Visión general
Este artículo muestra cómo mantener la Biblioteca de Medios organizada en el día a día: crear y usar carpetas, trabajar con la papelera (eliminar, restaurar y borrar en definitiva) y controlar cuánto espacio usa la cuenta con el medidor de almacenamiento.
Las carpetas dan estructura al acervo; la papelera protege ante eliminaciones accidentales; y el medidor ayuda a controlar la cuota de almacenamiento de la cuenta antes de que llegue al límite.
Requisitos previos
- El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él.
- Para eliminar en definitiva, vaciar la papelera o borrar carpetas: un rol de administrador. Los agentes pueden crear carpetas, mover, archivar y enviar archivos a la papelera, pero no borrarlos en definitiva.
- La cuota de almacenamiento de la cuenta la define el operador de la plataforma.
Paso a paso
Carpetas
- En la Biblioteca de Medios, ubica el árbol de carpetas a la izquierda.
- Crea una nueva carpeta y dale un nombre claro (por ejemplo, por canal, campaña o cliente).
- Crea subcarpetas dentro de otra carpeta para organizar por niveles cuando lo necesites.
- Mueve archivos a la carpeta deseada seleccionando el elemento y eligiendo la carpeta de destino.
- Usa la búsqueda de carpetas y la expansión del árbol para navegar rápido en acervos grandes.
Al eliminar una carpeta creada por ti, elige eliminar solo la carpeta (los medios y subcarpetas se conservan en la carpeta superior) o eliminar con todo el contenido (el árbol y sus medios van juntos a la papelera). En la papelera puedes restaurar todo o revisar el impacto y eliminarlo definitivamente. Las carpetas automáticas del sistema no se pueden eliminar porque siguen vinculadas al origen que captura los medios. Cuando ese origen se elimina definitivamente (por ejemplo, una conversación, tarea o negocio), la carpeta automática sale del árbol principal y va a la papelera con los medios utilizados solo por ese origen. Los medios que todavía usa otro módulo se conservan en Sin categoría. Cerrar, resolver, archivar o despublicar el origen no elimina su carpeta.
Papelera
- Para eliminar un archivo, envíalo a la papelera — sale de la cuadrícula principal, pero no desaparece de inmediato.
- Para recuperarlo, abre la papelera y restaura el elemento a su carpeta.
- Para borrarlo en definitiva, usa eliminar definitivamente (acción de administrador).
- Los elementos en la papelera se limpian automáticamente tras un periodo definido por el operador.
Medidor de almacenamiento
- Observa el medidor para ver cuánto de la cuota de la cuenta ya está en uso.
- Al acercarte al límite, archiva o elimina archivos que ya no necesites.
- Recuerda: vaciar la papelera es lo que realmente libera espacio.
Configuración y opciones
- Jerarquía de carpetas: las carpetas pueden tener varios niveles; hay un límite máximo de profundidad.
- Carpetas por origen: la captura automática organiza los archivos en carpetas según el origen (conversación, CRM, tareas, catálogo). Puedes renombrar esas carpetas según tu operación.
- Retención de la papelera: el tiempo hasta la limpieza automática lo configura el operador de la plataforma.
- Cuota de almacenamiento: el límite total lo define el operador y se muestra en el medidor; la cuenta no amplía ese límite por su cuenta.
Casos de uso
- Separar materiales por canal (p. ej., WhatsApp, sitio web) o por campaña para encontrar todo rápido.
- Mantener una carpeta de archivos oficiales (logos, catálogos, listas) siempre actualizada.
- Recuperar desde la papelera un archivo borrado por error, sin perder el trabajo.
- Hacer una limpieza periódica guiada por el medidor para liberar espacio.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Estandariza la nomenclatura de las carpetas para que todo el equipo siga el mismo criterio.
- Antes de eliminar en definitiva, revisa la vista previa: muestra los alias, las referencias afectadas y los bytes que el almacenamiento intentará liberar. El medio deja de abrirse en conversaciones y otros módulos, pero los registros y textos siguen disponibles con el aviso Multimedia no disponible.
- Evita crear demasiada profundidad de subcarpetas: las estructuras muy largas dificultan la navegación.
- Revisa el medidor con regularidad — es más fácil prevenir que resolver en el límite.
- Eliminar un archivo lo envía a la papelera; solo la eliminación definitiva (o la limpieza automática) libera la cuota.
Solución de problemas
- No puedo eliminar en definitiva / vaciar la papelera: esas acciones están limitadas a administradores.
- El espacio no bajó tras eliminar: el archivo probablemente sigue en la papelera — bórralo en definitiva o espera la limpieza automática. Si el mismo blob está protegido por otra cuenta, la vista previa separa esos bytes protegidos: tu cuenta deja de contabilizarlos cuando se eliminan sus alias, pero el archivo físico permanece mientras la otra cuenta todavía lo necesite.
- No encuentro una carpeta: usa la búsqueda de carpetas y revisa si está anidada dentro de otra (subcarpeta).
- Estoy cerca del límite de almacenamiento: archiva/elimina lo que no uses y vacía la papelera; si necesitas más espacio, contacta al operador de la plataforma.