Follow-ups & Cadências
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Sequências, passos, canais, composição, inscrição (manual/automação/evento/inatividade/IA), funil, saída e IA com aprovação humana.
Visão geral de Follow-ups e cadências
Visão geral Os Follow-ups da ConversaLabs são um motor de cadências de reengajamento: sequências de mensagens automáticas, enviadas no momento certo, para recuperar conversas paradas, lembrar de pagamentos em aberto, confirmar agendamentos, retomar negócios no CRM e nutrir contatos ao longo do tempo — sem que ninguém precise lembrar de mandar mensagem manualmente. Diferente de uma campanha de disparo único, uma cadência tem vários passos com esperas entre eles e regras de saída inteligentes: se o contato responde, atinge um objetivo (paga, fecha, comparece) ou a conversa é resolvida, a cadência para sozinha. Você desenha a sequência uma vez e ela trabalha para cada contato no ritmo dele. O módulo conversa com o resto da plataforma: contatos, conversas, CRM, Agenda, Pagamentos e Automação. Os passos podem usar IA do Maestro para compor mensagens, com a opção de aprovação humana antes de cada envio. Pré-requisitos - Módulo Follow-ups habilitado para a sua conta (recurso opt-in, controlado por um administrador). - Um usuário com permissão para criar e gerenciar cadências. - Pelo menos um canal de saída configurado (por exemplo, uma caixa de entrada de WhatsApp) para que os passos consigam enviar mensagens. - Para passos com IA: o Maestro ativo na conta (sem ele, os passos de IA usam o texto estático). Passo a passo 1. Abra o módulo Follow-ups pela barra lateral. 2. Crie uma sequência do zero ou parta de um modelo pronto. 3. Adicione passos com a espera, o canal e o conteúdo de cada mensagem. 4. Defina como os contatos entram (inscrição) e quando a cadência deve parar (saída). 5. Publique a sequência para deixá-la ativa. 6. Acompanhe o funil e os relatórios para medir respostas e conversões. Configurações & opções - Sequências: o modelo da cadência (passos, gatilho, alvo e regras de saída), com versões. - Passos: cada mensagem, com espera, canal, tipo de conteúdo e modo de composição. - Modelos (templates): textos reutilizáveis para acelerar a criação de passos. - Inscrições (enrollments): a execução da cadência para cada contato, com seu estado e histórico. - Configurações: fuso horário, horários de silêncio e limites de envio do módulo. Casos de uso - Recuperar conversas sem resposta com 2 ou 3 toques espaçados. - Lembrar de cobranças em aberto até o pagamento (a cadência para quando o contato paga). - Reengajar negócios parados no CRM e confirmar presença antes de uma reunião. - Nutrir leads novos com uma sequência de boas-vindas ao longo de alguns dias. Dicas, limites e boas práticas - Comece simples: 2 a 4 passos costumam render mais do que cadências longas. - Deixe sempre uma regra de saída por resposta ativa para não falar com quem já respondeu. - Respeite a janela de 24h do WhatsApp: fora dela, use um modelo (HSM) aprovado no passo. - Use horários de silêncio e limites de envio para um ritmo natural e seguro (anti-ban). Solução de problemas - Não vejo o módulo: ele pode não estar habilitado para a sua conta ou para o seu perfil — fale com um administrador. - A cadência não envia: confira se a sequência foi publicada e se há um canal de saída válido. - O contato recebeu mesmo tendo respondido: revise as regras de saída da sequência. Veja também - Sequências, passos, canais e composição - Inscrição: manual, automação, evento, inatividade e IA - Funil da cadência e regras de saída - IA com aprovação humana
Sequências, passos, canais e composição de mensagens
