Tarefas
Por Conversa Labs
Por Conversa Labs
Listas, board e calendário, subtarefas, dependências, recorrência, lembretes, SLA, templates e painel na conversa.
Visão geral de Tarefas
Visão geral O módulo de Tarefas da ConversaLabs é um gerenciador de trabalho completo, no estilo Asana/ClickUp/Linear, integrado ao seu atendimento. Ele permite criar tarefas com título, descrição, responsáveis, prazo, prioridade e status, organizá-las em listas, acompanhá-las em board (kanban) ou calendário, quebrá-las em subtarefas, conectá-las com dependências, repeti-las por recorrência e nunca esquecer prazos com lembretes. Além do básico, Tarefas traz recursos avançados: SLA (metas de tempo de resposta e conclusão), templates (modelos reutilizáveis), checklists, comentários, observadores (watchers), anexos, etiquetas e atributos personalizados. Você também pode abrir e acompanhar tarefas dentro de uma conversa, ligando o atendimento ao que precisa ser feito. Pré-requisitos - O módulo de Tarefas é opcional e precisa estar habilitado para a sua conta. Se você não encontra Tarefas na barra lateral, peça a um administrador para ativar o recurso. - Um usuário com acesso à conta. Algumas ações (como criar políticas de SLA e templates) são reservadas a administradores. - Para usar tarefas dentro de conversas, é necessário ter ao menos uma Caixa de Entrada com conversas ativas. Passo a passo 1. Abra Tarefas na barra lateral à esquerda. 2. Crie sua primeira tarefa informando, no mínimo, um título. 3. Defina responsável(is), prazo, prioridade e a lista onde a tarefa vive. 4. Acompanhe o andamento mudando o status (backlog, a fazer, em andamento, em revisão, concluída, cancelada). 5. Alterne entre as visualizações de lista, board e calendário conforme a sua rotina. 6. Conclua a tarefa quando o trabalho terminar — o sistema registra a data de conclusão. Configurações & opções - Listas: agrupam tarefas por projeto, equipe ou fluxo de trabalho. - Status e prioridade: status descreve o estágio do trabalho; prioridade ajuda a ordenar o que é mais urgente. - Responsáveis e observadores: quem executa a tarefa e quem deve acompanhar as atualizações. - Prazos: data/hora de vencimento (due) e data de início, usados no calendário e nos avisos de atraso. - Etiquetas e atributos personalizados: classificação livre e campos próprios do seu negócio. Casos de uso - Distribuir e acompanhar o trabalho operacional da equipe de atendimento. - Transformar uma solicitação recebida numa conversa em uma tarefa com responsável e prazo. - Planejar rotinas recorrentes (relatórios semanais, conciliações mensais) com recorrência. - Garantir tempos de resposta/conclusão com políticas de SLA. Dicas, limites e boas práticas - Comece com poucas listas claras e só depois adote board, SLA e templates. - Use prioridade com critério: se tudo é urgente, nada é urgente. - Prazos no passado em tarefas não concluídas são marcados como atrasados — revise-os com frequência. - Tarefas e subtarefas sobrevivem à exclusão da tarefa-pai (ficam órfãs, não somem) — organize antes de excluir. Solução de problemas - Não vejo Tarefas no menu: o módulo pode não estar habilitado para a sua conta — fale com um administrador. - Não consigo criar política de SLA ou template: essas ações exigem perfil de administrador. - Minha tarefa não aparece na lista esperada: confira o filtro de visualização e se ela não está arquivada. Veja também - Visualizações: listas, board e calendário - Subtarefas, dependências, recorrência e lembretes - SLA de tarefas e templates - Painel de tarefas dentro da conversa
Visualizações: listas, board e calendário
