Contratos & Assinatura Eletrônica
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Empresas emissoras, certificado A1, templates, variáveis, auto-fill, assinatura interna/externa, página pública e validador.
Visão geral de Contratos e Assinatura Eletrônica
Visão geral O módulo Contratos & Assinatura Eletrônica da ConversaLabs permite criar, enviar, assinar e validar contratos sem sair da plataforma. Você monta documentos a partir de templates com variáveis, preenche os dados automaticamente com as informações que já existem no seu atendimento (contato, conversa, negócio no CRM, catálogo e conta), envia o link de assinatura pelos canais nativos (WhatsApp e e-mail) e acompanha o status em tempo real. O processo de assinatura é totalmente eletrônico e oferece diferentes níveis legais — desde a assinatura simples (consentimento com registro de IP e dispositivo) até a qualificada com certificado digital ICP-Brasil A1. Cada contrato gera uma trilha de auditoria imutável, um PDF final assinado e uma página pública de validação para qualquer pessoa conferir a autenticidade do documento. Pré-requisitos - O módulo de Contratos é opcional e precisa estar habilitado para a sua conta. Se você não encontra a área de Contratos, fale com um administrador. - Seu usuário precisa ter permissão para acessar e gerenciar Contratos. - Para emitir contratos é necessário cadastrar pelo menos uma empresa emissora (a parte "contratada"). Para assinatura qualificada, essa empresa precisa de um certificado digital A1. - Para enviar o link de assinatura pelos canais, tenha uma Caixa de Entrada de WhatsApp ou e-mail configurada. Passo a passo 1. Acesse a área de Contratos pela barra lateral (seção comercial, junto a Pagamentos). 2. Cadastre a sua empresa emissora e, se for usar assinatura qualificada, faça o upload do certificado A1. 3. Crie um template de contrato no editor ou faça upload de um modelo pronto, usando variáveis {{ }} nos pontos que mudam de um contrato para outro. 4. Gere um contrato a partir do template: as variáveis são preenchidas automaticamente com os dados do contato/conversa/negócio; ajuste o que faltar. 5. Defina os signatários e o nível de assinatura desejado. 6. Envie o link pelos canais nativos. A parte contratada pode assinar automaticamente; os demais signatários assinam pela página pública. 7. Acompanhe o status até a conclusão e baixe o PDF assinado. Compartilhe a página de validação quando precisar comprovar a autenticidade. Configurações & opções - Empresas emissoras: cadastre quantas precisar, cada uma com seus dados, identidade visual e certificado A1 próprio. - Templates e cláusulas: biblioteca reutilizável de modelos e cláusulas. - Níveis de assinatura: simples, avançado (com OTP) e qualificado (A1). - Configurações do módulo: retenção de documentos, carimbo de tempo (TSA) e demais ajustes. - Automação: contratos podem ser criados/enviados por Automações, Macros e Flow Builder. Casos de uso - Fechar uma venda no CRM e enviar o contrato para assinatura na mesma conversa. - Emitir contratos de prestação de serviço, propostas e termos de adesão com modelo padronizado. - Coletar assinatura por WhatsApp com OTP para maior segurança jurídica. - Gerar uma cobrança no módulo de Pagamentos logo após o contrato assinado. Dicas, limites e boas práticas - Padronize seus contratos em templates para ganhar velocidade e reduzir erros. - Escolha o nível de assinatura conforme o risco do documento — quanto maior o valor, mais forte a assinatura recomendada. - Para validade jurídica plena da assinatura qualificada, mantenha o certificado A1 vigente e, quando aplicável, configure um carimbo de tempo (TSA) credenciado. - Confira sempre se os dados auto-preenchidos estão corretos antes de enviar para assinatura. Solução de problemas - Não vejo o módulo de Contratos: ele pode não estar habilitado para a conta ou para o seu perfil — fale com um administrador. - Não consigo emitir um contrato qualificado: verifique se a empresa emissora tem um certificado A1 válido e dentro da validade. - O signatário não recebeu o link: confirme o canal (WhatsApp/e-mail) e os dados de contato do signatário. Veja também - Empresas emissoras e certificado digital A1 - Templates, variáveis e auto-preenchimento - Assinatura interna e externa - Página pública do contrato e validador
Empresas emissoras e certificado digital A1
