Contactos y CRM

Visión general de Contactos y del CRM

Visión general El área de Contactos y CRM es donde Conversa Labs guarda quién es tu público y qué está pasando con cada oportunidad de negocio. Todo gira en torno al contacto: la persona con quien hablas. A partir del contacto, la plataforma conecta empresas, atributos personalizados, segmentos, historial de conversaciones y los negocios (deals) del CRM. En resumen, esta categoría reúne cuatro bloques que funcionan como uno solo: - Contactos: registro central de personas, con importación por CSV y organización en segmentos. - Empresas: agrupan contactos que pertenecen a la misma organización. - Atributos personalizados: campos extra que creas para guardar información propia de tu negocio en contactos y conversaciones. - CRM: pipelines, kanban y negocios para seguir oportunidades desde el primer contacto hasta el cierre, con notas, adjuntos, listas de tareas, ítems de línea, valor e historial de pedidos. Requisitos previos - Una cuenta Conversa Labs activa y un usuario con acceso al área de Contactos. - Para el CRM (pipelines, kanban y negocios), el módulo de CRM debe estar habilitado en tu cuenta — normalmente ya viene activo. - El módulo Empresas es opcional y puede depender de tu plan; si no lo ves, consulta a un administrador. - El Registro de Pedidos (Orders Registry) es una función avanzada que puede requerir activación. Revisa su artículo específico. Paso a paso 1. Abre el área de Contactos desde la barra lateral. 2. Crea un contacto manualmente o importa tu base por CSV. 3. Organiza la base en segmentos (filtros guardados) para encontrar grupos rápidamente. 4. Define atributos personalizados para guardar los datos que importan a tu negocio. 5. Abre el CRM y crea o elige un pipeline; arrastra negocios entre etapas en el kanban. 6. En cada negocio, registra notas, adjuntos, listas de tareas e ítems de línea, y sigue su valor. 7. Usa el Registro de Pedidos para ver el historial de compras de cada contacto. Configuración y opciones - Contactos: campos estándar (nombre, correo, teléfono, identificador, ciudad, país) y atributos personalizados. - Segmentos: filtros guardados por criterios combinados (atributos, etiquetas, fecha, etc.). - CRM: pipelines con etapas propias, probabilidad por etapa y reglas por negocio. - Permisos: el acceso al CRM se controla con el permiso de gestión de CRM; los administradores definen quién puede crear y mover negocios. Casos de uso - Centralizar todos los clientes y leads en un solo registro, llegados de varios canales. - Seguir oportunidades de venta en un embudo visual, desde la prospección hasta el cierre. - Segmentar la base para campañas, follow-ups e informes más precisos. - Registrar el historial de pedidos de cada cliente para una atención más contextual. Consejos, límites y buenas prácticas - Estandariza los atributos personalizados antes de importar bases grandes — evita retrabajo. - Usa segmentos en lugar de etiquetas sueltas para grupos que consultas con frecuencia. - Empieza con un pipeline simple y refina las etapas a medida que madura la operación. - Mantén un contacto por persona: los duplicados ensucian los informes y el historial. Solución de problemas - No veo el CRM o Empresas: el módulo puede no estar habilitado para la cuenta o para tu rol — consulta a un administrador. - Contactos duplicados tras importar: revisa la columna de identificador/correo en el CSV antes de importar de nuevo. - No puedo mover un negocio: verifica que tengas el permiso de gestión de CRM. Ver también - Contactos: crear, importar (CSV) y segmentos - Atributos personalizados de contacto y conversación - Empresas y vínculo con contactos - CRM: pipelines, kanban y negocios - Registro de pedidos (Orders Registry) en el CRM

Contactos: crear, importar (CSV) y segmentos

Visión general El contacto es el registro central de cada persona con quien te comunicas. Cada contacto guarda datos de identificación (nombre, correo, teléfono, identificador), información adicional y los atributos personalizados que definas. A partir del contacto abres conversaciones, creas negocios en el CRM y sigues el historial. Puedes alimentar tu base de tres formas: creando contactos manualmente, importando un archivo CSV y dejando que nuevas conversaciones creen contactos automáticamente. Para encontrar grupos rápidamente, organiza la base en segmentos — filtros guardados por criterios combinados. Requisitos previos - Una cuenta Conversa Labs activa y un usuario con acceso al área de Contactos. - Para importar, un archivo CSV con encabezado en la primera línea. - Define antes los atributos personalizados que quieras completar en la importación (consulta el artículo de atributos personalizados). Paso a paso Crear un contacto manualmente 1. Abre el área de Contactos desde la barra lateral. 2. Usa la acción de nuevo contacto y completa al menos un dato de identificación (nombre, correo o teléfono). 3. Guarda. El contacto queda disponible para conversaciones y para el CRM. Importar por CSV 1. En el área de Contactos, abre la opción de importar contactos. 2. Descarga la plantilla CSV de ejemplo, si se ofrece, para conocer las columnas esperadas. 3. Completa el archivo: una fila por contacto, con encabezado de columnas en la primera línea. 4. Sube el archivo. La importación se ejecuta en segundo plano. 5. Al terminar, recibes una notificación por correo con el resultado (éxito o error). Crear y usar segmentos 1. En la lista de Contactos, arma un filtro combinando criterios (atributos, etiquetas, fechas, etc.). 2. Guarda el filtro como segmento con un nombre claro. 3. Abre el segmento siempre que necesites ese grupo, sin rehacer el filtro. Acciones masivas 1. En la lista de contactos, usa el checkbox "Seleccionar todos" en la parte superior (o pasa el cursor sobre el avatar de un contacto) para marcar contactos. 2. Con toda la página marcada, el botón "Seleccionar los N contactos" extiende la selección al conjunto completo de la vista (todas las páginas, incluso en vistas de etiqueta). 3. Con la selección activa, la barra ofrece las acciones masivas: asignar/quitar etiquetas (con creación de etiqueta al momento, para administradores), cambiar tipo (visitante, lead o cliente), asignar/quitar responsable, bloquear/desbloquear, exportar seleccionados (CSV por correo, administradores) y eliminar (administradores). 4. Las acciones aplican a todos los contactos marcados; la lista se actualiza al terminar. Configuración y opciones - Campos estándar: nombre, correo, teléfono, identificador, ciudad, país, empresa y estado de bloqueo. - Atributos personalizados: columnas extra que creas para tu negocio. - Segmentos: guardados por usuario y reutilizables; cada usuario tiene un límite de filtros guardados. - Deduplicación: correo, teléfono e identificador ayudan a evitar contactos repetidos. Casos de uso - Subir una base existente de otra herramienta por CSV en minutos. - Crear un segmento de "leads sin respuesta en los últimos 7 días" para un follow-up. - Separar clientes por ciudad o por atributo personalizado para campañas regionales. Consejos, límites y buenas prácticas - Asegúrate de que el CSV esté en UTF-8 para preservar acentos y caracteres especiales. - Usa una columna de identificador único (o correo/teléfono) para evitar duplicados. - Importa primero un lote pequeño de prueba antes de la base completa. - Estandariza formatos (teléfono en formato internacional, fechas con el mismo patrón). Solución de problemas - La importación falló: revisa el correo de notificación; suele ser un error de encabezado, codificación o formato de columna. - Contactos duplicados: verifica que la columna de identificador/correo esté completa y consistente. - Acentos rotos: guarda el CSV de nuevo en UTF-8 e importa otra vez. - No encuentro un segmento: los segmentos se guardan por usuario; confirma que estás en el usuario correcto. Ver también - Visión general de Contactos y del CRM - Atributos personalizados de contacto y conversación - Empresas y vínculo con contactos

