Visión general
Una vez confirmada una reserva, no queda bloqueada: el cliente puede reprogramar o cancelar con los enlaces que recibe en la confirmación, y tú puedes gestionar la cita desde la Agenda. Cuando el tipo de evento usa Google Meet, el enlace de la videollamada se crea automáticamente y se incluye en la invitación. El correo de confirmación también incluye un archivo .ics, que añade la cita a cualquier aplicación de calendario.
Las reprogramaciones y cancelaciones se reflejan en la plataforma y en Google Calendar (cuando hay conexión), manteniendo todo sincronizado.
Requisitos previos
- Una reserva ya confirmada (por la página pública o creada por un agente).
- Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa y el tipo de evento configurado con Google Meet.
- El correo de confirmación activado en el tipo de evento (para que el cliente reciba los enlaces y el .ics).
Paso a paso
Reprogramar (cliente):
- En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de reprogramar.
- Elige un nuevo horario libre dentro de las reglas del tipo de evento.
- Confirma — la cita se mueve y se envía una nueva confirmación.
Cancelar (cliente):
- En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de cancelar.
- Confirma la cancelación — el horario se libera y se avisa a las partes.
Gestionar (agente):
- Abre la cita en la Agenda (o desde el panel del contacto en la conversación).
- Edita el horario, reprograma o cancela según necesites. No importa cómo lo hagas: arrastrando la cita en la cuadrícula, editando la fecha en el formulario del evento o desde la pestaña Agendar dentro de la conversación — en todos los casos el cliente recibe el mensaje estándar de reprogramación (o de cancelación), Google Calendar se actualiza y las automatizaciones de agenda se activan. Solo las ediciones que no tocan el horario (por ejemplo, cambiar el título) no avisan al cliente.
- Para ver todas las reservas y copiar el enlace de gestión de cada una, abre la lista Reservas en la parte superior de la Agenda. El mismo enlace también aparece al abrir el evento, en el campo Enlace de gestión.
Configuración y opciones
- Enlaces de gestión: cada confirmación incluye enlaces seguros para reprogramar y cancelar.
- Lista de Reservas: en la parte superior de la Agenda, consulta todas las reservas filtrando por estado y período, y copia el enlace de gestión de cualquiera para reenviarlo al cliente.
- Google Meet automático: actívalo en el tipo de evento para generar el enlace de la videollamada en cada reserva.
- Archivo .ics: adjunto en la confirmación; al abrirlo, la cita se añade al calendario del cliente.
- Sincronización: los cambios de horario y las cancelaciones se reflejan en Google Calendar cuando hay una conexión activa.
- Efectos vinculados: conversación, tarea y negocio del CRM siguen el ciclo de vida de la reserva.
Casos de uso
- Permitir que el cliente reprograme por sí mismo, sin abrir un ticket ni intercambiar mensajes.
- Enviar reuniones con el enlace de Meet ya listo, sin crear la sala manualmente.
- Asegurar que la cita entre en el calendario del cliente (Outlook, Apple, Google) vía .ics.
- Liberar automáticamente el horario cuando un cliente cancela, dejándolo disponible para otros.
Consejos, límites y buenas prácticas
- El archivo .ics es un formato universal y funciona en casi cualquier aplicación de calendario.
- Anima a los clientes a usar los enlaces de reprogramar/cancelar en lugar de simplemente no presentarse.
- Reprogramar respeta las mismas reglas del tipo de evento (disponibilidad, buffers, antelación).
- Si el tipo de evento no tiene Google Meet automático, define una ubicación o un enlace manual para no enviar invitaciones sin dirección de reunión.
Solución de problemas
- No recibí el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento usa Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa.
- El .ics no abrió la cita: intenta abrir el adjunto en la aplicación de calendario del dispositivo; algunos clientes de correo exigen guardar el archivo primero.
- Reprogramé, pero Google no se actualizó: revisa que la conexión de Google siga activa; la verificación periódica reconcilia las diferencias.
- El enlace de cancelar/reprogramar no funciona: puede que la reserva ya haya sido cancelada o modificada — revisa su estado en la Agenda.