Agenda & Agendamentos
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Conectar Google Calendar, tipos de evento, disponibilidade, página pública de agendamento, reagendar/cancelar, Meet e .ics.
Visão geral de Agenda e Agendamentos
Visão geral A Agenda da ConversaLabs é o módulo nativo de calendário e agendamentos. Em um só lugar você cria calendários, registra eventos e compromissos, conecta uma ou mais contas do Google Calendar com sincronização nos dois sentidos e publica uma página pública de agendamento no estilo Calendly, onde clientes marcam horários sozinhos respeitando a sua disponibilidade real. A Agenda é integrada ao resto da plataforma: um agendamento pode abrir uma conversa, criar uma tarefa com lembrete, vincular-se a um negócio do CRM, gerar um link do Google Meet e enviar um e-mail de confirmação com arquivo .ics. Tudo isso fica visível dentro da conversa do contato e pode ser acionado pelo Maestro (IA) e pelas automações. Pré-requisitos - Uma conta ConversaLabs ativa com o módulo Agenda habilitado. Ele é opcional e vem desligado por padrão — um administrador precisa ativá-lo para a conta. - Permissão de acesso adequada (em geral, perfil de administrador para configurar calendários, integrações e a página pública). - Para a sincronização com o Google, uma conta Google com acesso ao Google Calendar. - Para agendamentos pagos (opcional), o módulo Pagamentos ativo na conta. Passo a passo 1. Peça a um administrador para habilitar o módulo Agenda na conta. 2. Abra a Agenda pela barra lateral esquerda. 3. Crie um calendário nativo (com nome, cor e fuso horário) ou conecte o Google Calendar. 4. Defina sua disponibilidade (faixas de horário em que você aceita compromissos). 5. Crie um ou mais tipos de evento para a página pública (duração, intervalos/buffers e regras). 6. Compartilhe o link público de agendamento com seus clientes. 7. Acompanhe os compromissos na Agenda e dentro de cada conversa. Configurações & opções - Calendários: nativos ou do Google, com fuso horário, cor e atribuição a agentes, equipes ou caixas de entrada. - Conexões Google: várias contas do Google por conta ConversaLabs, cada uma expondo vários calendários para espelhar. - Tipos de evento: modelos da página pública com duração, buffers, antecedência mínima e máxima e perguntas de triagem. - Disponibilidade: faixas semanais recorrentes mais exceções para datas específicas. - Efeitos do agendamento: abrir conversa, criar tarefa, vincular a negócio do CRM e enviar confirmação com Meet e .ics — cada um pode ser ligado ou desligado. Casos de uso - Receber agendamentos de clientes sem trocar mensagens, com horários sempre atualizados. - Manter o Google Calendar e a ConversaLabs em sincronia, sem digitar o mesmo evento duas vezes. - Transformar um compromisso confirmado em conversa, tarefa e negócio do CRM automaticamente. - Enviar reuniões com link do Google Meet e convite .ics já prontos. Dicas, limites e boas práticas - Comece com um calendário e um tipo de evento; amplie depois que a equipe se acostumar. - Mantenha o fuso horário correto em cada calendário para evitar horários trocados. - Na versão atual, a integração externa é com o Google Calendar (outros provedores ficam para uma fase futura). O arquivo .ics gerado funciona em qualquer aplicativo de calendário. - A página pública é não autenticada: ela mostra apenas horários livres, nunca os detalhes de outros agendamentos. Solução de problemas - Não vejo a Agenda na barra lateral: o módulo pode não estar habilitado para a conta ou para o seu perfil — fale com um administrador. - Os horários aparecem errados: confira o fuso horário do calendário e do tipo de evento. - Um evento não apareceu no Google (ou vice-versa): confira se a conexão Google está ativa; a sincronização ocorre em tempo quase real, com uma verificação periodica de segurança. Veja também - Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização - Tipos de evento, disponibilidade e buffers - Página pública de agendamento - Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização
Visão geral A Agenda da ConversaLabs sincroniza nos dois sentidos com o Google Calendar: eventos criados na plataforma aparecem no Google e eventos criados no Google aparecem na plataforma, sem duplicar e sem entrar em loop. A conexão é feita uma vez via autorização Google (OAuth) e fica permanente — ela se renova sozinha até que você desconecte manualmente. Você pode conectar várias contas do Google à mesma conta ConversaLabs, e cada conta do Google pode expor vários calendários para espelhar. A autorização é compartilhada (você não precisa criar um app Google próprio). Pré-requisitos - Módulo Agenda habilitado na conta (opcional, desligado por padrão — peça a um administrador). - Perfil com permissão para configurar integrações (em geral, administrador). - Uma conta Google com acesso ao Google Calendar. - Ao autorizar, conceda as permissões de calendário solicitadas — sem elas a sincronização não funciona. Passo a passo 1. Abra a Agenda e vá até a área de conexões / integrações do Google. 2. Clique para conectar o Google Calendar. Você será levado à tela de autorização do Google. 3. Escolha a conta Google e autorize o acesso ao seu calendário. 4. De volta à plataforma, selecione quais calendários daquela conta você quer espelhar. 5. (Opcional) Repita o processo para conectar outras contas do Google. 6. Aguarde a primeira sincronização: os eventos existentes passam a aparecer na Agenda. Configurações & opções - Várias conexões: cada conta Google conectada aparece separadamente, com seus calendários. - Seleção de calendários: ligue apenas os calendários que deseja espelhar. - Atribuição: vincule cada calendário (nativo ou do Google) a agentes, equipes ou caixas de entrada, conforme a operação. - Google Meet, convidados, lembretes e recorrência: quando criados na plataforma, são levados ao Google; quando criados no Google, voltam para a plataforma. - Desconectar: a conexão permanece ativa e auto-renovável até você desconectar manualmente, o que revoga o acesso no Google e remove a conexão. Casos de uso - Centralizar o calendário pessoal/da equipe do Google dentro da operação de atendimento. - Deixar que agendamentos da página pública respeitem os horários ocupados do Google. - Conectar a agenda de mais de uma pessoa ou setor à mesma conta ConversaLabs. Dicas, limites e boas práticas - A sincronização é em tempo quase real (atualizações chegam rápido), com uma verificação periodica de segurança para garantir que nada fique de fora. - Eventos criados pela plataforma são marcados internamente para evitar loops de ida e volta. - Na versão atual, o provedor externo suportado é o Google Calendar. Outros provedores estão previstos para uma fase futura. - Suas credenciais do Google ficam guardadas com segurança no servidor e nunca são exibidas no painel. Solução de problemas - A autorização falhou: refaça o fluxo e confirme que concedeu as permissões de calendário. - Conectei, mas não vejo eventos: confirme que selecionou ao menos um calendário para espelhar e aguarde a primeira sincronização. - Um evento sumiu ou duplicou: verifique se a conexão continua ativa; a verificação periodica reconcilia diferenças automaticamente. Em último caso, reconecte a conta. - Parei de receber atualizações: a conexão pode ter sido revogada no Google — reconecte-a. Veja também - Visão geral de Agenda e Agendamentos - Tipos de evento, disponibilidade e buffers - Página pública de agendamento - Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
Tipos de evento, disponibilidade e buffers
Visão geral O tipo de evento é o modelo que aparece na sua página pública de agendamento — por exemplo "Reunião de 30 min" ou "Demonstração de 1 h". Cada tipo de evento define a duração, as regras de quando pode ser marcado e o que acontece quando alguém reserva. A disponibilidade define as faixas de horário em que você aceita compromissos, e os buffers garantem respiro entre um agendamento e outro. Os horários oferecidos ao cliente são sempre o cruzamento de três coisas: a sua disponibilidade, os seus horários já ocupados (nativos e do Google) e os buffers configurados. Assim, a página pública nunca oferece um horário que entre em conflito com algo já marcado. Pré-requisitos - Módulo Agenda habilitado e ao menos um calendário criado ou conectado. - Perfil com permissão para configurar tipos de evento e disponibilidade. - (Opcional, para distribuição entre vários atendentes) os agentes que vão receber os agendamentos. Passo a passo 1. Na Agenda, abra a área de tipos de evento e crie um novo. 2. Defina nome, duração e local (presencial, link ou Google Meet automático). 3. Ajuste as regras de tempo: antecedência mínima, antecedência máxima e os buffers antes e depois. 4. Defina sua disponibilidade: as faixas de horário semanais em que aceita compromissos. 5. Adicione exceções para datas específicas (feriados, folgas ou horários extras). 6. (Opcional) Adicione perguntas de triagem que o cliente responde ao agendar. 