Datos fiscales y dirección del contacto (documento, facturación)

Visión general Cada contacto guarda de forma nativa su identidad fiscal — tipo (Persona Física o Jurídica), documento fiscal (CPF/CNPJ) y país fiscal — además de la dirección completa (código postal, calle, número, complemento, barrio, ciudad, estado y país). Opcionalmente, una dirección de facturación distinta de la principal. Estos datos alimentan automáticamente los módulos que los necesitan: Pagos completa el pagador (documento y dirección) al crear cobros y suscripciones, las plantillas y automatizaciones ganan variables como {{contact.address_city}}, y la IA de la cuenta ve la dirección como contexto. El documento se muestra completo para tu equipo en el panel y el formulario; solo se enmascara cuando un rol de acceso lo indica, para bots/integraciones y en las salidas externas (webhooks, exportación CSV y variables de mensaje). Requisitos previos - Permiso para editar contactos. - Para el autocompletado de cobros: una conexión de gateway activa en Pagos. Paso a paso 1. Abre el contacto (página de Contactos o panel de la conversación) y haz clic en Editar. 2. Completa el Tipo (Persona Física o Jurídica), el documento y el país fiscal (p. ej. BR). Un documento guardado viene con su valor real: edítalo para corregirlo, o vacía el campo para eliminarlo. 3. En la sección Dirección, ingresa el código postal (CEP): calle, barrio, ciudad y estado se autocompletan para códigos brasileños. Completa número y complemento. 4. Si la facturación va a otra dirección, marca Dirección de facturación diferente. Usa el botón Copiar de la dirección principal para traer todo con un clic y ajustar solo lo que cambia. 5. Guarda. Desde entonces, los cobros y suscripciones creados para ese contacto vienen con el documento y la dirección completados. Configuración y opciones - Visibilidad del documento: el documento se valida al guardar (dígitos verificadores) y es visible para tu equipo. Para ocultarlo a parte del equipo, usa Funciones y accesos y define la regla del campo tax_id como enmascarado (muestra ***.***.***-09) u oculto. El valor siempre se guarda cifrado. - Dirección de facturación: al desmarcar la opción, la facturación vuelve a usar la dirección principal. - Importación CSV: las columnas legal_type, tax_id, tax_country, address_zip, address_street, address_number, address_complement, address_neighborhood, address_city, address_state y address_country completan los campos nativos. - Exportación: el documento siempre se exporta enmascarado; la dirección sale en columnas aplanadas (address_*). - Variables: {{contact.masked_tax_id}}, {{contact.legal_type}}, {{contact.tax_country}} y {{contact.address_zip}} … {{contact.address_country}} funcionan en respuestas predefinidas, macros, automatizaciones, follow-ups y el FlowBuilder. Casos de uso - Emitir un boleto de Mercado Pago sin pedir la dirección de nuevo: el contacto ya la tiene. - Una empresa con sede (principal) facturada en otra unidad (facturación). - Segmentar por ciudad/país — la dirección alimenta los filtros de ubicación del contacto. - Segmentar por tipo de persona (física/jurídica), tipo de documento, país fiscal y dirección (código postal, ciudad, estado, país) en los filtros avanzados y segmentos de contactos. - Automatizar: la acción "Definir campo del contacto (fiscal/dirección)" en automatizaciones, macros y flujos escribe tipo de persona, documento y dirección directamente en los campos nativos — por ejemplo, un flujo que pregunta el CPF/CNPJ y guarda la respuesta en el contacto. - Condicionar: las automatizaciones disparadas por contacto pueden filtrar por tipo de persona, tipo de documento, país fiscal y dirección; en los flujos, el nodo de condición usa las mismas variables del contacto. Consejos, límites y buenas prácticas - Los documentos brasileños se validan por dígito verificador; un documento inválido no se guarda en el campo nativo (el cobro aún puede crearse con el valor escrito — el gateway decide). - Las cuentas que usaban los atributos personalizados de pago (payment_document, payment_address_*) no pierden nada: esos valores se siguen leyendo como respaldo hasta la migración automática, y los cobros pasan a escribir solo en los campos nativos. - El autocompletado por código postal cubre direcciones de Brasil; para otros países, completa manualmente. Solución de problemas - "El documento no se guardó": revisa los dígitos — los documentos con dígito verificador inválido se rechazan para proteger el cobro. - El cobro pide documento aunque el contacto lo tenga: confirma que el documento aparece completo en el panel del contacto; si está vacío, guárdalo de nuevo. - El código postal no autocompletó la dirección: el servicio de CEP puede no estar disponible — completa manualmente; nada se sobrescribe. Ver también - Contactos: crear, importar (CSV) y segmentos - Crear un cobro y enviarlo en la conversación - Suscripciones y planes

Atributos personalizados de contacto y conversación

Visión general Los atributos personalizados son campos que creas para guardar información que la plataforma no trae de fábrica — por ejemplo, un documento fiscal, el plan contratado, el origen del lead, un número de pedido o cualquier dato relevante para tu operación. Cada atributo se define una vez (con un nombre, una clave y un tipo) y luego aparece en el panel lateral de las conversaciones o en el registro del contacto. Puedes usar atributos como criterio de segmentos, en automatizaciones, en campañas y en la importación por CSV. Requisitos previos - Una cuenta Conversa Labs activa. - Permiso de administración para crear y editar definiciones de atributos. - Decide el tipo de cada campo antes de crearlo (texto, número, fecha, lista, etc.). Paso a paso 1. Entra en la Configuración de la cuenta y abre la sección de atributos personalizados. 2. Crea una nueva definición y elige dónde se aplica: contacto o conversación. 3. Indica un nombre visible (lo que ve el equipo); el sistema genera una clave estable. 4. Selecciona el tipo del campo (consulta la tabla a continuación). 5. Para listas, indica los valores posibles; guarda la definición. 6. Abre un contacto o conversación y completa el nuevo atributo en el panel lateral. Configuración y opciones La plataforma ofrece estos tipos de atributo: | Tipo | Para qué sirve | | --- | --- | | Texto | Texto libre (notas, códigos) | | Número | Valores numéricos | | Moneda | Valores monetarios | | Porcentaje | Porcentajes | | Enlace | URLs clicables | | Fecha | Fechas | | Lista | Elegir entre valores predefinidos | | Casilla de verificación | Verdadero/falso | - Modelo del atributo: contacto (aplica a la persona) o conversación (aplica a esa interacción). - Clave única: cada clave es única por modelo y no puede entrar en conflicto con campos estándar. - Validación opcional: algunos campos aceptan un patrón (regex) para asegurar el formato. - Conversa Labs también usa atributos personalizados en otros módulos (CRM, catálogo, tareas, agenda y más), cada uno en su propia área de configuración. Casos de uso - Guardar el documento fiscal o número de identificación del cliente en el contacto. - Marcar el origen del lead (anuncio, referido, sitio web) como una lista. - Registrar un número de pedido o de ticket en la conversación. - Crear segmentos como "clientes del plan Pro" usando un atributo de lista. Consejos, límites y buenas prácticas - Elige el tipo correcto desde el inicio — cambiar el tipo después puede exigir reeditar los datos. - Usa listas en lugar de texto libre para campos con pocas opciones (evita variantes como "WhatsApp" y "whats"). - Estandariza el nombre de las claves antes de importar bases grandes por CSV. - Los atributos de contacto siguen a la persona; los de conversación aplican solo a esa interacción. Solución de problemas - No puedo crear el atributo: la clave puede ya existir o entrar en conflicto con un campo estándar — usa otro nombre. - El valor no aparece en la importación: revisa que el encabezado del CSV use exactamente la clave del atributo. - El campo rechaza el valor: puede haber una validación de formato (regex) en la definición. Ver también - Contactos: crear, importar (CSV) y segmentos - Empresas y vínculo con contactos - CRM: pipelines, kanban y negocios

