Visión general
El detalle de la tarea es el lugar donde el equipo colabora en torno a lo que hay que hacer. En un solo sitio puedes debatir en comentarios, involucrar a personas que no son responsables (observadores), dividir el trabajo en ítems de una lista de verificación, adjuntar archivos, seguir todo lo que cambió en la línea de tiempo de actividad y vincular la tarea a una conversación, contacto o negocio del CRM. Así la tarea deja de ser solo un recordatorio y se convierte en el punto donde realmente ocurre el trabajo.
Requisitos previos
- El módulo de Tareas habilitado para la cuenta. Con él desactivado, las funciones de abajo no aparecen.
- Una tarea ya creada — todo lo de esta página vive dentro del detalle de una tarea.
- Un correo válido en tu perfil de usuario, para recibir las notificaciones de la tarea.
Paso a paso
- Abre el área de Tareas y haz clic en la tarea que quieres trabajar para abrir su detalle.
- Usa el área de Comentarios para escribir y responder mensajes del equipo sobre la tarea.
- Agrega observadores para incluir a colegas que necesitan seguir la tarea sin ser responsables de ella.
- En la Lista de verificación, crea ítems, define responsable y fecha límite de cada uno y márcalos a medida que avanzas.
- En Adjuntos, sube los archivos relevantes (o reutiliza medios ya guardados).
- Abre la pestaña Actividad para ver el historial de lo que cambió en la tarea.
- Usa los Vínculos para conectar la tarea a una conversación, contacto o negocio del CRM.
Configuración y opciones
Comentarios
Los comentarios son el debate del equipo dentro de la tarea. Cada comentario registra quién lo escribió y es visible para todos los que tienen acceso a la tarea. Al crear un comentario, la plataforma dispara un evento interno que alimenta automatizaciones y webhooks — así es como las personas involucradas en la tarea se enteran del nuevo mensaje. Puedes editar o eliminar tus propios comentarios.
Observadores
Un observador es un usuario que no es el responsable, pero que pasa a recibir las notificaciones de esa tarea. Usa observadores para mantener al tanto a un gerente, a un par o a otra área. Cada usuario entra como observador una sola vez — la plataforma deduplica por usuario, así que agregar a la misma persona de nuevo nunca crea duplicados. También puedes agregarte como observador de una tarea que quieras seguir y quitar a cualquier observador cuando ya no sea necesario.
Lista de verificación
La lista de verificación divide la ejecución de la tarea en ítems más pequeños. Cada ítem puede tener:
- Título — lo que hay que hacer.
- Responsable — a quién está asignado el ítem.
- Fecha límite — la fecha tope del ítem.
Marcas y desmarcas cada ítem a medida que avanzas, y al completar uno la plataforma registra quién lo completó. Los ítems se pueden reordenar para reflejar la secuencia real del trabajo.
Adjuntos
Los adjuntos son los archivos guardados en la tarea (documentos, imágenes, hojas de cálculo, etc.). Puedes subir un archivo directamente o reutilizar un medio ya guardado en la biblioteca, sin necesidad de volver a subirlo. Cada archivo respeta el límite de tamaño de subida configurado en la cuenta. Cada adjunto agregado también genera un registro en la Actividad.
Actividad
La pestaña Actividad es la línea de tiempo de solo adición (append-only) de la tarea: muestra, en orden, lo que cambió — creación, cambio de estado, cambio de responsable, finalización, reapertura, ítem de la lista de verificación completado y adjunto agregado. Al ser de solo lectura, el historial no se puede editar ni borrar, lo que ofrece una traza auditable de lo que pasó.
Vínculos
Los vínculos relacionan la tarea con otro registro: una conversación, un contacto o un negocio del CRM. El vínculo es siempre dentro de la propia cuenta — apuntar a un registro de otra cuenta es rechazado (respuesta inválida) y nunca cruza cuentas. Para las conversaciones, la plataforma acepta el número mostrado de la conversación. Cada relación es única y se puede quitar cuando ya no tenga sentido.
Casos de uso
- Alinear al equipo en una tarea compleja, concentrando el debate en los comentarios en lugar de dispersarlo por varios canales.
- Dividir la ejecución de una entrega en ítems de la lista de verificación, cada uno con su responsable y fecha límite.
- Mantener un historial auditable de lo que pasó, usando la pestaña Actividad como traza.
- Conectar la tarea con la atención y el CRM, vinculándola a la conversación de origen, al contacto y al negocio relacionado.
Consejos, límites y buenas prácticas
- Usa observadores para involucrar a quien necesita seguir el avance (un gerente, otra área) sin transferir la responsabilidad.
- Prefiere ítems de la lista de verificación para pasos finos dentro de una misma entrega, en lugar de crear subtareas pesadas para cada micro-paso.
- Recuerda: los vínculos no cruzan cuentas — solo puedes relacionar registros de la misma cuenta.
- La Actividad es de solo adición: trátala como la fuente de verdad del historial, no como algo editable.
Solución de problemas
- No recibí la notificación de una tarea: confirma que eres responsable u observador de ella y que hay un correo válido en tu perfil de usuario.
- El vínculo fue rechazado: el registro indicado probablemente pertenece a otra cuenta — en ese caso se considera inválido. Vincula solo registros de la cuenta actual.
- Un ítem de la lista no se reordena: verifica que tengas permiso de edición en la tarea y recarga el detalle antes de intentar reposicionar de nuevo.
- El adjunto fue rechazado: el archivo puede superar el límite de tamaño de subida de la cuenta — reduce el archivo o habla con un administrador.