Visão geral
A área de Cobranças é onde você acompanha e administra tudo o que foi cobrado. Ela tem uma lista pesquisável e paginada (busca, período de criação, status, gateway/conexão, ordenação e uma alternância para mostrar as arquivadas), ações por linha em cada cobrança (ver, editar, corrigir cliente e vínculos, enviar na conversa, reembolsar, marcar como pago, cancelar, arquivar, restaurar, excluir) e uma barra flutuante de ações em lote que aparece quando você seleciona várias cobranças de uma vez.
O objetivo é a conciliação: deixar o status de cada cobrança coerente com a realidade — refletindo o que o gateway confirmou e também os pagamentos recebidos por fora da plataforma.
Pré-requisitos
- Módulo Pagamentos habilitado e ao menos um gateway conectado (veja Conectar gateway).
- Cobranças já criadas (veja Criar cobrança e enviar na conversa).
- Para excluir definitivamente e para as ações em lote financeiras, é necessária permissão de administrador.
Passo a passo
1. Filtrar e abrir uma cobrança
- Abra a área de Pagamentos → Cobranças.
- Pesquise por descrição, identificador do gateway/referência externa, nome/e-mail do cliente ou nome da conexão. Combine com status, conexão e o período de criação no fuso da conta.
- Ordene por criação, vencimento, valor, status ou descrição; ative arquivadas para ver a lixeira. Cada controle ativo aparece como um marcador removível, e a URL preserva página, filtros e ordenação para voltar ou compartilhar a mesma visão.
- Clique na cobrança para abrir os detalhes. A ação principal respeita o artefato disponível: página hospedada, boleto ou PIX copia e cola — uma cobrança manual continua auditável mesmo sem link. O endereço passa a incluir a cobrança aberta: você pode chegar por um atalho de Pedido ou Comissão, recarregar ou compartilhar o detalhe e, ao fechar, continuar com os filtros anteriores.
- Use Exportar CSV para baixar todo o recorte filtrado, sem limitar à página visível. Se houver cobranças selecionadas, o arquivo contém somente essa seleção. Em telas pequenas, os filtros ficam no painel Filtros e cada cobrança vira um cartão legível, sem tabela horizontal.
2. Ver a linha do tempo de status (auditoria)
- Nos detalhes da cobrança, abra a aba de linha do tempo.
- Cada evento (criada, paga, reembolsada, cancelada, atualizada) é registrado de forma imutável, com o agente responsável, o horário e a justificativa informada — é o histórico financeiro auditável da cobrança.
3. Corrigir cliente e vínculos sem editar os fatos financeiros
- Na linha ou nos detalhes, use Corrigir cliente e vínculos da venda quando o contato estiver ausente ou errado, inclusive em uma cobrança paga que não pode mais ser editada.
- Escolha um contato existente ou proponha um novo com nome e pelo menos e-mail, telefone ou documento. Revise também pedido, recuperação, organização, negócio e conversa alcançados pela mesma venda.
- Gere a prévia e confira conflitos, histórico e eventual impacto em vendedor/afiliado. Alterações de crédito ou comissão exigem confirmação explícita. A aplicação é transacional e auditada.
- Essa ação nunca muda valor, status, liquidação, vencimento nem identificador do gateway. Para esses fatos, use a operação financeira correspondente ou corrija a origem.
4. Marcar como pago manualmente (e desfazer)
- Para um pagamento recebido por fora (dinheiro, PIX direto na conta), use Marcar como pago.
- Informe a justificativa (obrigatória) — ela fica gravada no evento de auditoria.
- A cobrança passa a paga. Disponível apenas para cobranças ainda em aberto (pendente, aguardando pagamento ou vencida) e em gateways que suportam baixa manual.
- Para reverter, use Desfazer baixa manual — só funciona em uma cobrança que você mesmo liquidou manualmente; ela volta para pendente/vencida. A justificativa também é obrigatória.
- Quando o registro de pedidos está habilitado, a cobrança atualiza automaticamente o pedido vinculado. O pedido vindo do gateway preserva o histórico e deve ser gerenciado pela cobrança de origem. Em cartão, a cobrança pode permanecer confirmada enquanto o pedido já aparece como pago: isso significa que o cliente concluiu o pagamento e o saldo ainda aguarda disponibilidade no gateway.
5. Cancelar (em aberto) × reembolsar (paga)
- Use Cancelar cobrança quando a cobrança ainda estiver em aberto (não paga): o cliente não conseguirá mais pagá-la.
- Use Reembolsar quando a cobrança já estiver paga: escolha total (devolve tudo) ou parcial (informe o valor). Você pode reembolsar parcialmente mais de uma vez, até o total.
- O reembolso parcial mantém no pedido e nos relatórios somente a receita líquida restante; o total reverte a receita integral. Em ambos é possível registrar um motivo, que fica na auditoria.
6. Reenviar na conversa
- Use Enviar para a conversa e informe a conversa de destino.
- O cartão de pagamento volta a aparecer para o cliente na própria janela do atendimento.
7. Arquivar → restaurar → excluir definitivamente
- Arquivar tira a cobrança da lista padrão sem apagá-la (vai para a lixeira de arquivadas).
- Restaurar traz a cobrança arquivada de volta para a lista ativa.
