Visión general
Los Informes de la Agenda son el panel analítico del módulo de programación de Conversa Labs. En una sola pantalla, un administrador sigue el volumen de reservas, las tasas de no-show y cancelación, el desempeño por tipo de evento y por agente, el lead time (con cuánta antelación reservan las personas), la ocupación (horas reservadas) y la salud de la sincronización con Google Calendar.
Son números agregados sobre una cuenta entera (o un calendario específico) dentro de un período que tú eliges. Es la vista gerencial de la Agenda, no una lista evento por evento.
Requisitos previos
- Perfil de administrador de la cuenta. Los Informes son una superficie administrativa: los agentes sin privilegios de administrador no pueden abrirlos.
- El módulo Agenda habilitado en la cuenta (es opcional y viene desactivado por defecto).
- Al menos algunas reservas en el período para que los números no queden en cero.
Paso a paso
- Abre la Agenda desde la barra lateral izquierda.
- Entra en la sección Informes de la Agenda (visible solo para administradores).
- Elige el período (intervalo de fechas) que deseas analizar.
- Opcionalmente, filtra por un calendario específico. Sin filtro, el informe cubre toda la cuenta.
- Lee cada sección del panel para entender volumen, tasas, desempeño y sincronización.
Configuración y opciones
Los Informes incluyen las secciones de abajo. Cada una se calcula sobre el período y el calendario seleccionados.
| Sección | Qué muestra |
|---|---|
| Visión general | Total de reservas y la división entre confirmadas, canceladas, no-show y reprogramadas, con la tasa de cancelación y la tasa de no-show. |
| Por tipo de evento | Reservas por tipo de evento (p. ej., "Demostración", "Soporte"), con total, no-show y canceladas de cada tipo, ordenadas de la más solicitada a la menos. |
| Por agente | Reservas por anfitrión (el agente responsable), con total y no-show de cada uno — útil para comparar al equipo. Muestra los principales agentes del período. |
| Tasa de no-show | Cantidad de no-show y su proporción sobre el total de reservas. |
| Tasa de cancelación | Cantidad de cancelaciones y su proporción sobre el total. |
| Lead time promedio | Tiempo promedio entre la creación de la reserva y el inicio de la cita — con cuánta antelación reservan las personas. |
| Ocupación | Horas reservadas y número de eventos activos en el período — señal de utilización de la agenda. |
| Salud de la sincronización | Eventos de sincronización clasificados en ok, error y conflicto, más la fecha de la última sincronización con Google Calendar. |
- Filtro por calendario: limita todas las secciones a un calendario; sin él, el informe abarca toda la cuenta.
- Período: define la ventana de fechas usada en los conteos y las tasas.
- Embudo de pagos (opcional): cuando el módulo Pagos está activo y el tipo de evento es de pago, el informe también muestra ingresos liquidados, la conversión de pendiente a pagado y los casos vencidos, fallidos y reembolsados.
Casos de uso
- Medir el ausentismo: seguir la tasa de no-show y actuar (recordatorios, confirmación previa, pago anticipado).
- Comparar agentes: ver quién recibe más reservas y quién tiene más ausencias, por anfitrión.
- Seguir la utilización: usar las horas reservadas y el número de eventos para evaluar la carga de la agenda.
- Monitorear la integración: revisar la salud de la sincronización y la última sincronización con Google.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Los números respetan el alcance elegido: la cuenta entera o un calendario, dentro de la ventana de fechas.
- Los valores son agregados (conteos, promedios y tasas), no una lista de cada reserva.
- Las tasas (no-show y cancelación) son proporciones sobre el total de reservas del período.
- El lead time considera solo reservas cuyo inicio es posterior a su creación (la antelación real).
- La ocupación suma la duración de los eventos activos; los eventos cancelados/archivados no entran en ese cálculo.
Solución de problemas
- No veo los Informes: la sección es solo para administradores. Si eres un agente común, pide acceso a un administrador de la cuenta.
- Los números aparecen en cero: amplía el período o quita el filtro de calendario — puede que no haya reservas en la ventana seleccionada.
- Aparecen conflictos en la salud de la sincronización: un conflicto indica una divergencia entre Conversa Labs y Google que la verificación periódica reconcilia. Confirma que la conexión Google siga activa y revisa la última sincronización; los errores recurrentes pueden requerir reconectar la cuenta de Google.