Visão geral Uma sequência é o molde da sua cadência. Ela é formada por passos em ordem, cada um com uma espera, um canal e um conteúdo. Quando você publica a sequência, a plataforma tira uma fotografia (versão) dos passos: as inscrições que já estão em andamento continuam na versão em que entraram, então editar a sequência nunca bagunça quem já está no meio do caminho. Este artigo cobre como estruturar a sequência, como configurar cada passo, como escolher o canal de envio e como compor a mensagem com variáveis e modelos de WhatsApp. Pré-requisitos - Módulo Follow-ups habilitado e permissão para criar sequências. - Um canal de saída válido (por exemplo, uma caixa de entrada de WhatsApp, e-mail ou SMS). - Para usar variáveis personalizadas, ter os atributos personalizados do contato configurados. - Para enviar fora da janela de 24h do WhatsApp: um modelo (HSM) aprovado na caixa de entrada. Passo a passo 1. No módulo Follow-ups, crie uma nova sequência e dê um nome claro. 2. Defina o alvo da cadência (contato, conversa, negócio do CRM, agendamento ou cobrança). 3. Adicione o primeiro passo: escolha a espera, o canal e escreva a mensagem. 4. Adicione os passos seguintes, ajustando a espera de cada um em relação ao anterior. 5. Use o seletor de variáveis para inserir dados do contato/conversa na mensagem. 6. Revise tudo e clique em Publicar para ativar a sequência. Configurações & opções Passos e espera Cada passo tem uma espera antes de ser enviado, contada a partir do envio anterior. A espera pode ser em minutos, horas, dias ou dias úteis. Os dias úteis e os horários de silêncio são ajustados pelo fuso horário definido nas configurações do módulo. Canais O canal define por onde o passo envia: | Canal | Quando usar | |-------|-------------| | Automático | A plataforma escolhe pela conversa/contato (recomendado na maioria dos casos). | | Mesma conversa | Continua na conversa existente do contato. | | E-mail | Envia por e-mail. | | SMS | Envia por SMS (atenção ao tamanho da mensagem). | | WhatsApp | Envia por WhatsApp, respeitando a janela de 24h. | Tipo de conteúdo e composição - Tipo de conteúdo: texto, modelo ou conteúdo rico. - Modo de composição: estático (você escreve o texto), IA assistida (a IA rascunha e um humano aprova) ou IA total (a IA compõe e envia). Veja o artigo de IA com aprovação humana. Variáveis (personalização) Escreva mensagens personalizadas com variáveis (por exemplo, primeiro nome do contato, nome do agente, dados da conversa e atributos personalizados). As variáveis são resolvidas no servidor, no momento do envio — você só insere o marcador pelo seletor de variáveis. Modelos de WhatsApp (janela de 24h) Se o passo for de WhatsApp e o contato estiver fora da janela de 24h (WhatsApp Cloud), só é possível enviar um modelo (HSM) aprovado. No passo, escolha o modelo e mapeie os parâmetros com variáveis. Dentro da janela (ou no WhatsApp Web, que não tem janela), o texto livre é enviado normalmente. Modelos de mensagem (templates) e modelos de sequência - Templates de mensagem: textos reutilizáveis que aceleram a criação de passos. - Modelos de sequência: cadências prontas por nicho; ao aplicar um, a plataforma também cria os atributos personalizados que aquela sequência usa. Casos de uso - Cadência de cobrança: passo 1 imediato, passo 2 em 1 dia, passo 3 em 3 dias, todos por WhatsApp. - Boas-vindas: 3 e-mails ao longo de uma semana, com o primeiro nome do contato. - Reativação: 2 toques na mesma conversa com 2 e 5 dias de espera. Dicas, limites e boas práticas - Espace bem os passos: esperas curtas demais parecem spam. - Para WhatsApp, sempre tenha um modelo aprovado de reserva nos passos que podem cair fora da janela. - Teste as variáveis com um contato real antes de publicar para garantir que não fiquem em branco. - Publique novamente após qualquer edição — só a versão publicada vale para novas inscrições. Solução de problemas - A mensagem saiu com a variável em branco: o contato não tinha aquele dado preenchido — escolha uma variável com valor ou ofereça um texto padrão. - O passo de WhatsApp falhou fora da janela: faltou um modelo (HSM) aprovado no passo. - Editei a sequência e nada mudou: as inscrições antigas seguem a versão antiga; publique e novas inscrições usarão a versão nova. Veja também - Visão geral de Follow-ups e cadências - Inscrição: manual, automação, evento, inatividade e IA - Funil da cadência e regras de saída - IA com aprovação humana
