Visión general
Este artículo muestra cómo mantener la Biblioteca de Medios organizada en el día a día: crear y usar carpetas, trabajar con la papelera (eliminar, restaurar y borrar en definitiva) y controlar cuánto espacio usa la cuenta con el medidor de almacenamiento.
Las carpetas dan estructura al acervo; la papelera protege ante eliminaciones accidentales; y el medidor ayuda a controlar la cuota de almacenamiento de la cuenta antes de que llegue al límite.
Requisitos previos
- El módulo Biblioteca de Medios habilitado y acceso a él.
- Para eliminar en definitiva, vaciar la papelera o borrar carpetas: un rol de administrador. Los agentes pueden crear carpetas, mover, archivar y enviar archivos a la papelera, pero no borrarlos en definitiva.
- La cuota de almacenamiento de la cuenta la define el operador de la plataforma.
Paso a paso
Carpetas
- En la Biblioteca de Medios, ubica el árbol de carpetas a la izquierda.
- Crea una nueva carpeta y dale un nombre claro (por ejemplo, por canal, campaña o cliente).
- Crea subcarpetas dentro de otra carpeta para organizar por niveles cuando lo necesites.
- Mueve archivos a la carpeta deseada seleccionando el elemento y eligiendo la carpeta de destino.
- Usa la búsqueda de carpetas y la expansión del árbol para navegar rápido en acervos grandes.
Papelera
- Para eliminar un archivo, envíalo a la papelera — sale de la cuadrícula principal, pero no desaparece de inmediato.
- Para recuperarlo, abre la papelera y restaura el elemento a su carpeta.
- Para borrarlo en definitiva, usa eliminar definitivamente (acción de administrador).
- Los elementos en la papelera se limpian automáticamente tras un periodo definido por el operador.
Medidor de almacenamiento
- Observa el medidor para ver cuánto de la cuota de la cuenta ya está en uso.
- Al acercarte al límite, archiva o elimina archivos que ya no necesites.
- Recuerda: vaciar la papelera es lo que realmente libera espacio.
Configuración y opciones
- Jerarquía de carpetas: las carpetas pueden tener varios niveles; hay un límite máximo de profundidad.
- Carpetas por origen: la captura automática organiza los archivos en carpetas según el origen (conversación, CRM, tareas, catálogo). Puedes renombrar esas carpetas según tu operación.
- Retención de la papelera: el tiempo hasta la limpieza automática lo configura el operador de la plataforma.
- Cuota de almacenamiento: el límite total lo define el operador y se muestra en el medidor; la cuenta no amplía ese límite por su cuenta.
Casos de uso
- Separar materiales por canal (p. ej., WhatsApp, sitio web) o por campaña para encontrar todo rápido.
- Mantener una carpeta de archivos oficiales (logos, catálogos, listas) siempre actualizada.
- Recuperar desde la papelera un archivo borrado por error, sin perder el trabajo.
- Hacer una limpieza periódica guiada por el medidor para liberar espacio.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Estandariza la nomenclatura de las carpetas para que todo el equipo siga el mismo criterio.
- Antes de eliminar en definitiva, confirma que el archivo no esté en uso en conversaciones o campañas.
- Evita crear demasiada profundidad de subcarpetas: las estructuras muy largas dificultan la navegación.
- Revisa el medidor con regularidad — es más fácil prevenir que resolver en el límite.
- Eliminar un archivo lo envía a la papelera; solo la eliminación definitiva (o la limpieza automática) libera la cuota.
Solución de problemas
- No puedo eliminar en definitiva / vaciar la papelera: esas acciones están limitadas a administradores.
- El espacio no bajó tras eliminar: el archivo probablemente sigue en la papelera — bórralo en definitiva o espera la limpieza automática.
- No encuentro una carpeta: usa la búsqueda de carpetas y revisa si está anidada dentro de otra (subcarpeta).
- Estoy cerca del límite de almacenamiento: archiva/elimina lo que no uses y vacía la papelera; si necesitas más espacio, contacta al operador de la plataforma.