Efeitos do agendamento, lembretes e notificações

Visão geral

Quando um agendamento é confirmado (pela página pública ou criado por um agente), a Agenda da Conversa Labs pode disparar uma série de ações automáticas — os efeitos do agendamento. Cada efeito é independente e pode ser ligado ou desligado por conta ou por tipo de evento: abrir uma conversa com o contato, criar uma tarefa com lembrete, vincular ou criar um negócio do CRM, enviar um e-mail de confirmação com arquivo .ics e enviar um evento nativo de WhatsApp.

Além disso, a Agenda envia lembretes antes do horário, pode marcar não comparecimento (no-show) automaticamente e gera notificações distintas: o cliente recebe a confirmação com .ics, e o agente recebe um aviso (e-mail e in-app) de novo agendamento ou de no-show, com link direto para o negócio ou o contato.

Pré-requisitos

• O módulo Agenda habilitado na conta e um agendamento que chegue ao estado confirmado.
• Para o e-mail de confirmação (.ics) e as notificações do agente, SMTP configurado na conta.
• Para o efeito conversa, ao menos uma caixa de entrada na conta (a Agenda usa a caixa atribuída ao calendário ou a primeira disponível).
• Para o efeito negócio do CRM, o módulo CRM ativo e um pipeline/estágio padrão definido quando você quiser criar negócios automaticamente.
• Para o efeito evento de WhatsApp, o contato precisa ter uma conversa de WhatsApp Web.
• Para o link do Google Meet no convite, uma conexão Google ativa e o tipo de evento com Meet.

Passo a passo

1. Abra as configurações da Agenda (engrenagem do módulo).
2. Na seção Efeitos do agendamento, ligue ou desligue cada efeito: conversa, tarefa, negócio do CRM, e-mail com .ics e evento de WhatsApp.
3. Na seção Lembretes, defina os tempos de antecedência (em minutos antes do início) e os canais (e-mail e in-app). Padrão: 60 e 1440 minutos (1 hora e 24 horas).
4. Ainda em Lembretes, defina (se desejar) o auto-no-show: minutos após o início para marcar não comparecimento. Vem desligado por padrão.
5. Para regras diferentes por serviço, repita o ajuste no tipo de evento (escopo) — ele sobrepõe o padrão da conta.
6. Crie um agendamento de teste e confirme que os efeitos e lembretes esperados aconteceram.

Configurações & opções

Efeitos do agendamento (cada um liga/desliga, independente):

Lembretes:

• Tempos de antecedência (lead_times): uma lista de minutos antes do início — padrão 60 e 1440. Você pode definir quantos quiser.
• Canais: e-mail e in-app (padrão ambos).
• Idempotência: cada lembrete dispara exatamente uma vez por agendamento — releituras da fila nunca reenviam o mesmo lembrete.
• Escopo: por conta ou por tipo de evento (o tipo de evento sobrepõe o padrão da conta).

Auto-no-show:

• Minutos após o início para marcar não comparecimento automaticamente, se o agendamento ainda estiver confirmado. Desligado por padrão (defina um valor para ativar).
• Marca o agendamento uma única vez e dispara o evento de no-show (automações/webhooks + aviso ao agente).

Notificações:

• Cliente: e-mail de confirmação com .ics (método REQUEST na confirmação/reagendamento, CANCEL no cancelamento) e o link do Meet.
• Agente: aviso de novo agendamento e de no-show por e-mail e in-app, com link direto para o negócio do CRM (quando houver), senão o contato, senão a Agenda.

Casos de uso

• Transformar cada agendamento confirmado em conversa + tarefa + negócio sem trabalho manual.
• Enviar a confirmação com .ics para o compromisso entrar no calendário do cliente.
• Avisar o cliente no WhatsApp com um evento nativo já com data, hora e link do Meet.
• Lembrar o cliente 24 horas e 1 hora antes para reduzir faltas.
• Marcar no-show automaticamente e abrir um follow-up quando ninguém comparece.

Dicas, limites e boas práticas

• Os efeitos rodam quando o agendamento fica confirmado — um rascunho ou pendente de pagamento não dispara os efeitos ainda.
• Os lembretes e o auto-no-show rodam por uma verificação periódica em segundo plano (quase em tempo real). Os lembretes são avaliados para eventos que começam nas próximas ~48 horas; o no-show, para eventos iniciados nas últimas ~24 horas.
• Se você definir um lembrete cujo horário já passou no momento da reserva, ele não é reenviado — os lembretes só olham para o futuro.
• O efeito negócio do CRM só cria um negócio quando "criar se não existir" está ativo e há um pipeline/estágio padrão; caso contrário, apenas vincula um negócio aberto existente.
• Mantenha o SMTP configurado: sem ele, o e-mail com .ics e as notificações do agente não saem.

Solução de problemas

• Um efeito não disparou: confirme que ele está ligado no escopo certo (conta ou tipo de evento) e que o contato existe. A conversa precisa de uma caixa de entrada; o evento de WhatsApp precisa de uma conversa de WhatsApp Web.
• O negócio do CRM não foi criado: ele só é criado com "criar se não existir" ativo e um pipeline/estágio padrão definido; sem isso, apenas um negócio aberto já existente é vinculado.
• A tarefa não apareceu: verifique se o efeito tarefa está ligado e se o agendamento tem um horário de início válido.
• Lembrete ausente: o agendamento precisa estar confirmado e começar dentro da janela de varredura; confirme o SMTP e que o tempo de antecedência ainda não tinha passado na reserva.
• Lembrete duplicado: não deveria acontecer — cada lembrete é idempotente (uma vez por antecedência). Se notar repetição, verifique se não há dois tempos de antecedência iguais configurados.
• O agente não recebeu a notificação: confirme o SMTP e que o agente tem e-mail válido; o link aponta para o negócio, senão o contato, senão a Agenda.

Veja também

• Visão geral de Agenda e Agendamentos
• Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
• Página pública de agendamento
• Tipos de evento, disponibilidade e buffers
• Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização