Follow-ups y Cadencias
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Secuencias, pasos, canales, composición, inscripción (manual/automatización/evento/inactividad/IA), embudo, salida e IA con aprobación humana.
Visión general de Follow-ups y cadencias
Visión general Los Follow-ups de ConversaLabs son un motor de cadencias de reenganche: secuencias de mensajes automáticos, enviados en el momento justo, para recuperar conversaciones detenidas, recordar pagos abiertos, confirmar citas, retomar negocios en el CRM y nutrir contactos a lo largo del tiempo — sin que nadie tenga que acordarse de escribir manualmente. A diferencia de una campaña de envío único, una cadencia tiene varios pasos con esperas entre ellos y reglas de salida inteligentes: si el contacto responde, alcanza un objetivo (paga, cierra, asiste) o la conversación se resuelve, la cadencia se detiene sola. Diseñas la secuencia una vez y ella trabaja para cada contacto a su propio ritmo. El módulo conversa con el resto de la plataforma: contactos, conversaciones, CRM, Agenda, Pagos y Automatización. Los pasos pueden usar la IA del Maestro para componer mensajes, con la opción de aprobación humana antes de cada envío. Requisitos previos - El módulo Follow-ups habilitado en tu cuenta (función opt-in, controlada por un administrador). - Un usuario con permiso para crear y gestionar cadencias. - Al menos un canal de salida configurado (por ejemplo, una bandeja de WhatsApp) para que los pasos puedan enviar mensajes. - Para pasos con IA: el Maestro activo en la cuenta (sin él, los pasos de IA usan el texto estático). Paso a paso 1. Abre el módulo Follow-ups desde la barra lateral. 2. Crea una secuencia desde cero o parte de una plantilla lista. 3. Agrega pasos con la espera, el canal y el contenido de cada mensaje. 4. Define cómo entran los contactos (inscripción) y cuándo debe detenerse la cadencia (salida). 5. Publica la secuencia para dejarla activa. 6. Sigue el embudo y los informes para medir respuestas y conversiones. Configuración y opciones - Secuencias: el modelo de la cadencia (pasos, disparador, objetivo y reglas de salida), con versiones. - Pasos: cada mensaje, con su espera, canal, tipo de contenido y modo de composición. - Plantillas: textos reutilizables para acelerar la creación de pasos. - Inscripciones: la ejecución de la cadencia para cada contacto, con su estado e historial. - Configuración: zona horaria, horas de silencio y los límites de envío del módulo. Casos de uso - Recuperar conversaciones sin respuesta con 2 o 3 toques espaciados. - Recordar cobros abiertos hasta el pago (la cadencia se detiene cuando el contacto paga). - Reenganchar negocios detenidos en el CRM y confirmar asistencia antes de una reunión. - Nutrir leads nuevos con una secuencia de bienvenida a lo largo de unos días. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza simple: de 2 a 4 pasos suelen rendir más que cadencias largas. - Mantén siempre activa una salida por respuesta para no escribir a quien ya respondió. - Respeta la ventana de 24h de WhatsApp: fuera de ella, usa una plantilla (HSM) aprobada en el paso. - Usa horas de silencio y límites de envío para un ritmo natural y seguro (anti-ban). Solución de problemas - No veo el módulo: puede que no esté habilitado para tu cuenta o tu rol — habla con un administrador. - La cadencia no envía: revisa que la secuencia esté publicada y que exista un canal de salida válido. - El contacto recibió un mensaje aun habiendo respondido: revisa las reglas de salida de la secuencia. Ver también - Secuencias, pasos, canales y composición - Inscripción: manual, automatización, evento, inactividad e IA - Embudo de la cadencia y reglas de salida - IA con aprobación humana
Secuencias, pasos, canales y composición de mensajes