Visão geral A empresa emissora é a parte "contratada" dos seus contratos — quem emite e, quando aplicável, assina automaticamente o documento do seu lado. Você pode cadastrar quantas empresas emissoras precisar (por exemplo, uma por marca, filial ou CNPJ), cada uma com seus próprios dados, identidade visual e certificado digital. Para usar a assinatura qualificada (ICP-Brasil), a empresa emissora precisa de um certificado digital A1 — um arquivo .pfx/.p12 protegido por senha. Esse certificado é carregado na plataforma e usado para assinar os contratos com validade jurídica reforçada. Pré-requisitos - Módulo de Contratos habilitado para a conta e usuário com permissão de administração de Contratos. - Dados cadastrais da empresa (razão social, documento, endereço, contato). - Para assinatura qualificada: um certificado A1 vigente no formato .pfx/.p12 e a respectiva senha. - O certificado A3 (token/cartão em hardware) ainda não é suportado nesta versão — apenas o A1, que é um arquivo. Passo a passo 1. Na área de Contratos, abra a seção de empresas emissoras. 2. Crie uma nova empresa emissora e preencha os dados cadastrais. 3. Adicione a identidade visual (logo e cores), que aparecerá no contrato e nas páginas públicas. 4. Para habilitar a assinatura qualificada, faça o upload do certificado A1 (.pfx/.p12) e informe a senha. 5. A plataforma valida o certificado: se a senha estiver incorreta ou o arquivo inválido, o upload é recusado com uma mensagem de erro. 6. Quando válido, são exibidos o titular do certificado e a data de validade. 7. Salve. A empresa emissora já pode ser usada ao gerar contratos. Configurações & opções - Vários emissores: mantenha tantas empresas emissoras quanto seu negócio exigir. - Identidade visual por empresa: logo e cores próprias, refletidas no documento e no validador. - Status do certificado: a plataforma mostra titular, arquivo e validade; substitua o arquivo quando renovar. - Carimbo de tempo (TSA): nas configurações do módulo é possível apontar um servidor de carimbo de tempo credenciado para reforçar a validade (a autenticação do TSA fica no ambiente, não em tela). Casos de uso - Empresa com várias marcas/CNPJs emitindo contratos sob identidades diferentes. - Operação que precisa de validade jurídica reforçada via certificado A1. - Padronizar o visual dos contratos (logo e cores) por empresa emissora. Dicas, limites e boas práticas - Mantenha o certificado A1 sempre vigente — um certificado expirado impede novas assinaturas qualificadas. - Trate a senha do certificado como um segredo: ela é necessária para assinar. - O certificado é um dado sensível — só usuários com permissão de administração devem gerenciá-lo. - Para validade plena no Brasil, combine o A1 com um carimbo de tempo (TSA) credenciado. Solução de problemas - O upload do certificado foi recusado: confira se a senha está correta e se o arquivo é um .pfx/.p12 válido e não corrompido. - A validade aparece vencida: o certificado expirou; gere/renove um novo A1 e faça o upload. - Não consigo assinar de forma qualificada: verifique se a empresa emissora selecionada tem um A1 válido carregado. - Preciso de A3 (token/cartão): ainda não é suportado nesta versão; use o A1 (arquivo). Veja também - Visão geral de Contratos e Assinatura Eletrônica - Templates, variáveis e auto-preenchimento - Assinatura interna e externa - Página pública do contrato e validador
Templates, variáveis e auto-preenchimento
Visão geral Os templates são modelos reutilizáveis dos seus contratos. Você cria um template uma vez, define os trechos variáveis com {{ }} (por exemplo, nome do cliente, documento, valor, datas) e a partir dele gera quantos contratos quiser. Na hora de gerar, as variáveis são preenchidas automaticamente com os dados que já existem no atendimento — contato, conversa, negócio no CRM, catálogo e conta — restando a você apenas revisar e ajustar o que faltar. Você pode montar o template no editor da plataforma ou fazer upload de um modelo pronto. Há também uma biblioteca de cláusulas reutilizáveis para padronizar trechos comuns entre vários templates. Pré-requisitos - Módulo de Contratos habilitado e usuário com permissão para gerenciar templates. - Conteúdo do contrato (texto base) e a lista de campos que mudam de um contrato para outro. - Para o auto-preenchimento funcionar bem, os dados de origem (contato, negócio, etc.) devem estar preenchidos. Passo a passo 1. Na área de Contratos, abra Templates e crie um novo. 2. Escreva o conteúdo no editor ou faça upload de um modelo pronto. 3. Onde o texto muda de um contrato para outro, insira uma variável no formato {{ variavel }}. 4. Reaproveite trechos comuns a partir da biblioteca de cláusulas. 