Empresas y vínculo con contactos

Visión general El módulo de Empresas permite agrupar contactos que pertenecen a la misma organización. En lugar de tratar a cada persona de forma aislada, empiezas a ver la cuenta corporativa: quiénes son los contactos de esa empresa, cuántas interacciones generó y qué negocios están en curso. Es especialmente útil en operaciones B2B, donde varios contactos (compras, finanzas, soporte) hablan contigo en nombre de la misma empresa. Requisitos previos - El módulo de Empresas es opcional y puede depender de tu plan. Si no lo ves, puede estar desactivado para tu cuenta — consulta a un administrador. - Permiso de administración para habilitar y configurar el módulo. - Ten los contactos ya creados para poder vincularlos a la empresa. Paso a paso 1. Confirma con un administrador que el módulo de Empresas está habilitado en la cuenta. 2. Crea una empresa indicando al menos el nombre (y, opcionalmente, dominio y descripción). 3. Vincula contactos a la empresa, asociando a las personas de la misma organización. 4. Abre la empresa para ver los contactos relacionados y el contexto agregado. 5. Usa atributos personalizados de empresa para guardar datos propios (segmento, tamaño, etc.). Configuración y opciones - Campos de la empresa: nombre, dominio, descripción y cantidad de contactos. - Atributos personalizados de empresa: campos extra creados en el área de atributos. - Vínculo con contactos: un contacto puede asociarse a su empresa para heredar el contexto. - CRM: un negocio puede vincularse a una empresa (organización) además del contacto, conectando la oportunidad con la cuenta corporativa. Casos de uso - Centralizar todos los contactos de un cliente corporativo en una sola vista. - Seguir, en B2B, cuántas oportunidades existen por empresa, no solo por persona. - Enriquecer informes y segmentos con datos de la organización (tamaño, segmento de mercado). Consejos, límites y buenas prácticas - Usa el dominio de la empresa para estandarizar y evitar empresas duplicadas. - Vincula los contactos correctos: el valor del módulo está en la consolidación por organización. - Combínalo con atributos personalizados de empresa para análisis más ricos. Solución de problemas - No veo el módulo de Empresas: puede estar deshabilitado para la cuenta o para tu plan — consulta a un administrador. - Empresas duplicadas: estandariza por dominio y une los registros repetidos. - Contacto sin empresa: confirma que se vinculó a la organización correcta. Ver también - Visión general de Contactos y del CRM - Contactos: crear, importar (CSV) y segmentos - Atributos personalizados de contacto y conversación - CRM: pipelines, kanban y negocios - Empresas & Relaciones: organizaciones, roles y jerarquía