Visión general Una secuencia es el modelo de tu cadencia. Está formada por pasos en orden, cada uno con una espera, un canal y un contenido. Cuando publicas la secuencia, la plataforma toma una fotografía (versión) de los pasos: las inscripciones que ya están en marcha siguen en la versión en la que entraron, así que editar una secuencia nunca desordena a quien ya está a mitad de camino. Este artículo cubre cómo estructurar la secuencia, configurar cada paso, elegir el canal de envío y componer el mensaje con variables y plantillas de WhatsApp. Requisitos previos - El módulo Follow-ups habilitado y permiso para crear secuencias. - Un canal de salida válido (por ejemplo, una bandeja de WhatsApp, correo o SMS). - Para usar variables personalizadas, tener configurados los atributos personalizados del contacto. - Para enviar fuera de la ventana de 24h de WhatsApp: una plantilla (HSM) aprobada en la bandeja. Paso a paso 1. En el módulo Follow-ups, crea una nueva secuencia y ponle un nombre claro. 2. Define el objetivo de la cadencia (contacto, conversación, negocio del CRM, cita o cobro). 3. Agrega el primer paso: elige la espera, el canal y escribe el mensaje. 4. Agrega los pasos siguientes, ajustando la espera de cada uno respecto al envío anterior. 5. Usa el selector de variables para insertar datos del contacto/conversación en el mensaje. 6. Revisa todo y haz clic en Publicar para activar la secuencia. Configuración y opciones Pasos y espera Cada paso tiene una espera antes de enviarse, contada desde el envío anterior. La espera puede ser en minutos, horas, días o días hábiles. Los días hábiles y las horas de silencio se ajustan según la zona horaria definida en la configuración del módulo. Canales El canal define por dónde envía el paso: | Canal | Cuándo usar | |-------|-------------| | Automático | La plataforma elige según la conversación/contacto (recomendado en la mayoría de los casos). | | Misma conversación | Continúa en la conversación existente del contacto. | | Correo | Envía por correo electrónico. | | SMS | Envía por SMS (cuida la longitud del mensaje). | | WhatsApp | Envía por WhatsApp, respetando la ventana de 24h. | Tipo de contenido y composición - Tipo de contenido: texto, plantilla o contenido enriquecido. - Modo de composición: estático (escribes el texto), IA asistida (la IA redacta y un humano aprueba) o IA total (la IA compone y envía). Consulta el artículo de IA con aprobación humana. Variables (personalización) Escribe mensajes personalizados con variables (por ejemplo, el primer nombre del contacto, el nombre del agente, datos de la conversación y atributos personalizados). Las variables se resuelven en el servidor, al momento del envío — solo insertas el marcador con el selector de variables. Plantillas de WhatsApp (ventana de 24h) Si el paso es de WhatsApp y el contacto está fuera de la ventana de 24h (WhatsApp Cloud), solo se puede enviar una plantilla (HSM) aprobada. En el paso, elige la plantilla y mapea sus parámetros con variables. Dentro de la ventana (o en WhatsApp Web, que no tiene ventana), el texto libre se envía normalmente. Plantillas de mensaje y plantillas de secuencia - Plantillas de mensaje: textos reutilizables que aceleran la creación de pasos. - Plantillas de secuencia: cadencias listas por nicho; al aplicar una, la plataforma también crea los atributos personalizados que esa cadencia usa. Casos de uso - Cadencia de cobro: paso 1 inmediato, paso 2 en 1 día, paso 3 en 3 días, todos por WhatsApp. - Bienvenida: 3 correos a lo largo de una semana, con el primer nombre del contacto. - Reactivación: 2 toques en la misma conversación con 2 y 5 días de espera. Consejos, límites y buenas prácticas - Espacia bien los pasos: esperas demasiado cortas parecen spam. - Para WhatsApp, ten siempre una plantilla aprobada de respaldo en pasos que puedan caer fuera de la ventana. - Prueba las variables con un contacto real antes de publicar para que no salgan en blanco. - Publica de nuevo tras cualquier edición — solo la versión publicada aplica a nuevas inscripciones. Solución de problemas - El mensaje salió con la variable en blanco: el contacto no tenía ese dato — elige una variable con valor u ofrece un texto por defecto. - El paso de WhatsApp falló fuera de la ventana: faltó una plantilla (HSM) aprobada en el paso. - Edité la secuencia y no cambió nada: las inscripciones antiguas siguen la versión antigua; publica y las nuevas inscripciones usarán la nueva. Ver también - Visión general de Follow-ups y cadencias - Inscripción: manual, automatización, evento, inactividad e IA - Embudo de la cadencia y reglas de salida - IA con aprobación humana
Inscripción: manual, por automatización, por evento, por inactividad y por IA
Visión general Inscribir es colocar un contacto dentro de una cadencia. Cada inscripción es la ejecución de la secuencia para ese contacto: fija la versión publicada, avanza paso a paso según el cronograma y se detiene sola cuando se cumple una regla de salida. ConversaLabs ofrece varias formas de inscribir, desde el clic manual hasta el disparador automático. La plataforma evita escribir dos veces a la misma persona: hay como máximo una inscripción activa (o pausada) por contacto en cada secuencia (también se tiene en cuenta la conversación). Los intentos repetidos se ignoran de forma segura. Requisitos previos - Una secuencia publicada y activa. - Para inscripción por evento/inactividad/IA: el disparador correspondiente configurado en la secuencia. - Para inscripción por automatización, macro o flujo: el módulo de Automatización/Flow disponible. - Para inscripción por IA: el Maestro activo en la cuenta. Paso a paso 1. Elige la forma de inscripción más adecuada al caso (ver las opciones abajo). 2. Confirma el objetivo de la secuencia (contacto, conversación, negocio, cita o cobro). 3. Para disparadores automáticos, configura la condición (evento o tiempo de inactividad) en la secuencia. 4. Inscribe (manual) o deja que el disparador actúe; la inscripción entra como activa. 5. Sigue la inscripción en la lista de inscripciones, con su estado e historial. Configuración y opciones Formas de inscripción | Forma | Cómo ocurre | |-------|-------------| | Manual | Inscribes un contacto (o varios, en lote) directamente desde la interfaz. | | Por automatización | Una regla de automatización ejecuta la acción de inscribir cuando se cumplen sus condiciones. | | Por macro | Un agente ejecuta una macro que incluye la acción de inscribir en la cadencia. | | Por flujo | Un nodo del Flow Builder inscribe al contacto en medio de un flujo. | | Por evento | Un evento del sistema (negocio detenido, cobro vencido, ausencia en cita, conversación resuelta, etc.) dispara la inscripción automáticamente. | | Por inactividad | Las conversaciones detenidas por más de X minutos se inscriben automáticamente. | | Por IA | El Maestro evalúa la conversación y decide si conviene iniciar el follow-up ahora. | | Por API | Un sistema externo inscribe contactos de forma programática. | Inscripción por evento Configura la secuencia con disparador por evento y elige el evento (por ejemplo, cobro vencido, negocio sin movimiento, ausencia en cita o conversación resuelta). Cuando ocurre el evento, la plataforma inscribe al contacto — siempre que el objetivo de la secuencia coincida con lo que trae el evento. Inscripción por inactividad Configura la secuencia con disparador por inactividad y define el tiempo límite en minutos y qué estados de conversación cuentan (por defecto, abiertas y pendientes). Las conversaciones detenidas más allá del límite se inscriben — cada conversación se procesa una sola vez por secuencia. Inscripción por IA (propuesta) Con disparador por IA, el Maestro analiza la conversación y responde si el follow-up tiene sentido ahora. Si el Maestro no está disponible, la inscripción no se bloquea: la cadencia sigue por las reglas normales. Casos de uso - Manual en lote: seleccionar varios contactos de una lista e inscribirlos en una campaña de reactivación. - Por evento: todo cobro vencido entra automáticamente en la cadencia de cobro. - Por inactividad: conversaciones sin respuesta por 60 minutos entran en una cadencia de recuperación. - Por automatización: nuevos leads de un canal específico entran en la secuencia de bienvenida. Consejos, límites y buenas prácticas - Combina el objetivo de la secuencia con la forma de inscripción (una cadencia de cobro tiene objetivo cobro). - No intentes inscribir al mismo contacto dos veces en la misma secuencia — el duplicado se ignora. - En disparadores por inactividad, ajusta el tiempo límite a tu negocio para no disparar demasiado pronto. - Usa la inscripción por IA cuando quieras un filtro de relevancia antes de iniciar la cadencia. Solución de problemas - El contacto no se inscribió por evento: revisa que la secuencia esté activa, publicada y con el disparador/objetivo correctos. - La inactividad no disparó: revisa el tiempo límite y los estados de conversación que cuenta la secuencia. - Inscribí y no apareció: probablemente ya existía una inscripción activa/pausada para ese contacto en esa secuencia (límite de una por objetivo). Ver también - Visión general de Follow-ups y cadencias - Secuencias, pasos, canales y composición - Embudo de la cadencia y reglas de salida - IA con aprobación humana