5. Salve o template. 6. Para emitir, gere um contrato a partir do template: as variáveis são preenchidas automaticamente com os dados da origem (contato/conversa/negócio/catálogo/conta). 7. Revise os valores preenchidos, ajuste manualmente o que faltar e prossiga para a assinatura. Configurações & opções - Origem dos dados: as variáveis podem ser preenchidas a partir de contato, conversa, negócio do CRM, catálogo e dados da conta. - Preenchimento manual: qualquer variável pode ser editada à mão antes do envio. - Geração agêntica: o Maestro pode ajudar a redigir/preencher o contrato a partir do contexto da conversa. - Biblioteca de cláusulas: padronize cláusulas e reaproveite em vários templates. - Upload de modelos: importe um documento já formatado e transforme-o em template. Casos de uso - Um contrato de prestação de serviço padrão com nome, documento, escopo e valor variáveis. - Propostas e termos de adesão que mudam apenas alguns campos por cliente. - Reuso de cláusulas jurídicas (confidencialidade, rescisão, foro) entre diferentes templates. Dicas, limites e boas práticas - Dê nomes claros às variáveis para que o preenchimento automático e manual fique evidente. - Confira se cada {{ variavel }} foi substituída antes de enviar — variáveis vazias podem deixar lacunas no documento. - Centralize cláusulas comuns na biblioteca para manter consistência e facilitar atualizações. - Sempre revise o contrato gerado: o auto-preenchimento agiliza, mas a conferência é sua responsabilidade. Solução de problemas - Uma variável não foi preenchida: o dado de origem pode estar vazio (ex.: contato sem documento). Preencha a origem ou edite manualmente. - O texto saiu com {{ }} literal: verifique a grafia da variável no template. - O modelo enviado por upload ficou desformatado: ajuste a formatação no editor após o upload. Veja também - Visão geral de Contratos e Assinatura Eletrônica - Empresas emissoras e certificado digital A1 - Assinatura interna e externa - Página pública do contrato e validador
Assinatura interna e externa
Visão geral Um contrato costuma ter dois lados: a parte contratada (a sua empresa emissora) e os signatários externos (o cliente e demais partes). Na ConversaLabs: - A assinatura interna é a auto-assinatura da empresa contratada — feita do lado do servidor, com os dados (e, na assinatura qualificada, o certificado A1) da empresa emissora. - A assinatura externa é feita pelos signatários através de uma página pública segura, sem necessidade de cadastro ou login. Você escolhe o nível legal da assinatura conforme o risco do documento: simples (consentimento com registro de IP e dispositivo), avançado (com OTP por e-mail/WhatsApp e assinatura visual) ou qualificado (certificado digital ICP-Brasil A1, padrão PAdES). Pré-requisitos - Módulo de Contratos habilitado e contrato gerado a partir de um template. - Uma empresa emissora cadastrada (para a auto-assinatura). Para o nível qualificado, ela precisa de certificado A1 válido. - Para enviar o link aos signatários externos, um canal nativo (WhatsApp ou e-mail) e os dados de contato dos signatários. Passo a passo 1. No contrato, defina os signatários (a parte contratada e os signatários externos). 2. Escolha o nível de assinatura (simples, avançado ou qualificado). 3. Envie para assinatura: o link é entregue pelos canais nativos como um card com botão na conversa. 4. A parte contratada assina automaticamente (auto-assinatura do lado do servidor). 5. Cada signatário externo abre a página pública, revisa o documento e assina. 6. No nível avançado, o signatário valida um código OTP e registra sua assinatura visual (desenhada, digitada ou enviada como imagem). 7. Concluídas todas as assinaturas, o PDF final assinado é gerado e o status muda para concluído. Configurações & opções - Níveis de assinatura: - Simples — consentimento com captura de IP, data/hora e dispositivo. - Avançado — OTP por e-mail/WhatsApp + assinatura visual (desenhada, digitada ou por upload). - Qualificado — certificado digital A1 (ICP-Brasil), padrão PAdES. - Auto-assinatura: a parte contratada assina automaticamente com a empresa emissora. - Ordem e múltiplos signatários: defina quem precisa assinar. - Carimbo de tempo (TSA): quando configurado, reforça a validade jurídica da assinatura. - Trilha de auditoria: cada assinatura registra IP, dispositivo, consentimento e timestamp (SHA-256). Casos de uso - Cliente assina pelo WhatsApp com OTP em poucos toques, sem instalar nada. - Contrato de maior valor exige assinatura