Visión general
Una vez confirmada una reserva, no queda bloqueada: el cliente puede reprogramar o cancelar con los enlaces que recibe en la confirmación, y tú puedes gestionar la cita desde la Agenda. Cuando el tipo de evento usa Google Meet, el enlace de la videollamada se crea automáticamente y se incluye en la invitación. El correo de confirmación también incluye un archivo .ics, que añade la cita a cualquier aplicación de calendario.
Las reprogramaciones y cancelaciones se reflejan en la plataforma y en Google Calendar (cuando hay conexión), manteniendo todo sincronizado.
Requisitos previos
- Una reserva ya confirmada (por la página pública o creada por un agente).
- Para el enlace de Meet automático, una conexión de Google activa y el tipo de evento configurado con Google Meet.
- El correo de confirmación activado en el tipo de evento (para que el cliente reciba los enlaces y el .ics).
Paso a paso
Reprogramar (cliente):
- En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de reprogramar.
- Elige un nuevo horario libre dentro de las reglas del tipo de evento.
- Confirma — la cita se mueve y se envía una nueva confirmación.
Cancelar (cliente):
- En el correo de confirmación, el cliente abre el enlace de cancelar.
- Confirma la cancelación — el horario se libera y se avisa a las partes.
Gestionar (agente):
- Abre la cita en la Agenda (o desde el panel del contacto en la conversación).
- Edita el horario, reprograma o cancela según necesites.
Configuración y opciones
- Enlaces de gestión: cada confirmación incluye enlaces seguros para reprogramar y cancelar.
- Google Meet automático: actívalo en el tipo de evento para generar el enlace de la videollamada en cada reserva.
- Archivo .ics: adjunto en la confirmación; al abrirlo, la cita se añade al calendario del cliente.
- Sincronización: los cambios de horario y las cancelaciones se reflejan en Google Calendar cuando hay una conexión activa.
- Efectos vinculados: conversación, tarea y negocio del CRM siguen el ciclo de vida de la reserva.
Casos de uso
- Permitir que el cliente reprograme por sí mismo, sin abrir un ticket ni intercambiar mensajes.
- Enviar reuniones con el enlace de Meet ya listo, sin crear la sala manualmente.
- Asegurar que la cita entre en el calendario del cliente (Outlook, Apple, Google) vía .ics.
- Liberar automáticamente el horario cuando un cliente cancela, dejándolo disponible para otros.
Consejos, límites y buenas prácticas
- El archivo .ics es un formato universal y funciona en casi cualquier aplicación de calendario.
- Anima a los clientes a usar los enlaces de reprogramar/cancelar en lugar de simplemente no presentarse.
- Reprogramar respeta las mismas reglas del tipo de evento (disponibilidad, buffers, antelación).
- Si el tipo de evento no tiene Google Meet automático, define una ubicación o un enlace manual para no enviar invitaciones sin dirección de reunión.
Solución de problemas
- No recibí el enlace de Meet: confirma que el tipo de evento usa Google Meet automático y que hay una conexión de Google activa.
- El .ics no abrió la cita: intenta abrir el adjunto en la aplicación de calendario del dispositivo; algunos clientes de correo exigen guardar el archivo primero.
- Reprogramé, pero Google no se actualizó: revisa que la conexión de Google siga activa; la verificación periódica reconcilia las diferencias.
- El enlace de cancelar/reprogramar no funciona: puede que la reserva ya haya sido cancelada o modificada — revisa su estado en la Agenda.