Inscrição: manual, por automação, por evento, por inatividade e por IA
Visão geral Inscrever é colocar um contato dentro de uma cadência. Cada inscrição (enrollment) é a execução da sequência para aquele contato: ela fixa a versão publicada, anda passo a passo no cronograma e para sozinha quando uma regra de saída é atingida. A ConversaLabs oferece várias formas de inscrever, do clique manual ao gatilho automático. A plataforma evita falar duas vezes com a mesma pessoa: há, no máximo, uma inscrição ativa (ou pausada) por contato em cada sequência (considerando também a conversa). Tentativas repetidas são ignoradas com segurança. Pré-requisitos - Sequência publicada e ativa. - Para inscrição por evento/inatividade/IA: o gatilho correspondente configurado na sequência. - Para inscrição por automação, macro ou fluxo: o módulo de Automação/Flow disponível. - Para inscrição por IA: o Maestro ativo na conta. Passo a passo 1. Escolha a forma de inscrição mais adequada ao caso (veja as opções abaixo). 2. Confirme o alvo da sequência (contato, conversa, negócio, agendamento ou cobrança). 3. Para gatilhos automáticos, configure a condição (evento ou tempo de inatividade) na sequência. 4. Inscreva (manual) ou deixe o gatilho agir; a inscrição entra como ativa. 5. Acompanhe a inscrição na lista de inscrições, com seu estado e histórico. Configurações & opções Formas de inscrição | Forma | Como acontece | |-------|---------------| | Manual | Você inscreve um contato (ou vários, em lote) diretamente pela interface. | | Por automação | Uma regra de automação executa a ação de inscrever quando suas condições batem. | | Por macro | Um agente roda uma macro que inclui a ação de inscrever na cadência. | | Por fluxo | Um nó do Flow Builder inscreve o contato no meio de um fluxo. | | Por evento | Um evento do sistema (negócio parado, cobrança vencida, falta em agendamento, conversa resolvida, etc.) dispara a inscrição automaticamente. | | Por inatividade | Conversas paradas há mais de X minutos são inscritas automaticamente. | | Por IA | O Maestro avalia a conversa e decide se vale a pena iniciar o follow-up agora. | | Por API | Um sistema externo inscreve contatos de forma programática. | Inscrição por evento Configure a sequência com gatilho por evento e escolha o evento (por exemplo, cobrança vencida, negócio sem movimento, ausência em agendamento ou conversa resolvida). Quando o evento acontece, a plataforma inscreve o contato — desde que o alvo da sequência combine com o que o evento traz. Inscrição por inatividade Configure a sequência com gatilho por inatividade e defina o tempo limite em minutos e quais status de conversa contam (por padrão, abertas e pendentes). Conversas paradas além do limite são inscritas — cada conversa só é processada uma vez por sequência. Inscrição por IA (proposta) Com gatilho por IA, o Maestro analisa a conversa e responde se o follow-up faz sentido agora. Se o Maestro estiver indisponível, a inscrição não é bloqueada: a cadência segue pelas regras normais. Casos de uso - Manual em lote: selecionar vários contatos de uma lista e inscrevê-los em uma campanha de reativação. - Por evento: toda cobrança vencida entra automaticamente na cadência de cobrança. - Por inatividade: conversas sem resposta há 60 minutos entram em uma cadência de retomada. - Por automação: novos leads de um canal específico entram na sequência de boas-vindas. Dicas, limites e boas práticas - Combine o alvo da sequência com a forma de inscrição (uma cadência de cobrança tem alvo cobrança). - Não tente inscrever o mesmo contato duas vezes na mesma sequência — a duplicata é ignorada. - Em gatilhos por inatividade, ajuste o tempo limite ao seu negócio para não disparar cedo demais. - Use a inscrição por IA quando quiser um filtro de relevância antes de iniciar a cadência. Solução de problemas - O contato não foi inscrito por evento: confira se a sequência está ativa, publicada e com o gatilho/alvo corretos. - A inatividade não disparou: revise o tempo limite e os status de conversa contados pela sequência. - Inscrevi e não apareceu: provavelmente já existia uma inscrição ativa/pausada para aquele contato naquela sequência (limite de uma por alvo). Veja também - Visão geral de Follow-ups e cadências - Sequências, passos, canais e composição - Funil da cadência e regras de saída - IA com aprovação humana
