Entrega de lembretes e confirmações por WhatsApp e e-mail

Visão geral

A entrega de confirmações e lembretes da Agenda é ciente do canal: a ConversaLabs escolhe a melhor forma de falar com o cliente conforme onde ele está e as regras de cada canal.

• E-mail: enviado sempre que houver e-mail do contato e SMTP configurado — traz os detalhes do compromisso, o arquivo .ics e os links de gerenciar (reagendar/cancelar).
• WhatsApp Web: o cliente recebe um evento nativo do WhatsApp (com o link do Meet na descrição). Não há janela de 24 h nesse canal, então não é preciso modelo aprovado.
• WhatsApp Cloud dentro da janela de 24h: se o cliente falou com você nas últimas 24 horas, o aviso vai como mensagem de sessão (texto livre, sem modelo). Desde 01/10/2026 ela conta como mensagem de serviço da Meta. A plataforma estima gratuidade dentro da franquia de 1.000 mensagens de serviço por mês do número e custo depois dela. Franquia mensal estimada; a Meta não publica esse limite na documentação acompanhada.
• WhatsApp Cloud fora da janela de 24h: quando a janela fechou, a mensagem só sai como modelo aprovado (HSM) da API oficial — por isso você escolhe qual modelo usar.

Uma única chave de WhatsApp. No painel, o WhatsApp é ligado em Entrega → Enviar no WhatsApp — não existe um segundo botão de WhatsApp nos Efeitos colaterais. Essa chave controla o aviso de texto (mensagem de sessão no Web/Cloud e o modelo aprovado fora da janela) e é opt-in, porque fora da janela de 24h ela envia um modelo pago e, no Cloud, a mensagem de sessão também tem custo projetado depois da franquia mensal estimada de mensagens de serviço. A cobrança efetiva depende do retorno da Meta.

O evento nativo do WhatsApp Web é um objeto à parte: é gratuito, tem chave própria em Agenda › Configurações › Efeitos do agendamento e vem desligado. Esta seção de Entrega não o liga — ela governa o texto de confirmação e os lembretes. São controles independentes.

Pré-requisitos

• Módulo Agenda habilitado e o agendamento confirmado.
• Para e-mail: SMTP configurado e e-mail no contato.
• Para WhatsApp: uma caixa de WhatsApp (Web ou Cloud) e uma conversa com o contato.
• Para WhatsApp Cloud fora da janela: um modelo aprovado de lembrete/confirmação.

Passo a passo

1. Abra as configurações da Agenda e vá até Entrega.
2. Ative os canais desejados: Enviar por e-mail e Enviar no WhatsApp.
3. Em Caixa de entrada do WhatsApp, escolha a caixa (Web ou Cloud) usada para os avisos.
4. (WhatsApp Cloud) Em Modelos do WhatsApp Cloud, selecione o modelo aprovado de cada aviso (Lembrete, Confirmação, Reagendamento, Cancelamento) e mapeie as variáveis (nome do contato, título, data/hora).
5. Salve. A cada aviso, a ConversaLabs decide sozinha: evento nativo (Web), sessão (Cloud dentro de 24 h) ou modelo (Cloud fora da janela) — e envia o e-mail quando aplicável.
6. Faça um agendamento de teste e confira o recebimento nos canais.

Por tipo de evento. A Entrega também pode ser personalizada por tipo: no tipo de evento, a seção Entrega vem como Herda o padrão da conta; ative Personalizar para usar outra caixa ou outros modelos só naquele tipo, e Voltar a herdar quando quiser desfazer.

Criar um modelo de agendamento (WhatsApp Cloud)

Se você ainda não tem um modelo aprovado, use + Criar modelo ao lado de cada aviso (disponível em caixas WhatsApp Cloud com o pacote de recursos de WhatsApp ativo).

1. Escolha o idioma (pt_BR, inglês ou espanhol) e confirme.
2. A ConversaLabs cria um modelo de UTILIDADE com o texto do aviso e um botão “Gerenciar agendamento” que leva o link — e envia para aprovação da Meta.
3. A aprovação é assíncrona: pode levar de alguns minutos a algumas horas.
4. Acompanhe o status na aba Modelos da caixa de entrada. Enquanto estiver Pendente, ele ainda não aparece para seleção.
5. Quando ficar Aprovado, clique em Sincronizar do WhatsApp e selecione o modelo aqui.

