Visión general
Un embudo solo dice la verdad si cada negocio recorre las etapas en orden. Cuando un negocio salta de Contacto directo a Cerrado, el informe de conversión deja de tener sentido: parece que la oportunidad se cerró sin calificación, sin propuesta y sin negociación.
Ese salto ocurría con frecuencia cuando el Robot movía negocios. Solo veía el número de la etapa de destino, sin el nombre ni el tipo — así que elegía por el nombre del desenlace ("Cerrado", "Ganado") y se saltaba el medio del embudo.
Se hicieron dos correcciones:
- El Robot ahora ve el embudo en orden. Al consultar las etapas de un pipeline recibe la secuencia real, con el nombre y el tipo de cada etapa (abierta, ganada o perdida). Solo eso ya reduce mucho el salto, porque el Robot pasa a entender que es un embudo y no un menú de opciones.
- Existe una opción por pipeline que RECHAZA el movimiento que salta una etapa. Esa es la garantía dura: con ella activada, el servidor devuelve un error y el negocio no se mueve.
La primera corrección es orientación. La segunda es una regla. Si la operación necesita garantía, activa la opción.
Requisitos previos
- Módulo CRM habilitado en la cuenta.
- Al menos un pipeline con etapas ya creado y en el orden correcto (el orden de las etapas en la pantalla de configuración es el orden que usa la regla).
- Perfil de Administrador para activar o desactivar la opción. Los agentes ven la configuración, pero no pueden cambiarla.
Paso a paso
- Abre CRM en el menú lateral.
- Haz clic en Configuración (engranaje) del CRM y elige el pipeline que quieres proteger.
- Baja hasta la sección Cierre de negocios — la misma que contiene Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido.
- Activa el interruptor Avanzar una etapa a la vez.
- Listo. A partir de ahí, cualquier intento de mover un negocio saltándose una etapa es rechazado — venga del tablero kanban, de la lista, de una automatización, del FlowBuilder o del Robot.
Para desactivarlo, basta con volver a apagar el mismo interruptor. La configuración es por pipeline: puedes exigir la secuencia en el embudo de ventas y dejar libre el de soporte.
Configuración y opciones
| Opción | Dónde está | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Avanzar una etapa a la vez | Configuración del pipeline → Cierre de negocios | Desactivada | Rechaza mover un negocio saltándose etapas |
| Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido | Misma sección | Desactivada | Pide un motivo escrito al cerrar |
Las dos opciones son independientes y pueden usarse juntas.
Qué sigue SIEMPRE permitido, incluso con la opción activada:
- Retroceder de etapa. Retroceder no es saltar. Un negocio puede volver de "Propuesta" a "Calificación" tantas veces como haga falta.
- Marcar como perdido. Una etapa de tipo perdido siempre es alcanzable, desde cualquier punto del embudo. Un negocio puede morir en cualquier momento — la regla nunca deja atrapado un negocio vivo en un embudo que ya terminó para él.
- Avanzar a la etapa siguiente. La regla bloquea el salto, no el avance normal.
Lo que queda bloqueado es el salto hacia adelante: salir de la etapa 1 y caer en la etapa 4. Eso incluye saltar directo a una etapa de ganado — ganar sin recorrer el embudo distorsiona el informe igual.
Cómo se ve el rechazo: la plataforma devuelve un mensaje que nombra la etapa que falta, por ejemplo: "Este pipeline avanza una etapa a la vez. Mueve este negocio a 'Propuesta' primero." Es intencional — el Robot lee ese mensaje y se corrige solo, moviendo a la etapa correcta en lugar de repetir el mismo salto.
Casos de uso
- Embudo de ventas con informe confiable. Si el equipo se mide por tasa de conversión entre etapas, el salto rompe la métrica. Activa la opción en ese pipeline.
- Robot moviendo negocios por su cuenta. Cuando el Robot tiene permiso para mover negocios en el CRM, esta opción es la red de seguridad contra un "se cerró todo" accidental.
- Equipo nuevo en formación. Las personas también se equivocan arrastrando tarjetas en el kanban. La regla enseña el proceso en la práctica, con un mensaje que dice exactamente a dónde mover.
- Tablero operativo sin orden rígido (soporte, triaje, producción): déjala desactivada. No todo tablero es un embudo secuencial.
Consejos, límites y buenas prácticas
- La regla vale también para las personas, no solo para el Robot. Se aplica en el servidor, en el momento de guardar el movimiento. El Robot actúa con las mismas credenciales del equipo, así que no hay forma de aplicar la regla solo a él — y eso es bueno: la misma disciplina vale para todos.
- El orden de las etapas es el que aparece en la configuración del pipeline. Si reordenas las etapas, la regla pasa a usar el nuevo orden de inmediato. Revisa el orden antes de activarla.
- LÍMITE HONESTO — la regla falla abierta. Si la plataforma no logra determinar la posición de alguna de las etapas involucradas (por ejemplo, el negocio está parado en una etapa que se archivó después), el movimiento se permite, no se bloquea. Fue una decisión deliberada: es preferible dejar pasar un caso raro a dejar un negocio sin salida. La opción previene el salto común; no sustituye la revisión humana del embudo.
- Desactivada por defecto. Ningún pipeline existente cambia de comportamiento hasta que alguien active el interruptor.
- Reordenar una tarjeta dentro de la misma etapa no es un cambio de etapa — nunca se bloquea.
- Si además activaste Requerir un motivo al marcar como ganado o perdido, el motivo sigue siendo obligatorio al cerrar, incluso cuando el cierre ocurre arrastrando la tarjeta.
Solución de problemas
"No puedo arrastrar la tarjeta a la etapa que quiero." Lee el mensaje: indica el nombre de la etapa por la que el negocio debe pasar antes. Muévelo allí y continúa. Si el proceso real se salta esa etapa todos los días, probablemente la etapa no debería existir, o la opción no debería estar activada en ese pipeline.
"El Robot sigue saltándose etapas." Confirma que el interruptor está activado en el pipeline de ese negocio (la configuración es por pipeline, no por cuenta). Con el interruptor activado, el salto se rechaza en el servidor — el Robot no tiene forma de esquivarlo.
"Activamos la opción y un negocio quedó atascado." Marcar como perdido y retroceder de etapa siempre están permitidos, así que un negocio nunca se queda sin salida. Si aun así algo parece bloqueado, verifica que la etapa actual del negocio siga existiendo y activa en la configuración del pipeline.
"El interruptor está deshabilitado para mí." Solo los Administradores pueden cambiar la configuración del pipeline. Pídeselo a un administrador.
"Pasó un salto aun con la opción activada." Es el comportamiento de falla abierta descrito arriba: cuando la posición de una etapa no puede determinarse, el movimiento pasa. Revisa si alguna etapa del camino fue archivada y reorganiza el embudo.