Funil da cadência e regras de saída (exit)
Visão geral À medida que uma inscrição avança, cada passo gera um registro de envio com um estado, formando o funil da cadência: de quantos contatos entraram até quantos responderam ou converteram. Em paralelo, as regras de saída decidem quando uma cadência deve parar antes de chegar ao fim — por exemplo, assim que o contato responde. Entender o funil e configurar bem as saídas é o que torna a cadência educada e eficaz: ela fala o suficiente para reengajar, mas para no instante em que já cumpriu o objetivo. Pré-requisitos - Inscrições em andamento (veja o artigo de inscrição). - Permissão para visualizar relatórios e gerenciar sequências. - Para saída por objetivo: o registro vinculado (cobrança, negócio ou agendamento) ligado à inscrição. Passo a passo 1. Abra a sequência e veja a lista de inscrições e o funil por passo. 2. Em cada inscrição, abra a linha do tempo para ver o histórico de cada passo e evento. 3. Defina as regras de saída da sequência (por resposta, por resolução e/ou por objetivo). 4. Publique a sequência para aplicar as regras de saída às novas inscrições. 5. Acompanhe os relatórios para medir respostas, conversões e desempenho por passo. Configurações & opções Estados de cada passo (funil) Cada passo enviado evolui por estados, sempre para frente (um estado mais avançado nunca volta atrás): | Estado | Significado | |--------|-------------| | Pendente | Aguardando (inclui rascunhos de IA à espera de aprovação). | | Agendado | Programado para envio no horário do passo. | | Enviado | Mensagem enviada. | | Entregue | Confirmada a entrega. | | Lido | O contato leu. | | Respondido | O contato respondeu (normalmente aciona a saída). | | Pulado | O passo foi ignorado por uma regra de "pular". | | Falhou | O envio falhou. | Regras de saída (exit) As saídas dizem quando a cadência para antes do último passo: - Por resposta (padrão ligado): se o contato responde, a cadência para. É a regra mais importante. - Por resolução: se a conversa vinculada é marcada como resolvida, a cadência para. - Por objetivo (goal): a cadência para quando o objetivo é atingido — por exemplo, cobrança paga, negócio ganho no CRM ou agendamento concluído. O objetivo é verificado mesmo que tenha sido atingido fora da cadência. - Por fim da sequência: ao concluir o último passo, a inscrição termina naturalmente. Estados da inscrição A inscrição em si fica ativa, pausada, concluída (chegou ao fim), saída (uma regra de saída a interrompeu) ou falha. Você pode pausar, retomar, pular um passo ou cancelar inscrições manualmente. Relatórios Os relatórios mostram o desempenho por sequência, por passo e por modo de composição, além da distribuição das inscrições por estado — úteis para ajustar esperas, textos e número de passos. Casos de uso - Medir em qual passo a maioria das respostas chega e encurtar a cadência a partir dali. - Garantir que a cadência de cobrança pare assim que o pagamento entra (saída por objetivo). - Identificar passos com muitas falhas e revisar canal ou modelo de mensagem. Dicas, limites e boas práticas - Mantenha a saída por resposta ligada por padrão — é o que evita insistir com quem já respondeu. - Use a saída por objetivo nas cadências ligadas a cobrança, CRM e Agenda. - Use os relatórios para cortar passos de baixo retorno em vez de só adicionar mais. Solução de problemas - A cadência continuou após a resposta: confirme que a saída por resposta está ativa na sequência. - A saída por objetivo não funcionou: verifique se a inscrição está vinculada ao registro certo (cobrança, negócio ou agendamento) e se o estado dele mudou para o objetivo. - Um passo está como falhou: confira o canal do passo e se há um modelo aprovado quando necessário. Veja também - Visão geral de Follow-ups e cadências - Sequências, passos, canais e composição - Inscrição: manual, automação, evento, inatividade e IA - IA com aprovação humana