qualificada com certificado A1. - A empresa contratada assina automaticamente e só aguarda a contraparte. Dicas, limites e boas práticas - Use o nível avançado (OTP) ou qualificado para documentos de maior valor ou risco. - Garanta que os dados de contato dos signatários estejam corretos para a entrega do link. - Para o nível qualificado, mantenha o certificado A1 vigente e, se aplicável, um TSA credenciado configurado. - Acompanhe o status do contrato — ele indica quem já assinou e o que falta. Solução de problemas - O signatário não recebeu o link: confirme o canal e os dados de contato; reenvie se necessário. - O código OTP não chega: verifique o e-mail/WhatsApp do signatário e tente reenviar o código. - A auto-assinatura falhou no nível qualificado: confira se a empresa emissora tem um certificado A1 válido e dentro da validade. - O contrato não conclui: verifique se todos os signatários assinaram. Veja também - Visão geral de Contratos e Assinatura Eletrônica - Empresas emissoras e certificado digital A1 - Templates, variáveis e auto-preenchimento - Página pública do contrato e validador
Página pública do contrato e validador
Visão geral Cada contrato tem uma página pública segura, acessível por um link, onde os signatários externos revisam o documento e assinam — sem precisar de cadastro ou login. Essa página exibe o conteúdo do contrato com a identidade visual da empresa emissora e conduz o signatário pelo fluxo de assinatura (incluindo OTP e assinatura visual, quando o nível exigir). Depois de assinado, existe também um validador público: uma página de verificação que permite a qualquer pessoa conferir a autenticidade do contrato e do PDF final assinado. O validador mostra informações de verificação de forma mascarada (sem expor dados sensíveis), apoiada na trilha de auditoria imutável (SHA-256, IP, dispositivo, consentimento e timestamp). Pré-requisitos - Um contrato enviado para assinatura (para a página pública de assinatura) ou já assinado (para o validador). - O link correspondente, entregue ao signatário pelos canais nativos ou compartilhado para validação. - Nenhum login é necessário para o signatário externo nem para quem valida. Passo a passo 1. Envie o contrato para assinatura: o signatário recebe o link da página pública. 2. Na página pública, o signatário revisa o documento e segue o fluxo de assinatura. 3. Conforme o nível, ele confirma um OTP e registra a assinatura visual. 4. Concluídas as assinaturas, a plataforma gera o PDF final assinado com o manifesto/certidão. 5. Para comprovar a autenticidade, abra (ou compartilhe) a página do validador público. 6. O validador confirma se o documento é autêntico e exibe os dados de verificação de forma mascarada. Configurações & opções - Identidade visual: a página pública usa logo e cores da empresa emissora. - Fluxo por nível: simples, avançado (OTP + assinatura visual) ou qualificado (A1). - PDF final assinado: gerado ao concluir, com trilha de auditoria e manifesto/certidão. - Validador mascarado: mostra a verificação sem expor dados sensíveis (privacidade/LGPD). - Carimbo de tempo (TSA): quando configurado, aparece na verificação reforçando a validade. Casos de uso - Enviar ao cliente um link de assinatura que abre direto no celular, sem instalação. - Disponibilizar a um terceiro (banco, cartório, auditoria) um link de validação do contrato. - Comprovar a integridade do PDF assinado a qualquer momento, mesmo após o encerramento. Dicas, limites e boas práticas - Compartilhe o validador quando precisar provar autenticidade sem enviar dados sensíveis. - Oriente o signatário a abrir a página pública em um navegador atualizado. - Guarde o PDF final assinado — ele carrega a trilha de auditoria e o manifesto de verificação. - Lembre que o validador é mascarado por padrão para proteger dados pessoais. Solução de problemas - O link da página pública não abre: confirme se o link está completo e se o contrato ainda está ativo (não cancelado/expirado). - O validador diz que não encontrou o documento: verifique se o contrato foi concluído e se o link de validação está correto. - O PDF não corresponde à verificação: o arquivo pode ter sido alterado — use sempre o PDF final assinado gerado pela plataforma. - O signatário não consegue assinar: confira o nível exigido (ex.: OTP) e os dados de contato para o envio do código. Veja também - Visão geral de Contratos e Assinatura Eletrônica - Assinatura interna e externa - Templates, variáveis e auto-preenchimento - Empresas emissoras e certificado digital A1