Efectos de la cita, recordatorios y notificaciones

Visión general

Cuando una cita se confirma (desde la página pública o creada por un agente), la Agenda de Conversa Labs puede disparar una serie de acciones automáticas — los efectos de la cita. Cada uno es independiente y se puede activar o desactivar por cuenta o por tipo de evento: abrir una conversación con el contacto, crear una tarea con recordatorio, vincular o crear un negocio del CRM, enviar un correo de confirmación con archivo .ics y enviar un evento nativo de WhatsApp.

Además, la Agenda envía recordatorios antes del horario, puede marcar inasistencia (no-show) automáticamente y genera notificaciones distintas: el cliente recibe la confirmación con el .ics, y el agente recibe un aviso (correo e in-app) de nueva cita o de no-show, con un enlace directo al negocio o al contacto.

Requisitos previos

• El módulo Agenda habilitado y una cita que llegue al estado confirmado.
• Para el correo de confirmación (.ics) y las notificaciones del agente, SMTP configurado en la cuenta.
• Para el efecto conversación, al menos una bandeja de entrada (la Agenda usa la bandeja asignada al calendario o la primera disponible).
• Para el efecto negocio del CRM, el módulo CRM activo y un pipeline/etapa por defecto definido cuando quieras crear negocios automáticamente.
• Para el efecto evento de WhatsApp, el contacto debe tener una conversación de WhatsApp Web.
• Para el enlace de Google Meet en la invitación, una conexión Google activa y el tipo de evento con Meet.

Paso a paso

1. Abre la configuración de la Agenda (engranaje del módulo).
2. En la sección Efectos de la cita, activa o desactiva cada efecto: conversación, tarea, negocio del CRM, correo con .ics y evento de WhatsApp.
3. En la sección Recordatorios, define los tiempos de antelación (en minutos antes del inicio) y los canales (correo e in-app). Predeterminado: 60 y 1440 minutos (1 hora y 24 horas).
4. También en Recordatorios, define (si quieres) el auto-no-show: minutos después del inicio para marcar inasistencia. Viene desactivado por defecto.
5. Para reglas distintas por servicio, repite el ajuste en el tipo de evento (alcance) — sobrescribe el valor por defecto de la cuenta.
6. Crea una cita de prueba y confirma que los efectos y recordatorios esperados ocurrieron.

Configuración y opciones

Efectos de la cita (cada uno se activa/desactiva, independiente):

Recordatorios:

• Tiempos de antelación (lead_times): una lista de minutos antes del inicio — predeterminado 60 y 1440. Puedes definir cuantos quieras.
• Canales: correo e in-app (ambos por defecto).
• Idempotencia: cada recordatorio se dispara exactamente una vez por cita — las relecturas de la cola nunca reenvían el mismo recordatorio.
• Alcance: por cuenta o por tipo de evento (el tipo de evento sobrescribe el valor de la cuenta).

Auto-no-show:

• Minutos después del inicio para marcar inasistencia automáticamente, si la cita sigue confirmada. Desactivado por defecto (define un valor para activarlo).
• Marca la cita una sola vez y emite el evento de no-show (automatizaciones/webhooks + aviso al agente).

Notificaciones:

• Cliente: correo de confirmación con .ics (método REQUEST en la confirmación/reprogramación, CANCEL en la cancelación) y el enlace de Meet.
• Agente: aviso de nueva cita y de no-show por correo e in-app, con enlace directo al negocio del CRM (cuando exista), de lo contrario el contacto, de lo contrario la Agenda.

Casos de uso

• Convertir cada cita confirmada en conversación + tarea + negocio sin trabajo manual.
• Enviar la confirmación con .ics para que la cita entre en el calendario del cliente.
• Avisar al cliente por WhatsApp con un evento nativo que ya lleva fecha, hora y enlace de Meet.
• Recordar al cliente 24 horas y 1 hora antes para reducir ausencias.
• Marcar no-show automáticamente y abrir un seguimiento cuando nadie asiste.

Consejos, límites y buenas prácticas

• Los efectos se ejecutan cuando la cita queda confirmada — un borrador o una cita pendiente de pago aún no dispara los efectos.
• Los recordatorios y el auto-no-show se ejecutan mediante una verificación periódica en segundo plano (casi en tiempo real). Los recordatorios se evalúan para eventos que comienzan en las próximas ~48 horas; el no-show, para eventos iniciados en las últimas ~24 horas.
• Si defines un recordatorio cuyo horario ya pasó al momento de reservar, no se reenvía — los recordatorios solo miran hacia el futuro.
• El efecto negocio del CRM solo crea un negocio cuando "crear si no existe" está activo y hay un pipeline/etapa por defecto; de lo contrario, solo vincula un negocio abierto existente.
• Mantén el SMTP configurado: sin él, el correo con .ics y las notificaciones del agente no salen.

Solución de problemas

• Un efecto no se disparó: confirma que está activado en el alcance correcto (cuenta o tipo de evento) y que el contacto existe. La conversación necesita una bandeja de entrada; el evento de WhatsApp necesita una conversación de WhatsApp Web.
• El negocio del CRM no se creó: solo se crea con "crear si no existe" activo y un pipeline/etapa por defecto definido; de lo contrario, solo se vincula un negocio abierto existente.
• La tarea no apareció: verifica que el efecto tarea esté activado y que la cita tenga un horario de inicio válido.
• Recordatorio ausente: la cita debe estar confirmada y comenzar dentro de la ventana de verificación; confirma el SMTP y que el tiempo de antelación aún no había pasado al reservar.
• Recordatorio duplicado: no debería ocurrir — cada recordatorio es idempotente (una vez por tiempo de antelación). Si ves repetición, verifica que no haya dos tiempos de antelación iguales configurados.
• El agente no recibió la notificación: confirma el SMTP y que el agente tenga un correo válido; el enlace apunta al negocio, de lo contrario al contacto, de lo contrario a la Agenda.

Ver también

• Visión general de Agenda y citas
• Reprogramar, cancelar, Google Meet y archivo .ics
• Página pública de reservas
• Tipos de evento, disponibilidad y buffers
• Conectar Google Calendar (OAuth) y sincronización