Visión general
En el panel Agenda de la barra lateral de una conversación hay dos acciones distintas, y cada una tiene su propia consecuencia para el contacto:
- Enviar enlace de reserva: el contacto recibe el enlace de la página pública y elige el horario. Cuando termina la reserva, ConversaLabs envía la confirmación automáticamente.
- Agendar: tú defines la fecha y la hora por el contacto. En este caso la confirmación solo se envía si la opción Enviar la confirmación al contacto en la conversación está marcada en el formulario.
ConversaLabs siempre dice en pantalla si se avisará al contacto. Tú decides al crear, al cambiar el horario y al cancelar, y puedes enviar los detalles de una cita que ya existe en cualquier momento con Enviar en la conversación.
Requisitos previos
- Módulo Agenda habilitado en la cuenta.
- Perfil de agente o administrador (quien ya puede crear y editar citas).
- Para el enlace de reserva, al menos un tipo de evento público.
- Para avisos por WhatsApp fuera de la ventana de 24 horas de la API oficial, una plantilla aprobada configurada en Agenda › Configuración.
Paso a paso
Agendar por el contacto y enviar la confirmación:
- Abre la conversación y, en la barra lateral, el panel Agenda.
- Haz clic en Agendar y completa el título, el inicio y el fin.
- Revisa la opción Enviar la confirmación al contacto en la conversación. Viene marcada cuando el formulario se abre desde dentro de una conversación, y la línea de ayuda indica en qué conversación y canal se entregará el mensaje.
- Haz clic en Crear evento. La plataforma informa el resultado:
- Cita agendada y confirmación enviada al contacto, o
- Cita agendada, pero no se pudo enviar la confirmación, con el motivo. La cita sigue creada; el mensaje puede enviarse después.
Enviar una cita que ya existe:
- En el panel Agenda de la conversación, ubica la cita en Próximos.
- Haz clic en Enviar en la conversación. El mismo botón está en la sección Avisar al contacto de los detalles del evento.
- Si la confirmación ya se envió antes, la plataforma muestra la fecha del último envío y te pide confirmar el reenvío.
Cambiar el horario o cancelar:
- Al editar, mantén o desmarca Avisar al contacto si cambia la fecha o la hora.
- Al cancelar, mantén o desmarca Avisar al contacto sobre la cancelación.
Configuración y opciones
| Situación | ¿Se avisa al contacto? |
|---|---|
| Reserva hecha por el enlace de reserva | Sí, automáticamente |
| Agendar con la opción de confirmación marcada | Sí, justo después de guardar |
| Agendar con la opción desmarcada | No, hasta que uses Enviar en la conversación |
| Recordatorio antes del inicio | Sí, automáticamente, en los tiempos configurados |
| Cambio de fecha u hora | Sí, salvo que desmarques el aviso |
| Cancelación | Sí, salvo que desmarques el aviso |
| Edición del título, la descripción o el lugar | No |
| Eliminación definitiva | No |
- La confirmación usa el mismo texto y los mismos botones de las reservas hechas por el enlace, definidos en Agenda › Configuración.
- Sin una conversación abierta (por ejemplo, creando desde la página de la Agenda), la opción está disponible cuando hay un contacto vinculado, y el mensaje sigue el canal configurado en la Agenda. Sin contacto y sin conversación, la opción queda desactivada y la pantalla explica el motivo.
- El recordatorio es independiente de la confirmación: se envía incluso cuando la confirmación no se envió.
Casos de uso
- Acordar el horario por mensaje y registrar la cita ya con la confirmación enviada.
- Reservar un horario interno para el contacto sin avisarle, y enviar los detalles después.
- Reenviar los detalles a un contacto que perdió el mensaje original.
- Corregir un horario mal escrito sin generar un aviso de reprogramación.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Si el contacto no recibió la confirmación, el recordatorio lo tomará por sorpresa. Prefiere mantener la confirmación marcada al agendar desde dentro de la conversación.
- Enviar en la conversación no está disponible para citas canceladas o que ya terminaron.
- El mensaje solo puede enviarse en la conversación del contacto vinculado a la cita.
- En la API oficial de WhatsApp, fuera de la ventana de 24 horas, el envío depende de una plantilla aprobada.
- Eliminar una cita no avisa al contacto. Para avisarle, usa Cancelar cita.
- El recordatorio automático exige un contacto vinculado a la cita. Un recordatorio cuyo momento de envío ya había pasado cuando se creó la cita no se envía.
Solución de problemas
- El contacto recibió solo el recordatorio: la cita se creó con la opción de confirmación desmarcada, o por una integración que no la solicitó. Usa Enviar en la conversación.
- "No se pudo enviar la confirmación": lee el motivo mostrado. Los más comunes son la ventana de 24 horas de WhatsApp cerrada sin plantilla aprobada y la ausencia de una conversación vinculada.
- El botón Enviar en la conversación está desactivado: el texto debajo del botón indica el motivo (sin conversación vinculada, cita cancelada o ya terminada).
- La plataforma pide confirmar el reenvío: ya existe una confirmación enviada para esta cita. Confirma solo si quieres un segundo mensaje.