Efeitos do agendamento, lembretes e notificações

Visão geral

Quando um agendamento é confirmado (pela página pública ou criado por um agente), a Agenda da ConversaLabs pode disparar uma série de ações automáticas — os efeitos do agendamento. Cada efeito é independente e pode ser ligado ou desligado por conta ou por tipo de evento: abrir uma conversa com o contato, criar uma tarefa com lembrete, vincular ou criar um negócio do CRM, enviar um e-mail de confirmação com arquivo .ics e enviar um evento nativo de WhatsApp.

Além disso, a Agenda envia lembretes antes do horário, pode marcar não comparecimento (no-show) automaticamente e gera notificações distintas: o cliente recebe a confirmação com .ics, e o agente recebe um aviso (e-mail e in-app) de novo agendamento ou de no-show, com link direto para o negócio ou o contato.

Estes efeitos valem para reservas de um tipo de evento (pela página pública, pelo link de agendamento ou por um agente que reserva um horário do tipo). Um compromisso marcado diretamente em Agendar, com data e horário definidos pelo agente, não dispara os efeitos: a confirmação ao contato é uma opção do próprio formulário, e os lembretes continuam sendo enviados normalmente. Veja Agendar pela conversa e avisar o contato.

Pré-requisitos

• O módulo Agenda habilitado na conta e um agendamento que chegue ao estado confirmado.
• Para o e-mail de confirmação (.ics) e as notificações do agente, SMTP configurado na conta.
• Para o efeito conversa, ao menos uma caixa de entrada na conta (a Agenda usa a caixa atribuída ao calendário ou a primeira disponível).
• Para o efeito negócio do CRM, o módulo CRM ativo e um pipeline/estágio padrão definido quando você quiser criar negócios automaticamente.
• Para o efeito evento de WhatsApp, o contato precisa ter uma conversa de WhatsApp Web.
• Para o link do Google Meet no convite, uma conexão Google ativa e o tipo de evento com Meet.

Passo a passo

1. Abra as configurações da Agenda (engrenagem do módulo).
2. Na seção Efeitos do agendamento, ligue ou desligue cada efeito: conversa, tarefa, negócio do CRM, e-mail com .ics e evento de WhatsApp.
3. Na seção Lembretes, defina os tempos de antecedência (em minutos antes do início) e os canais (e-mail e in-app). Padrão: 60 e 1440 minutos (1 hora e 24 horas).
4. Ainda em Lembretes, defina (se desejar) o auto-no-show: minutos após o início para marcar não comparecimento. Vem desligado por padrão.
5. Para regras diferentes por serviço, repita o ajuste no tipo de evento (escopo) — ele sobrepõe o padrão da conta.
6. Crie um agendamento de teste e confirme que os efeitos e lembretes esperados aconteceram.

Conversa vinculada ao compromisso e à tarefa

Um compromisso criado por automação, macro ou Flow preserva a conversa que originou a ação. Quando um agendamento público ou pago gera uma tarefa, a tarefa usa a conversa vinculada ao compromisso. A atividade de criação aparece nessa conversa. Revise o contato e a conversa antes de configurar avisos ou regras que enviam mensagens a partir do compromisso ou da tarefa.

Configurações & opções

Efeitos do agendamento (cada um liga/desliga, independente):

Lembretes:

• Tempos de antecedência (lead_times): uma lista de minutos antes do início — padrão 60 e 1440. Você pode definir quantos quiser.
• Canais: e-mail e in-app (padrão ambos).
• Idempotência: cada lembrete dispara exatamente uma vez por agendamento — releituras da fila nunca reenviam o mesmo lembrete.
• Escopo: por conta ou por tipo de evento (o tipo de evento sobrepõe o padrão da conta).

Auto-no-show:

• Minutos após o início para marcar não comparecimento automaticamente, se o agendamento ainda estiver confirmado. Desligado por padrão (defina um valor para ativar).
• Marca o agendamento uma única vez e dispara o evento de no-show (automações/webhooks + aviso ao agente).

Notificações:

• Cliente: e-mail de confirmação com .ics (método REQUEST na confirmação/reagendamento, CANCEL no cancelamento) e o link do Meet.
• Agente: aviso de novo agendamento e de no-show por e-mail e in-app, com link direto para o negócio do CRM (quando houver), senão o contato, senão a Agenda.

Casos de uso

• Transformar cada agendamento confirmado em conversa + tarefa + negócio sem trabalho manual.
• Enviar a confirmação com .ics para o compromisso entrar no calendário do cliente.
• Avisar o cliente no WhatsApp com um evento nativo já com data, hora e link do Meet.
• Lembrar o cliente 24 horas e 1 hora antes para reduzir faltas.
• Marcar no-show automaticamente e abrir um follow-up quando ninguém comparece.

Dicas, limites e boas práticas

• Os efeitos rodam quando o agendamento fica confirmado — um rascunho ou pendente de pagamento não dispara os efeitos ainda.
• Os lembretes e o auto-no-show rodam por uma verificação periódica em segundo plano (quase em tempo real). Os lembretes são avaliados para eventos que começam nas próximas ~48 horas; o no-show, para eventos iniciados nas últimas ~24 horas.
• Se você definir um lembrete cujo horário já passou no momento da reserva, ele não é reenviado — os lembretes só olham para o futuro.
• O efeito negócio do CRM só cria um negócio quando "criar se não existir" está ativo e há um pipeline/estágio padrão; caso contrário, apenas vincula um negócio aberto existente.
• Mantenha o SMTP configurado: sem ele, o e-mail com .ics e as notificações do agente não saem.

Solução de problemas

• Um efeito não disparou: confirme que ele está ligado no escopo certo (conta ou tipo de evento) e que o contato existe. A conversa precisa de uma caixa de entrada; o evento de WhatsApp precisa de uma conversa de WhatsApp Web.
• O negócio do CRM não foi criado: ele só é criado com "criar se não existir" ativo e um pipeline/estágio padrão definido; sem isso, apenas um negócio aberto já existente é vinculado.
• A tarefa não apareceu: verifique se o efeito tarefa está ligado e se o agendamento tem um horário de início válido.
• Lembrete ausente: o agendamento precisa estar confirmado e começar dentro da janela de varredura; confirme o SMTP e que o tempo de antecedência ainda não tinha passado na reserva.
• Lembrete duplicado: não deveria acontecer — cada lembrete é idempotente (uma vez por antecedência). Se notar repetição, verifique se não há dois tempos de antecedência iguais configurados.
• O agente não recebeu a notificação: confirme o SMTP e que o agente tem e-mail válido; o link aponta para o negócio, senão o contato, senão a Agenda.

Veja também

• Visão geral de Agenda e Agendamentos
• Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
• Página pública de agendamento
• Tipos de evento, disponibilidade e buffers
• Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização
• Agendar pela conversa e avisar o contato