Embudo de la cadencia y reglas de salida (exit)
Visión general A medida que una inscripción avanza, cada paso genera un registro de envío con un estado, formando el embudo de la cadencia: desde cuántos contactos entraron hasta cuántos respondieron o convirtieron. En paralelo, las reglas de salida deciden cuándo una cadencia debe detenerse antes de llegar al final — por ejemplo, en cuanto el contacto responde. Entender el embudo y configurar bien las salidas es lo que hace que la cadencia sea educada y eficaz: habla lo suficiente para reenganchar, pero se detiene en el instante en que ya cumplió su objetivo. Requisitos previos - Inscripciones en curso (ver el artículo de inscripción). - Permiso para ver informes y gestionar secuencias. - Para salida por objetivo: el registro vinculado (cobro, negocio o cita) ligado a la inscripción. Paso a paso 1. Abre la secuencia y mira la lista de inscripciones y el embudo por paso. 2. En cada inscripción, abre la línea de tiempo para ver el historial de cada paso y evento. 3. Define las reglas de salida de la secuencia (por respuesta, por resolución y/o por objetivo). 4. Publica la secuencia para aplicar las reglas de salida a las nuevas inscripciones. 5. Sigue los informes para medir respuestas, conversiones y rendimiento por paso. Configuración y opciones Estados de cada paso (embudo) Cada paso enviado evoluciona por estados, siempre hacia adelante (un estado más avanzado nunca retrocede): | Estado | Significado | |--------|-------------| | Pendiente | En espera (incluye borradores de IA pendientes de aprobación). | | Programado | En cola para enviarse a la hora del paso. | | Enviado | Mensaje enviado. | | Entregado | Entrega confirmada. | | Leído | El contacto lo leyó. | | Respondido | El contacto respondió (normalmente activa la salida). | | Omitido | El paso se omitió por una regla de "omitir". | | Falló | El envío falló. | Reglas de salida (exit) Las salidas deciden cuándo la cadencia se detiene antes del último paso: - Por respuesta (activada por defecto): si el contacto responde, la cadencia se detiene. Es la regla más importante. - Por resolución: si la conversación vinculada se marca como resuelta, la cadencia se detiene. - Por objetivo (goal): la cadencia se detiene cuando se alcanza el objetivo — por ejemplo, un cobro pagado, un negocio ganado en el CRM o una cita completada. El objetivo se verifica aunque se haya alcanzado fuera de la cadencia. - Por fin de la secuencia: al completar el último paso, la inscripción termina de forma natural. Estados de la inscripción La inscripción en sí puede estar activa, pausada, completada (llegó al final), salida (una regla de salida la detuvo) o fallida. Puedes pausar, reanudar, omitir un paso o cancelar inscripciones manualmente. Informes Los informes muestran el rendimiento por secuencia, por paso y por modo de composición, además de la distribución de las inscripciones por estado — útiles para ajustar esperas, textos y número de pasos. Casos de uso - Medir en qué paso llega la mayoría de las respuestas y acortar la cadencia a partir de ahí. - Asegurar que la cadencia de cobro se detenga en cuanto entra el pago (salida por objetivo). - Identificar pasos con muchas fallas y revisar el canal o la plantilla del mensaje. Consejos, límites y buenas prácticas - Mantén la salida por respuesta activada por defecto — es lo que evita insistir con quien ya respondió. - Usa la salida por objetivo en las cadencias ligadas a cobro, CRM y Agenda. - Usa los informes para recortar pasos de bajo retorno en lugar de solo agregar más. Solución de problemas - La cadencia continuó tras la respuesta: confirma que la salida por respuesta esté activa en la secuencia. - La salida por objetivo no funcionó: revisa que la inscripción esté vinculada al registro correcto (cobro, negocio o cita) y que su estado haya cambiado al objetivo. - Un paso aparece como fallido: revisa el canal del paso y si se necesita una plantilla aprobada. Ver también - Visión general de Follow-ups y cadencias - Secuencias, pasos, canales y composición - Inscripción: manual, automatización, evento, inactividad e IA - IA con aprobación humana