Empresas & Relaciones: organizaciones, roles y jerarquía

Visión general El módulo de Empresas & Relaciones convierte a las organizaciones en entidades de primera clase en la plataforma. Cada empresa reúne identidad fiscal (CPF/CNPJ, EIN, VAT), múltiples dominios, dirección, responsable y etapa del ciclo de vida — y conecta todo lo que ocurre a su alrededor: contactos con roles (Responsable financiero, Alumno, Corredor…), conversaciones, negocios del CRM y una vista 360 con indicadores agregados. La Vista general cuenta solo los registros vinculados directamente a la empresa: contactos, conversaciones, negocios, tareas, contratos, pedidos, cobros, suscripciones, reuniones y seguimientos. Así no se mezclan datos sin relación. Matriz y sucursales siguen siendo navegables en la pestaña Jerarquía, cada una con sus propios totales. Está diseñado para cualquier nicho: escuelas (responsable ⟷ alumno), contadurías (contador ⟷ cliente), inmobiliarias (fiador ⟷ afianzado), clínicas (responsable ⟷ paciente), agencias y operaciones B2B con estructura matriz/sucursal. Requisitos previos - El módulo es opcional y llega desactivado; un administrador debe habilitarlo para la cuenta. - Permiso de administración para configurar tipos de relación y las opciones del módulo. - Contactos ya registrados para vincularlos a las empresas (la importación de contactos ayuda). Paso a paso 1. Con el módulo habilitado, abre Empresas en el menú lateral. 2. Haz clic en Nueva empresa e ingresa al menos el nombre. Elige el tipo (persona física o jurídica), el país y el documento fiscal — CPF y CNPJ se validan con dígitos verificadores, y el valor queda visible para tu equipo (enmascarado solo si un rol de acceso lo indica). 3. Completa las inscripciones fiscales (estatal y municipal) cuando la empresa emita facturas — los campos están justo debajo del documento. 4. Registra los dominios de la empresa (el primero es el principal). Con la asociación automática activa, los contactos nuevos con correo corporativo de ese dominio se vinculan solos. 5. Elige el responsable (el agente dueño de la cuenta), el tamaño y la zona horaria — los tres son listas cerradas, así los filtros y segmentos encuentran exactamente el mismo valor que elegiste aquí. 6. Completa la dirección entera: escribe el código postal y el resto se autocompleta; ajusta número y complemento. La dirección completa (calle, número, complemento, barrio, ciudad, estado y código postal) aparece en la Vista general y es la misma que usan los cobros a empresas. 7. En la pestaña Contactos de la empresa, vincula personas con rol y cargo; marca una empresa como principal de cada contacto. 8. En la pestaña Relaciones, conecta contactos y empresas con tipos que tienen etiqueta e inverso (ej.: "Responsable" ⟷ "Dependiente"). Aplica un preset de nicho en Configuración para empezar con el vocabulario correcto. 9. Para grupos empresariales, define la matriz en el campo de jerarquía de la sucursal — el árbol aparece en la pestaña Jerarquía. 10. Usa Cargar demostración en Configuración para crear 10 empresas variadas y conectadas, 20 contactos y ejemplos nativos de negocios, tareas, pedidos, pagos, contratos, reuniones, conversaciones y seguimientos. Al quitarla solo se borran esos registros marcados. Configuración y opciones - Tipos de relación: catálogo propio de la cuenta, con etiqueta, inverso y categoría; presets idempotentes para escuela, contaduría, inmobiliaria, clínica, agencia y B2B. - Asociación automática por dominio: activa/desactiva la vinculación de contactos por correo corporativo (dominios gratuitos como gmail.com se ignoran; los vínculos manuales nunca se sobrescriben). - Atributos personalizados: crea campos propios de empresa en Configuración → Atributos Personalizados, en la pestaña Empresas. Aparecen y se editan en la tarjeta Atributos personalizados de la Vista general de la empresa. - Etapas del ciclo de vida: usa el campo de etapa (lead, cliente…) para filtrar la lista y armar segmentos. - Importación y exportación: la exportación trae la dirección en columnas separadas (address_zip_code, address_street_name, …), las inscripciones y los dominios — el mismo formato que lee la importación. Un archivo exportado vuelve por la importación sin perder campos. La única excepción deliberada es el documento fiscal: sale siempre enmascarado y la importación rechaza valores enmascarados, para que el CPF/CNPJ nunca viaje en claro en una planilla. - Relaciones: Agregar relación acepta otra empresa o un contacto; cada fila abre el registro correspondiente para continuar el análisis. - Vista 360: las tarjetas resumen cada módulo y conservan la navegación al registro de origen sin duplicar información. Casos de uso - Escuela: la organización es el colegio; los padres entran como "Responsable financiero" de los alumnos y la recepción ve a toda la familia antes de responder. - Contaduría: cada cliente PJ es una empresa con CNPJ validado; el contador sigue conversaciones y cobros por empresa. - Grupo empresarial: matriz y sucursales en jerarquía, con la vista 360 consolidando las conversaciones y negocios de cada unidad. Consejos, límites y buenas prácticas - El documento fiscal queda precargado en el formulario después de guardar, listo para corregir. Solo aparece enmascarado si la regla de campo tax_id del rol de acceso lo indica. - La jerarquía rechaza ciclos (una sucursal no puede ser matriz de su propia matriz). - Cada contacto tiene una empresa principal; los demás vínculos siguen valiendo para búsqueda y relaciones. - Las automatizaciones, macros y flujos funcionan con empresas: además de Definir la empresa del contacto y Definir etapa de la empresa, existen Definir campo de la empresa (documento, dirección, correo, teléfono, zona horaria, inscripciones…) y Definir atributo personalizado de la empresa. Así, un flujo que capturó el CNPJ o el código postal lo guarda directo en la ficha. - Las condiciones y los segmentos ahora alcanzan correo, teléfono, sitio web, zona horaria, esquema del documento y los campos de dirección (ciudad, estado, barrio, calle, código postal) — ya se puede preguntar "empresas de SP sin correo registrado". - En los mensajes, campañas, seguimientos y flujos, usa las variables de empresa: {{organization.address}} (dirección completa), {{organization.address_city}}, {{organization.state_registration}} y las demás. En los contratos esas variables aún no existen: la plantilla de contrato resuelve contact.*, crm_item.*, conversation.*, account.* y company.* (tu empresa emisora) — usa una variable manual para los datos de la empresa contratante. Solución de problemas - No veo el menú Empresas: el módulo está desactivado para la cuenta — pide ayuda a un administrador. - Documento rechazado: el valor no pasó la validación (dígitos verificadores de CPF/CNPJ o formato de EIN/VAT). Revisa el número y el país seleccionado. - El contacto no se asoció solo: verifica que la asociación automática esté activa, que el dominio del correo sea corporativo y que el contacto no tuviera ya un vínculo manual. - No puedo eliminar un tipo de relación: está en uso por relaciones existentes; elimínalas primero. - El código postal, la calle, el número o el estado aparecían vacíos al editar: era una falla ya corregida — el formulario no leía esas cuatro claves y, al guardar, escribía los campos en blanco encima de lo almacenado. Hoy el formulario carga la dirección entera y una escritura parcial nunca borra un campo que no se envió. Si se perdió alguna dirección antes de la corrección, basta con completarla de nuevo. - Veo CPF/CNPJ, Código postal, Calle, Ciudad… entre los atributos del contacto: son los siete campos antiguos de pago, hoy reemplazados por los campos fiscales y de dirección nativos del contacto. Un administrador puede retirarlos con rake "organizations:cleanup_legacy_payment_attributes[<id_de_cuenta>,apply]" — la tarea migra los valores a los campos nativos y elimina solo las definiciones; ningún dato se borra. Ver también - Contactos: importación y segmentos - Atributos personalizados - CRM: pipelines y negocios

CRM: pipelines, kanban y negocios

Visión general El CRM de Conversa Labs organiza tus oportunidades de venta en pipelines (embudos). Cada pipeline tiene etapas (por ejemplo, Lead, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado, Perdido), y cada oportunidad es un negocio (deal) que avanza por las etapas en un tablero kanban. Un negocio reúne todo lo que importa sobre la oportunidad: título, valor, etapa actual, prioridad, responsable, contacto y empresa relacionados, fecha prevista de cierre y el historial de movimientos. Cuando el negocio se gana o se pierde, registras la fecha y, opcionalmente, el motivo. Requisitos previos - El módulo de CRM (pipelines) debe estar habilitado en la cuenta — normalmente ya viene activo. - El permiso de gestión de CRM para crear y mover negocios. Sin él, solo puedes visualizar. - Contactos creados para asociarlos a los negocios. Paso a paso Crear un pipeline 1. Abre el CRM desde la barra lateral. 2. Crea un nuevo pipeline. Puedes partir de una plantilla lista (por nicho) o armarlo desde cero. 3. Ajusta las etapas: nombre, orden y probabilidad de cierre de cada una. Crear y mover negocios 1. Dentro del pipeline, crea un negocio con título y, si quieres, valor y contacto. 2. Define prioridad, responsable y fecha prevista de cierre. 3. En el tablero kanban, arrastra la tarjeta del negocio entre las etapas según avanza. 4. Al concluir, marca el negocio como Ganado o Perdido, indicando la fecha y el motivo. 5. ¿Necesitas corregir la fecha de apertura (por ejemplo, un negocio registrado tarde)? En la página del negocio, haz clic en la insignia con la fecha de apertura junto al título — o edita el campo Fecha de apertura en el formulario. El ciclo de venta y los informes pasan a considerar la fecha corregida. Configuración y opciones - Etapas: cada etapa tiene nombre, color y probabilidad (la etapa "Ganado" es 100% y "Perdido" 0%). - Plantillas de pipeline: catálogo de embudos listos por nicho (ventas B2B, inmobiliaria, e-commerce, posventa, onboarding y más) para empezar rápido. - Campos del negocio: título, valor, moneda, prioridad, responsable, contacto, empresa, equipo, fecha de apertura y fecha prevista de cierre. - Salud del negocio: la plataforma puede calcular un indicador de salud para señalar negocios estancados o en riesgo. - Filtros y vistas guardadas: guarda combinaciones de pipeline, período y filtros para reutilizar. Casos de uso - Seguir un embudo de ventas visual, con cada negocio en su etapa. - Priorizar la cartera por fecha prevista de cierre y por salud del negocio. - Conectar la conversación del cliente directamente con el negocio correspondiente. - Medir tasas de conversión por etapa y por pipeline en los informes. Consejos, límites y buenas prácticas - Empieza con un pipeline simple; demasiadas etapas dificultan la lectura del embudo. - Mantén la probabilidad de las etapas realista — alimenta las previsiones de ingresos. - Usa la fecha prevista de cierre para priorizar y evitar negocios olvidados. - Registra siempre el motivo de pérdida para aprender de las oportunidades no cerradas. Solución de problemas - No puedo mover un negocio: confirma que tienes el permiso de gestión de CRM. - No veo el CRM: el módulo puede estar deshabilitado para la cuenta — consulta a un administrador. - El valor previsto no cuadra: revisa la probabilidad de las etapas y el valor de cada negocio. Ver también - Visión general de Contactos y del CRM - Negocios: notas, adjuntos, listas de tareas, ítems de línea y valor automático - Empresas y vínculo con contactos - Registro de pedidos (Orders Registry) en el CRM

