Visão geral
A área de Contratos reúne todos os documentos da sua conta em uma lista que você pode filtrar e na qual acompanha o ciclo de vida de cada contrato em tempo real. Cada contrato passa por estados bem definidos:
- Rascunho — o contrato foi gerado a partir de um template e ainda pode ser editado.
- Enviado / em assinatura — o link de assinatura foi entregue e o documento aguarda as partes.
- Parcialmente assinado — pelo menos um signatário já assinou; ainda falta(m) outro(s).
- Concluído — todas as assinaturas foram coletadas e o PDF final assinado foi gerado.
- Anulado — o contrato foi cancelado de forma irreversível depois de enviado.
- Expirado — passou da data limite de assinatura sem ser concluído.
- Rejeitado / cancelado — um signatário recusou ou o contrato foi encerrado sem efeito.
A partir da lista e da tela de um contrato você executa todas as ações de gestão (enviar, lembrar, anular, duplicar, baixar, compartilhar links) e consulta a trilha de auditoria imutável.
Pré-requisitos
- O módulo de Contratos precisa estar habilitado para a sua conta. Se você não encontra a área de Contratos, fale com um administrador.
- Seu usuário precisa ter permissão para acessar e gerenciar Contratos. Anular um contrato é uma ação restrita a administradores.
- O contrato já deve ter sido gerado a partir de um template (com signatários definidos) para poder ser enviado para assinatura.
Passo a passo
- Enviar para assinatura — em um contrato em rascunho, use Enviar para assinatura. A plataforma congela o documento, gera o PDF para assinatura (sem a marca "Rascunho", com o nome do arquivo derivado do título do contrato), assina automaticamente o lado da empresa contratada e entrega o link aos signatários externos como um card com botão na conversa vinculada. É necessário ter pelo menos um signatário externo (a outra parte): com apenas a empresa emissora, o botão fica desativado e a tela explica o motivo.
- Reenviar lembrete — use Lembrar para repostar o card com o botão de assinatura na conversa e cutucar os signatários externos pendentes. Se não houver conversa vinculada, a ação não tem efeito.
- Anular / cancelar — use Anular para cancelar de forma irreversível um contrato já enviado. O status muda para anulado e o documento não pode mais ser assinado. Ação restrita a administradores.
- Duplicar — use Duplicar para clonar o contrato em um novo rascunho. Os signatários e itens são copiados, um novo código de verificação é gerado e nenhuma assinatura é transportada.
- Baixar o PDF assinado — use Baixar para obter a URL assinada do documento final mais recente (na ausência dele, o PDF enviado para assinatura). O download inclui o hash SHA-256 para conferência de integridade.
- Copiar / compartilhar os links de assinatura — use Links de assinatura para obter a URL pública de cada signatário externo, caso precise reenviar manualmente o link por outro canal. Partes que assinam automaticamente não têm link público; o token de assinatura nunca é exposto na listagem.
Acompanhamento e auditoria
- Trilha de auditoria (eventos): cada contrato tem uma linha do tempo forense, somente leitura, com os eventos do ciclo de assinatura — criado, enviado, visualizado, OTP enviado, OTP verificado, assinado, rejeitado, expirado, baixado e anulado. Cada evento registra IP, dispositivo, consentimento, método de autenticação e o hash do documento no momento do evento. A trilha é imutável (append-only): nenhum registro pode ser alterado depois de criado.
- Filtrar a lista: você pode filtrar os contratos por status, nível de assinatura e, principalmente, pelos vínculos do atendimento — conversa, contato e negócio do CRM — além da empresa emissora. Assim você encontra rapidamente todos os contratos de um cliente ou de um negócio específico.
Arquivar e restaurar contratos
- Arquivar tira o contrato da lista padrão sem apagá-lo — útil para organizar documentos antigos ou encerrados.
- Restaurar devolve o contrato arquivado à lista ativa.
- Um contrato com assinatura real (parcialmente assinado ou concluído) é um registro legal e nunca é excluído — apenas arquivado. A exclusão definitiva só é permitida para um rascunho já arquivado.
Integrações com Tarefas e Follow-up
A partir do próprio contrato você aciona outros módulos da plataforma (quando habilitados):
- Criar uma Tarefa de acompanhamento — gera uma Tarefa já vinculada à conversa, ao contato e ao negócio do CRM do contrato. Requer o módulo de Tarefas habilitado.
- Inscrever em uma sequência de Follow-up — inscreve o contato do contrato em uma sequência de follow-up (de forma idempotente, sem duplicar). Requer o módulo de Follow-up habilitado e um contato vinculado ao contrato.