Visão geral As Tarefas podem ser vistas de três formas, e você alterna entre elas a qualquer momento: - Lista: uma tabela densa, ideal para revisar muitas tarefas, ordenar e aplicar ações em massa. - Board (kanban): colunas por status (backlog, a fazer, em andamento, em revisão, concluída, cancelada). Arraste cartões entre colunas para avançar o trabalho. - Calendário: tarefas posicionadas pela data de vencimento, ótimo para enxergar a carga por dia/semana e evitar acúmulo de prazos. Cada visualização mostra os mesmos dados — muda apenas a forma de ler e operar. Pré-requisitos - O módulo de Tarefas habilitado para a conta (veja a visão geral de Tarefas). - Pelo menos uma lista e algumas tarefas criadas para que as visualizações tenham conteúdo. Passo a passo 1. Abra Tarefas na barra lateral. 2. Use o seletor de visualização para escolher entre lista, board e calendário. 3. No board, arraste um cartão para outra coluna para mudar o status da tarefa. 4. No calendário, localize a tarefa pela data de vencimento; reagende ajustando o prazo. 5. Na lista, selecione várias tarefas para aplicar ações em massa (mudar status, responsável, etiqueta etc.). 6. Use os filtros para focar no que importa (por responsável, status, prioridade, lista, prazo). Configurações & opções - Seletor de visualização: alterna lista / board / calendário sem perder os filtros aplicados. - Filtros: combine responsável, status, prioridade, lista, etiquetas e prazo. - Ações em massa: na visualização de lista, atue sobre várias tarefas de uma vez. - Indicadores nos cartões: prioridade, prazo, contadores de checklist, anexos e os selos de bloqueada e de SLA aparecem diretamente nos cartões. Casos de uso - Board para a reunião diária da equipe: veja o que está em andamento e o que travou. - Calendário para planejar a semana e equilibrar a carga de prazos. - Lista para faxinas periódicas: filtrar atrasadas e reatribuir em massa. Dicas, limites e boas práticas - Mantenha o board enxuto: tarefas concluídas/canceladas saem do foco de quem executa. - No calendário, defina datas de vencimento realistas para evitar sobrecarga em um único dia. - Os filtros são seus aliados — salve combinações mentais de filtro que você usa todo dia. - Cartões com selo bloqueada dependem de outra tarefa: resolva o bloqueio antes de cobrar avanço. Solução de problemas - Uma tarefa não aparece no calendário: ela provavelmente não tem data de vencimento. - O board não mostra uma coluna: pode haver um filtro ativo escondendo aquele status. - Não encontro uma tarefa: confira se ela está arquivada ou se um filtro a está ocultando. Veja também - Visão geral de Tarefas - Subtarefas, dependências, recorrência e lembretes - Painel de tarefas dentro da conversa
Subtarefas, dependências, recorrência e lembretes
Visão geral Quatro recursos ajudam a estruturar trabalhos maiores e a não esquecer nada: - Subtarefas: dividem uma tarefa grande em passos menores, com responsáveis e prazos próprios. - Dependências: encadeiam tarefas — uma tarefa pode bloquear outra (ou ser bloqueada por ela). Enquanto o bloqueio estiver aberto, a tarefa dependente exibe o selo bloqueada. - Recorrência: repete uma tarefa automaticamente em uma cadência (diária, semanal, mensal ou anual). A próxima ocorrência é criada quando a atual é concluída. - Lembretes: avisos programados (no app ou por e-mail) para você ou para os responsáveis, numa data/hora escolhida. Pré-requisitos - O módulo de Tarefas habilitado para a conta. - Uma tarefa criada onde você vai adicionar subtarefas, dependências, recorrência ou lembretes. - Para lembretes por e-mail, os usuários precisam ter e-mail válido na conta. Passo a passo 1. Subtarefas: abra uma tarefa e adicione subtarefas no painel correspondente; cada subtarefa pode ter responsável, prazo e status próprios. 2. Dependências: na tarefa, defina quais tarefas ela bloqueia e quais a bloqueiam. O selo bloqueada aparece enquanto algum bloqueador não estiver concluído ou cancelado. 3. Recorrência: configure a cadência (frequência, intervalo e, se quiser, dias da semana, um limite de término ou número de ocorrências). Ao concluir a tarefa, a próxima ocorrência é gerada. 4. Lembretes: adicione um ou mais lembretes com data/hora e canal (no app ou e-mail), apontando para você, outro usuário ou os responsáveis. 