Visión general
La Biblioteca de Medios se alimenta de dos formas complementarias, y ambas reutilizan el mismo archivo que ya existe en la plataforma — no se copia nada ni se consume espacio extra:
- Captura automática: guarda sola los medios nuevos que llegan (o salen) en las conversaciones, a medida que ocurren. No tienes que hacer nada — el archivo entra en la biblioteca ya organizado.
- Importación / backfill: trae a la biblioteca los medios que ya existen en conversaciones antiguas, en el CRM, en las tareas y en el catálogo. Es el "barrido del pasado": llena la biblioteca de una sola vez con todo lo que la cuenta ya acumuló.
En resumen: la captura se encarga de lo nuevo, la importación se encarga de lo que ya existe. Las dos apuntan al mismo archivo original, así que nada se vuelve a descargar y el almacenamiento no crece por su causa.
Requisitos previos
- El módulo Biblioteca de Medios habilitado para tu cuenta (función opcional, controlada por flag). Si no encuentras la Biblioteca en la navegación, habla con un administrador.
- Leer la configuración de captura, importación y retención está permitido a los agentes.
- Cambiar esa configuración y disparar la importación (una operación pesada) están restringidos a los administradores.
- El límite de almacenamiento de la cuenta lo define el operador de la plataforma.
Paso a paso
Captura automática
- De forma predeterminada, la captura está activada para todas las conexiones: cualquier medio nuevo de las conversaciones se guarda en la biblioteca automáticamente, sin selección manual.
- Si prefieres un control más fino, un administrador puede desactivar la captura general y elegir bandejas de entrada específicas (opt-in por bandeja): solo las conexiones seleccionadas pasan a capturar.
- Los archivos capturados se organizan en carpetas por origen, siguiendo la jerarquía bandeja de entrada → contacto → conversación, para reencontrarlos por su contexto.
- La captura está deduplicada: un mismo archivo (mismo contenido) no se guarda dos veces — si el mensaje se reenvía o se reprocesa, la biblioteca ignora la repetición.
Importación / backfill
- En una cuenta que ya venía en uso, un administrador puede disparar la importación de los medios antiguos con un solo clic (acción de administrador) para llenar la biblioteca de una vez.
- La importación recorre los medios ya existentes en conversaciones, CRM, tareas y catálogo y los registra en la biblioteca, reutilizando el archivo original (sin nueva subida y sin ocupar espacio extra).
- La operación es idempotente: ejecutarla de nuevo no duplica nada — los elementos ya presentes simplemente se omiten.
- Además de la importación única, hay un barrido incremental que se ejecuta periódicamente y mira solo los elementos nuevos desde la última pasada, manteniendo la biblioteca al día de forma económica.
Configuración y opciones
- Captura para todas las conexiones vs. lista de bandejas: activada para todas por defecto; un administrador puede desactivarla y definir la lista de bandejas que deben capturar (opt-in por bandeja).
- Limpieza automática de la papelera (
auto_purge_trash_days): los elementos en la papelera se eliminan en definitivo tras un período configurable — predeterminado de 30 días. La limpieza usa el mismo flujo duradero que la eliminación manual: solo termina tras la confirmación del almacenamiento y conserva el historial con marcadores de medio no disponible. Si el mismo archivo aún tiene un alias activo o dentro de su propio plazo de retención, la limpieza aplaza ese blob en vez de borrar el alias antes de tiempo. - Reorganización retroactiva única: en el primer barrido, los archivos antiguos que estaban sueltos se re-archivan en la nueva jerarquía de carpetas una sola vez, sin repetir el proceso después.
Casos de uso
- Una operación que quiere todo archivo de cliente guardado automáticamente, sin depender de que el equipo recuerde guardar cada medio.
- Una cuenta antigua, con mucho historial, que necesita llenar la biblioteca de una vez con todo lo que ya pasó por conversaciones, CRM, tareas y catálogo.
- Restringir la captura solo a las conexiones oficiales (opt-in por bandeja), dejando fuera las bandejas de prueba.
Consejos, límites y buenas prácticas
- La captura se ejecuta fuera del camino crítico (de forma asíncrona): no retrasa el envío ni la recepción de los mensajes; el archivo aparece en la biblioteca enseguida.
- La cuota de almacenamiento la define el operador de la plataforma — vigila el medidor y archiva lo que ya no usas.
- La importación completa de una cuenta grande es pesada; conviene dispararla en un horario tranquilo para que no compita con el pico de atención.
- Como la captura y la importación reutilizan el mismo archivo, es normal que el espacio no crezca al reutilizar un medio que ya estaba en la cuenta.
Solución de problemas
- La captura no aparece: confirma si la captura general está activada o si esa bandeja está en la lista de opt-in; las conexiones fuera de la selección no capturan.
- La importación tardó: es asíncrona y se ejecuta en segundo plano — en cuentas grandes tarda algunos minutos; los elementos van apareciendo poco a poco en la biblioteca.
- El espacio no creció tras importar: es lo esperado — la importación reutiliza el archivo original, así que no hay duplicación ni aumento de almacenamiento.
- Ejecuté la importación dos veces: no hay problema — la operación es idempotente y no duplica los elementos ya importados.