Visión general
El tipo de evento es la plantilla que aparece en tu página pública de reservas — por ejemplo "Reunión de 30 min" o "Demostración de 1 h". Cada tipo de evento define la duración, las reglas de cuándo se puede reservar y qué ocurre cuando alguien reserva. La disponibilidad define los rangos de horario en los que aceptas citas, y los buffers garantizan margen entre una reserva y la siguiente.
Los horarios ofrecidos al cliente son siempre la intersección de tres cosas: tu disponibilidad, tus horarios ya ocupados (nativos y de Google) y los buffers configurados. Así, la página pública nunca ofrece un horario que entre en conflicto con algo ya reservado.
Requisitos previos
- El módulo Agenda habilitado y al menos un calendario creado o conectado.
- Un rol con permiso para configurar tipos de evento y disponibilidad.
- (Opcional, para distribuir entre varios agentes) los agentes que recibirán las reservas.
Paso a paso
- En la Agenda, abre el área de tipos de evento y crea uno nuevo.
- Define nombre, duración y ubicación (presencial, enlace o Google Meet automático).
- (Opcional) Justo debajo de la ubicación, marca Dejar que el cliente elija la ubicación y selecciona dos o más opciones (Google Meet, teléfono, presencial o personalizada).
- Ajusta las reglas de tiempo: antelación mínima, antelación máxima y los buffers antes y después.
- Define tu disponibilidad: los rangos de horario semanales en los que aceptas citas.
- Añade excepciones para fechas concretas (festivos, días libres u horarios extra).
- (Opcional) Añade preguntas de selección que el cliente responde al reservar.
- (Opcional) Define los agentes asignados y cómo se distribuyen las reservas entre ellos.
- Guarda y usa el enlace generado en la página pública de reservas.
Configuración y opciones
- Límites de agendamiento (buffers, antelaciones y horizonte): cada uno puede quedar vacío, y
entonces sigue el valor predeterminado de la cuenta (la pista dentro del campo muestra cuál es), o
llevar un número — incluido
0— y entonces aplica solo a este tipo. Usa Usar el valor de la cuenta, justo debajo del campo, para volver a heredar. Detalles en Valores de agendamiento de la cuenta y herencia. - Antelación mínima para cancelar: con cuánto aviso el cliente puede aún cancelar — la misma ventana aplica a reprogramar.
- Límite de reprogramaciones: cuántas veces se puede mover la misma reserva. Vacío = sin límite.
- Marcar inasistencia después de: minutos tras el inicio en que una cita no atendida se marca como inasistencia. Vacío = nunca automáticamente.
- Duración: cuánto dura cada cita de ese tipo.
- Qué ocupa una reserva en la agenda: solo el horario elegido (predeterminado) o el turno entero — para quien vende turno y no horario. Consulta Ocupación por turno.
- Buffers: un margen automático antes y después de cada reserva.
- Antelación mínima: cuánto tiempo de aviso previo se exige antes del horario.
- Antelación máxima: hasta cuántos días en el futuro se puede reservar.
- Ubicación / Google Meet: presencial, enlace manual o generación automática de enlace de Meet.
- Dejar que el cliente elija la ubicación: está justo debajo del campo Ubicación, en el editor del tipo de evento. Marca dos o más opciones (Google Meet, teléfono, presencial o personalizada) para que la página pública muestre el selector a quien reserva. Con ninguna o solo una opción marcada nada cambia: vale la Ubicación fija definida arriba. Cuando el cliente elige Google Meet, el enlace de la videollamada se genera automáticamente — eso exige una conexión de Google activa.
- Distribución entre agentes, cuando hay más de un anfitrión:
- Rotación: cada reserva va al anfitrión libre desde hace más tiempo. Es el valor por defecto.
- Colectiva: todos los anfitriones elegidos participan de la misma cita y reciben la invitación.
- Fijo: siempre el primer anfitrión de la lista. Úsalo cuando el tipo de evento es de una sola persona.
- Preguntas de selección: campos personalizados respondidos en el momento de la reserva.
- Efectos por tipo: activa o desactiva, por tipo de evento, la creación de conversación, tarea, vínculo con negocio del CRM y el envío de la confirmación.
Casos de uso
- Ofrecer "Reunión de 30 min" y "Demostración de 1 h" con reglas distintas.
- Bloquear reservas de última hora con una antelación mínima (por ejemplo, 2 horas).
- Garantizar 10 minutos de margen entre reuniones usando buffers.
- Liberar horarios extra en una fecha concreta sin tocar la disponibilidad semanal.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa la antelación mínima para que no te sorprendan las reservas inmediatas.
- Usa buffers para desplazamiento, notas o una pausa entre citas.
- Mantén la disponibilidad sencilla y usa excepciones para casos puntuales.
- Al dejar que el cliente elija la ubicación, marca solo las opciones que realmente puedes atender: todas aparecen en la página pública. Si ofreces Google Meet, mantén activa la conexión de Google para que el enlace se genere.
- Revisa siempre la zona horaria — afecta directamente a los horarios ofrecidos al cliente.
- En la distribución entre agentes, asegúrate de que cada uno tenga su propia disponibilidad y calendario para que la rotación funcione bien.
Solución de problemas
- No aparecen horarios libres: revisa la disponibilidad, las reglas de antelación y si hay muchos horarios ya ocupados — los buffers también reducen las opciones.
- Aparecen horarios que no quería: revisa los rangos de disponibilidad y las excepciones de la fecha.
- No se generó el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento tiene Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa.
- El cliente no puede elegir la ubicación: el selector solo aparece con dos o más opciones marcadas en Dejar que el cliente elija la ubicación — con ninguna o una, vale la ubicación fija.
- Los horarios están desfasados: revisa la zona horaria del calendario — el tipo de evento no tiene campo de zona horaria propio; usa la del calendario al que pertenece.