5. Acompanhe tudo nas visualizações de lista/board/calendário. Configurações & opções - Subtarefas: herdam o contexto da tarefa-pai, mas têm vida própria; sobrevivem se a tarefa-pai for excluída (ficam órfãs). - Dependências: o cálculo de “bloqueada” considera bloqueadores que ainda não foram concluídos nem cancelados. - Recorrência: a nova ocorrência clona responsáveis, lista, etiquetas e atributos, com datas deslocadas, e nasce no status a fazer. A geração é idempotente — não duplica ocorrências. - Lembretes: disparam uma única vez; um reprocessamento do sistema não reenvia o mesmo lembrete. Casos de uso - Quebrar um onboarding de cliente em subtarefas (contrato, configuração, treinamento). - Garantir ordem de execução com dependências (só publicar depois de revisar). - Automatizar rotinas recorrentes: relatório semanal, fechamento mensal, backup anual. - Programar um lembrete para retomar uma negociação numa data combinada. Dicas, limites e boas práticas - Evite cadeias de dependência muito profundas — elas dificultam enxergar o caminho crítico. - Uma tarefa não pode ser ancestral de si mesma; ciclos de subtarefa são bloqueados. - Em tarefas recorrentes, defina data de vencimento na tarefa-modelo para ancorar a próxima ocorrência corretamente. - Use lembretes com antecedência suficiente para haver tempo de agir. Solução de problemas - O selo “bloqueada” não some: verifique se o bloqueador foi mesmo concluído ou cancelado. - A próxima ocorrência não foi criada: confirme que a recorrência está configurada e que a tarefa foi marcada como concluída (a ocorrência nasce na conclusão). - Não recebi o lembrete: verifique o canal escolhido (app/e-mail), a data/hora e se o lembrete já não foi disparado. Veja também - Visão geral de Tarefas - Visualizações: listas, board e calendário - SLA de tarefas e templates
SLA de tarefas e templates
Visão geral Dois recursos elevam a maturidade da operação de Tarefas: - SLA (Service Level Agreement): define metas de tempo para as tarefas — por exemplo, tempo máximo até a primeira ação e tempo máximo até a conclusão. O sistema acompanha cada tarefa e mostra o status do SLA (ativo, em risco, cumprido ou violado) por meio de um selo. - Templates (modelos): blueprints reutilizáveis que pré-preenchem a criação de uma tarefa (título, descrição, prioridade, lista, etiquetas, atributos e até subtarefas). Padronizam processos repetitivos e poupam tempo. Pré-requisitos - O módulo de Tarefas habilitado para a conta. - Perfil de administrador para criar e gerenciar políticas de SLA e templates. - Listas e prioridades já em uso, caso queira direcionar o SLA por lista ou por prioridade. Passo a passo Configurar uma política de SLA 1. Acesse a área de SLA dentro das configurações de Tarefas. 2. Dê um nome à política e defina as metas em minutos: tempo até a primeira ação e/ou tempo até a conclusão. 3. Opcionalmente, direcione a política por prioridade e/ou por lista (em branco = vale para qualquer uma). 4. Ative a política. A partir daí, as tarefas correspondentes passam a ser monitoradas e exibem o selo de SLA. Criar e usar um template 1. Acesse a área de Templates de Tarefas. 2. Crie um modelo com os campos que quer pré-preencher (título, descrição, prioridade, lista, etiquetas, atributos, subtarefas). 3. Ao criar uma nova tarefa, escolha o template para semear o formulário; ajuste o que precisar e salve. Configurações & opções - Bases do SLA: as metas são em minutos e podem combinar primeira ação e conclusão. - Direcionamento do SLA: por prioridade e/ou por lista; deixar em branco aplica a todas. - Status do SLA: o selo reflete o pior estado entre as políticas aplicadas (violado é o mais crítico). - Templates: nada é salvo como tarefa até você enviar o formulário — o template apenas pré-carrega os campos. - Ativar/desativar: tanto políticas quanto templates podem ficar ativos ou inativos. Casos de uso - Garantir que toda solicitação de suporte tenha primeira ação dentro de X minutos. - Definir conclusão mais rápida para tarefas de prioridade urgente. - Padronizar