Visión general
El tipo de evento es la plantilla que aparece en tu página pública de reservas — por ejemplo "Reunión de 30 min" o "Demostración de 1 h". Cada tipo de evento define la duración, las reglas de cuándo se puede reservar y qué ocurre cuando alguien reserva. La disponibilidad define los rangos de horario en los que aceptas citas, y los buffers garantizan margen entre una reserva y la siguiente.
Los horarios ofrecidos al cliente son siempre la intersección de tres cosas: tu disponibilidad, tus horarios ya ocupados (nativos y de Google) y los buffers configurados. Así, la página pública nunca ofrece un horario que entre en conflicto con algo ya reservado.
Requisitos previos
- El módulo Agenda habilitado y al menos un calendario creado o conectado.
- Un rol con permiso para configurar tipos de evento y disponibilidad.
- (Opcional, para distribuir entre varios agentes) los agentes que recibirán las reservas.
Paso a paso
- En la Agenda, abre el área de tipos de evento y crea uno nuevo.
- Define nombre, duración y ubicación (presencial, enlace o Google Meet automático).
- Ajusta las reglas de tiempo: antelación mínima, antelación máxima y los buffers antes y después.
- Define tu disponibilidad: los rangos de horario semanales en los que aceptas citas.
- Añade excepciones para fechas concretas (festivos, días libres u horarios extra).
- (Opcional) Añade preguntas de selección que el cliente responde al reservar.
- (Opcional) Define los agentes asignados y cómo se distribuyen las reservas entre ellos.
- Guarda y usa el enlace generado en la página pública de reservas.
Configuración y opciones
- Duración: cuánto dura cada cita de ese tipo.
- Buffers: un margen automático antes y después de cada reserva.
- Antelación mínima: cuánto tiempo de aviso previo se exige antes del horario.
- Antelación máxima: hasta cuántos días en el futuro se puede reservar.
- Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o generación automática de enlace de Meet.
- Distribución entre agentes: rotación (round-robin) o colectiva cuando hay más de un anfitrión.
- Preguntas de selección: campos personalizados respondidos en el momento de la reserva.
- Efectos por tipo: activa o desactiva, por tipo de evento, la creación de conversación, tarea, vínculo con negocio del CRM y el envío de la confirmación.
Casos de uso
- Ofrecer "Reunión de 30 min" y "Demostración de 1 h" con reglas distintas.
- Bloquear reservas de última hora con una antelación mínima (por ejemplo, 2 horas).
- Garantizar 10 minutos de margen entre reuniones usando buffers.
- Liberar horarios extra en una fecha concreta sin tocar la disponibilidad semanal.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa la antelación mínima para que no te sorprendan las reservas inmediatas.
- Usa buffers para desplazamiento, notas o una pausa entre citas.
- Mantén la disponibilidad sencilla y usa excepciones para casos puntuales.
- Revisa siempre la zona horaria — afecta directamente a los horarios ofrecidos al cliente.
- En la distribución entre agentes, asegúrate de que cada uno tenga su propia disponibilidad y calendario para que la rotación funcione bien.
Solución de problemas
- No aparecen horarios libres: revisa la disponibilidad, las reglas de antelación y si hay muchos horarios ya ocupados — los buffers también reducen las opciones.
- Aparecen horarios que no quería: revisa los rangos de disponibilidad y las excepciones de la fecha.
- No se generó el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento tiene Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa.
- Los horarios están desfasados: revisa la zona horaria del calendario y del tipo de evento.