Por que o link vai num botão? A Meta rejeita modelos cujo texto termina em variável, e links soltos no corpo têm mais chance de reprovação. Por isso o link de gerenciar fica num botão de URL, preenchido automaticamente com o link do agendamento no momento do envio.

Configurações & opções

• Enviar no WhatsApp: liga os avisos no WhatsApp. O evento nativo do Web tem chave própria em Efeitos do agendamento.
• Caixa de entrada do WhatsApp: define qual caixa envia os avisos do calendário.
• Modelos (Cloud): um modelo aprovado por tipo de aviso, com as variáveis mapeadas.
• Botão de URL: o link de gerenciar é preenchido automaticamente no envio.

Casos de uso

• Confirmar no WhatsApp logo após a reserva e reforçar por e-mail com o .ics.
• Lembrar 24 h antes por modelo aprovado, mesmo que o cliente não fale há dias (Cloud).
• Enviar o evento nativo no WhatsApp Web, que entra direto na agenda do cliente.
• Usar modelos diferentes num tipo de evento específico, sem mexer no padrão da conta.

Dicas, limites e boas práticas

• Mantenha o e-mail ligado como rede de segurança: ele sai sempre e leva o .ics.
• Para WhatsApp Cloud, tenha um modelo aprovado pronto — sem ele, o envio fora da janela de 24 h não sai (o e-mail ainda cobre o aviso).
• A janela de 24h conta a partir da última mensagem do cliente; dentro dela, o texto é livre. No WhatsApp Cloud, essa mensagem não usa modelo, mas desde 01/10/2026 é mensagem de serviço: a estimativa considera gratuidade até as 1.000 do mês e custo depois, sem confirmar esse limite como regra da Meta. Acompanhe na Central de custos do WhatsApp.
• O modelo de utilidade enviado com a janela aberta também é cobrado desde 01/10/2026.
• Modelos de UTILIDADE são os indicados para lembrete/confirmação — evite categorias de marketing.
• Confira o fuso horário para que data e hora no aviso batam com o combinado.

Sessão Web desconectada e recuperação segura

Em uma caixa híbrida, quando há confirmação recente de que a sessão Web está desconectada, os avisos de texto da Agenda usam a forma Cloud: botão de URL dentro da janela de 24 horas ou o modelo aprovado configurado fora dela. Sem modelo disponível fora da janela, o aviso WhatsApp não é enviado; o e-mail segue sua configuração. Estado desconhecido não é tratado como desconexão confirmada.

Ao reconectar, a plataforma pode tentar novamente a mesma mensagem de aviso recusada definitivamente por falta de sessão Web, no máximo uma vez. A recuperação só vale por até 24 horas, antes do início do compromisso, enquanto o evento e seu agendamento permanecem ativos e sem alteração do horário. Cancelamentos não entram nessa recuperação.

Uma tentativa, a aceitação pelo provedor e a entrega ao cliente são fatos separados. Se o resultado do envio ficou desconhecido, ou se uma confirmação posterior já identificou a mensagem enviada, não há reenvio automático: isso evita entregar o mesmo aviso duas vezes.

Com o WhatsApp Web desconectado, o lembrete sai pelo WhatsApp Cloud quando configurado; o convite de evento aguarda a reconexão. O convite nativo tem autorização própria e não é substituído por um segundo aviso Cloud ou por um novo modelo pago. Ele só pode recuperar a mesma mensagem recusada definitivamente, sob os limites de segurança acima.

Solução de problemas

• O modelo ficou como “Falha no envio”: a Meta recusou o formato. As causas mais comuns são o texto terminar em variável ou um link solto no corpo — use + Criar modelo, que já monta o formato aceito (texto + botão de URL).
• Criei o modelo e ele não aparece na lista: ele só aparece depois de aprovado. Veja o status na aba Modelos e clique em Sincronizar do WhatsApp.
• O lembrete não chegou no WhatsApp Cloud: provavelmente estava fora da janela de 24h e faltava um modelo aprovado selecionado/mapeado.
• Só chegou o e-mail: a caixa de WhatsApp pode não estar definida, ou não há conversa com o contato.
• As variáveis do modelo vieram vazias: revise o mapeamento (nome do contato, título, data/hora).

Veja também

• Lembretes: tempos e mensagem (template com variáveis)
• Efeitos do agendamento, lembretes e notificações
• Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
• Visão geral de Agenda e Agendamentos