o onboarding de clientes com um template que já traz subtarefas e etiquetas. - Acelerar tarefas rotineiras (abertura de chamado, checklist de qualidade) com modelos prontos. Dicas, limites e boas práticas - Comece com uma ou duas políticas de SLA simples e ajuste conforme os dados de cumprimento. - Direcione SLAs mais agressivos às prioridades altas, não a todas as tarefas. - Mantenha poucos templates, bem nomeados — modelos demais confundem mais do que ajudam. - Revise templates periodicamente para que reflitam o processo atual. Solução de problemas - A tarefa não mostra selo de SLA: confira se existe uma política ativa que corresponda à prioridade/lista da tarefa. - O SLA aparece como “em risco/violado” inesperadamente: revise as metas em minutos — elas podem estar curtas demais. - Não consigo criar SLA/template: essas áreas exigem perfil de administrador. Veja também - Visão geral de Tarefas - Subtarefas, dependências, recorrência e lembretes - Painel de tarefas dentro da conversa
Painel de tarefas dentro da conversa
Visão geral O painel de tarefas é um bloco embutido que aparece ao lado de uma conversa, na ficha de um contato ou no detalhe de um negócio do CRM. Por ele você cria e acompanha tarefas vinculadas àquele registro — sem sair do atendimento. Assim, o que precisa ser feito a partir de uma conversa vira tarefa rastreável, com responsável, prazo e prioridade. O vínculo é flexível: uma tarefa pode estar ligada a uma conversa, a um contato e/ou a um negócio. Se o registro ligado deixar de existir, a tarefa não some nem quebra — apenas perde o vínculo. Pré-requisitos - O módulo de Tarefas habilitado para a conta. Com o módulo desativado, o painel simplesmente não aparece (sem impacto no restante da tela). - Uma conversa, contato ou negócio do CRM aberto, onde o painel será exibido. - Acesso de usuário à conta. Passo a passo 1. Abra uma conversa (ou a ficha de um contato, ou um negócio no CRM). 2. Localize o painel de tarefas na barra lateral/área de detalhes do registro. 3. Clique para criar uma tarefa — ela já nasce vinculada àquele registro. 4. Defina responsável, prazo, prioridade e demais campos como em qualquer tarefa. 5. Acompanhe ali mesmo as tarefas vinculadas e seu status; abra a tarefa para ver detalhes, subtarefas, comentários e anexos. Configurações & opções - Contexto único de vínculo: o painel exibe as tarefas daquele registro específico (conversa, contato ou negócio). - Criação no contexto: tarefas criadas pelo painel já trazem o vínculo automaticamente. - Vínculo resiliente: se a conversa/contato/negócio for excluído, a tarefa permanece (só fica sem o link). - Automação: tarefas também podem ser criadas automaticamente por regras de automação a partir de eventos das conversas — combine com o painel para visão completa. Casos de uso - Durante um atendimento, abrir uma tarefa de “enviar proposta” já ligada à conversa e ao contato. - No detalhe de um negócio do CRM, listar tudo que falta para fechar a venda. - Acompanhar pendências de um contato recorrente direto na ficha dele. - Padronizar o pós-atendimento criando tarefas de follow-up vinculadas à conversa. Dicas, limites e boas práticas - Crie a tarefa no contexto (pelo painel) para garantir o vínculo correto desde o início. - Use prazos e responsáveis claros — a tarefa vai aparecer também nas visualizações de lista/board/calendário. - Combine com lembretes para retomar a conversa no momento certo. - Não dependa do painel para ver TODAS as suas tarefas: a área de Tarefas mostra o panorama completo. Solução de problemas - O painel não aparece: o módulo de Tarefas pode estar desativado para a conta — fale com um administrador. - A tarefa não está vinculada à conversa: provavelmente foi criada fora do painel; crie-a pelo painel ou revise o vínculo. - O registro ligado sumiu: a tarefa continua existindo na área de Tarefas, apenas sem o link. Veja também - Visão geral de Tarefas - Visualizações: listas, board e calendário - SLA de tarefas e templates