documento y firman, sin necesidad de registro ni inicio de sesión. Esta página muestra el contenido del contrato con la identidad visual de la empresa emisora y guía al firmante por el flujo de firma (incluido OTP y firma visual, cuando el nivel lo requiera). Después de firmado, también existe un validador público: una página de verificación que permite a cualquier persona comprobar la autenticidad del contrato y del PDF final firmado. El validador muestra la información de verificación de forma enmascarada (sin exponer datos sensibles), respaldada por la pista de auditoría inmutable (SHA-256, IP, dispositivo, consentimiento y marca de tiempo). Requisitos previos - Un contrato enviado para firma (para la página pública de firma) o ya firmado (para el validador). - El enlace correspondiente, entregado al firmante por los canales nativos o compartido para validación. - No se requiere inicio de sesión ni para el firmante externo ni para quien valida. Paso a paso 1. Envía el contrato para firma: el firmante recibe el enlace de la página pública. 2. En la página pública, el firmante revisa el documento y sigue el flujo de firma. 3. Según el nivel, confirma un OTP y registra la firma visual. 4. Completadas las firmas, la plataforma genera el PDF final firmado con el manifiesto/certificado. 5. Para probar la autenticidad, abre (o comparte) la página del validador público. 6. El validador confirma si el documento es auténtico y muestra los datos de verificación de forma enmascarada. Configuración y opciones - Identidad visual: la página pública usa el logo y los colores de la empresa emisora. - Flujo por nivel: simple, avanzado (OTP + firma visual) o calificado (A1). - PDF final firmado: generado al finalizar, con la pista de auditoría y el manifiesto/certificado. - Validador enmascarado: muestra la verificación sin exponer datos sensibles (privacidad/LGPD). - Sello de tiempo (TSA): cuando está configurado, aparece en la verificación reforzando la validez. Casos de uso - Enviar al cliente un enlace de firma que se abre directo en el móvil, sin instalación. - Facilitar a un tercero (banco, registro, auditoría) un enlace de validación del contrato. - Comprobar la integridad del PDF firmado en cualquier momento, incluso tras el cierre. Consejos, límites y buenas prácticas - Comparte el validador cuando necesites probar la autenticidad sin enviar datos sensibles. - Indica al firmante que abra la página pública en un navegador actualizado. - Guarda el PDF final firmado: lleva la pista de auditoría y el manifiesto de verificación. - Recuerda que el validador está enmascarado por defecto para proteger los datos personales. Solución de problemas - El enlace de la página pública no abre: confirma que el enlace esté completo y que el contrato siga activo (no cancelado/vencido). - El validador dice que no encontró el documento: comprueba que el contrato se haya finalizado y que el enlace de validación sea correcto. - El PDF no coincide con la verificación: el archivo puede haber sido alterado; usa siempre el PDF final firmado generado por la plataforma. - El firmante no puede firmar: revisa el nivel requerido (p. ej., OTP) y los datos de contacto para el envío del código. Ver también - Visión general de Contratos y Firma Electrónica - Firma interna y externa - Plantillas, variables y autocompletado - Empresas emisoras y certificado digital A1