Avanzar una etapa a la vez en el embudo (etapas secuenciales)

Visión general Un embudo solo dice la verdad si cada negocio recorre las etapas en orden. Cuando un negocio salta de Contacto directo a Cerrado, el informe de conversión deja de tener sentido: parece que la oportunidad se cerró sin calificación, sin propuesta y sin negociación. Ese salto ocurría con frecuencia cuando el Robot movía negocios. Solo veía el número de la etapa de destino, sin el nombre ni el tipo — así que elegía por el nombre del desenlace ("Cerrado", "Ganado") y se saltaba el medio del embudo. Se hicieron dos correcciones: 1. El Robot ahora ve el embudo en orden. Al consultar las etapas de un pipeline recibe la secuencia real, con el nombre y el tipo de cada etapa (abierta, ganada o perdida). Solo eso ya reduce mucho el salto, porque el Robot pasa a entender que es un embudo y no un menú de opciones. 2. Existe una opción por pipeline que RECHAZA el movimiento que salta una etapa. Esa es la garantía dura: con ella activada, el servidor devuelve un error y el negocio no se mueve. La primera corrección es orientación. La segunda es una regla. Si la operación necesita garantía, activa la opción. Requisitos previos - Módulo CRM habilitado en la cuenta. - Al menos un pipeline con etapas ya creado y en el orden correcto (el orden de las etapas en la pantalla de configuración es el orden que usa la regla). - Perfil de Administrador para activar o desactivar la opción. Los agentes ven la configuración, pero no pueden cambiarla. Paso a paso 1. Abre CRM en el menú lateral. 2. Haz clic en Configuración (engranaje) del CRM y elige el pipeline que quieres proteger. 3. Baja hasta la sección Cierre de negocios — la misma que contiene Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido. 4. Activa el interruptor Avanzar una etapa a la vez. 5. Listo. A partir de ahí, cualquier intento de mover un negocio saltándose una etapa es rechazado — venga del tablero kanban, de la lista, de una automatización, del FlowBuilder o del Robot. Para desactivarlo, basta con volver a apagar el mismo interruptor. La configuración es por pipeline: puedes exigir la secuencia en el embudo de ventas y dejar libre el de soporte. Configuración y opciones | Opción | Dónde está | Predeterminado | Qué hace | |---|---|---|---| | Avanzar una etapa a la vez | Configuración del pipeline → Cierre de negocios | Desactivada | Rechaza mover un negocio saltándose etapas | | Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido | Misma sección | Desactivada | Pide un motivo escrito al cerrar | Las dos opciones son independientes y pueden usarse juntas. Qué sigue SIEMPRE permitido, incluso con la opción activada: - Retroceder de etapa. Retroceder no es saltar. Un negocio puede volver de "Propuesta" a "Calificación" tantas veces como haga falta. - Marcar como perdido. Una etapa de tipo perdido siempre es alcanzable, desde cualquier punto del embudo. Un negocio puede morir en cualquier momento — la regla nunca deja atrapado un negocio vivo en un embudo que ya terminó para él. - Avanzar a la etapa siguiente. La regla bloquea el salto, no el avance normal. Lo que queda bloqueado es el salto hacia adelante: salir de la etapa 1 y caer en la etapa 4. Eso incluye saltar directo a una etapa de ganado — ganar sin recorrer el embudo distorsiona el informe igual. Cómo se ve el rechazo: la plataforma devuelve un mensaje que nombra la etapa que falta, por ejemplo: "Este pipeline avanza una etapa a la vez. Mueve este negocio a 'Propuesta' primero." Es intencional — el Robot lee ese mensaje y se corrige solo, moviendo a la etapa correcta en lugar de repetir el mismo salto. Casos de uso - Embudo de ventas con informe confiable. Si el equipo se mide por tasa de conversión entre etapas, el salto rompe la métrica. Activa la opción en ese pipeline. - Robot moviendo negocios por su cuenta. Cuando el Robot tiene permiso para mover negocios en el CRM, esta opción es la red de seguridad contra un "se cerró todo" accidental. - Equipo nuevo en formación. Las personas también se equivocan arrastrando tarjetas en el kanban. La regla enseña el proceso en la práctica, con un mensaje que dice exactamente a dónde mover. - Tablero operativo sin orden rígido (soporte, triaje, producción): déjala desactivada. No todo tablero es un embudo secuencial. Consejos, límites y buenas prácticas - La regla vale también para las personas, no solo para el Robot. Se aplica en el servidor, en el momento de guardar el movimiento. El Robot actúa con las mismas credenciales del equipo, así que no hay forma de aplicar la regla solo a él — y eso es bueno: la misma disciplina vale para todos. - El orden de las etapas es el que aparece en la configuración del pipeline. Si reordenas las etapas, la regla pasa a usar el nuevo orden de inmediato. Revisa el orden antes de activarla. - LÍMITE HONESTO — la regla falla abierta. Si la plataforma no logra determinar la posición de alguna de las etapas involucradas (por ejemplo, el negocio está parado en una etapa que se archivó después), el movimiento se permite, no se bloquea. Fue una decisión deliberada: es preferible dejar pasar un caso raro a dejar un negocio sin salida. La opción previene el salto común; no sustituye la revisión humana del embudo. - Desactivada por defecto. Ningún pipeline existente cambia de comportamiento hasta que alguien active el interruptor. - Reordenar una tarjeta dentro de la misma etapa no es un cambio de etapa — nunca se bloquea. - Si además activaste Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido, el motivo sigue siendo obligatorio al cerrar, incluso cuando el cierre ocurre arrastrando la tarjeta. Solución de problemas "No puedo arrastrar la tarjeta a la etapa que quiero." Lee el mensaje: indica el nombre de la etapa por la que el negocio debe pasar antes. Muévelo allí y continúa. Si el proceso real se salta esa etapa todos los días, probablemente la etapa no debería existir, o la opción no debería estar activada en ese pipeline. "El Robot sigue saltándose etapas." Confirma que el interruptor está activado en el pipeline de ese negocio (la configuración es por pipeline, no por cuenta). Con el interruptor activado, el salto se rechaza en el servidor — el Robot no tiene forma de esquivarlo. "Activamos la opción y un negocio quedó atascado." Marcar como perdido y retroceder de etapa siempre están permitidos, así que un negocio nunca se queda sin salida. Si aun así algo parece bloqueado, verifica que la etapa actual del negocio siga existiendo y activa en la configuración del pipeline. "El interruptor está deshabilitado para mí." Solo los Administradores pueden cambiar la configuración del pipeline. Pídeselo a un administrador. "Pasó un salto aun con la opción activada." Es el comportamiento de falla abierta descrito arriba: cuando la posición de una etapa no puede determinarse, el movimiento pasa. Revisa si alguna etapa del camino fue archivada y reorganiza el embudo. Ver también - CRM: pipelines, kanban y negocios - Informes y analíticas del CRM (embudo, SLA y previsión) - Herramientas de Maestro por módulo y cómo habilitarlas - Modos de autonomía del Robot y aprobación humana (HITL)

