Visión general
El módulo Contratos y Firma Electrónica de ConversaLabs permite crear, enviar, firmar y validar contratos sin salir de la plataforma. Armas documentos a partir de plantillas con variables, completas los datos automáticamente con la información que ya existe en tu atención (contacto, conversación, negocio del CRM, catálogo y cuenta), envías el enlace de firma por los canales nativos (WhatsApp y correo electrónico) y sigues el estado en tiempo real.
El proceso de firma es totalmente electrónico y ofrece distintos niveles legales: desde la firma simple (consentimiento con registro de IP y dispositivo) hasta la calificada con certificado digital ICP-Brasil A1. Cada contrato genera una pista de auditoría inmutable, un PDF final firmado y una página pública de validación para que cualquier persona compruebe la autenticidad del documento.
Requisitos previos
- El módulo de Contratos es opcional y debe estar habilitado para tu cuenta. Si no encuentras el área de Contratos, habla con un administrador.
- Tu usuario necesita permiso para acceder y gestionar Contratos.
- Para emitir contratos debes registrar al menos una empresa emisora (la parte "contratada"). Para la firma calificada, esa empresa necesita un certificado digital A1.
- Para enviar el enlace de firma por los canales, ten una Bandeja de entrada de WhatsApp o correo configurada.
Paso a paso
- Abre el área de Contratos desde la barra lateral (sección comercial, junto a Pagos).
- Registra tu empresa emisora y, si vas a usar firma calificada, sube su certificado A1.
- Crea una plantilla de contrato en el editor o sube un modelo listo, usando variables
{{ }}en los puntos que cambian de un contrato a otro. - Genera un contrato a partir de la plantilla: las variables se completan automáticamente con los datos del contacto/conversación/negocio; ajusta lo que falte.
- Define los firmantes y el nivel de firma deseado.
- Envía el enlace por los canales nativos. La parte contratada puede firmar automáticamente; los demás firmantes firman en la página pública.
- Sigue el estado hasta la finalización y descarga el PDF firmado. Comparte la página de validación cuando necesites probar la autenticidad.
Configuración y opciones
- Empresas emisoras: registra cuantas necesites, cada una con sus datos, identidad visual y certificado A1 propio.
- Plantillas y cláusulas: una biblioteca reutilizable de modelos y cláusulas.
- Niveles de firma: simple, avanzado (con OTP) y calificado (A1).
- Configuración del módulo: retención de documentos, sello de tiempo (TSA) y otros ajustes.
- Automatización: los contratos pueden crearse/enviarse mediante Automatizaciones, Macros y el Flow Builder.
Casos de uso
- Cerrar una venta en el CRM y enviar el contrato para firma en la misma conversación.
- Emitir contratos de prestación de servicios, propuestas y términos de adhesión con un modelo estandarizado.
- Recoger una firma por WhatsApp con OTP para mayor seguridad jurídica.
- Generar un cobro en el módulo de Pagos justo después de que el contrato esté firmado.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Estandariza tus contratos en plantillas para ganar velocidad y reducir errores.
- Elige el nivel de firma según el riesgo del documento: cuanto mayor sea el valor, más fuerte la firma recomendada.
- Para la validez jurídica plena de la firma calificada, mantén el certificado A1 vigente y, cuando corresponda, configura un sello de tiempo (TSA) acreditado.
- Verifica siempre que los datos autocompletados sean correctos antes de enviar para firma.
Solución de problemas
- No veo el módulo de Contratos: puede no estar habilitado para la cuenta o para tu perfil; habla con un administrador.
- No puedo emitir un contrato calificado: comprueba que la empresa emisora tenga un certificado A1 válido y dentro de la vigencia.
- El firmante no recibió el enlace: confirma el canal (WhatsApp/correo) y los datos de contacto del firmante.