Revisar e editar o rascunho antes de enviar
- Abra o título do contrato ou Revisar documento. A seção Documento do contrato mostra o corpo completo com as variáveis preenchidas, inclusive cláusulas longas; Ver PDF do rascunho usa o layout nativo com marca de rascunho. Abrir a prévia não cria assinatura nem documento final.
- Se o corpo estiver vazio ou uma variável não tiver valor, use Editar rascunho para preencher o acordo e as variáveis. Cancelar descarta apenas o formulário não salvo. Salvar rascunho atualiza este rascunho e a prévia, sem mudar o modelo de origem.
- Enviar para assinatura abre a revisão do documento e das partes. Confirme a revisão antes do envio. Fechar a revisão não envia nada. O roteamento, a autenticação e o nível de assinatura originais continuam valendo.
- Na conversa, o painel Contratos preserva o contato e a conversa. Cada card expõe Revisar documento, Enviar para assinatura nos rascunhos e Mais ações para editar, lembrar, baixar, arquivar ou anular quando status e permissão permitirem. Abrir a área completa preserva o filtro contextual no URL.
Em contratos enviados ou assinados, Abrir PDF original abre o arquivo armazenado, sem regenerá-lo. A prévia de um rascunho e seu link de verificação não certificam assinatura concluída nem validade ICP-Brasil. Se o navegador não exibir o PDF aqui, use o link visível para abri-lo em nova aba. Um erro de prévia é informado explicitamente; não é substituído por um aviso de uma página apresentado como acordo completo.
Vínculos e inscrição de acompanhamento
As tarefas criadas pelo contrato herdam a conversa, o contato e o negócio vinculados a ele. Contratos gerados por automação ou Flow preservam a conversa que originou a ação. Confira esses vínculos antes de enviar para assinatura.
A inscrição em Follow-up e seu vínculo com o contrato são salvos juntos. Se o vínculo não puder ser salvo, a nova inscrição é desfeita e não inicia acompanhamento. Repetir a mesma sequência reutiliza a inscrição vinculada, inclusive se ela já estiver encerrada. O contrato mantém uma única sequência vinculada: escolher outra é recusado com uma orientação para selecionar a sequência existente ou gerenciar a inscrição em Follow-up. A inscrição existente e o vínculo são preservados.
Configurações & opções
- Use filtros de responsável, status e prazo para acompanhar somente os contratos que exigem ação da equipe.
Casos de uso
- Fechar uma venda no CRM, enviar o contrato na mesma conversa e criar uma tarefa para acompanhar a assinatura.
- Reenviar o lembrete para um cliente que abriu mas ainda não assinou o documento.
- Anular um contrato enviado por engano e duplicá-lo para corrigir os dados em um novo rascunho.
- Baixar o PDF assinado e arquivar o contrato concluído para manter a lista limpa.
Dicas, limites e boas práticas
- Use a trilha de auditoria para saber exatamente quem visualizou e quem assinou antes de cobrar uma assinatura pendente.
- Anular é irreversível — confirme antes de usar. Para apenas corrigir dados, prefira duplicar e enviar a nova versão.
- Sempre confira o hash SHA-256 ao baixar o documento final quando precisar comprovar integridade.
- Mantenha a lista organizada arquivando contratos concluídos e antigos.
Solução de problemas
- O botão Enviar para assinatura está desativado: o contrato só tem a empresa emissora como signatária. Adicione a outra parte em Partes e signatários e envie novamente.
- O status ficou parado em "parcialmente assinado": ainda falta alguém assinar. Confira na trilha de auditoria quem já assinou e use Lembrar ou Links de assinatura para cobrar os pendentes.
- O signatário não recebeu / não assinou o link: confirme o canal (WhatsApp/e-mail) e os dados de contato; reenvie pelo botão Lembrar ou copie a URL de assinatura do signatário e envie por outro meio.
- O contrato expirou: a data limite de assinatura passou. Duplique o contrato para gerar um novo rascunho e reenvie.
- Não consigo anular o contrato: a anulação é restrita a administradores e só vale para contratos já enviados.
- Não consigo excluir o contrato: contratos com assinatura real nunca são excluídos — arquive; a exclusão definitiva só é permitida para um rascunho que já esteja arquivado.
Se um rascunho legado tiver campos salvos em formato inválido, o editor explica o problema e pede a restauração dos campos do documento. O texto permanece intacto. Revise e preencha os valores antes de salvar; cancelar preserva o rascunho original.