IA com aprovação humana (human-in-the-loop)
Visão geral Os passos de uma cadência podem ser compostos por você, pela IA do Maestro ou por um misto dos dois. O destaque é o modo IA assistida (human-in-the-loop): a IA rascunha a mensagem do passo, mas nada é enviado sem que uma pessoa aprove — e a pessoa ainda pode editar o rascunho antes de enviar. Assim você ganha velocidade e personalização da IA sem abrir mão do controle e do tom da sua marca. E se o Maestro estiver indisponível, a cadência não trava: ela usa o texto estático do passo como reserva. Pré-requisitos - Módulo Follow-ups habilitado e uma sequência com passos. - Maestro ativo na conta (sem ele, os modos de IA recaem no texto estático). - Um usuário responsável por revisar e aprovar os rascunhos (o destinatário das notificações). - Para a melhor qualidade, um passo com uma instrução/intenção clara para a IA. Passo a passo 1. No editor do passo, escolha o modo de composição: estático, IA assistida ou IA total. 2. Para a IA, descreva a intenção do passo (o que a mensagem deve alcançar) e deixe um texto estático de reserva. 3. Publique a sequência. Quando o passo de IA assistida chega, a IA cria um rascunho e o passo fica pendente, aguardando aprovação. 4. O responsável recebe uma notificação de rascunho pendente. 5. Revise o rascunho, edite se quiser e aprove para enviar — ou descarte. Configurações & opções Os três modos de composição | Modo | Comportamento | |------|---------------| | Estático | Você escreve o texto (com variáveis). É enviado como está. | | IA assistida | A IA gera um rascunho e o passo espera aprovação humana antes de enviar. Permite editar o rascunho. | | IA total | A IA compõe e envia automaticamente, sem espera de aprovação. | Aprovação humana (HITL) No modo IA assistida, o passo cria um rascunho e pausa naquele ponto. O revisor pode: - Aprovar o rascunho como está; - Editar o texto e então aprovar (o envio usa a sua versão); - Descartar para não enviar. Notificações Quando há um rascunho aguardando, a plataforma notifica os responsáveis — em geral o responsável pela inscrição e o responsável pela conversa, com queda para administradores quando não há responsável definido. Há também notificações de resposta recebida e de falha na inscrição. Degradação segura Se o Maestro estiver indisponível no momento do passo, a IA assistida e a IA total enviam o texto estático de reserva do passo. A cadência nunca para por causa de uma indisponibilidade da IA. Respeito à janela do WhatsApp A composição por IA continua respeitando a janela de 24h do WhatsApp: fora dela (WhatsApp Cloud), apenas um modelo (HSM) aprovado pode ser enviado. Mantenha um modelo configurado no passo. Casos de uso - IA assistida para mensagens sensíveis (cobrança, negociação), onde um humano confere o tom antes do envio. - IA total para toques simples e de baixo risco, ganhando escala sem revisão manual. - Estático com variáveis quando o texto é padronizado e não precisa de IA. Dicas, limites e boas práticas - Comece pela IA assistida: revise alguns rascunhos para calibrar a intenção antes de migrar para a IA total. - Sempre preencha o texto estático de reserva — é a sua rede de segurança. - Escreva intenções específicas (objetivo, tom, idioma) para rascunhos melhores. - Garanta que os responsáveis recebam as notificações para que os rascunhos não fiquem parados. Solução de problemas - O rascunho ficou pendente e ninguém viu: confira quem é o responsável pela inscrição/conversa e as notificações da conta. - A IA enviou o texto estático: o Maestro provavelmente estava indisponível — a degradação é o comportamento esperado. - Nada foi gerado pela IA: verifique se o Maestro está ativo e se o passo tem uma intenção definida. Veja também - Visão geral de Follow-ups e cadências - Sequências, passos, canais e composição - Inscrição: manual, automação, evento, inatividade e IA - Funil da cadência e regras de saída