Negocios: notas, adjuntos, checklists, ítems de línea y valor automático

Visión general Un negocio (deal) en el CRM de Conversa Labs es mucho más que un título y una etapa. Cada negocio reúne los elementos que cuentan la historia completa de la oportunidad: - Notas — registros internos del equipo sobre el avance. - Adjuntos — archivos relacionados (propuestas, contratos, comprobantes). - Checklists — tareas por cumplir, con un contador de completadas/total. - Ítems de línea — productos del catálogo y cantidades, con el precio capturado al añadir la línea. - Valor — el monto del negocio, que puede ser automático (sumado de los ítems de línea) o manual (ingresado por ti). Cuando agregas ítems de línea, la plataforma calcula el valor del negocio automáticamente, sumando el total de cada línea. Así el negocio se convierte en un pequeño presupuesto coherente. Requisitos previos - El módulo de CRM (pipelines) habilitado y un negocio ya creado. - Permiso para editar el CRM para cambiar notas, adjuntos, checklists, ítems y valor. - Para traer ítems del catálogo, el módulo de Catálogo con productos cargados. Paso a paso Agregar notas y adjuntos 1. Abre el negocio en el CRM. 2. En el espacio de trabajo, selecciona Añadir nota. El compositor permanece disponible tanto en Historial como en Notas guardadas, sin crear un segundo borrador. 3. Escribe el contexto de la conversación o decisión y selecciona Guardar. Con el foco en el editor, también puedes usar ⌘/Ctrl + Enter. 4. Usa Historial para seguir los cambios del negocio y filtrar por etapa, agentes, vínculos, notas o ediciones. Usa Notas guardadas para consultar, editar, eliminar o cargar notas antiguas. 5. Antes de eliminar una nota, confirma con atención: la eliminación es permanente y no se puede deshacer. 6. Adjunta archivos relevantes al negocio para mantener todo en un solo lugar. La pestaña y el filtro activos se guardan en la dirección de la página. Al recargar o compartir el enlace, el espacio de trabajo se abre en el mismo contexto. Crear un checklist 1. En el negocio, abre la sección de checklist. 2. Agrega los ítems que se deben completar (p. ej., enviar propuesta, agendar reunión). 3. Marca cada ítem a medida que avanzas; la plataforma muestra el total completado. Armar el presupuesto con ítems de línea 1. En la sección de ítems de línea, selecciona un producto disponible en el catálogo. 2. Define la cantidad y añade la línea. El precio unitario se captura del catálogo. 3. La plataforma calcula el total de cada línea y lo suma todo en el valor del negocio. 4. Para volver a un valor manual, elimina los ítems de línea. Configuración y opciones - Valor automático vs manual: si existe cualquier ítem de línea, el valor pasa a ser automático (suma de las líneas). Sin ítems de línea, defines el valor manualmente. - Edición del presupuesto: en esta pantalla, el producto y el precio provienen del catálogo; para corregir una línea, elimínala y vuelve a añadirla con el producto y la cantidad deseados. - Moneda única por negocio: todas las líneas usan la moneda del negocio; la primera línea define la moneda. - Snapshot del catálogo: al agregar un ítem del catálogo, el nombre y el precio quedan congelados en ese momento — editar el producto en el catálogo después no cambia un presupuesto ya armado. - Contadores: el negocio muestra el conteo de notas, adjuntos e ítems de checklist (completados/total). - Borrador por negocio: cambiar entre Historial y Notas guardadas conserva el texto; navegar a otro negocio usa un borrador separado para evitar registrar contenido en el lugar equivocado. - Historial en la zona horaria de la cuenta: las fechas y agrupaciones del historial siguen la zona horaria configurada para la cuenta. Casos de uso - Armar una propuesta dentro del propio negocio, con productos y cantidades del catálogo. - Seguir un checklist de calificación antes de avanzar la etapa. - Centralizar la propuesta en PDF y los comprobantes como adjuntos del negocio. - Mantener el valor del embudo siempre coherente con el presupuesto real del cliente. Consejos, límites y buenas prácticas - Prefiere ítems de línea para presupuestos: el valor se mantiene correcto y auditable. - Como el ítem del catálogo es un snapshot, actualiza precios en el catálogo antes de armar nuevos presupuestos. - Usa notas para el historial interno y adjuntos para documentos — no mezcles ambos. - Mantén el checklist breve y accionable; orienta el avance por las etapas. Solución de problemas - El valor no suma los ítems: verifica que existan ítems de línea; sin ítems, el valor es manual. - No puedo cambiar la moneda: la moneda es única por negocio y la fija la primera línea — elimina las líneas para redefinirla. - El precio difiere del catálogo: el ítem guarda el precio del momento en que se agregó (snapshot). - No veo ítems de línea: confirma que el módulo de Catálogo esté habilitado y tenga productos. - No encuentro una nota antigua: abre Notas guardadas y usa Cargar más notas hasta llegar al registro que necesitas. - El Historial está vacío después de aplicar un filtro: selecciona Limpiar filtro; puede que no haya eventos coincidentes entre las páginas ya cargadas. - Una nota no se guardó: mantén el editor abierto e inténtalo de nuevo. El borrador permanece en el negocio mientras la página esté abierta. Ver también - CRM: pipelines, kanban y negocios (deals) - Empresas (companies) y vínculo con contactos - Visión general de Contactos y del CRM - Registro de pedidos (Orders Registry) en el CRM