7. (Opcional) Defina os agentes atribuídos e como os agendamentos são distribuídos entre eles. 8. Salve e use o link gerado na página pública de agendamento. Configurações & opções - Duração: quanto tempo dura cada compromisso desse tipo. - Buffers: intervalo automático antes e depois de cada agendamento. - Antecedência mínima: quanto tempo de aviso prévio é exigido antes do horário. - Antecedência máxima: até quantos dias no futuro é possível marcar. - Local / Google Meet: presencial, link manual ou geração automática de link do Meet. - Distribuição entre agentes: rodízio (round-robin) ou coletiva, quando há mais de um atendente. - Perguntas de triagem: campos personalizados respondidos no momento da reserva. - Efeitos por tipo: ligue ou desligue, por tipo de evento, a criação de conversa, tarefa, vínculo com negócio do CRM e o envio da confirmação. Casos de uso - Oferecer "Reunião de 30 min" e "Demonstração de 1 h" com regras diferentes. - Bloquear marcações de última hora com uma antecedência mínima (por exemplo, 2 horas). - Garantir 10 minutos de respiro entre reuniões usando buffers. - Liberar horários extras em uma data específica sem mexer na disponibilidade semanal. Dicas, limites e boas práticas - Use antecedência mínima para não ser pego de surpresa por marcações imediatas. - Use buffers para deslocamento, anotações ou pausa entre atendimentos. - Mantenha a disponibilidade enxuta e use exceções para casos pontuais. - Confira sempre o fuso horário — ele afeta diretamente os horários oferecidos ao cliente. - Em distribuição entre agentes, garanta que cada um tenha disponibilidade e calendário próprios para o rodízio funcionar bem. Solução de problemas - Não aparecem horários livres: verifique a disponibilidade, as antecedências e se há muitos horários já ocupados — os buffers também reduzem as opções. - Aparecem horários que eu não queria: revise as faixas de disponibilidade e as exceções da data. - O link do Meet não foi gerado: confirme que o tipo de evento está com Google Meet automático e que há uma conexão Google ativa. - Os horários estão deslocados: confira o fuso horário do calendário e do tipo de evento. Veja também - Visão geral de Agenda e Agendamentos - Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização - Página pública de agendamento - Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
Página pública de agendamento (booking)
Visão geral A página pública de agendamento é o link que você envia para clientes marcarem horário sozinhos, sem precisar trocar mensagens. Ela mostra apenas os horários livres do tipo de evento escolhido — calculados a partir da sua disponibilidade, dos seus horários ocupados (nativos e do Google) e dos buffers. O cliente escolhe um horário, responde às perguntas de triagem e confirma. Ao confirmar, a ConversaLabs pode automaticamente abrir uma conversa, criar uma tarefa com lembrete, vincular a um negócio do CRM e enviar um e-mail de confirmação com link do Google Meet e arquivo .ics — cada efeito pode ser ligado ou desligado por tipo de evento. Pré-requisitos - Módulo Agenda habilitado, com ao menos um tipo de evento e disponibilidade configurados. - Para o link do Meet automático, uma conexão Google ativa. - Para agendamentos pagos (opcional), o módulo Pagamentos ativo — nesse caso o horário fica reservado e só é confirmado após o pagamento. Passo a passo 1. Na Agenda, abra o tipo de evento que deseja publicar e copie o link público. 2. Compartilhe o link com o cliente (mensagem, e-mail, site, bio das redes etc.). 3. O cliente abre a página, escolhe data e horário entre as opções livres. 4. Ele preenche os dados de contato e responde às perguntas de triagem, se houver. 5. (Se o tipo de evento exigir pagamento) o cliente conclui o pagamento para confirmar. 6. O cliente confirma e recebe a confirmação por e-mail com os detalhes e o convite. 7. Você vê o novo agendamento na Agenda e dentro da conversa do contato. Configurações & opções - Link por tipo de evento: cada tipo de evento tem seu próprio link, com suas regras. - Perguntas de triagem: campos personalizados que o cliente responde ao agendar. - Local / Google Meet: presencial, link manual ou Meet gerado automaticamente. - Efeitos do agendamento: conversa, tarefa, negócio do CRM e e-mail de confirmação — por tipo. - Distribuição entre agentes: rodízio ou coletiva, quando há mais de um atendente. - Pagamento (opcional): exija pagamento para confirmar, ou apenas reserve o horário até o pagamento (depende do módulo Pagamentos). Casos de uso - Colocar o link de agendamento na bio do Instagram ou na assinatura de e-mail. - Enviar o link no meio de uma conversa de WhatsApp para o cliente marcar uma demonstração. - Receber agendamentos pagos (consultas, mentorias) com confirmação só após o pagamento. - Distribuir automaticamente os agendamentos entre os atendentes de uma equipe. Dicas, limites e boas práticas - A página é não autenticada e segura: ela mostra apenas horários