Visión general
El área de Cobros es donde haces seguimiento y administras todo lo que se ha cobrado. Tiene una lista paginada con búsqueda (búsqueda, período de creación, estado, gateway/conexión, ordenación y un interruptor para mostrar los archivados), acciones por fila en cada cobro (ver, editar, corregir cliente y vínculos, enviar a la conversación, reembolsar, marcar como pagado, cancelar, archivar, restaurar, eliminar) y una barra flotante de acciones en lote que aparece cuando seleccionas varios cobros a la vez.
El objetivo es la conciliación: mantener el estado de cada cobro coherente con la realidad — reflejando lo que el gateway confirmó y también los pagos recibidos por fuera de la plataforma.
Requisitos previos
- El módulo Pagos habilitado y al menos un gateway conectado (consulta Conectar gateway).
- Cobros ya creados (consulta Crear un cobro y enviarlo en la conversación).
- Para eliminar definitivamente y para las acciones en lote financieras se necesita permiso de administrador.
Paso a paso
1. Filtrar y abrir un cobro
- Abre Pagos → Cobros.
- Busca por descripción, id del gateway/referencia externa, nombre/correo del cliente o nombre de la conexión. Combina la búsqueda con estado, conexión y el período de creación en la zona horaria de la cuenta.
- Ordena por creación, vencimiento, importe, estado o descripción; activa archivados para ver la papelera. Cada control activo aparece como una etiqueta removible y la URL conserva página, filtros y ordenación para volver o compartir la misma vista.
- Haz clic en el cobro para abrir sus detalles. La acción principal respeta el artefacto disponible: página alojada, boleto o PIX para copiar y pegar; un cobro manual sigue siendo auditable aunque no tenga enlace.
- Usa Exportar CSV para descargar todo el recorte filtrado, no solo la página visible. Si hay cobros seleccionados, el archivo contiene únicamente esa selección. En pantallas pequeñas, los controles pasan al panel Filtros y cada cobro se convierte en una tarjeta legible.
2. Ver la línea de tiempo de estado (auditoría)
- En los detalles del cobro, abre la pestaña de línea de tiempo.
- Cada evento (creado, pagado, reembolsado, cancelado, actualizado) se registra de forma inmutable, con el agente responsable, la hora y la justificación introducida — es el historial financiero auditable del cobro.
3. Corregir cliente y vínculos sin editar los hechos financieros
- Desde la fila o los detalles, usa Corregir el cliente y los vínculos de la venta cuando falte el contacto o sea incorrecto, incluso en un cobro pagado cuyos campos financieros ya no se pueden editar.
- Elige un contacto existente o propón uno nuevo con nombre y al menos correo, teléfono o documento. Revisa también el pedido, la recuperación, la organización, el negocio y la conversación alcanzados.
- Genera la vista previa y comprueba conflictos, historial y cualquier impacto en vendedor/afiliado. Los cambios de crédito o comisión exigen confirmación explícita. La aplicación es transaccional y auditada.
- Esta acción nunca cambia importe, estado, liquidación, vencimiento ni ID de pasarela. Para esos hechos, usa la operación financiera correspondiente o corrige el origen.
4. Marcar como pagado manualmente (y deshacer)
- Para un pago recibido por fuera (efectivo, PIX directo a la cuenta), usa Marcar como pagado.
- Introduce la justificación (obligatoria) — queda guardada en el evento de auditoría.
- El cobro pasa a pagado. Disponible solo para cobros que siguen abiertos (pendiente, en espera de pago o vencido) y en gateways que admiten la liquidación manual.
- Para revertirlo, usa Deshacer liquidación manual — solo funciona en un cobro que tú mismo liquidaste manualmente; vuelve a pendiente/vencido.
5. Cancelar (abierto) vs reembolsar (pagado)
- Usa Cancelar cobro mientras el cobro siga abierto (sin pagar): el cliente ya no podrá pagarlo.
- Usa Reembolsar cuando el cobro ya esté pagado: elige total (devuelve todo) o parcial (introduce el importe). Puedes reembolsar parcialmente más de una vez, hasta el total.
- En ambos casos puedes registrar un motivo, que queda en la auditoría.