Tipo de contacto: Visitante, Lead y Cliente

Visión general Todo contacto tiene un tipo que representa su etapa en la relación: - Visitante — aún sin identificación (sin email, teléfono o perfil social). - Lead — ya tiene alguna forma de contacto (email, teléfono o un canal externo como WhatsApp). - Cliente — promovido manualmente (o por automatización) tras comprar/cerrar. El tipo aparece como una etiqueta de color en la lista de Contactos y en el panel del contacto dentro de la conversación, donde puedes cambiarlo con un clic. Requisitos previos - Ninguno. El tipo de contacto es nativo y siempre está disponible. Paso a paso Ver el tipo 1. Abre Contactos. Cada contacto muestra su etiqueta de tipo junto al nombre. 2. Dentro de una conversación, abre el panel del contacto a la derecha — la etiqueta aparece junto al nombre. Cambiar el tipo (en una conversación) 1. En el panel del contacto, haz clic en la etiqueta del tipo. 2. Elige Visitante, Lead o Cliente. El cambio se guarda al instante. Filtrar / segmentar por tipo 1. En Contactos, abre Filtrar. 2. Elige el atributo Tipo de contacto y un valor (Visitante / Lead / Cliente). 3. Guárdalo como segmento para reutilizarlo. Configuración y opciones - Promoción automática: un contacto Visitante pasa a Lead automáticamente en cuanto obtiene un email, teléfono o un identificador social (por ejemplo, al llegar por WhatsApp). El tipo Cliente nunca se define automáticamente — solo manualmente o por automatización. - Cambiar por automatización, macro o FlowBuilder: usa la acción Cambiar tipo de contacto (change_contact_type) — disponible en reglas de automatización, macros y el nodo Acción de contacto del FlowBuilder — para definir Visitante / Lead / Cliente automáticamente (p. ej. pasar a Cliente cuando se confirma un pago). Casos de uso - Cualificación: un flujo marca el contacto como Cliente al cerrar una venta. - Segmentación: crea un segmento de Clientes para una campaña de posventa. - Higiene: filtra Visitantes antiguos sin identificación para limpieza. Consejos, límites y buenas prácticas - El tipo nunca se degrada automáticamente — un Cliente no vuelve a Lead por sí solo. - Los tres tipos (Visitante, Lead, Cliente) son fijos; los tipos personalizados no forman parte de esta versión. Solución de problemas - ¿El contacto volvió a Lead después de guardarlo como Visitante? Si tiene email/teléfono, la promoción automática lo define como Lead al guardar. Para mantenerlo en otra etapa, usa Cliente. Ver también - Importación y segmentos de contactos - Atributos personalizados

Registro de pedidos (Orders Registry) en el CRM

Visión general El Registro de pedidos (Orders Registry) es un historial de compras centrado en el contacto. Para cada contacto (y, opcionalmente, para cada negocio) registras los pedidos con título, valor, moneda, estado y fecha, armando una vista clara de todo lo que esa persona ya compró. Es importante entender lo que es y lo que no es: el registro de pedidos es un log, no una pasarela de pago. No cobra, no reembolsa ni concilia dinero — del cobro se encarga el módulo de Pagos. Marcar un pedido como "reembolsado" o "cancelado" aquí es solo una anotación en el historial, no una operación financiera. Los pedidos pueden llegar de varias orígenes: cargados manualmente, recibidos vía webhook, creados por la API, originados del módulo de Pagos o de integraciones de comercio. Requisitos previos - El Registro de pedidos es opcional y viene desactivado por defecto. Pide a un administrador que lo habilite para la cuenta. - Permiso de gestión de CRM para crear y editar pedidos. - Contactos cargados — todo pedido pertenece a un contacto. Paso a paso 1. Confirma con un administrador que el Registro de pedidos esté habilitado. 2. En el menú lateral, abre Pedidos. La página reúne los pedidos que puedes consultar, incluidos los vinculados a contactos y negocios existentes. 3. Usa la búsqueda, período, origen, gateway, estado y ordenación para llegar al recorte deseado. Esos filtros quedan en la dirección de la página, por lo que se pueden recargar o compartir. 4. Crea un pedido manual indicando contacto existente, título, valor, moneda y estado. 5. Cuando haya productos, consulta el nombre, cantidad, precio unitario y descuento; conservan la fotografía financiera de la venta. 6. Opcionalmente, indica la fecha del pedido y la fecha de pago, y vincula el pedido a un negocio. 7. Exporta el mismo recorte a CSV o selecciona pedidos manuales para la acción masiva disponible. Los pedidos de integraciones están protegidos contra edición y eliminación en la pantalla: su casilla queda deshabilitada y Seleccionar todos los pedidos manuales de estos filtros también alcanza solo los manuales. 8. Si un pedido integrado tiene el cliente o los vínculos incorrectos, usa Corregir el cliente y los vínculos de la venta. Elige el contacto, revisa el cobro y la recuperación relacionados y aplica la vista previa. Esto no edita la foto financiera y funciona aunque el registro integrado sea inmutable. Configuración y opciones - Estado del pedido: pendiente, pagado, parcialmente pagado, en mora, reembolsado, cancelado y fallido. - Origen (source): manual, webhook, API, Pagos o comercio — identifica de dónde vino el registro. - Vínculos: todo pedido pertenece a un contacto y puede vincularse a un negocio del CRM. - Moneda y valor: cada pedido tiene su propio valor y moneda (por defecto BRL). - Identificador externo: los pedidos de integraciones traen un ID externo que evita duplicados. - Ítems del pedido: el nombre y los valores de cada ítem son una foto de la venta. Los cambios posteriores en el Catálogo no reescriben lo vendido; cuando existe, el ítem también conserva el vínculo al producto o variación de la misma cuenta. - Cartera por responsable: cuando la privacidad por responsable está activa, cada vendedor ve solo los pedidos de los contactos/negocios a los que puede acceder. - Lista global y CSV: la página Pedidos está paginada en el servidor; la exportación respeta los filtros y la selección actual, sin incluir datos fuera de tu alcance. - Editar vs corregir vínculos: solo los pedidos manuales tienen edición y eliminación normales. La corrección separada de contacto, organización, negocio y conversación conserva importe, estado, ítems, fechas e identidad externa. Casos de uso - Mantener el historial de compras de cada cliente directo en el perfil del contacto. - Seguir, en el negocio, los pedidos ya realizados en esa oportunidad. - Consolidar pedidos de varios orígenes (manual, Pagos, comercio) en un único log. - Alimentar automatizaciones e informes según lo que cada contacto compró. - Comparar, en el informe del Catálogo, el presupuesto de los negocios con el valor efectivamente liquidado de los ítems. Consejos, límites y buenas prácticas - Usa el registro de pedidos para historial; para cobrar de verdad, usa el módulo de Pagos. - Estandariza títulos y estados para facilitar la lectura y los filtros. - Al integrar vía webhook/API, envía un ID externo estable para no duplicar pedidos. - Envía también un identificador estable para cada ítem integrado; una nueva entrega del mismo pedido no duplica sus líneas. - Vincula el pedido al negocio correspondiente cuando tenga sentido, para conectar venta y oportunidad. - Edita o elimina únicamente registros manuales. En uno importado, usa Corregir cliente y vínculos solo para asociaciones; corrige importe, estado, ítems, fechas o ID externo en la fuente y vuelve a sincronizar. Solución de problemas - No veo la sección de Pedidos: el módulo puede estar desactivado para la cuenta — habla con un administrador. - Pedido duplicado: verifica que la integración esté enviando el mismo ID externo en lugar de crear uno nuevo. - El pedido no cobró al cliente: es lo esperado — el registro es un log; el cobro se hace en Pagos. - Cambió el nombre o precio del Catálogo: el ítem registrado conserva la foto de la venta original; es intencional para preservar el historial financiero. - No puedo crear un pedido: revisa tu permiso de gestión de CRM y que el contacto exista. - No puedo editar un pedido importado: es intencional. Los registros recibidos de Pagos, comercio, API o webhook protegen los hechos financieros frente a reentregas. Si solo el cliente u otra asociación está mal, usa Corregir el cliente y los vínculos de la venta en la fila del pedido. Ver también - CRM: pipelines, kanban y negocios (deals) - Negocios: notas, adjuntos, checklists, ítems de línea y valor automático - Visión general de Contactos y del CRM Quitar pedidos de prueba o huérfanos En Pedidos, los administradores pueden quitar registros creados por cobros o integraciones. Selecciona el tipo de corrección e indica un motivo. El pedido sale inmediatamente de la vista Operativos, pero su origen, responsable, motivo y posibles compensaciones permanecen en el historial de auditoría. Un pedido manual nunca pagado y sin cobro vinculado puede eliminarse definitivamente. Los pedidos pagados o vinculados a una integración se anulan, no se borran: las comisiones abiertas, el stock y la puntuación de interacción se compensan de forma atómica. Una comisión ya cerrada bloquea la operación para evitar divergencias financieras. Usa Situación del registro → Anulados para revisar lo retirado. Solo se puede restaurar cuando la anulación no generó compensaciones contables, de stock o interacción y la identidad externa sigue disponible. Para eliminar el propio cobro, primero archívalo. Solo un cobro no liquidado puede eliminarse definitivamente; se exige un motivo y el pedido relacionado se anula y desvincula antes de borrar el cobro local. Ninguna de estas acciones cancela ni reembolsa dinero en la pasarela.