IA con aprobación humana (human-in-the-loop)
Visión general Los pasos de una cadencia pueden ser compuestos por ti, por la IA del Maestro o por una mezcla de ambos. Lo destacado es el modo IA asistida (human-in-the-loop): la IA redacta el mensaje del paso, pero nada se envía sin que una persona lo apruebe — y esa persona aún puede editar el borrador antes de enviarlo. Así obtienes la velocidad y la personalización de la IA sin renunciar al control ni al tono de tu marca. Y si el Maestro no está disponible, la cadencia no se traba: usa el texto estático del paso como respaldo. Requisitos previos - El módulo Follow-ups habilitado y una secuencia con pasos. - El Maestro activo en la cuenta (sin él, los modos de IA recaen en el texto estático). - Un usuario responsable de revisar y aprobar los borradores (el destinatario de las notificaciones). - Para mejor calidad, un paso con una instrucción/intención clara para la IA. Paso a paso 1. En el editor del paso, elige el modo de composición: estático, IA asistida o IA total. 2. Para la IA, describe la intención del paso (qué debe lograr el mensaje) y deja un texto estático de respaldo. 3. Publica la secuencia. Cuando llega un paso de IA asistida, la IA crea un borrador y el paso queda pendiente, a la espera de aprobación. 4. El responsable recibe una notificación de borrador pendiente. 5. Revisa el borrador, edítalo si quieres y apruébalo para enviar — o descártalo. Configuración y opciones Los tres modos de composición | Modo | Comportamiento | |------|----------------| | Estático | Escribes el texto (con variables). Se envía tal cual. | | IA asistida | La IA genera un borrador y el paso espera la aprobación humana antes de enviar. Permite editar el borrador. | | IA total | La IA compone y envía automáticamente, sin espera de aprobación. | Aprobación humana (HITL) En el modo IA asistida, el paso crea un borrador y se pausa en ese punto. El revisor puede: - Aprobar el borrador tal cual; - Editar el texto y luego aprobar (el envío usa tu versión); - Descartar para no enviar. Notificaciones Cuando hay un borrador esperando, la plataforma notifica a los responsables — por lo general el responsable de la inscripción y el responsable de la conversación, con respaldo a los administradores cuando no hay responsable definido. También hay notificaciones de respuesta recibida y de fallo en la inscripción. Degradación segura Si el Maestro no está disponible al ejecutarse el paso, tanto la IA asistida como la IA total envían el texto estático de respaldo del paso. La cadencia nunca se detiene por una indisponibilidad de la IA. Respeto a la ventana de WhatsApp La composición por IA sigue respetando la ventana de 24h de WhatsApp: fuera de ella (WhatsApp Cloud), solo se puede enviar una plantilla (HSM) aprobada. Mantén una plantilla configurada en el paso. Casos de uso - IA asistida para mensajes sensibles (cobro, negociación), donde un humano revisa el tono antes del envío. - IA total para toques simples y de bajo riesgo, ganando escala sin revisión manual. - Estático con variables cuando el texto es estandarizado y no necesita IA. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con la IA asistida: revisa algunos borradores para calibrar la intención antes de pasar a la IA total. - Completa siempre el texto estático de respaldo — es tu red de seguridad. - Escribe intenciones específicas (objetivo, tono, idioma) para mejores borradores. - Asegúrate de que los responsables reciban las notificaciones para que los borradores no queden detenidos. Solución de problemas - El borrador quedó pendiente y nadie lo vio: revisa quién es el responsable de la inscripción/conversación y las notificaciones de la cuenta. - La IA envió el texto estático: el Maestro probablemente no estaba disponible — la degradación es el comportamiento esperado. - La IA no generó nada: revisa que el Maestro esté activo y que el paso tenga una intención definida. Ver también - Visión general de Follow-ups y cadencias - Secuencias, pasos, canales y composición - Inscripción: manual, automatización, evento, inactividad e IA - Embudo de la cadencia y reglas de salida