6. Reenviar en la conversación
- Usa Enviar a la conversación e indica la conversación de destino.
- La tarjeta de pago vuelve a aparecer para el cliente en la propia ventana de la conversación.
7. Archivar → restaurar → eliminar definitivamente
- Archivar quita el cobro de la lista predeterminada sin borrarlo (va a la papelera de archivados).
- Restaurar devuelve el cobro archivado a la lista activa.
- Eliminar definitivamente lo borra del todo — solo se permite en cobros archivados y no liquidados; los cobros pagados/reembolsados se conservan para auditoría y nunca pueden borrarse.
8. Acciones en lote
- Selecciona varios cobros; aparece la barra flotante con el recuento.
- En la lista activa (admin): marcar como pagado, cancelar y reembolsar (solo total), además de archivar.
- En la lista de archivados: restaurar y eliminar definitivamente (admin).
- Todas las acciones en lote son best-effort: el resultado indica cuántos se procesaron y lista los ids que fallaron. Solo los fallos permanecen seleccionados para revisar o reintentar; ningún elemento solicitado desaparece silenciosamente del resultado.
Configuración y opciones
- Acción por fila vs en lote: la misma operación existe individualmente en cada cobro y en lote sobre la selección.
- Permisos: eliminar definitivamente y las acciones financieras en lote (marcar como pagado, reembolsar, cancelar) y la eliminación en lote están restringidas a administradores.
- Reembolso en lote = solo total: el reembolso parcial existe únicamente como acción por fila.
- Eliminar exige archivar antes: la eliminación permanente es siempre una acción deliberada en dos pasos (archivar y solo entonces eliminar).
- Exportación: respeta búsqueda, período, filtros y selección actual; los textos se protegen para que la hoja de cálculo no los interprete como fórmulas.
- Editar vs corregir vínculos: editar sigue sujeto al estado y a las reglas de la pasarela. Corregir vínculos es una operación separada que actúa solo en asociaciones, incluso para cobros liquidados.
Casos de uso
- Conciliar un PIX pagado por fuera: marca el cobro como pagado con la justificación, manteniendo el historial coherente.
- Limpiar cobros de prueba: archívalos en lote y, después, elimina definitivamente los archivados.
- Reembolsar en masa: selecciona los cobros pagados y reembólsalos en lote (total).
Consejos, límites y buenas prácticas
- Cancelar solo vale para cobros abiertos; para un cobro pagado, el camino es el reembolso.
- El reembolso depende del gateway — el tipo (total/parcial) y el plazo de devolución siguen las reglas del proveedor y del medio de pago.
- El webhook sigue siendo la fuente de la verdad: la liquidación manual es para lo que se pagó por fuera; los pagos del propio gateway llegan y actualizan el estado solos.
- Deshacer liquidación manual solo funciona sobre lo que tú liquidaste manualmente — no es la vía para revertir un pago real del gateway (para eso, usa el reembolso).
- Si el importe es correcto pero el cliente, pedido o evento de recuperación está mal, usa Corregir cliente y vínculos; no canceles ni reembolses solo para arreglar una asociación.
Solución de problemas
- "No puedo eliminar": el cobro debe estar archivado primero; y los cobros pagados/ reembolsados nunca se eliminan (se conservan para auditoría). Archívalo en lugar de intentar borrarlo.
- "Deshacer no disponible": una liquidación manual solo puede deshacerse por la misma vía — solo un cobro que tú marcaste como pagado manualmente (en un gateway compatible) puede revertirse.
- "Marcar como pagado no disponible": el cobro no está abierto, o el gateway no admite la liquidación manual.
- "Editar no está disponible en un cobro pagado": los hechos liquidados son inmutables. Para cambiar solo cliente, organización, negocio o conversación, usa Corregir el cliente y los vínculos de la venta.
- Una acción en lote omitió cobros: es el comportamiento esperado — los no elegibles (estado incompatible o un gateway sin la función), ids ausentes y elementos fuera de la vista permitida aparecen como no procesados y permanecen seleccionados para revisión.
- La lista no cargó: usa Intentar de nuevo; si continúa, revisa la conexión con el servidor.