- Excluir definitivamente apaga de vez — só é permitido em cobranças arquivadas e não liquidadas; cobranças pagas/reembolsadas são mantidas para auditoria e nunca podem ser apagadas.
8. Ações em lote
- Selecione várias cobranças; a barra flutuante aparece com a contagem.
- Na lista ativa (admin): marcar como pago, cancelar e reembolsar (apenas total), além de arquivar.
- Na lista de arquivadas: restaurar e excluir definitivamente (admin).
- Todas as ações em lote são best-effort: o resultado informa quantas foram processadas e lista os IDs que falharam. Somente as falhas continuam selecionadas para revisão ou nova tentativa; nenhum item pedido desaparece silenciosamente do resultado.
Configurações & opções
Planos de cobrança e carnê
Um plano de cobrança reúne as parcelas de uma única venda. O total contratado e o valor já recebido são informações diferentes: uma parcela paga não significa que o plano inteiro foi quitado. Cada parcela mantém vencimento, pagamento e histórico próprios.
- Ação por linha × em lote: a mesma operação existe individualmente em cada cobrança e em lote sobre a seleção.
- Permissões: excluir definitivamente e as ações financeiras em lote (marcar como pago, reembolsar, cancelar) e a exclusão em lote são restritas a administradores.
- Reembolso em lote = só total: o reembolso parcial existe apenas como ação por linha.
- Excluir exige arquivar antes: a exclusão permanente é sempre uma ação deliberada em duas etapas (arquivar e só então excluir).
- Exportação: respeita busca, período, filtros e a seleção corrente; dados textuais são protegidos para não serem interpretados como fórmulas pela planilha.
- Editar × corrigir vínculos: editar continua sujeito ao status e às regras do gateway. Corrigir vínculos é uma operação separada, inclusive para liquidadas, e atua somente nas associações da venda.
Agendamento local e estado do carnê
O agendamento local é uma capacidade da fundação, disponível apenas no laboratório com processador fictício nesta entrega. Não está habilitado para Asaas ou Mercado Pago. Seu cronograma separa parcelas previstas das já emitidas: somente uma parcela com identificador confirmado vira cobrança. O carnê reúne instrumentos existentes e identifica as parcelas previstas.
O documento pode estar pendente, pronto, falhou (permite repetir) ou indisponível para a conexão. Uma falha não significa recebimento nem deve levar à criação de outra cobrança. A página pública permite consultar os instrumentos de uma cobrança disponível; seu status pode atrasar até a próxima atualização da plataforma.
Casos de uso
- Conciliar um PIX pago por fora: marque a cobrança como paga com a justificativa, mantendo o histórico coerente.
- Limpar cobranças de teste: arquive em lote e, em seguida, exclua definitivamente as arquivadas.
- Estornar em massa: selecione as cobranças pagas e reembolse em lote (total).
Dicas, limites e boas práticas
- Cancelar só vale para cobranças em aberto; para uma cobrança paga, o caminho é o reembolso.
- O parcelamento é definido na criação. Numa cobrança já emitida você troca a forma de pagamento, o vencimento, o valor pelo desconto, a descrição e as condições de pagamento; não troca entre à vista e parcelado nem muda o número de parcelas. Isso é limite dos gateways: a atualização de cobrança do Asaas não aceita o número de parcelas e não existe endpoint para alterar um parcelamento já criado; o Mercado Pago não edita cobrança. Para mudar o parcelamento, cancele e crie outra.
- Numa parcela de um plano, a edição altera apenas multa, juros e desconto, e vale para as parcelas em aberto do plano.
- O reembolso depende do gateway — o tipo (total/parcial) e o prazo de devolução seguem as regras do provedor e do meio de pagamento.
- O webhook continua sendo a fonte da verdade: a baixa manual serve para o que foi pago por fora; os pagamentos do próprio gateway chegam e atualizam o status sozinhos.
- Desfazer baixa manual só funciona no que você liquidou manualmente — não é o caminho para reverter um pagamento real do gateway (use o reembolso).
- Se o valor está correto, mas o cliente, pedido ou evento de recuperação está errado, use Corrigir cliente e vínculos; não cancele nem reembolse apenas para consertar uma associação.
Solução de problemas
- "Não consigo excluir": a cobrança precisa estar arquivada primeiro; e cobranças pagas/ reembolsadas nunca são excluídas (ficam para auditoria). Arquive-a em vez de tentar apagar.
- "Desfazer indisponível": a baixa manual só pode ser desfeita pela mesma origem — apenas uma cobrança que você marcou como paga manualmente (em gateway compatível) pode ser revertida.
- "Marcar como pago indisponível": a cobrança não está em aberto ou o gateway não suporta baixa manual.
- "Editar está indisponível em uma cobrança paga": os fatos liquidados são imutáveis. Para corrigir apenas cliente, organização, negócio ou conversa, use Corrigir cliente e vínculos da venda.
- Ação em lote ignorou cobranças: é o comportamento esperado — inelegíveis (status incompatível ou gateway sem o recurso), IDs ausentes e itens fora da visão permitida aparecem como não processados e permanecem selecionados para revisão.
- A lista não carregou: use Tentar novamente; se ainda falhar, revise a conexão com o servidor.
- O atalho abriu a lista, mas não o detalhe: confirme que a cobrança pertence à mesma conta e que seu perfil pode consultá-la. O parâmetro do endereço não amplia permissões.