Informes y analíticas del CRM (embudo, SLA y previsión)

Visión general Los Informes del CRM son el panel de análisis de tu operación de ventas en Conversa Labs. En una sola pantalla sigues la conversión, el valor abierto y ganado, la previsión ponderada, el embudo por etapa, el cumplimiento del SLA, la salud y la prioridad de los negocios y el ranking de responsables — todo filtrable por pipeline y por período. Es una superficie administrativa: el acceso está restringido a usuarios con perfil de administrador. Abres el panel desde la barra lateral en CRM > Informes (ruta crm_reports_index). Requisitos previos - Perfil de administrador en la cuenta. Los agentes no tienen acceso a esta pantalla. - El módulo de CRM (pipelines) habilitado para la cuenta. - Al menos un pipeline con negocios cargados, para que los paneles tengan datos que mostrar. Paso a paso 1. Abre el CRM desde la barra lateral y selecciona Informes. 2. En el filtro de pipeline, elige Todos los pipelines (informe por cuenta) o un pipeline específico. 3. En el filtro de período, elige una ventana predefinida (7, 30 o 90 días), Todo el período o Personalizado para indicar una fecha inicial y final. 4. Lee cada panel de arriba hacia abajo: los KPI de resumen, las distribuciones (SLA, salud, prioridad), el embudo por etapa (cuando hay un pipeline seleccionado) y los principales responsables. 5. Para reutilizar una combinación de pipeline + período, guarda una vista (ver "Configuración y opciones"). Configuración y opciones Paneles y métricas - Resumen (KPI) — la visión general de tu cartera: - Negocios abiertos y el recuento de ganados / perdidos. - Tasa de conversión = ganados ÷ (ganados + perdidos). - Tasa de ganancia = ganados ÷ total de negocios del período. - Tiempo medio de ciclo — el promedio del tiempo entre la fecha de apertura y el cierre de los negocios cerrados (la fecha de apertura es editable en el negocio; por defecto es la fecha de creación). - Valor abierto, valor ganado y previsión ponderada, siempre agrupados por moneda. - Embudo por etapa — por etapa del pipeline: recuento de negocios, valor abierto y previsión por moneda y el SLA de la etapa. Requiere un pipeline específico seleccionado. - SLA de los negocios abiertos — agrupa los negocios abiertos en en plazo, por vencer (cerca del límite), vencido (por encima del SLA) y sin plazo (etapa sin SLA definido). - Distribución por salud — saludable, en riesgo y crítico. - Distribución por prioridad — baja, media, alta y urgente. - Principales responsables — ranking de los dueños de negocios por número de negocios abiertos y por valor abierto por moneda. Previsión ponderada La previsión suma, para cada negocio abierto, su valor multiplicado por la probabilidad de la etapa en la que está. Las etapas más avanzadas pesan más en la previsión; por eso, mantener la probabilidad de las etapas realista hace que la previsión sea más confiable. Filtros y vistas guardadas - Pipeline: Todos los pipelines o un pipeline específico. - Período: ventanas de 7 / 30 / 90 días, Todo el período o Personalizado (fecha inicial/final). - Vistas guardadas: guarda la combinación actual de pipeline + período como una preconfiguración con nombre y aplícala después con un clic. Las vistas usan el mecanismo de filtros guardados (un tipo de filtro de informe). Multimoneda Los valores se agrupan por moneda, sin conversión automática. Si la cartera tiene negocios en monedas diferentes (por ejemplo, BRL y USD), cada moneda aparece con su propio total, una al lado de la otra. Casos de uso - Seguir la conversión por etapa e identificar dónde se atascan los negocios en el embudo. - Priorizar el esfuerzo del equipo por la previsión ponderada y por el valor abierto. - Monitorear el SLA y la salud de la cartera para actuar antes de que un negocio venza el plazo o se vuelva un riesgo. - Comparar el desempeño de los responsables por volumen y por valor abierto. Consejos, límites y buenas prácticas - El embudo solo aparece con un pipeline específico seleccionado. Con Todos los pipelines, el informe por cuenta omite el embudo (las etapas pertenecen a cada pipeline, así que un embudo consolidado no tendría sentido). - El período filtra por la fecha de apertura del negocio (por defecto, la fecha de creación — corregible en el propio negocio), no por la fecha de cierre. Ajusta la ventana según lo que quieras medir. - Mantén la probabilidad de las etapas realista — alimenta directamente la previsión ponderada. - El ranking de responsables muestra los principales dueños por negocios abiertos; los dueños sin negocios abiertos en el período no aparecen. Solución de problemas - El embudo está vacío: selecciona un pipeline específico en el filtro — el informe por cuenta no muestra embudo. - Acceso denegado / no veo Informes: la pantalla es solo para administradores. Solicita acceso a un administrador de la cuenta. - Los valores aparecen en monedas diferentes: es lo esperado — no hay conversión automática; cada moneda tiene su propio total. - Los números parecen bajos: revisa el período (filtra por la fecha de apertura) y el pipeline seleccionados antes de comparar. Ver también - CRM: pipelines, kanban y negocios (deals) - Registro de pedidos (Orders Registry) en el CRM - Visión general de Contactos y del CRM