livres, nunca os detalhes de outros agendamentos. - Mantenha as perguntas de triagem curtas para reduzir desistências. - Confira o fuso horário — a página exibe os horários no fuso correto para o cliente. - Cada agendamento confirmado vira um registro completo: aproveite os efeitos (conversa, tarefa, negócio) para não perder o follow-up. Solução de problemas - A página não mostra horários: confirme disponibilidade, antecedências e buffers do tipo de evento — pode não haver janelas livres no período. - O cliente não recebeu a confirmação: confira o e-mail informado e se o envio de confirmação está ligado para aquele tipo de evento. - O agendamento não gerou conversa/tarefa/negócio: verifique se esses efeitos estão habilitados no tipo de evento. - O pagamento não confirmou o horário: confirme que o módulo Pagamentos está ativo e que o pagamento foi concluído — o horário fica reservado até a confirmação. Veja também - Visão geral de Agenda e Agendamentos - Tipos de evento, disponibilidade e buffers - Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização - Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
Reagendar, cancelar, Google Meet e arquivo .ics
Visão geral Depois que um agendamento é confirmado, ele não fica preso: o cliente pode reagendar ou cancelar pelos links que recebe na confirmação, e você pode gerenciar o compromisso pela Agenda. Quando o tipo de evento usa Google Meet, o link da videochamada é criado automaticamente e vai no convite. O e-mail de confirmação também traz um arquivo .ics, que adiciona o compromisso a qualquer aplicativo de calendário. Reagendamentos e cancelamentos são refletidos na plataforma e no Google Calendar (quando há conexão), mantendo tudo em sincronia. Pré-requisitos - Um agendamento já confirmado (pela página pública ou criado por um agente). - Para o link do Meet automático, uma conexão Google ativa e o tipo de evento configurado com Google Meet. - O e-mail de confirmação ativo no tipo de evento (para o cliente receber os links e o .ics). Passo a passo Reagendar (cliente): 1. No e-mail de confirmação, o cliente abre o link de reagendar. 2. Escolhe um novo horário livre dentro das regras do tipo de evento. 3. Confirma — o compromisso é movido e uma nova confirmação é enviada. Cancelar (cliente): 1. No e-mail de confirmação, o cliente abre o link de cancelar. 2. Confirma o cancelamento — o horário é liberado e as partes são avisadas. Gerenciar (agente): 1. Abra o compromisso na Agenda (ou pelo painel do contato na conversa). 2. Edite o horário, reagende ou cancele conforme necessário. Configurações & opções - Links de gerenciamento: cada confirmação traz links seguros para reagendar e cancelar. - Google Meet automático: ative no tipo de evento para gerar o link da videochamada em cada agendamento. - Arquivo .ics: anexado na confirmação; ao abri-lo, o compromisso é adicionado ao calendário do cliente. - Sincronização: mudanças de horário e cancelamentos se refletem no Google Calendar quando há conexão ativa. - Efeitos vinculados: conversa, tarefa e negócio do CRM acompanham o ciclo do agendamento. Casos de uso - Permitir que o cliente remarque sozinho, sem abrir um chamado ou trocar mensagens. - Enviar reuniões com link do Meet já pronto, sem criar a sala manualmente. - Garantir que o compromisso entre no calendário do cliente (Outlook, Apple, Google) via .ics. - Liberar automaticamente o horário quando um cliente cancela, deixando-o disponível para outros. Dicas, limites e boas práticas - O arquivo .ics é um formato universal e funciona em praticamente qualquer aplicativo de calendário. - Oriente o cliente a usar os links de reagendar/cancelar em vez de simplesmente não comparecer. - Reagendar respeita as mesmas regras do tipo de evento (disponibilidade, buffers, antecedência). - Se o tipo de evento não tem Google Meet automático, defina um local ou link manual para não enviar convites sem endereço de reunião. Solução de problemas - Não recebi o link do Meet: confirme que o tipo de evento usa Google Meet automático e que há uma conexão Google ativa. - O .ics não abriu o compromisso: tente abrir o anexo no aplicativo de calendário do dispositivo; alguns clientes de e-mail exigem salvar o arquivo primeiro. - Reagendei, mas o Google não atualizou: verifique se a conexão Google segue ativa; a verificação periodica reconcilia as diferenças. - O link de cancelar/reagendar não funciona: o agendamento pode já ter sido cancelado ou alterado — confira o status na Agenda. Veja também - Visão geral de Agenda e Agendamentos - Página pública de agendamento - Tipos de evento, disponibilidade e buffers - Conectar o Google Calendar (OAuth) e sincronização